| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Samochód > Eksploatacja > Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

Ewidencja wydatków poniesionych na samochód

W dzisiejszych czasach trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez wykorzystywania samochodu osobowego. W firmach jednoosobowych najczęściej używany jest prywatny samochód dla celów służbowych, z kolei w większych podmiotach samochód może stanowić majątek firmy albo może być leasingowany lub użytkowany na podstawie innych umów cywilnoprawnych.

Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie mają podatnicy, których samochód stanowi majątek firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, np. fakturą VAT czy rachunkiem. Możliwe jest również księgowanie na podstawie paragonów i innych dowodów kasowych, ale jedynie w przypadku dokonania zakupu paliwa lub olejów poza granicami Polski.

Polecamy: Wynajem samochodu może być tańszy

Faktura VAT dokumentująca zakup paliwa powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu zgodnie z art § 9 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wymóg ten musi być spełniony, gdyż umieszczenie numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze dowodzi, że wydatek na zakup paliwa został poniesiony na użytkowanie tego, a nie innego samochodu, tj. że został poniesiony na używanie samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za koszt związany z eksploatacją samochodu uznaje się opłaty parkingowe, niezależnie od tego czy mamy do czynienia z biletem jednorazowym, czy miesięcznym abonamentem. Ważne jest, aby w/w wydatki zostały odpowiednio udokumentowane. Jeżeli nie jest to faktura lub rachunek, ale bilet z parkometru lub paragon należy go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zarówno paragon, jak bilet nie zawierają wszystkich wymienionych powyżej elementów. Mimo to mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe. Należy umieścić na nim m.in. dane nabywcy oraz opis operacji gospodarczej, tj. w jakim celu opłata została dokonana. Dopiero taki dokument stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku jako koszt.

Agata Wasilik

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Robert Ofiara

Kancelaria Adwokacka

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »