Pisma urzędowe można wysyłać elektronicznie

Zasadą jest, że odbierając pismo, należy to potwierdzić podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. W przypadku otrzymania pisma drogą elektroniczną doręczenie uznaje się za skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma urząd otrzyma potwierdzenie. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia pismo jest wysyłane w sposób znany i obowiązujący przed wprowadzeniem nowych możliwości. Przypomnijmy, że w tradycyjnym trybie pisma doręcza się za pokwitowaniem przez pocztę, pracowników urzędu lub przez inne upoważnione do tego osoby lub organy.

Ponieważ załatwianie różnego rodzaju spraw wymaga dotrzymania określonych terminów, nowe regulacje odnoszą się i do tego. Zgodnie z nimi, za datę wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną, przyjęto dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej. Podania (w tym dotyczące żądań, odwołań czy zażaleń) również można wnosić za pomocą poczty elektronicznej czy formularza umieszczonego na stronie internetowej danego organu administracji. Taki dokument powinien: być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz zawierać dane w ustalonym formacie. Nowe regulacje wprowadziły także zasadę, że termin związany z daną sprawą uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo wysłano za poświadczeniem przedłożenia do organu administracji publicznej.