Firmowe dokumenty trafią nie tylko do archiwów

Od początku przyszłego roku przedsiębiorcy opłacający składki za pracowników nie będą musieli przez 10 lat przechowywać dokumentacji ubezpieczeniowej przesyłanej do ZUS. Okres ten zostanie skrócony o połowę. Takie zmiany chce wprowadzić Ministerstwo Gospodarki, które przygotowało projekt ustawy ograniczającej bariery administracyjne dla obywateli i przedsiębiorców.

Prawo do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej mają zyskać notariusze. Jednocześnie zostanie zniesiony obowiązek posiadania specjalnego wpisu do rejestru dla firm chcących prowadzić prywatne archiwa zajmujące się przechowywaniem takiej dokumentacji.

ZUS przez pięć lat

Do pięciu lat ma zostać skrócony okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów je korygujących. Obecnie płatnik musi je przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

- Skrócenie tego okresu jest logiczną konsekwencją skrócenia do pięciu lat okresu przedawniania należności firm wobec ZUS z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, ekspert ubezpieczeniowy ze Szkoły Głównej Handlowej.

Zdaniem profesora Jana Klimka, wiceprzewodniczącego Związku Rzemiosła Polskiego, rozwiązanie to ograniczy koszty funkcjonowania małych i średnich firm, które muszą przez 10 lat archiwizować kopie dokumentów przekazanych do ZUS.

Jednak zdaniem Andrzeja Strębskiego z OPZZ może to powodować problemy pracowników.

- W przypadku zniszczenia dokumentów potwierdzających zapłacenie składek do ZUS przez pracodawcę pracownik może otrzymać niższą emeryturę, niż to wynika z zapłaconych składek. Zawsze istnieje ryzyko, że ZUS może mieć problemy z odtworzeniem wpłaconych składek - mówi Andrzej Strębski.

Wątpliwości ma także Krzysztof Pater, były minister polityki społecznej.

- Moja żona nadal nie ma zapisanych składek za pierwszy rok reformy. W podobnej sytuacji jest też wiele innych osób, za które pracodawcy płacili składki, a nie zostały one zaksięgowane na ich kontach emerytalnych - mówi Krzysztof Pater.

Powrót do przeszłości

Obecnie działalność gospodarczą polegającą na przechowaniu dokumentacji osobowej i płacowej mogą prowadzić jedynie przedsiębiorcy posiadający wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw. Rząd chce to zmienić. Od przyszłego roku prawo do prowadzenia takiej działalności będzie mieć każdy przedsiębiorca prowadzący spółkę kapitałową.

- Spowoduje to, że wrócimy do czasów, kiedy dokumentacja pracownicza była narażona na zniszczenie. Firmy zakładały przypadkowe osoby i składowały dokumenty w garażach i magazynach niespełniających podstawowych wymagań bezpieczeństwa - mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Eugeniusz Borodin, wiceprezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, zwraca uwagę, że przechowywanie dokumentacji, która najczęściej istnieje w jednym egzemplarzu, wymaga zachowania określonych standardów przez przechowawców. Praktycznie do dziś niesolidni archiwiści porzucają akta lub nie wykonują terminowo z przechowywanej dokumentacji odpowiednich kopii.

Mniej obaw o utratę dokumentacji ma prof. Marek Góra, współtwórca reformy emerytalnej.

- Nie można dzisiejszych czasów porównywać z okresem wdrażania reformy emerytalnej. W przyszłości emerytury z nowego systemu będą ustalane na podstawie wysokości składek zgromadzonych na koncie emerytalnym w ZUS. Nie będzie więc trzeba udawadniać okresów pracy, jak to miało miejsce w przypadku ustalania kapitału początkowego - mówi prof. Marek Góra.

Notariusze archiwistami

Rząd proponuje też, aby prawo do archiwizowania przez 50 lat dokumentów osobowych i płacowych zyskali notariusze. Będą mogli przechowywać e-dokumenty podpisane bezpiecznym podpisem. Jednak przejmowanie tej dokumentacji nie będzie obowiązkowe. Jeśli notariusz na to się zdecyduje, to obowiązkowo będzie musiał sporządzić protokół z ich przyjęcia. Firma zainteresowana powierzeniem mu dokumentów będzie musiała przekazać je w formie dyskietek, płyt CD lub DVD oraz pocztą elektroniczną.

- Notariusze nie będą zainteresowani przechowywaniem dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Istnieje bowiem poważne ryzyko, że w ciągu tak długiego okresu ochrony tej dokumentacji zmiany w sposobie zapisu dokumentów spowodowałyby dodatkowe koszty związane z przekształcaniem e-dokumentów. Nie mamy bowiem żadnej gwarancji, że za pół wieku będą jeszcze urządzenia czytające stare dyskietki - mówi Jolanta Louchin. Podobnie uważa Eugeniusz Borodin.

- Propozycja zapisywania danych na dyskietkach jest anachroniczna. Nikt nie używa takiego nośnika do profesjonalnego przechowywania dokumentacji powyżej pięciu lat - mówi Eugeniusz Borodin.

Sergiusz Pawłowicz, ekspert rynku teleinformatycznego, zwraca z kolei uwagę, że stworzenie bezpiecznego systemu archiwów cyfrowych jest kosztowne, dlatego ceny takich usług powinny być kontrolowane.

- W Polsce działają już firmy specjalizujące się w archiwizowaniu elektronicznych dokumentów. Nie ma więc żadnego racjonalnego powodu, żeby notariusze prowadzili tego typu działalność. Notariat ma swoje ustawowe zadania, pobiera za to niemałe pieniądze i nie ma powodu przyznawać mu dodatkowych przywilejów - mówi Wiesław Paluszyński, wiceprezes Polskiego Towarzystwo Informatycznego.

Także Krajowa Rada Notarialna jest zaskoczona propozycją zmian w ustawie - Prawo o notariacie. Wskazuje, że ten pomysł nie był z nią konsultowany.

24 km dokumentów osobowych i płacowych jest przechowywanych w archiwach państwowych w całej Polsce

Zmiany w zasadach archiwizowania dokumentów

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl