Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców

Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców
Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców
Prowadzenie działalności gospodarczej jest nieodłącznie związane z zawieraniem szeregu umów. Prawidłowe sformułowanie ich postanowień powinno leżeć w interesie obu stron, gdyż pozwala to zminimalizować ryzyko przyszłego sporu. O czym warto pamiętać, a czego się wystrzegać? Anna Nowak z Kancelarii Radców Prawnych Lubasz & Wspólnicy omawia przykłady 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców przy konstruowaniu umów.

Umowa w formie ustnej

Przedsiębiorcy jako profesjonalni uczestnicy obrotu powinni zwracać szczególną uwagę na zachowywanie pisemnej formy umów, nawet jeśli przepisy nie wymagają jej dla zachowania ważności umowy. Paradoksalnie najbardziej rozpowszechnionym błędem jest poleganie przez przedsiębiorców jedynie na uzgodnieniach ustnych.

Udowodnienie treści takich dżentelmeńskich porozumień na etapie sądowym stanowi istotny problem dla stron i ich pełnomocników. W świetle nowelizacji procedury cywilnej z 7 listopada 2019 r. konieczność zawierania umów w formie pisemnej przez przedsiębiorców nabiera jeszcze większego znaczenia.  W zakresie spraw gospodarczych wprowadzono bowiem prymat dowodów z dokumentów nad dowodami z zeznań świadków, które mogą być obecnie stosowane jedynie wyjątkowo.

Niewłaściwy sposób zmiany umowy

W większości przypadków przy wykonaniu umowy wymagany jest stały kontakt i współpraca stron. Powinno mieć to odzwierciedlenie w umowie poprzez ustalenie wiążącego sposobu komunikacji oraz określenie osób wyznaczonych do kontaktu w sprawach związanych z umową. Zawarcie postanowienia o komunikacji drogą mailową czy poprzez określony komunikator tekstowy nie oznacza automatycznie, że strony będą mogły za pomocą tych środków dokonywać zmiany umowy.

Chcąc skorzystać z takiej możliwości, należy zastrzec w umowie, że wszelkie jej zmiany dokonywane są w formie dokumentowej. Tymczasem najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest zamieszczanie w umowie postanowienia o konieczności dokonywania zmian umowy na piśmie pod rygorem nieważności.

 Ważne jest zrozumienie różnicy między formą dokumentową a formą pisemną. E-mail, wiadomość tekstowa czy skan dokumentu (będące przykładami formy dokumentowej) nie spełnią wymagań formy pisemnej, gdyż nie będą opatrzone własnoręcznym podpisem. Zachowanie formy pisemnej w praktyce musi wiązać się z przesyłaniem sobie aneksów korespondencją pocztową lub równoczesnym spotkaniem się stron i podpisaniem odpowiednich dokumentów.

Z jednej strony forma pisemna chroni kontrahentów przed podjęciem zbyt pochopnej decyzji o zmianie umowy oraz pojawieniem się wątpliwości co do jej treści, z drugiej jednak strony czasochłonna procedura zmiany umowy może stanowić barierę, zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących działalność w różnych częściach Polski czy świata.

Nieprawidłowa reprezentacja stron

Przed zawarciem umowy z kontrahentem będącym spółką należy sprawdzić jego aktualne dane zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym. Taka weryfikacja pozwoli uniknąć częstego błędu polegającego na zawarciu umowy z osobą nieuprawnioną do reprezentacji. Sprawdzenia wymaga też sposób reprezentacji w spółce, który może przybierać formę reprezentacji jednoosobowej bądź łącznej. W przypadku tej drugiej wszystkie osoby uprawnione muszą działać przy zawieraniu umowy.

Prawidłowe oznaczanie stron ma duże znaczenie dla spółek cywilnych, gdyż umowy w tej sytuacji powinni zawierać wszyscy wspólnicy spółki. Wynika to faktu, że spółka cywilna nie jest „spółką” w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych, a zatem nie jest odrębnym podmiotem. W konsekwencji spółka cywilna nie może być podmiotem praw i obowiązków – w tym wypadku stroną umowy są wspólnicy spółki cywilnej. Szukanie informacji o spółce cywilnej w Krajowym Rejestrze Sądowym jest bezcelowe, gdyż ta jako jedyna nie podlega wpisowi do KRS. Dlatego w celu weryfikacji czy nasi kontrahenci rzeczywiście są wspólnikami spółki cywilnej, można skorzystać z rejestru REGON, wyszukiwarki CEIGD (wpisując NIP spółki cywilnej) lub poprosić kontrahenta o okazanie umowy spółki.

Nie mniej ważne w kontekście prawidłowej reprezentacji jest uzyskanie odpowiednich zgód korporacyjnych w przypadku dokonywania czynności prawnych powyżej pewnej wartości kapitału zakładowego. Przykładowo, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, to na podstawie art. 230 k.s.h. wspólnicy zobowiązani będą do podjęcia uchwały każdorazowo, gdy rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania przewyższa dwukrotnie wartość kapitału zakładowego. Oczywiście przepis ten może zostać wyłączony przez umowę spółki, zatem warto się z nią zapoznać. Istnieją także przepisy, których umową spółki nie da się zmienić, przykładowo art. 229 k.s.h., który stanowi, że uchwała wspólników przy nabywaniu nieruchomości jest wymagana w przypadku przekroczenia jednej czwartej kapitału zakładowego (jednak nie mniej niż 50 000 złotych).

Wadliwość reprezentacji przy zawieraniu umowy lub brak uzyskania odpowiednich zgód korporacyjnych może pociągać za sobą daleko idący skutek w postaci nieważności umowy.

Niewłaściwe uregulowanie kary umownej

Stanowią one nieodłączny element umów w obrocie gospodarczym, jednak ich prawidłowe uregulowanie nastręcza wiele trudności. Kary umowne można zastrzec tylko w przypadku świadczenia niepieniężnego, świadczenia pieniężne są bowiem rekompensowane przez odsetki za opóźnienie.

Dobrą praktyką jest racjonalne konstruowanie postanowień o karach umownych tak, by posiadały one górną granicę wartości kary i nie były rażąco wygórowane. Warto też sprawdzić, czy w umowie znajduje się postanowienie pozwalające na dochodzenie odszkodowania ponad zastrzeżoną karę umowną. W przypadku dużej wartości szkody kary umowne mogą nie wystarczyć na jej pokrycie.

Korzystanie ze wzorów

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z gotowych wzorów umów dostępnych w Internecie nie zdając sobie sprawy, że mogły one ulec dezaktualizacji ze względu na nowelizacje przepisów. Nawet jeśli część z nich jest skonstruowana w prawidłowy sposób i według aktualnego stanu prawnego, to nadal stanowią one jedynie bazę, która powinna zostać skonkretyzowana zależnie od potrzeb i sytuacji danego przedsiębiorcy. Przed podpisaniem umowy warto hipotetycznie rozważyć w jakich sferach może dojść do konfliktu i szczegółowo je uregulować, biorąc pod uwagę nawet najbardziej niekorzystne scenariusze.

Dokonanie pochopnego wyboru prawa właściwego i właściwości sądu

Poprzez wybór sądu (tzw. klauzulę prorogacyjną) decydujemy o tym, jaki sąd będzie właściwy miejscowo dla naszej sprawy. Z kolei wybór prawa właściwego wyznacza prawo, jakim będzie kierował się sąd przy rozstrzyganiu sporu powstałego na gruncie danej umowy. Są to odmienne pojęcia i należy pamiętać o wyraźnym uregulowaniu obu tych kwestii w umowie.

Niekiedy przedsiębiorcy nie do końca rozważnie decydują się na poddawanie umowy właściwości prawa obcego lub też odległego miejscowo sądu. Jeśli tak naprawdę nie znamy wybranego systemu prawnego, możemy nieświadomie pogorszyć swoją sytuację prawną. Przed podjęciem decyzji warto rozważyć też koszty obsługi prawnej sporu rozstrzyganego w oparciu o prawo obce oraz koszty dojazdu do wybranego sądu.

Na właściwość miejscową niewątpliwie wpłynie też niedawna nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, a konkretnie art. 34 stanowiącego o właściwości przemiennej w przypadku sporów wynikających z umów. Ustawodawca posłużył się pojęciem miejsca spełnienia świadczenia charakterystycznego dla umowy, które w przypadku umowy sprzedaży rzeczy ruchomych będzie miejscem ich dostarczenia, a dla umowy o świadczenie usług – miejscem ich świadczenia. Zamysłem ustawodawcy było odciążenie sądów w dużych miastach, jednak skutkiem ubocznym może być znaczne rozproszenie spraw po całej Polsce. Regulacja ta powinna być szczególnie brana pod uwagę przez przedsiębiorców trudniących się sprzedażą towarów na odległość. Bez zachowania odpowiednich mechanizmów prawnych, mogą oni być zmuszeni do wszczynania postępowań przed wieloma różnymi sądami.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Pominięcie przeniesienia autorskich praw majątkowych

Dużą część obrotu profesjonalnego stanowią umowy, których celem jest stworzenie utworu w rozumieniu prawa autorskiego. Ważnym elementem takiej umowy będą postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych. Ustawodawca zastrzega w tym przypadku rygor formy pisemnej, co oznacza, że niedopuszczalne będzie przeniesienie autorskich praw majątkowych np. drogą mailową. Pominięcie przeniesienia praw majątkowych w umowie może doprowadzić do kuriozalnej sytuacji, w której nie będziemy mogli w pełni korzystać z utworu, za którego wykonanie zapłaciliśmy.

Równie ważne w kontekście przeniesienia autorskich praw majątkowych jest właściwe określenie pól eksploatacji, czyli płaszczyzn wykorzystania utworu. Poprzestanie na określeniu „przeniesienie na wszystkich polach eksploatacji” jest zdecydowanie niewystarczające i należy je uzupełnić o odpowiednie wyliczenie.

Mylenie pojęcia odstąpienia od umowy i wypowiedzenia umowy

Są to dwa różniące się od siebie skutkami sposoby zakończenia bytu prawnego umowy. Odstąpienie od umowy tworzy stan, jak gdyby umowa nie została nigdy zawarta, a strony zobowiązane są zwrócić sobie wszystko, co wzajemnie świadczyły. Z kolei wypowiedzenie umowy wywiera skutki jedynie na przyszłość i nie powoduje konieczności zwrotu świadczeń. Przedsiębiorcy powinni precyzyjnie posługiwać się tymi pojęciami, by uniknąć konieczności dowodzenia jaki cel przyświecał im przy zawieraniu takiego postanowienia w umowie.

Anna Nowak, praktykantka w Kancelarii Radców Prawnych Lubasz & Wspólnicy, studentka jednolitych studiów magisterskich na kierunku Prawo na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Problemy firm widoczne na długo przed niewypłacalnością
    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż 1/3 bankrutów i 1/4 restrukturyzowanych przedsiębiorstw nie płaciła swoim kontrahentom już na 2 lata przed ogłoszeniem niewypłacalności.
    Ceny mieszkań w Polsce osiągnęły maksimum w połowie 2022 roku? Niewykluczone
    Czekaliście ze sprzedażą mieszkania, aż ceny osiągną apogeum? No więc, chyba pora udać się do pośrednika obrotu nieruchomościami. Ceny sprzedaży mieszkań, w niektórych miastach zaczęły spadać, a ponadto serwisy nieruchomościowe puchną od ofert z rynku wtórnego.
    Nowoczesna komunikacja PR elementem inwestycji biznesu
    Cyfryzacja, zmiana pokoleniowa i coraz bardziej wymagający rynek. Nawet w niedalekiej przyszłości prowadzenie biznesu będzie całkowicie innym wyzwaniem, aniżeli kilka lat temu. Dynamiczna transformacja społeczno-gospodarcza wymaga od przedsiębiorców jeszcze szerszego spojrzenia zarówno na swoich klientów, jak i inwestorów, kontrahentów, czy sam zespół.
    Elektrownie atomowe. Czy powstaną w Polsce?
    Pięć ośrodków będzie uczestniczyć w procesie licencjonowania i kontroli elektrowni jądrowej. Prezes Państwowej Agencji Atomistyki zdecydował o przyznaniu autoryzacji dla ośrodków naukowo-badawczych.
    Rynek nieruchomości komercyjnych w Polsce
    Mimo zawirowań geopolitycznych i gospodarczych ostatnich miesięcy, polski rynek nieruchomości komercyjnych zakończył pierwsze półrocze niezłym wynikiem. Należy jednak pamiętać, że echa tych zawirowań nie widać jeszcze w wynikach drugiego kwartału 2022 roku.
    Spółdzielnie mieszkaniowe podwyższają czynsze. Winne ceny energii
    Czy po wakacjach kredytowych pojawi się postulat wakacji czynszowych? Opłaty rosną a zarządcy tłumaczą, że nie oni są winni. Znaczną część czynszu stanowi energia – ogrzanie wody i mieszkań oraz prąd w częściach wspólnych. Dodatkowo inflacja wpływa na ceny usług niezwiązanych bezpośrednio z energią. Niestety nic nie wskazuje, żeby najnowsze podwyżki miały być ostatnimi.
    Dopłaty do innych niż węgiel źródeł ciepła - projekt
    W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano projekt ustawy regulujący m.in. jednorazowe dodatki dla ogrzewających swoje domy paliwem innym niż węgiel.
    Zaostrzanie nadzoru rejestrowania sprzedaży
    Resort finansów pracuje nad zmianami prawa, które zabezpieczą źródła wpływów podatkowych państwa. Proponowane zmiany dotyczą głównie fiskalizacji sprzedaży przy użyciu kas w urządzeniach do automatycznego świadczenia usług i sprzedaży towarów. Do nowych przepisów będą musiały dostosować się kolejne grupy przedsiębiorców.
    Niskie ceny przyciągają Czechów na zakupy do Polski
    Czesi wciąż chętnie przyjeżdżają do Polski na zakupy. Szczególnie atrakcyjne są ceny benzyny oraz artykułów spożywczych. Każda wizyta to oszczędność
    Co może od 2023 r. zastąpić opakowania plastikowe? [KOMENTARZ]
    Przepisy systematycznie będą ograniczać produkcję plastikowych opakowań. Czy jest alternatywa dla tworzyw sztucznych?
    Kryzys w związku z wojną w Ukrainie - wsparcie dla przedsiębiorców
    Pomoc będzie mogła być udzielana w formie pożyczek, zarówno mikro, małym, średnim, jak i dużym przedsiębiorcom. Do kiedy będzie można otrzymać wsparcie?
    Mandat za parkowanie na drodze wewnętrznej
    Mandat za parkowanie na drodze wewnętrznej? Dziś zastanowimy się nad tym czy jest możliwy, a jak tak to ile wynosi. Co mówią przepisy?
    Procenty z lokat przegrywają z inflacją w Polsce i UE
    Inflacja dwucyfrowa jednak odsetki w bankach niewiele wyższe niż przed wojną. To realia nie tylko polskie
    Ile jest fotoradarów w Polsce? A ile w Europie?
    Ile jest fotoradarów w Polsce? Dokładnie 587. Jak jednak ta liczba wypada na tle innych krajów Europy? W Wielkiej Brytanii jest ich 10-krotnie więcej.
    Polacy przenoszą się z mieszkań do domów
    Domy szybko zyskują na wartości oraz popularności wśród Polaków. Podobnie jak mieszkania są one dobrą inwestycją w dobie galopującej inflacji i potrafią ochronić oszczędności, a nawet je pomnożyć. Nic więc dziwnego, że przeznaczone pod nie grunty, sprzedają się dziś jak ciepłe bułeczki.
    PIE: w sierpniu indeks koniunktury spadł do 98,6 pkt
    Miesięczny Indeks Koniunktury Polskiego Instytutu Ekonomicznego i Banku Gospodarstwa Krajowego spadł w sierpniu o 3,8 pkt, do poziomu 98,6 pkt - przekazał PIE. Po raz pierwszy od lutego odczyt MIK jest poniżej poziomu neutralnego, co oznacza przewagę nastrojów negatywnych - dodano.
    50 mln zł rocznie na wykup byłych mieszkań pracowniczych
    50 mln rocznie przekaże polski rząd samorządom, które zdecydują się wykupić od podmiotów prywatnych dawne mieszkania pracownicze, aby ich lokatorom nie groziły podwyżki czynszu - powiedział PAP minister rozwoju i technologii Waldemar Buda w Zgierzu (woj. łódzkie), gdzie jest ok. 40 takich mieszkań.
    Przyczyny zużycia opon? Oto główni zabójcy ogumienia
    Przyczyny zużycia opon? Lista jest dość długa. Warto ją jednak poznać. W ten sposób kierujący może przedłużyć czas życia ogumienia w swoim aucie.
    Strefy czystego transportu w Polsce. Kto będzie pionierem?
    Strefy czystego transportu w Polsce. Co oznaczają? Czemu kierowcy ich nie chcą? I które miasto utworzy pierwszą? Sprawdźmy.
    E-commerce: zmiana zawartości maila po wysyłce? To możliwe!
    Zawartość wysłanego już maila można zmienić dzięki technologii real time content management (RTCM). Korzystanie z tego rozwiązania staje się coraz powszechniejszym trendem na polskim rynku e-commerce.
    Internet Rzeczy. Rewolucja, która w Polsce jest nowością
    Przedmioty połączone cyfrowo. Internet Rzeczy to technologia, od której w biznesie nie ma już odwrotu. Skoro tak, to dlaczego zaledwie 29 proc. firm w UE wykorzystuje IoT? Polska nie zaskakuje — znajdujemy się w ogonie wspólnoty. Nowe dane Eurostatu pokazują, jak wygląda wykorzystanie tej technologii w UE.
    Ceny luksusowych nieruchomości na świecie rosną wolniej, ale spadków nie widać.
    Na koniec drugiego kwartału 2022 roku firma Knight Frank opublikowała Prime Global Cities Index, czyli indeks śledzący ceny luksusowych nieruchomości na świecie w 45 miastach. Po dwóch latach, w trakcie których obserwowaliśmy historycznie najwyższą dynamikę wzrostu cen nieruchomości luksusowych widoczny jest spadek.
    Zakup mieszkania na osiedlu. Gdzie można kupić?
    W jakich inwestycjach deweloperzy mają ukończone mieszkania lub z bliskim terminem oddania? Jakie lokale są jeszcze w sprzedaży? W jakich cenach?
    Ile zostało już złożonych wniosków o wakacje kredytowe?
    Około 850 tys. wniosków o wakacje kredytowe złożono we wszystkich bankach - poinformował w środę prezes Związku Banków Polskich Krzysztof Pietraszkiewicz.
    Mandaty w wakacje 2022. Mamy rekordzistę. To OPP z Lublina
    Mandaty w wakacje 2022 nie będą niskie? Tylko w lipcu przekonało się o tym prawie 114 tys. kierowców. Tyle złapały rejestratory systemu CANARD ITD.