Rozmowy służbowe firma zaliczy do kosztów

Telefony firmowe, zarówno stacjonarne, jak i komórkowe, wykorzystywane przez pracodawcę w działalności gospodarczej, często służą pracownikom nie tylko do rozmów służbowych, ale również prywatnych.

- Niewątpliwie ponoszone koszty rozmów służbowych stanowią koszt uzyskania przychodu u pracodawcy, jeżeli tylko można je uznać za racjonalne i gospodarczo uzasadnione - uważa Filip Smakowski, radca prawny z kancelarii Stolarek & Grabalski.

Jego zdaniem problem może pojawić się przy rozliczeniu rozmów prywatnych przez pracowników.

Dla pracodawcy rozmowy prywatne wykonywane przez pracowników nie służą osiągnięciu przychodów, co dyskwalifikuje je z kosztów podatkowych.

Karolina Tetłak, prawnik z Kancelarii Weil, Gotshal & Manges, wskazuje jednak na dodatkowy aspekt. Jeżeli pracodawca w umowie przyzna pracownikowi określoną kwotę na rozmowy prywatne, mogą pojawić się wątpliwości, jaką część kwoty z tytułu używania telefonu pracodawca może zaliczyć do kosztów. Organy podatkowe stają często na stanowisku, że kosztem nie jest część przypadająca na prywatne rozmowy pracownika, gdyż nie pozostaje to w związku z działalnością gospodarczą pracodawcy, a celem wykorzystywania składników majątku do celów prywatnych nie jest osiągnięcie przychodów.

Zdaniem naszej rozmówczyni, stanowisko to jest nieprawidłowe. Prawo do korzystania z telefonu służbowego do celów prywatnych stanowi wówczas element wynagrodzenia określony w umowie. Wydatki te są dla pracodawcy po prostu kolejnym kosztem związanym z zatrudnianiem pracownika. Związek między przychodami pracodawcy a poniesionymi na telefony wydatkami jest w takiej sytuacji oczywisty.

Niestety, jest też druga strona medalu: uciążliwy sposób rozliczenia. Pracownik może nie wykorzystać w każdym miesiącu przyznanej mu kwoty, co utrudnia rozliczenie rzeczywiście wypłaconego wynagrodzenia. Po przekroczeniu limitu koszty rozmów prywatnych potrąca się z wynagrodzenia, według wskazanej wcześniej metody.

Podatkowe konsekwencje używania telefonu służbowego powstają także po stronie pracownika.

- W przypadku gdy telefon firmowy używany jest do celów prywatnych, a pracodawca pokrywa koszt takich rozmów i nie żąda przy tym zwrotu poniesionych wydatków, powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu - mówi Filip Smakowski.

Dodaje jednak, że w praktyce pracownicy często są obciążani przez pracodawcę kosztami rozmów prywatnych na podstawie tzw. billingu (wydruku przeprowadzonych rozmów). Zwrot tych kwot pracodawcy nie spowoduje powstania przychodu po stronie pracowników. Zwrot ten może następować nie tylko drogą wpłaty na rachunek bankowy pracodawcy lub do kasy, ale również drogą potrącenia z wynagrodzenia. Jednak w tym ostatnim przypadku niezbędna jest pisemna zgoda pracownika.

- W praktyce umowa często wskazuje ogólny limit, do którego koszty ponosi pracodawca, i uznaje się, że są to rozmowy służbowe - mówi Karolina Tetłak.

Jeżeli pracownik przekroczy ten limit, to musi wskazać rozmowy prywatne i jest obciążany ich kosztem, co w praktyce zwykle polega na zmniejszeniu jego wynagrodzenia.

PRZYKŁAD: ROZLICZANIE ROZMÓW PRACOWNIKÓW

Pracownik otrzymał od pracodawcy telefon służbowy. Telefon służy zarówno do rozmów służbowych, jak i prywatnych. Co miesiąc pracodawca ustala na podstawie zestawienia połączeń ile kosztowały rozmowy prywatne pracownika a ile rozmowy służbowe. Na tej podstawie wydatki poniesione na opłacenie rozmów służbowych pracodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Pracownikowi potrąca z pensji resztę wydatków poniesionych na rozmowy prywatne. W lipcu 2007 roku wydatki wyniosły:

- rozmowy prywatne - 100 zł (brak przychodu po stronie pracownika),

- rozmowy służbowe - 180 zł (ta kwota zaliczana jest do kosztów po stronie pracodawcy).

ALEKSANDRA TARKA

aleksandra.tarka@infor.pl