Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy - zmiany, czas oczekiwania

Od 1 lipca 2021 r. Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło dwa nowe systemy do obsługi przez przedsiębiorców:

1) Portal Rejestrów Sądowych, który znajdziemy pod adresem: https://prs.ms.gov.pl – służący do składania wniosków rejestrowych oraz prowadzenia korespondencji z sądem w zakresie zmian i wpisów w rejestrze;

2) Repozytorium Akt Rejestrowych, który znajdziemy pod adresem: https://rar.ms.gov.pl – służący do przeglądania dokumentów złożonych za pośrednictwem PRS oraz tych, które zostały zdigitalizowane przez sądy rejestrowe.

Obligatoryjność postępowania elektronicznego

Niewątpliwie najważniejsza zmiana jaka wiąże się z uruchomieniem Portalu Rejestrów Sądowych to wprowadzenie obligatoryjnego elektronicznego postępowania rejestrowego dla rejestru przedsiębiorców KRS. Tym samym ustawodawca „zakończył żywot” niezliczonej liczbie formularzy w formie papierowej, które były zmorą nie tylko przedsiębiorców, ale i działających w ich imieniu pełnomocników. To bezdyskusyjnie zmiana in plus.

Dla porządku należy jedynie dodać, że skorzystanie z nowego systemu będzie fakultatywne dla podmiotów podlegających wpisowi jedynie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

W celu skorzystania ze wszystkich dostępnych funkcji PRS konieczne jest założenie konta. W tym celu należy użyć jednej z dostępnych opcji: profilu zaufanego, podpisu osobistego (e-dowód) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zarówno ta czynność jak i użytkowanie Portalu nie jest specjalnie skomplikowane i każda osoba prowadząca własny biznes powinna bez problemu opanować podstawowe funkcje systemu. Sam portal działa sprawnie, jest przejrzysty i generalnie rzecz ujmując: user-friendly. Wydaje się, że występujące i zgłaszane na początku funkcjonowania systemu błędy zostały wyeliminowane, przynajmniej w zdecydowanej większości.

Należy pamiętać, że tak zainicjowanie jakiegokolwiek postępowania o dokonanie wpisu w rejestrze jak i dalsza korespondencja z sądem, w szczególności zmierzająca do uzupełnienia braków formalnych wniosków, odbywa się tylko i wyłącznie elektronicznie – za pośrednictwem PRS, z zastrzeżeniem wyjątków, o których mowa poniżej.

Jednym z nich są wnioski/prośby o przyspieszenie rozpoznania sprawy, kierowane najczęściej do Przewodniczących Wydziałów lub Prezesów sądów rejestrowych. Z praktyki wynika, że nie podlegają one zwrotowi, prawdopodobnie jako pisma niezwiązane merytorycznie z samym postępowaniem rejestrowym. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by taką prośbę przesłać również drogą elektroniczną, przy czym system nie przewiduje zaadresowania pisma do osoby funkcyjnej, co niejako przesądza o tym, że tego rodzaju pisma będą bardziej efektywne jeżeli prześlemy je w formie tradycyjnej.

Załączniki w formie aktów notarialnych

Istotną zmianą w porównaniu do poprzedniego postępowania jest sposób w jaki załączane są wypisy z aktów notarialnych stanowiące podstawę wpisu. PRS w tym zakresie wymaga podania numeru wypisu albo wyciągu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), bez konieczności załączania skanu lub dosyłania oryginału aktu notarialnego. Sam skan dokumentu sporządzonego w formie aktu notarialnego, bez wskazania numeru CREWAN, jest niewystarczający do rozpoznania wniosku i będzie stanowił brak formalny.

Pozostałe załączniki do wniosków rejestrowych

Regulacje dostosowujące dotychczasowe rozwiązania do postępowania elektronicznego znacząco wpłynęły na sposób i formę składania innych niż akty notarialne załączników do wniosków rejestrowych.

Dołączenie załączników do wniosku rejestrowego możliwe jest na kilka następujących sposobów:

1. Załączenie dokumentów sporządzonych w postaci elektronicznej.

Dokumenty sporządzone w tej formie winny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Portal przewiduje w tym zakresie specjalną opcję do załączenia odpowiednich potwierdzeń podpisów.

Z dotychczasowych obserwacji wynika, że ten sposób sporządzania dokumentów korporacyjnych nie jest jeszcze powszechny. Przedsiębiorcy w dalszym ciągu pozostają przy wypracowanym i sprawdzonym sposobie sporządzania dokumentów w formie tradycyjnej, czyli w postaci dokumentów papierowych. Niewykluczone jednak, że trend w tym zakresie będzie z biegiem czasu się odwracał, w szczególności biorąc pod uwagę wpływ pandemii na funkcjonowanie i zarządzanie przedsiębiorstwami.

2. Załączenie dokumentów sporządzonych w postaci papierowej.

W ramach tego rozwiązania elektroniczne postępowanie rejestrowe przewiduje następujące warianty:

1. 1. sporządzenie odpisu elektronicznego poświadczonego przez notariusza;
   2. skorzystanie z usług pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym, który dokonuje elektronicznego poświadczenia odpisu tegoż dokumentu poprzez samo wprowadzenie dokumentu w formie skanu do systemu teleinformatycznego (PRS) – bez konieczności podejmowania innych czynności faktycznych;
   3. załączenie elektronicznych kopii dokumentów, czyli załączenie skanów (najczęściej w formacie .pdf) dokumentów podpisanych w formie pisemnej.

Co szczególnie istotne, korzystając z ostatniej opcji (pkt 2 lit. c.) obowiązkiem wnioskodawcy jest przesłanie załączonych w ten sposób dokumentów w oryginale lub w formie odpisu/wyciągu poświadczonego urzędowo do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku w PRS.

Oznacza to, że przedsiębiorca występujący w sprawie samodzielnie, tj. bez udziału pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym, w każdym wypadku, o ile jedyną podstawą wpisu nie jest dokument w postaci aktu notarialnego, jest zobowiązany do działania niejako dwutorowo:

1. złożenia formularza w formie elektronicznej za pośrednictwem PRS

oraz

2. złożenia w sądzie rejestrowym (za pośrednictwem operatora pocztowego lub osobiście na biurze podawczym) oryginału dokumentu albo jego odpisu lub wyciągu poświadczonego urzędowo w terminie 3 dni od daty złożenia wniosku poprzez system teleinformatyczny. Przy wysyłce dokumentów rekomendowanym rozwiązaniem jest przygotowanie pisma przewodniego z powołaniem się na sygnaturę akt sprawy, która generowana jest automatycznie po złożeniu wniosku w systemie.

W przypadku niewywiązania się z obowiązku dosłania dokumentów w oryginale sąd rejestrowy wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku, co z całą pewnością wydłuży postępowanie rejestrowe.

Dokumentami, które przedsiębiorcy powinni przesłać do sądu rejestrowego w ślad za złożonym elektronicznie wnioskiem są nie tylko te, które stanowią bezpośrednią podstawę wpisu (np. uchwała Zarządu o zmianie adresu, uchwała Zgromadzenia Wspólników o odwołaniu członka Zarządu itp.), ale także dokumenty, które co prawda nie są faktycznym źródłem wnioskowanej zmiany, lecz stanowią podstawę wpisu według przepisów ustawy o KRS. W szczególności należy tu wskazać na załączniki, o których mowa w art. 19a ww. ustawy (np. zgoda na powołanie osoby na członka Zarządu, lista obejmująca nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu itp.).

Postępowanie rejestrowe – rola pełnomocnika

Wprowadzenie powyżej opisanych zmian w procedurze przed sądem rejestrowym z całą pewnością spowodowało, że przedsiębiorcy dużo chętniej będą zwracać się o pomoc w tego typu sprawach do profesjonalisty – adwokata lub radcy prawnego.

Konieczność dosyłania oryginałów dokumentów w krótkim 3-dniowym terminie do sądu rejestrowego powoduje, że nie mamy do czynienia w 100 % z postępowaniem elektronicznym, a podstawowe zalety takiego rozwiązania jak chociażby szybkość w złożeniu wniosku czy łatwy dostęp do procedury rejestrowej, tracą na znaczeniu.

Pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym jest bowiem jako jedyny upoważniony do samodzielnego przeprowadzenia postępowania rejestrowego od początku do końca poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Przesądza o tym art. 129 § 2¹ w zw. z art. 694⁴ § 2² pkt 1 k.p.c., zgodnie z którymi elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu następuje z chwilą wprowadzenia dokumentu przez pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem do systemu teleinformatycznego.

Oznacza to, że sama czynność załączenia dokumentu do wniosku (systemu teleinformatycznego jakim jest PRS) przez pełnomocnika powoduje, że z mocy prawa dochodzi do poświadczenia dokumentu. Nie jest wymagane dokonywane innych czynności. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że wystarczające w tym aspekcie jest podpisanie wniosku za pomocą Profilu Zaufanego (ePuap), a sądy nie wymagają wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nadto, sądy rejestrowe do tej pory nie kwestionowały czynności dokonywanych bezpośrednio przez aplikantów radcowskich lub adwokackich działających z upoważnienia radcy prawnego lub adwokata. Opisana powyżej praktyka zdaniem autora powinna zostać podtrzymana.

Postępowanie elektroniczne – czy rzeczywiście jest szybciej?

Nie budzi wątpliwości, że nadrzędnym celem jaki przyświecał ustawodawcy przy wprowadzaniu systemu elektronicznego do obsługi wniosków rejestrowych było skrócenie czasu oczekiwania na ich rozpoznanie oraz ułatwienie samej procedury rejestrowej.

O ile to drugie założenie zostało w dużej mierze zrealizowane, to niestety czas oczekiwania na rozpoznanie wniosku nie tylko nie został skrócony, ale obecnie na wydanie końcowego rozstrzygnięcia w sprawie o dokonanie wpisu w rejestrze czeka się dłużej aniżeli przed 1 lipca 2021 r.

Dla przykładu, po wprowadzeniu systemu elektronicznego na rozpatrzenie wniosku w przedmiocie zmiany składu osobowego organu spółki kapitałowej trzeba czekać powyżej 2 miesięcy, podczas gdy analogiczne postępowanie przed wprowadzeniem zmian zajmowało średnio od 3 do 6 tygodni – w zależności od referenta. Powyższe terminy dotyczą obszaru właściwości apelacji warszawskiej, choć czas oczekiwania powinien być zbieżny na terenie całej Polski.

Jak wynika z ogólnodostępnych publikacji, przyczyną takiego stanu rzeczy jest prawdopodobnie brak świadomości przedsiębiorców o konieczności przesyłania oryginałów dokumentów w ślad za złożonym elektronicznie wnioskiem. W konsekwencji sądy rejestrowe masowo wzywają do uzupełnienia braków formalnych, a sprawy nie są rozpoznawane w takim tempie jak powinny. Należy mieć nadzieję, że wraz z biegiem czasu świadomość głównych zainteresowanych czyli przedsiębiorców będzie rosła, sądy rejestrowe będą mogły skupić się jedynie na merytorycznym rozpoznawaniu wniosków, a cały system będzie w istocie sprawniejszy.

Autorem publikacji jest Mateusz Stopczyński z kancelarii KPRF Law Office - aplikant radcowski przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie.
W swojej pracy zawodowej zajmuje się kompleksową obsługą korporacyjną Klientów kancelarii. Prowadzi sprawy cywilne oraz gospodarcze, w tym postępowania przed sądami powszechnymi i organami egzekucyjnymi. Współpracuje również z podmiotami działającymi na rynku nieruchomości komercyjnych, zajmując się przy tym opiniowaniem oraz negocjowaniem umów najmu w galeriach i centrach handlowych na terenie całej Polski.