REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Firmowe dokumenty trafią nie tylko do archiwów

Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska

REKLAMA

Notariusze będą mogli w formie elektronicznej przechowywać dokumenty pracownicze. Do pięciu lat zostanie skrócony okres przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej. Rząd planuje zlikwidować obowiązek wpisu do rejestru firm prowadzących archiwa.

Od początku przyszłego roku przedsiębiorcy opłacający składki za pracowników nie będą musieli przez 10 lat przechowywać dokumentacji ubezpieczeniowej przesyłanej do ZUS. Okres ten zostanie skrócony o połowę. Takie zmiany chce wprowadzić Ministerstwo Gospodarki, które przygotowało projekt ustawy ograniczającej bariery administracyjne dla obywateli i przedsiębiorców.

REKLAMA

Prawo do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej mają zyskać notariusze. Jednocześnie zostanie zniesiony obowiązek posiadania specjalnego wpisu do rejestru dla firm chcących prowadzić prywatne archiwa zajmujące się przechowywaniem takiej dokumentacji.

ZUS przez pięć lat

REKLAMA

Do pięciu lat ma zostać skrócony okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących. Obecnie płatnik musi je przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

- Skrócenie tego okresu jest logiczną konsekwencją skrócenia do pięciu lat okresu przedawniania należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, ekspert ubezpieczeniowy ze Szkoły Głównej Handlowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zdaniem profesora Jana Klimka, wiceprzewodniczącego Związku Rzemiosła Polskiego, rozwiązanie to ograniczy koszty funkcjonowania małych i średnich firm, które muszą przez 10 lat archiwizować kopie dokumentów przekazanych do ZUS.

Jednak zdaniem Andrzeja Strębskiego z OPZZ może to powodować problemy pracowników.

- W przypadku zniszczenia dokumentów potwierdzających zapłacenie składek do ZUS przez pracodawcę pracownik może otrzymać niższą emeryturę, niż to wynika z zapłaconych składek. Zawsze istnieje ryzyko, że ZUS może mieć problemy z odtworzeniem wpłaconych składek - mówi Andrzej Strębski.

Wątpliwości ma także Krzysztof Pater, były minister polityki społecznej.

- Moja żona nadal nie ma zapisanych składek za pierwszy rok reformy. W podobnej sytuacji jest też wiele innych osób, za które pracodawcy płacili składki, a nie zostały one zaksięgowane na ich kontach emerytalnych - mówi Krzysztof Pater.

Powrót do przeszłości

REKLAMA

Obecnie działalność gospodarczą polegającą na przechowaniu dokumentacji osobowej i płacowej mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw. Rząd chce to zmienić. Od przyszłego roku prawo do prowadzenia takiej działalności będzie mieć każdy przedsiębiorca prowadzący spółkę kapitałową.

- Spowoduje to, że wrócimy do czasów, kiedy dokumentacja pracownicza była narażona na zniszczenie. Firmy zakładały przypadkowe osoby i składowały dokumenty w garażach i magazynach niespełniających podstawowych wymagań bezpieczeństwa - mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Eugeniusz Borodin, wiceprezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, zwraca uwagę, że przechowywanie dokumentacji, która najczęściej istnieje w jednym egzemplarzu, wymaga zachowania określonych standardów przez przechowawców. Praktycznie do dziś niesolidni archiwiści porzucają akta lub nie wykonują terminowo z przechowywanej dokumentacji odpowiednich kopii.

Mniej obaw o utratę dokumentacji ma prof. Marek Góra, współtwórca reformy emerytalnej.

- Nie można dzisiejszych czasów porównywać z okresem wdrażania reformy emerytalnej. W przyszłości emerytury z nowego systemu będą ustalane na podstawie wysokości składek zgromadzonych na koncie emerytalnym w ZUS. Nie będzie więc trzeba udawadniać okresów pracy, jak to miało miejsce w przypadku ustalania kapitału początkowego - mówi prof. Marek Góra.

Notariusze archiwistami

Rząd proponuje też, aby prawo do archiwizowania przez 50 lat dokumentów osobowych i płacowych zyskali notariusze. Będą mogli przechowywać e-dokumenty podpisane bezpiecznym podpisem. Jednak przejmowanie tej dokumentacji nie będzie obowiązkowe. Jeśli notariusz na to się zdecyduje, to obowiązkowo będzie musiał sporządzić protokół z ich przyjęcia. Firma zainteresowana powierzeniem mu dokumentów będzie musiała przekazać je w formie dyskietek, płyt CD lub DVD oraz pocztą elektroniczną.

- Notariusze nie będą zainteresowani przechowywaniem dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Istnieje bowiem poważne ryzyko, że w ciągu tak długiego okresu ochrony tej dokumentacji zmiany w sposobie zapisu dokumentów spowodowałyby dodatkowe koszty związane z przekształcaniem e-dokumentów. Nie mamy bowiem żadnej gwarancji, że za pół wieku będą jeszcze urządzenia czytające stare dyskietki - mówi Jolanta Louchin. Podobnie uważa Eugeniusz Borodin.

- Propozycja zapisywania danych na dyskietkach jest anachroniczna. Nikt nie używa takiego nośnika do profesjonalnego przechowywania dokumentacji powyżej pięciu lat - mówi Eugeniusz Borodin.

Sergiusz Pawłowicz, ekspert rynku teleinformatycznego, zwraca z kolei uwagę, że stworzenie bezpiecznego systemu archiwów cyfrowych jest kosztowne, dlatego ceny takich usług powinny być kontrolowane.

- W Polsce działają już firmy specjalizujące się w archiwizowaniu elektronicznych dokumentów. Nie ma więc żadnego racjonalnego powodu, żeby notariusze prowadzili tego typu działalność. Notariat ma swoje ustawowe zadania, pobiera za to niemałe pieniądze i nie ma powodu przyznawać mu dodatkowych przywilejów - mówi Wiesław Paluszyński, wiceprezes Polskiego Towarzystwo Informatycznego.

Także Krajowa Rada Notarialna jest zaskoczona propozycją zmian w ustawie - Prawo o notariacie. Wskazuje, że ten pomysł nie był z nią konsultowany.

24 km dokumentów osobowych i płacowych jest przechowywanych w archiwach państwowych w całej Polsce

Zmiany w zasadach archiwizowania dokumentów

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA