Analityka – efektywne planowanie czy wróżbiarstwo?

• Czym jest kultura danych
• Oczekiwania vs. rzeczywistość 
• Jak uwolnić czas pracowników

- Na początku, większość firm gromadzi dane w Excelu, Accessie i podobnych narzędziach. To wystarcza. Jednak wraz ze wzrostem organizacji, rośnie ilość i tempo generowanych danych. Dochodzimy do punktu, w którym łatwo popełnić błąd i niemal nie sposób skontrolować ręcznie poprawności wyniku lub jest to bardzo pracochłonne. Firmy inwestują zatem w bardziej zaawansowane rozwiązania, które mają to zmienić. Same narzędzia to jednak nie wszystko.

Czym jest kultura danych

- Nawet najlepszy system analityczny nie będzie w stanie stworzyć miarodajnego raportu lub trafnej predykcji, jeśli dane będą niekompletne. Śmieci na wejściu = śmieci na wyjściu. Właśnie dlatego w pierwszej kolejności trzeba zadbać o kulturę danych.

- Kultura danych w organizacji, to świadomość nie tylko uzupełniania danych, ale również dbania o ich jakość, rozumienie celu gromadzenia informacji i świadomość możliwości wykorzystania do własnych celów. Dotyczy każdego szczebla zarządzania, od szeregowych pracowników, po zarząd.

- Zaufanie do końcowego raportu możemy mieć tylko wtedy, kiedy mamy zaufanie do danych źródłowych. Trzeba upewnić się, że są one uzupełniane prawidłowo i na bieżąco. Najprostszym sposobem na przekonanie się o kulturze danych w organizacji są bezpośrednie rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za ich uzupełnianie i przetwarzanie. Chociaż wydaje się to niemożliwe do realizacji, to ponoszone przy tym koszty są zerowe, a nawet kilka wywiadów pozwoli zgromadzić informacje pozwalające wnioskować o rzetelności danych w systemie.

- W budowaniu kultury danych ważne są szkolenia i zaznajomienie pracowników z nowym narzędziem. Szkolenia pozwolą pracować im z większą pewnością, a wiedza o możliwości wykorzystania danych może przyczynić się do wzrostu ich wydajności. Jeśli poczują się bezpiecznie i komfortowo – sami będą odkrywać nowe możliwości.

Oczekiwania vs. rzeczywistość 

- Samochód wyścigowy w rękach niedoświadczonego kierowcy nie będzie raczej w stanie ustanowić rekordów, a może nawet spowodować zagrożenie. Trzeba pamiętać, że systemy analityczne to potężne narzędzie, na którego podstawie podejmuje się decyzje, od których zależą losy całej firmy. Trzeba zadbać o odpowiednie przygotowanie, by przedsięwzięcie nie zakończyło się katastrofą. 

- Często spotykam się z sytuacją, kiedy w momencie projektowania rozwiązania wizja użytkowników końcowych odbiega od tej założonej przez osoby decyzyjne. Przyczyną jest brak odpowiedniej konsultacji i rozpoznania tematu, nie do końca sprawna komunikacja, ale też brak świadomości posiadanych zasobów i pełnego obrazu potrzeb. Niektóre kwestie można przemyśleć jeszcze przed wyborem dostawcy, co pozwoli przygotować lepiej zapytanie ofertowe.

Jak uwolnić czas pracowników

- Tym, czego wiele osób decyzyjnych nie bierze pod uwagę, myśląc o kosztach wdrożenia analityki, jest czas, który mogą zaoszczędzić pracownicy. W jednej z naszych realizacji czas potrzebny na przygotowanie raportu rocznego obejmował pracę dwóch osób przez kilka tygodni. Dziś przy wykorzystaniu modułu analitycznego, taki raport generowany jest w kilka sekund lub minut, a czas te osoby mogą poświęcić na dogłębną analizę i przygotowanie komentarza do przedstawionych wyników. Czasem też, aby zrozumieć, czemu pewne dane w danym okresie wyglądają w ten sposób, osoby te wykonują dodatkowe analizy pozwalające pogłębić temat.

- Czy to oznacza, że system zastąpił pracowników? Nie! Uwolnił ich czas. Zamiast spędzać długie godziny na tworzeniu tabelek w skoroszycie, mają czas na analizę i interpretacje wyników. W końcu mogą omówić wyciągnięte wnioski i przygotować rekomendacje. Zrobić rzeczy, na które wcześniej nie było czasu i zamiast suchych liczb, zaproponować pełen przegląd sytuacji. Takie podejście przyspieszy rozwój organizacji lub pomoże podejmować krytyczne dla jej istnienia decyzje.

- W dzisiejszym świecie dane i ich umiejętne przetwarzanie mają ogromne znaczenie strategiczne. Według informacji Forrester decyzje podejmowane na podstawie danych w organizacjach o wysokiej dojrzałości analitycznej są nawet 3 razy bardziej trafne. MIT wskazuje z kolei na lepsze wykorzystanie zasobów, wzrost wydajności i większy przychód. Zadbanie o jakość realnie przekłada się na ich wykorzystanie i tym samym – zwrot inwestycji oraz szybszy rozwój firmy.

O podnoszeniu szans na spełnianie przepowiedni i zmianach niezbędnych do efektywnego wykorzystania danych opowiedział Michał Gruszecki, Analytics Area Leader w Hicron.

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl