Umowy w firmie - 8 najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców

Umowa w formie ustnej

Przedsiębiorcy jako profesjonalni uczestnicy obrotu powinni zwracać szczególną uwagę na zachowywanie pisemnej formy umów, nawet jeśli przepisy nie wymagają jej dla zachowania ważności umowy. Paradoksalnie najbardziej rozpowszechnionym błędem jest poleganie przez przedsiębiorców jedynie na uzgodnieniach ustnych.

Udowodnienie treści takich dżentelmeńskich porozumień na etapie sądowym stanowi istotny problem dla stron i ich pełnomocników. W świetle nowelizacji procedury cywilnej z 7 listopada 2019 r. konieczność zawierania umów w formie pisemnej przez przedsiębiorców nabiera jeszcze większego znaczenia.  W zakresie spraw gospodarczych wprowadzono bowiem prymat dowodów z dokumentów nad dowodami z zeznań świadków, które mogą być obecnie stosowane jedynie wyjątkowo.

Niewłaściwy sposób zmiany umowy

W większości przypadków przy wykonaniu umowy wymagany jest stały kontakt i współpraca stron. Powinno mieć to odzwierciedlenie w umowie poprzez ustalenie wiążącego sposobu komunikacji oraz określenie osób wyznaczonych do kontaktu w sprawach związanych z umową. Zawarcie postanowienia o komunikacji drogą mailową czy poprzez określony komunikator tekstowy nie oznacza automatycznie, że strony będą mogły za pomocą tych środków dokonywać zmiany umowy.

Chcąc skorzystać z takiej możliwości, należy zastrzec w umowie, że wszelkie jej zmiany dokonywane są w formie dokumentowej. Tymczasem najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest zamieszczanie w umowie postanowienia o konieczności dokonywania zmian umowy na piśmie pod rygorem nieważności.

 Ważne jest zrozumienie różnicy między formą dokumentową a formą pisemną. E-mail, wiadomość tekstowa czy skan dokumentu (będące przykładami formy dokumentowej) nie spełnią wymagań formy pisemnej, gdyż nie będą opatrzone własnoręcznym podpisem. Zachowanie formy pisemnej w praktyce musi wiązać się z przesyłaniem sobie aneksów korespondencją pocztową lub równoczesnym spotkaniem się stron i podpisaniem odpowiednich dokumentów.

Z jednej strony forma pisemna chroni kontrahentów przed podjęciem zbyt pochopnej decyzji o zmianie umowy oraz pojawieniem się wątpliwości co do jej treści, z drugiej jednak strony czasochłonna procedura zmiany umowy może stanowić barierę, zwłaszcza dla przedsiębiorców prowadzących działalność w różnych częściach Polski czy świata.

Nieprawidłowa reprezentacja stron

Przed zawarciem umowy z kontrahentem będącym spółką należy sprawdzić jego aktualne dane zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym. Taka weryfikacja pozwoli uniknąć częstego błędu polegającego na zawarciu umowy z osobą nieuprawnioną do reprezentacji. Sprawdzenia wymaga też sposób reprezentacji w spółce, który może przybierać formę reprezentacji jednoosobowej bądź łącznej. W przypadku tej drugiej wszystkie osoby uprawnione muszą działać przy zawieraniu umowy.

Prawidłowe oznaczanie stron ma duże znaczenie dla spółek cywilnych, gdyż umowy w tej sytuacji powinni zawierać wszyscy wspólnicy spółki. Wynika to faktu, że spółka cywilna nie jest „spółką” w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych, a zatem nie jest odrębnym podmiotem. W konsekwencji spółka cywilna nie może być podmiotem praw i obowiązków – w tym wypadku stroną umowy są wspólnicy spółki cywilnej. Szukanie informacji o spółce cywilnej w Krajowym Rejestrze Sądowym jest bezcelowe, gdyż ta jako jedyna nie podlega wpisowi do KRS. Dlatego w celu weryfikacji czy nasi kontrahenci rzeczywiście są wspólnikami spółki cywilnej, można skorzystać z rejestru REGON, wyszukiwarki CEIGD (wpisując NIP spółki cywilnej) lub poprosić kontrahenta o okazanie umowy spółki.

Nie mniej ważne w kontekście prawidłowej reprezentacji jest uzyskanie odpowiednich zgód korporacyjnych w przypadku dokonywania czynności prawnych powyżej pewnej wartości kapitału zakładowego. Przykładowo, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, to na podstawie art. 230 k.s.h. wspólnicy zobowiązani będą do podjęcia uchwały każdorazowo, gdy rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania przewyższa dwukrotnie wartość kapitału zakładowego. Oczywiście przepis ten może zostać wyłączony przez umowę spółki, zatem warto się z nią zapoznać. Istnieją także przepisy, których umową spółki nie da się zmienić, przykładowo art. 229 k.s.h., który stanowi, że uchwała wspólników przy nabywaniu nieruchomości jest wymagana w przypadku przekroczenia jednej czwartej kapitału zakładowego (jednak nie mniej niż 50 000 złotych).

Wadliwość reprezentacji przy zawieraniu umowy lub brak uzyskania odpowiednich zgód korporacyjnych może pociągać za sobą daleko idący skutek w postaci nieważności umowy.

Niewłaściwe uregulowanie kary umownej

Stanowią one nieodłączny element umów w obrocie gospodarczym, jednak ich prawidłowe uregulowanie nastręcza wiele trudności. Kary umowne można zastrzec tylko w przypadku świadczenia niepieniężnego, świadczenia pieniężne są bowiem rekompensowane przez odsetki za opóźnienie.

Dobrą praktyką jest racjonalne konstruowanie postanowień o karach umownych tak, by posiadały one górną granicę wartości kary i nie były rażąco wygórowane. Warto też sprawdzić, czy w umowie znajduje się postanowienie pozwalające na dochodzenie odszkodowania ponad zastrzeżoną karę umowną. W przypadku dużej wartości szkody kary umowne mogą nie wystarczyć na jej pokrycie.

Korzystanie ze wzorów

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z gotowych wzorów umów dostępnych w Internecie nie zdając sobie sprawy, że mogły one ulec dezaktualizacji ze względu na nowelizacje przepisów. Nawet jeśli część z nich jest skonstruowana w prawidłowy sposób i według aktualnego stanu prawnego, to nadal stanowią one jedynie bazę, która powinna zostać skonkretyzowana zależnie od potrzeb i sytuacji danego przedsiębiorcy. Przed podpisaniem umowy warto hipotetycznie rozważyć w jakich sferach może dojść do konfliktu i szczegółowo je uregulować, biorąc pod uwagę nawet najbardziej niekorzystne scenariusze.

Dokonanie pochopnego wyboru prawa właściwego i właściwości sądu

Poprzez wybór sądu (tzw. klauzulę prorogacyjną) decydujemy o tym, jaki sąd będzie właściwy miejscowo dla naszej sprawy. Z kolei wybór prawa właściwego wyznacza prawo, jakim będzie kierował się sąd przy rozstrzyganiu sporu powstałego na gruncie danej umowy. Są to odmienne pojęcia i należy pamiętać o wyraźnym uregulowaniu obu tych kwestii w umowie.

Niekiedy przedsiębiorcy nie do końca rozważnie decydują się na poddawanie umowy właściwości prawa obcego lub też odległego miejscowo sądu. Jeśli tak naprawdę nie znamy wybranego systemu prawnego, możemy nieświadomie pogorszyć swoją sytuację prawną. Przed podjęciem decyzji warto rozważyć też koszty obsługi prawnej sporu rozstrzyganego w oparciu o prawo obce oraz koszty dojazdu do wybranego sądu.

Na właściwość miejscową niewątpliwie wpłynie też niedawna nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, a konkretnie art. 34 stanowiącego o właściwości przemiennej w przypadku sporów wynikających z umów. Ustawodawca posłużył się pojęciem miejsca spełnienia świadczenia charakterystycznego dla umowy, które w przypadku umowy sprzedaży rzeczy ruchomych będzie miejscem ich dostarczenia, a dla umowy o świadczenie usług – miejscem ich świadczenia. Zamysłem ustawodawcy było odciążenie sądów w dużych miastach, jednak skutkiem ubocznym może być znaczne rozproszenie spraw po całej Polsce. Regulacja ta powinna być szczególnie brana pod uwagę przez przedsiębiorców trudniących się sprzedażą towarów na odległość. Bez zachowania odpowiednich mechanizmów prawnych, mogą oni być zmuszeni do wszczynania postępowań przed wieloma różnymi sądami.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Pominięcie przeniesienia autorskich praw majątkowych

Dużą część obrotu profesjonalnego stanowią umowy, których celem jest stworzenie utworu w rozumieniu prawa autorskiego. Ważnym elementem takiej umowy będą postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych. Ustawodawca zastrzega w tym przypadku rygor formy pisemnej, co oznacza, że niedopuszczalne będzie przeniesienie autorskich praw majątkowych np. drogą mailową. Pominięcie przeniesienia praw majątkowych w umowie może doprowadzić do kuriozalnej sytuacji, w której nie będziemy mogli w pełni korzystać z utworu, za którego wykonanie zapłaciliśmy.

Równie ważne w kontekście przeniesienia autorskich praw majątkowych jest właściwe określenie pól eksploatacji, czyli płaszczyzn wykorzystania utworu. Poprzestanie na określeniu „przeniesienie na wszystkich polach eksploatacji” jest zdecydowanie niewystarczające i należy je uzupełnić o odpowiednie wyliczenie.

Mylenie pojęcia odstąpienia od umowy i wypowiedzenia umowy

Są to dwa różniące się od siebie skutkami sposoby zakończenia bytu prawnego umowy. Odstąpienie od umowy tworzy stan, jak gdyby umowa nie została nigdy zawarta, a strony zobowiązane są zwrócić sobie wszystko, co wzajemnie świadczyły. Z kolei wypowiedzenie umowy wywiera skutki jedynie na przyszłość i nie powoduje konieczności zwrotu świadczeń. Przedsiębiorcy powinni precyzyjnie posługiwać się tymi pojęciami, by uniknąć konieczności dowodzenia jaki cel przyświecał im przy zawieraniu takiego postanowienia w umowie.

Anna Nowak, praktykantka w Kancelarii Radców Prawnych Lubasz & Wspólnicy, studentka jednolitych studiów magisterskich na kierunku Prawo na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego