Kategorie

Firmowe dokumenty trafią nie tylko do archiwów

Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska
Notariusze będą mogli w formie elektronicznej przechowywać dokumenty pracownicze. Do pięciu lat zostanie skrócony okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej. Rząd planuje zlikwidować obowiązek wpisu do rejestru firm prowadzących archiwa.

Od początku przyszłego roku przedsiębiorcy opłacający składki za pracowników nie będą musieli przez 10 lat przechowywać dokumentacji ubezpieczeniowej przesyłanej do ZUS. Okres ten zostanie skrócony o połowę. Takie zmiany chce wprowadzić Ministerstwo Gospodarki, które przygotowało projekt ustawy ograniczającej bariery administracyjne dla obywateli i przedsiębiorców.

Prawo do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej mają zyskać notariusze. Jednocześnie zostanie zniesiony obowiązek posiadania specjalnego wpisu do rejestru dla firm chcących prowadzić prywatne archiwa zajmujące się przechowywaniem takiej dokumentacji.

ZUS przez pięć lat

Reklama

Do pięciu lat ma zostać skrócony okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących. Obecnie płatnik musi je przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

- Skrócenie tego okresu jest logiczną konsekwencją skrócenia do pięciu lat okresu przedawniania należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, ekspert ubezpieczeniowy ze Szkoły Głównej Handlowej.

Zdaniem profesora Jana Klimka, wiceprzewodniczącego Związku Rzemiosła Polskiego, rozwiązanie to ograniczy koszty funkcjonowania małych i średnich firm, które muszą przez 10 lat archiwizować kopie dokumentów przekazanych do ZUS.

Jednak zdaniem Andrzeja Strębskiego z OPZZ może to powodować problemy pracowników.

- W przypadku zniszczenia dokumentów potwierdzających zapłacenie składek do ZUS przez pracodawcę pracownik może otrzymać niższą emeryturę, niż to wynika z zapłaconych składek. Zawsze istnieje ryzyko, że ZUS może mieć problemy z odtworzeniem wpłaconych składek - mówi Andrzej Strębski.

Wątpliwości ma także Krzysztof Pater, były minister polityki społecznej.

- Moja żona nadal nie ma zapisanych składek za pierwszy rok reformy. W podobnej sytuacji jest też wiele innych osób, za które pracodawcy płacili składki, a nie zostały one zaksięgowane na ich kontach emerytalnych - mówi Krzysztof Pater.

Powrót do przeszłości

Reklama

Obecnie działalność gospodarczą polegającą na przechowaniu dokumentacji osobowej i płacowej mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw. Rząd chce to zmienić. Od przyszłego roku prawo do prowadzenia takiej działalności będzie mieć każdy przedsiębiorca prowadzący spółkę kapitałową.

- Spowoduje to, że wrócimy do czasów, kiedy dokumentacja pracownicza była narażona na zniszczenie. Firmy zakładały przypadkowe osoby i składowały dokumenty w garażach i magazynach niespełniających podstawowych wymagań bezpieczeństwa - mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Eugeniusz Borodin, wiceprezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, zwraca uwagę, że przechowywanie dokumentacji, która najczęściej istnieje w jednym egzemplarzu, wymaga zachowania określonych standardów przez przechowawców. Praktycznie do dziś niesolidni archiwiści porzucają akta lub nie wykonują terminowo z przechowywanej dokumentacji odpowiednich kopii.

Mniej obaw o utratę dokumentacji ma prof. Marek Góra, współtwórca reformy emerytalnej.

- Nie można dzisiejszych czasów porównywać z okresem wdrażania reformy emerytalnej. W przyszłości emerytury z nowego systemu będą ustalane na podstawie wysokości składek zgromadzonych na koncie emerytalnym w ZUS. Nie będzie więc trzeba udawadniać okresów pracy, jak to miało miejsce w przypadku ustalania kapitału początkowego - mówi prof. Marek Góra.

Notariusze archiwistami

Rząd proponuje też, aby prawo do archiwizowania przez 50 lat dokumentów osobowych i płacowych zyskali notariusze. Będą mogli przechowywać e-dokumenty podpisane bezpiecznym podpisem. Jednak przejmowanie tej dokumentacji nie będzie obowiązkowe. Jeśli notariusz na to się zdecyduje, to obowiązkowo będzie musiał sporządzić protokół z ich przyjęcia. Firma zainteresowana powierzeniem mu dokumentów będzie musiała przekazać je w formie dyskietek, płyt CD lub DVD oraz pocztą elektroniczną.

- Notariusze nie będą zainteresowani przechowywaniem dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Istnieje bowiem poważne ryzyko, że w ciągu tak długiego okresu ochrony tej dokumentacji zmiany w sposobie zapisu dokumentów spowodowałyby dodatkowe koszty związane z przekształcaniem e-dokumentów. Nie mamy bowiem żadnej gwarancji, że za pół wieku będą jeszcze urządzenia czytające stare dyskietki - mówi Jolanta Louchin. Podobnie uważa Eugeniusz Borodin.

- Propozycja zapisywania danych na dyskietkach jest anachroniczna. Nikt nie używa takiego nośnika do profesjonalnego przechowywania dokumentacji powyżej pięciu lat - mówi Eugeniusz Borodin.

Sergiusz Pawłowicz, ekspert rynku teleinformatycznego, zwraca z kolei uwagę, że stworzenie bezpiecznego systemu archiwów cyfrowych jest kosztowne, dlatego ceny takich usług powinny być kontrolowane.

- W Polsce działają już firmy specjalizujące się w archiwizowaniu elektronicznych dokumentów. Nie ma więc żadnego racjonalnego powodu, żeby notariusze prowadzili tego typu działalność. Notariat ma swoje ustawowe zadania, pobiera za to niemałe pieniądze i nie ma powodu przyznawać mu dodatkowych przywilejów - mówi Wiesław Paluszyński, wiceprezes Polskiego Towarzystwo Informatycznego.

Także Krajowa Rada Notarialna jest zaskoczona propozycją zmian w ustawie - Prawo o notariacie. Wskazuje, że ten pomysł nie był z nią konsultowany.

24 km dokumentów osobowych i płacowych jest przechowywanych w archiwach państwowych w całej Polsce

Zmiany w zasadach archiwizowania dokumentów

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl

 

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    25 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Poznaj sposób na tanią i bezpieczną wysyłkę dokumentów

    Prowadzisz firmę, np. biuro księgowe czy agencję reklamową i zdarza Ci się nadawać dokumenty? Wysyłasz umowy, foldery ofertowe lub pisma urzędowe? Chcesz ułatwić sobie wysyłkę dokumentów, ograniczyć czas poświęcony na nadania, ograniczyć koszty wysyłek i zadbać o bezpieczeństwo? Jest na to skuteczny sposób.

    Gdzie na zagraniczne wakacje warto wybrać się z gotówką? [MAPA]

    Przed każdym wyjazdem warto zadbać o swoje finansowe bezpieczeństwo, czyli przygotować się na to, że w wielu krajach nie zapłacimy w sklepie czy restauracji kartą płatniczą. Gdzie na wakacjach musimy mieć ze sobą gotówkę w portfelu?

    5 najczęstszych błędów podczas pracy zdalnej i hybrydowej

    Od pracowników w dużej mierze zależy bezpieczeństwo danych – aż 89% przypadków naruszenia bezpieczeństwa informacji to właśnie wina człowieka – wynika z raportu Związku Firm Ochrony Danych Osobowych. Jakie są najczęstsze błędy w pracy zdalnej i hybrydowej pod względem ochrony danych?

    Na co zwrócić uwagę przy zakupie elektronarzędzi?

    Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów radzi, na co zwracać uwagę przy zakupie elektronarzędzi. O czym powinny pamiętać osoby, które obrabiają drewno czy przycinają gałęzie?

    Wakacje 2021. Czy hotele z limitami osób odrobią straty?

    Wbrew oczekiwaniom branży i klientów, hotele nie zostaną na wakacje całkowicie uwolnione od restrykcji wynikających z walki z koronawirusem. Na początek sezonu urlopowego i tuż po zakończeniu roku szkolnego, od 26 czerwca, mogą oferować 75 proc. dostępnych miejsc.

    Kadry w budownictwie - kompetencje pracowników na wagę złota

    Kadry w budownictwie. Brak wykwalifikowanych pracowników budowlanych, niska renoma zawodu, dynamiczne zmiany w zakresie technologii budowlanych i ciągła konieczność doszkalania. Branżę budowlaną w najbliższych latach czeka prawdziwa rewolucja na rynku pracy, wynika z raportu PARP „Branżowy Bilans Kapitału Ludzkiego – branża budowlana”. Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

    W sklepach jest coraz drożej. W maju ceny poszły w górę średnio o ponad 5%

    W maju br. w sklepach było drożej niż w kwietniu średnio o 5,4%. Eksperci komentujący wyniki nie pozostawiają złudzeń, że konsumenci powinni przygotować się na kolejne podwyżki. Co podrożało najbardziej?

    Poprawki do ustawy dot. czynszów w galeriach handlowych odrzucone

    Sejm odrzucił większość poprawek Senatu do ustawy dot. czynszów w galeriach handlowych. Jakie poprawki zostały przyjęte?

    Technologia wodorowa wchodzi do branży transportowej

    Polska kolej już wkrótce może stać się najbardziej ekologicznie świadomym środkiem transportu. Dzięki ostatnim decyzjom rodzimego przewodnika, a także inwestycjom partnerskim m.in. w Wielkopolsce, problem śladu węglowego odbił się jeszcze głośniejszym echem nie tylko w sektorze transportowym, ale również wśród samych pasażerów. Co jest przyszłością odpowiedzialnych podróży?

    122 mln zł kary dla polskich przewoźników

    W 2020 roku inspektorzy GITD stwierdzili ponad 65 tys. przypadków naruszeń ustawy o transporcie drogowym. Czy kierowca może nie przyjąć mandatu?

    Spółdzielnie mieszkaniowe nie mogą odholowywać pojazdów ani zakładać blokad

    Spółdzielnie mieszkaniowe a parkowanie pojazdów. Po pozwie skierowanym przez prokuraturę sąd unieważnił zapisy umowy, które zezwalały firmie współpracującej z jedną z katowickich spółdzielni mieszkaniowych usuwać na koszt kierowców pojazdy zaparkowane na jej terenie niezgodnie z zapisami regulaminu i bez jej zezwolenia.

    Kim jest polski najemca?

    Kim jest polski najemca? Rynek najmu jest dużo większy i zdecydowanie bardziej aktywny niż wskazywałyby na to oficjalne statystki. Tak wynika z badania wykonanego przez firmę badawczą SW Research na zlecenie Cushman & Wakefield na reprezentatywnej próbie mieszkańców największych polskich miast.

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy?

    Czy można zobaczyć nagranie z egzaminu na prawo jazdy? Jak najbardziej. Niestety tylko w przypadku, w którym kandydat... nie zda egzaminu.

    Deklaracje dot. źródeł ciepła i spalania paliw do CEEB od 1 lipca 2021 r.

    Deklaracje dot. źródeł ciepła i spalania paliw. Od 1 lipca 2021 r. każdy właściciel lub zarządca budynku będzie zobowiązany do złożenia w Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB) deklaracji dotyczącej źródeł ciepła i spalania paliw. Jak złożyć deklarację? Jakie informacje trzeba ująć w deklaracji? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dot. deklaracji i CEEB udzielił Główny Urząd Nadzoru Budowlanego.

    Bezrobocie. Dane lepsze od oczekiwanych

    Główny Urząd Statystyczny zaprezentował dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu maja 2021. Liczba zarejestrowanych bezrobotnych wyniosła 1026,7 tys. osób i była o 27,1 tys. osób niższa niż w końcu kwietnia oraz o 15,0 tys. osób wyższa niż przed rokiem.

    Magdalena Foremska (PAH): 7 zł to pomoc 1 osobie w obozie w Iraku przez miesiąc [PODCAST]

    Mimo, że konflikt zbrojny w Iraku zakończył się w 2017 roku, to nadal prawie 1,5 miliona osób przebywa w obozach. Dlaczego nie mogą wrócić do domu? Zapraszamy do wysłuchania podcastu

    77% firm chce wdrożyć na stałe hybrydowy model pracy [BADANIE]

    Wprowadzenie na stałe hybrydowego modelu pracy planuje 77 proc. firm, najczęściej przy utrzymaniu pracy zdalnej przez 2 lub 3 dni w tygodniu – wynika z badań ankietowych wśród prawie 200 najemców powierzchni biurowych w największych miastach w Polsce. Jakie są pozostałe wnioski z badania?

    Roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej - przedsiębiorcy apelują do Gowina

    Przedsiębiorcy piszą do Jarosława Gowina z apelem o roczne wstrzymanie podwyżki płacy minimalnej. Chcemy uniknąć zwolnień - apelują.

    Restrukturyzacja to najtańsza opcja dla zadłużonego rolnika

    Jak powinni postępować zadłużeni rolnicy? Eksperci podpowiadają możliwe scenariusze działania. Jednym z nich jest restrukturyzacja. Ile kosztuje takie postępowanie?

    Fotowoltaika - nadchodzą zmiany

    Fotowoltaika. Według prognoz Instytutu Energii Odnawialnej, moc zainstalowana w fotowoltaiki w Polsce podwoi się w ciągu najbliższych dwóch lat. W 2025 roku może osiągnąć nawet 15 GW. Rynek OZE swój dynamiczny wzrost zawdzięczał dotąd przede wszystkim prosumentom, którzy korzystali z programu „Mój Prąd”. Jednak proporcje zaczynają się zmieniać – miejsce mikroinstalacji zajmują farmy, a energia słoneczna „goni” wiatrową.

    Kurs reedukacyjny: co to jest?

    Kurs reedukacyjny: co to jest i w jakich przypadkach jest konieczny? Dziś opowiemy o szkoleniach organizowanych przez WORD-y.

    6 trendów nowej rzeczywistości - co się zmieniło w firmach? [RAPORT]

    Z badania przeprowadzonego przez GfK wynika, że firmy stały się bardziej online, ale początkowy entuzjazm związany z pracą zdalną nieco opadł. Sprawdź 6 trendów nowej rzeczywistości widocznych w Raporcie #RegionyNEXERY2021.

    Polski Ład - czy będą zmiany podatkowe dla przedsiębiorców?

    Rzecznik MŚP postuluje do Premiera o korzystne zmiany dla przedsiębiorców w rządowym planie „Polskiego Ładu”. O jakie zmiany wystąpił Adam Abramowicz?

    Jest stanowisko Rzecznika Finansowego na zapytanie SN w sprawie tzw. kredytów frankowych

    Rzecznik Finansowy uznał, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, że bieg przedawnienia roszczenia banku o zwrot kwot wypłaconych z tytułu kredytu frankowego, rozpoczyna się od chwili, w której umowa kredytu stała się trwale bezskuteczna.

    Ile kosztuje licencja taxi?

    Ile kosztuje licencja taxi? Kierowca musi spełnić parę wymogów formalnych. Na jaki wydatek musi się przygotować? Kilkaset złotych.