Kategorie

Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców

Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców
Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców
Prowadzenie działalności gospodarczej jest nieodłącznie związane z zawieraniem szeregu umów. Prawidłowe sformułowanie ich postanowień powinno leżeć w interesie obu stron, gdyż pozwala to zminimalizować ryzyko przyszłego sporu. O czym warto pamiętać, a czego się wystrzegać? Anna Nowak z Kancelarii Radców Prawnych Lubasz & Wspólnicy omawia przykłady 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców przy konstruowaniu umów.

Umowa w formie ustnej

Przedsiębiorcy jako profesjonalni uczestnicy obrotu powinni zwracać szczególną uwagę na zachowywanie pisemnej formy umów, nawet jeśli przepisy nie wymagają jej dla zachowania ważności umowy. Paradoksalnie najbardziej rozpowszechnionym błędem jest poleganie przez przedsiębiorców jedynie na uzgodnieniach ustnych.

Udowodnienie treści takich dżentelmeńskich porozumień na etapie sądowym stanowi istotny problem dla stron i ich pełnomocników. W świetle nowelizacji procedury cywilnej z 7 listopada 2019 r. konieczność zawierania umów w formie pisemnej przez przedsiębiorców nabiera jeszcze większego znaczenia.  W zakresie spraw gospodarczych wprowadzono bowiem prymat dowodów z dokumentów nad dowodami z zeznań świadków, które mogą być obecnie stosowane jedynie wyjątkowo.

Niewłaściwy sposób zmiany umowy

Reklama

W większości przypadków przy wykonaniu umowy wymagany jest stały kontakt i współpraca stron. Powinno mieć to odzwierciedlenie w umowie poprzez ustalenie wiążącego sposobu komunikacji oraz określenie osób wyznaczonych do kontaktu w sprawach związanych z umową. Zawarcie postanowienia o komunikacji drogą mailową czy poprzez określony komunikator tekstowy nie oznacza automatycznie, że strony będą mogły za pomocą tych środków dokonywać zmiany umowy.

Chcąc skorzystać z takiej możliwości, należy zastrzec w umowie, że wszelkie jej zmiany dokonywane są w formie dokumentowej. Tymczasem najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest zamieszczanie w umowie postanowienia o konieczności dokonywania zmian umowy na piśmie pod rygorem nieważności.

 Ważne jest zrozumienie różnicy między formą dokumentową a formą pisemną. E-mail, wiadomość tekstowa czy skan dokumentu (będące przykładami formy dokumentowej) nie spełnią wymagań formy pisemnej, gdyż nie będą opatrzone własnoręcznym podpisem. Zachowanie formy pisemnej w praktyce musi wiązać się z przesyłaniem sobie aneksów korespondencją pocztową lub równoczesnym spotkaniem się stron i podpisaniem odpowiednich dokumentów.

Z jednej strony forma pisemna chroni kontrahentów przed podjęciem zbyt pochopnej decyzji o zmianie umowy oraz pojawieniem się wątpliwości co do jej treści, z drugiej jednak strony czasochłonna procedura zmiany umowy może stanowić barierę, zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących działalność w różnych częściach Polski czy świata.

Nieprawidłowa reprezentacja stron

Reklama

Przed zawarciem umowy z kontrahentem będącym spółką należy sprawdzić jego aktualne dane zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym. Taka weryfikacja pozwoli uniknąć częstego błędu polegającego na zawarciu umowy z osobą nieuprawnioną do reprezentacji. Sprawdzenia wymaga też sposób reprezentacji w spółce, który może przybierać formę reprezentacji jednoosobowej bądź łącznej. W przypadku tej drugiej wszystkie osoby uprawnione muszą działać przy zawieraniu umowy.

Prawidłowe oznaczanie stron ma duże znaczenie dla spółek cywilnych, gdyż umowy w tej sytuacji powinni zawierać wszyscy wspólnicy spółki. Wynika to faktu, że spółka cywilna nie jest „spółką” w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych, a zatem nie jest odrębnym podmiotem. W konsekwencji spółka cywilna nie może być podmiotem praw i obowiązków – w tym wypadku stroną umowy są wspólnicy spółki cywilnej. Szukanie informacji o spółce cywilnej w Krajowym Rejestrze Sądowym jest bezcelowe, gdyż ta jako jedyna nie podlega wpisowi do KRS. Dlatego w celu weryfikacji czy nasi kontrahenci rzeczywiście są wspólnikami spółki cywilnej, można skorzystać z rejestru REGON, wyszukiwarki CEIGD (wpisując NIP spółki cywilnej) lub poprosić kontrahenta o okazanie umowy spółki.

Nie mniej ważne w kontekście prawidłowej reprezentacji jest uzyskanie odpowiednich zgód korporacyjnych w przypadku dokonywania czynności prawnych powyżej pewnej wartości kapitału zakładowego. Przykładowo, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, to na podstawie art. 230 k.s.h. wspólnicy zobowiązani będą do podjęcia uchwały każdorazowo, gdy rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania przewyższa dwukrotnie wartość kapitału zakładowego. Oczywiście przepis ten może zostać wyłączony przez umowę spółki, zatem warto się z nią zapoznać. Istnieją także przepisy, których umową spółki nie da się zmienić, przykładowo art. 229 k.s.h., który stanowi, że uchwała wspólników przy nabywaniu nieruchomości jest wymagana w przypadku przekroczenia jednej czwartej kapitału zakładowego (jednak nie mniej niż 50 000 złotych).

Wadliwość reprezentacji przy zawieraniu umowy lub brak uzyskania odpowiednich zgód korporacyjnych może pociągać za sobą daleko idący skutek w postaci nieważności umowy.

Niewłaściwe uregulowanie kary umownej

Stanowią one nieodłączny element umów w obrocie gospodarczym, jednak ich prawidłowe uregulowanie nastręcza wiele trudności. Kary umowne można zastrzec tylko w przypadku świadczenia niepieniężnego, świadczenia pieniężne są bowiem rekompensowane przez odsetki za opóźnienie.

Dobrą praktyką jest racjonalne konstruowanie postanowień o karach umownych tak, by posiadały one górną granicę wartości kary i nie były rażąco wygórowane. Warto też sprawdzić, czy w umowie znajduje się postanowienie pozwalające na dochodzenie odszkodowania ponad zastrzeżoną karę umowną. W przypadku dużej wartości szkody kary umowne mogą nie wystarczyć na jej pokrycie.

Korzystanie ze wzorów

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z gotowych wzorów umów dostępnych w Internecie nie zdając sobie sprawy, że mogły one ulec dezaktualizacji ze względu na nowelizacje przepisów. Nawet jeśli część z nich jest skonstruowana w prawidłowy sposób i według aktualnego stanu prawnego, to nadal stanowią one jedynie bazę, która powinna zostać skonkretyzowana zależnie od potrzeb i sytuacji danego przedsiębiorcy. Przed podpisaniem umowy warto hipotetycznie rozważyć w jakich sferach może dojść do konfliktu i szczegółowo je uregulować, biorąc pod uwagę nawet najbardziej niekorzystne scenariusze.

Dokonanie pochopnego wyboru prawa właściwego i właściwości sądu

Poprzez wybór sądu (tzw. klauzulę prorogacyjną) decydujemy o tym, jaki sąd będzie właściwy miejscowo dla naszej sprawy. Z kolei wybór prawa właściwego wyznacza prawo, jakim będzie kierował się sąd przy rozstrzyganiu sporu powstałego na gruncie danej umowy. Są to odmienne pojęcia i należy pamiętać o wyraźnym uregulowaniu obu tych kwestii w umowie.

Niekiedy przedsiębiorcy nie do końca rozważnie decydują się na poddawanie umowy właściwości prawa obcego lub też odległego miejscowo sądu. Jeśli tak naprawdę nie znamy wybranego systemu prawnego, możemy nieświadomie pogorszyć swoją sytuację prawną. Przed podjęciem decyzji warto rozważyć też koszty obsługi prawnej sporu rozstrzyganego w oparciu o prawo obce oraz koszty dojazdu do wybranego sądu.

Na właściwość miejscową niewątpliwie wpłynie też niedawna nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, a konkretnie art. 34 stanowiącego o właściwości przemiennej w przypadku sporów wynikających z umów. Ustawodawca posłużył się pojęciem miejsca spełnienia świadczenia charakterystycznego dla umowy, które w przypadku umowy sprzedaży rzeczy ruchomych będzie miejscem ich dostarczenia, a dla umowy o świadczenie usług – miejscem ich świadczenia. Zamysłem ustawodawcy było odciążenie sądów w dużych miastach, jednak skutkiem ubocznym może być znaczne rozproszenie spraw po całej Polsce. Regulacja ta powinna być szczególnie brana pod uwagę przez przedsiębiorców trudniących się sprzedażą towarów na odległość. Bez zachowania odpowiednich mechanizmów prawnych, mogą oni być zmuszeni do wszczynania postępowań przed wieloma różnymi sądami.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Pominięcie przeniesienia autorskich praw majątkowych

Dużą część obrotu profesjonalnego stanowią umowy, których celem jest stworzenie utworu w rozumieniu prawa autorskiego. Ważnym elementem takiej umowy będą postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych. Ustawodawca zastrzega w tym przypadku rygor formy pisemnej, co oznacza, że niedopuszczalne będzie przeniesienie autorskich praw majątkowych np. drogą mailową. Pominięcie przeniesienia praw majątkowych w umowie może doprowadzić do kuriozalnej sytuacji, w której nie będziemy mogli w pełni korzystać z utworu, za którego wykonanie zapłaciliśmy.

Równie ważne w kontekście przeniesienia autorskich praw majątkowych jest właściwe określenie pól eksploatacji, czyli płaszczyzn wykorzystania utworu. Poprzestanie na określeniu „przeniesienie na wszystkich polach eksploatacji” jest zdecydowanie niewystarczające i należy je uzupełnić o odpowiednie wyliczenie.

Mylenie pojęcia odstąpienia od umowy i wypowiedzenia umowy

Są to dwa różniące się od siebie skutkami sposoby zakończenia bytu prawnego umowy. Odstąpienie od umowy tworzy stan, jak gdyby umowa nie została nigdy zawarta, a strony zobowiązane są zwrócić sobie wszystko, co wzajemnie świadczyły. Z kolei wypowiedzenie umowy wywiera skutki jedynie na przyszłość i nie powoduje konieczności zwrotu świadczeń. Przedsiębiorcy powinni precyzyjnie posługiwać się tymi pojęciami, by uniknąć konieczności dowodzenia jaki cel przyświecał im przy zawieraniu takiego postanowienia w umowie.

Anna Nowak, praktykantka w Kancelarii Radców Prawnych Lubasz & Wspólnicy, studentka jednolitych studiów magisterskich na kierunku Prawo na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego

Dowiedz się więcej z naszej publikacji
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Obowiązki biur rachunkowych
Tylko teraz
89,00 zł
99,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    26 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.

    Lokalizacja mieszkania - co warto sprawdzić przed zakupem?

    Lokalizacja mieszkania. Tak naprawdę nie ma jednej definicji dobrej lokalizacji. W zależności od naszych potrzeb, miejsca pracy, etapu życia, na którym się znajdujemy czy jego stylu, sami możemy zdefiniować, czym jest tak naprawdę dobra lokalizacja. Nie ma jednego rozwiązania. Zupełnie inne potrzeby będą miały rodziny z małymi dziećmi, inne – ludzie już dojrzali, a jeszcze inne młodzi single. Jest jednak kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę. Czym się kierować, szukając idealnego miejsca do zamieszkania?

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę - założenia projektu

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę. W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, którego celem ma być umożliwienie budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2 (do 90 m2 powierzchni użytkowej) bez konieczności uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę (ale w procedurze zgłoszenia), bez konieczności ustanawiania kierownika budowy oraz prowadzenia dziennika budowy. Nowe przepisy mają wejść w życie w IV kwartale 2021 roku.

    Zmiana pozwolenia na budowę po 19 września 2020 r. - skutki

    Zmiana pozwolenia na budowę. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień odnośnie stosowania dotychczasowych przepisów Prawa budowlanego (obowiązujących przed nowelizacją, która weszła w życie 19 września 2020 r.) w zakresie zmiany pozwolenia na budowę.

    Kompleksowa informacja o wyrobach budowlanych

    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zaprasza do odwiedzenia nowej strony internetowej Punktu kontaktowego do spraw wyrobów budowlanych pod adresem punkt-kontaktowy.gunb.gov.pl. Jak zadać pytanie?

    E-commerce wpływa na rozwój transakcji bezgotówkowych

    Co sprawia, że rynek płatności bezgotówkowych stale rośnie? Odpowiedź jest prosta: e-commerce.

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa - kto i jak powinien go przeprowadzić?

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa to procedura mającą na celu przeprowadzenie szczegółowych i potwierdzonych obliczeń dotyczących przedsięwzięć realizowanych na terytorium Polski, służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii osiągniętych w wyniku ich realizacji. Kto ma obowiązek przeprowadzić audyt energetyczny przedsiębiorstwa? Jaki jest zakres i termin tego audytu i jakie obowiązki informacyjne ciążą na obowiązanych przedsiębiorcach? Jakie kary grożą za brak audytu energetycznego przedsiębiorstwa?

    Tomasz Sętowski: W Polsce jest boom na sztukę [PODCAST]

    Czy pandemia zachwiała rynkiem dóbr luksusowych? Jak wygląda sytuacja na rynku dzieł sztuki? Czy Polacy chętnie w nią inwestują? W rozmowie z Agnieszką Gorczycą (Infor.pl), malarz Tomasz Sętowski wyjaśnia te kwestie i tłumaczy dlaczego udział w aukcjach młodej sztuki to dobry pomysł na inwestycje. Zapraszamy do wysłuchania podcastu!

    Branża turystyczna - długi i obawa przed lockdownem

    Branża turystyczna wciąż z długami obawia się kolejnego lockdownu. Przed wyjazdem na wakacje sprawdź organizatora wycieczki. Czy grozi mu opadłość?

    Nowa polityka klimatyczna UE (Fit for 55) to wyższe ceny energii

    Komisja Europejska przyjęła pakiet Fit for 55, aby dostosować politykę unijną do obniżenia emisji gazów cieplarnianych netto o co najmniej 55 proc. do 2030 roku w porównaniu z poziomami z 1990 roku. Efektem zmian w polityce klimatycznej UE będzie dalszy wzrost cen energii. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego dla najuboższych gospodarstw unijnych koszty emisji w transporcie i budynkach wzrosną średnio o 4,3 proc., w Polsce – aż o 14,3 proc. – Ceny wzrosną tym bardziej, im wolniej i bardziej ospale będziemy prowadzić transformację energetyczną – ocenia Izabela Zygmunt, starsza analityczka ds. energii i klimatu z WiseEuropa.

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu?

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu? Ten budowlany dylemat dyskutowany był już wielokrotnie. Przede wszystkim od strony technicznej. Zagadnieniu warto jednak przyjrzeć się bliżej, także pod kątem finansowym i skalkulować rzeczywiste koszty jednego i drugiego rozwiązania. Zwłaszcza, że obecna sytuacja rynkowa zmusza do tego, by na nowo przeliczyć wydatki związane z konstrukcją dachu. Kluczowe są tu zwłaszcza dwie kwestie: rosnące ceny drewna oraz usług dekarskich.

    Ceny rosną, Polacy chcą ograniczać wydatki

    Ceny rosną. Jednocześnie ponad 40 procent Polaków chce ograniczać wydatki. Tak wynika z badania dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor.

    Jak sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w okolicy? Ruszył system SI2PEM

    Poziom natężenia pola elektromagnetycznego - system SI2PEM. Każdy zainteresowany może już sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w swojej okolicy – szybko, wygodnie i za darmo, przez internet, z dokładnością do 1 metra kwadratowego. Ruszył SI2PEM, czyli System Informacyjny o Instalacjach wytwarzających Promieniowanie Elektromagnetyczne (www.si2pem.gov.pl) - poinformowała 20 lipca 2021 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. System będzie aktualizowany wraz z kolejnymi danymi przekazywanymi przez podmioty obowiązane.

    Dlaczego mieszkania drożeją? Kiedy zaczną tanieć?

    Dlaczego mieszkania drożeją? Główną przyczyną wzrostu cen mieszkań jest malejąca ich podaż i wyższe koszty budowy - powiedział PAP wiceprezes JLL Kazimierz Kirejczyk. Dodał, że jest mało prawdopodobne, aby ceny mogły w niedalekiej przyszłości zacząć spadać. Nie widać ryzyka bańki spekulacyjnej na rynku mieszkaniowym, nawet w obliczu niskich stóp procentowych - ocenia ekspert Polskiego Instytutu Ekonomicznego. Wyjaśnia, że koszt zakupu nieruchomości rośnie nieco szybciej niż inne ceny konsumenckie, ale jest on niższy niż wzrost wynagrodzeń.

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM) podobne do TBS-ów

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM). Społeczne inicjatywy mieszkaniowe w wielu kwestiach są podobne do TBS-ów, które działają w Polsce już od 25 lat. Sporą nowością ma być możliwość rozliczenia partycypacji albo dojścia do własności mieszkania. Będzie to możliwe jednak dopiero po spłacie kredytu na budowę. Rząd chce mocno wspierać społeczne inicjatywy mieszkaniowe. Świadczy o tym m.in. kwota dofinansowania dla gmin uruchamiających takie instytucje (aż 1,5 mld zł).

    Prosta spółka akcyjna - nowy podmiot od 1 lipca 2021 r.

    W ramach pakietu Ministerstwa Rozwoju „100 zmian dla firm - Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” w Kodeksie spółek handlowych wprowadzono przepisy regulujące nowy typ spółki kapitałowej. Jest to prosta spółka akcyjna. Nowe przepisy weszły w życie 1 lipca 2021 r.

    Polskie firmy muszą być obecne w Google, jeśli chcą przetrwać

    Wg danych zebranych przez firmę Senuto, w polskim Internecie jest obecnych blisko 90 tysięcy sklepów online i tylko w 2020 roku w czasie pandemii, powstało ponad 6 tysięcy nowych. Generują one miesięcznie prawie 400 milionów odwiedzin tylko z samych wyszukiwarek. Oznacza to, że statystycznie, każdy dorosły Polak, każdego miesiąca, odwiedza sklepy internetowe z użyciem Google 13 razy. Czyli niemal co drugi dzień.