Wirtualne walne zgromadzenie

Jest to konsekwencją wejścia w życie 3 sierpnia 2007 r. dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11 lipca 2007 r. w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym. Państwa członkowskie mają 2 lata na wprowadzenie przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do jej wykonania.

Obecne przepisy prawa handlowego wykluczają w zasadzie możliwość uczestniczenia w cyberprzestrzennym walnym zgromadzeniu. Stanowi o tym art. 403 k.s.h., zgodnie z którym walne zgromadzenie odbywa się w siedzibie spółki. Jedynie walne zgromadzenie spółki publicznej może odbyć się także w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej giełdę, na której akcje tej spółki są przedmiotem obrotu. Statut może wprawdzie zawierać odmienne postanowienia dotyczące miejsca zwołania walnego zgromadzenia, jednakże zgromadzenia mogą odbywać się wyłącznie na terytorium Polski.

Autorzy dyrektywy wyszli jednak z założenia, że akcjonariusze powinni mieć możliwość oddawania głosów w sposób świadomy podczas walnego zgromadzenia lub przed nim, niezależnie od rezydencji.

W tym zakresie przepisy unijne wprowadzają rewolucyjne rozwiązanie.

Spółka musi zapewnić równe traktowanie wszystkich akcjonariuszy będących w takiej samej sytuacji w odniesieniu do udziału w walnym zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu w jego toku, w tym za pośrednictwem środków elektronicznych, co w szczególności może przybrać jedną z następujących form udziału:

• transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym,

• dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w której ramach akcjonariusze mogą wypowiadać się na walnym zgromadzeniu, przebywając w innym miejscu,

• mechanizm oddawania głosów przed lub w trakcie walnego zgromadzenia, bez konieczności ustanowienia pełnomocnika fizycznie obecnego na zgromadzeniu.

Korzystanie ze środków elektronicznych w celu umożliwienia akcjonariuszom udziału w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej i tylko w zakresie, w jakim są one proporcjonalne do osiągnięcia tych celów.

Nowością będzie również umożliwienie akcjonariuszom głosowania korespondencyjnego przed walnym zgromadzeniem. Głosowanie korespondencyjne może podlegać - podobnie jak ma to miejsce w przypadku korzystania ze środków komunikacji elektronicznej - tylko wymogom i ograniczeniom, które są konieczne do identyfikacji akcjonariusza i tylko w zakresie, w jakim są one proporcjonalne do osiągnięcia tego celu.

Konieczna strona internetowa

Dyrektywa zakłada, że wszystkie notowane spółki mają już swoje strony internetowe. Ten nowoczesny środek przekazu informacji będzie tu odgrywał szczególną rolę informacyjną.

Spółka będzie miała obowiązek udostępniania akcjonariuszom na swojej stronie internetowej przez nieprzerwany okres rozpoczynający się nie później niż 21 dni przed dniem walnego zgromadzenia i obejmujący także ten dzień m.in.:

• ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia,

• informacji o całkowitej liczbie akcji i głosów w dniu ogłoszenia (z podziałem na kategorie akcji, jeżeli kapitał spółki obejmuje co najmniej dwie kategorie akcji),

• dokumentacji, która ma zostać przedstawiona walnemu zgromadzeniu,

• projektu uchwały lub, jeżeli nie proponuje się przyjęcia uchwały, uwag właściwego organu spółki, wskazanego przez właściwe prawo, dotyczących każdej ze spraw ujętych w proponowanym porządku obrad walnego zgromadzenia (ponadto na stronie internetowej zamieszczane są projekty uchwał złożone przez akcjonariuszy, tak szybko, jak to możliwe po ich otrzymaniu przez spółkę),

• w odpowiednich przypadkach formularzy stosowanych do głosowania przez pełnomocników i do głosowania korespondencyjnego, jeśli formularze te nie są wysyłane bezpośrednio do wszystkich akcjonariuszy (jeżeli formularze nie mogą z przyczyn technicznych zostać udostępnione w Internecie, spółka może wskazać na stronie internetowej sposób i miejsce uzyskania formularzy w wersji papierowej. W takim przypadku spółka ma obowiązek wysłania formularzy pocztą, nieodpłatnie, każdemu akcjonariuszowi, który tego zażąda).

Ponadto ogłoszenie o zwołaniu zgromadzenia powinno zawierać jasny i precyzyjny opis procedur, których muszą przestrzegać akcjonariusze, aby móc uczestniczyć w walnym zgromadzeniu i oddać głos w jego trakcie.

Obejmuje to informacje dotyczące m.in.:

• procedury głosowania przez pełnomocnika, w szczególności formularzy stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika, oraz sposobu, w jaki możliwe jest zawiadomienie spółki drogą elektroniczną o ustanowieniu pełnomocników oraz

• w odpowiednich przypadkach procedury oddawania głosów drogą korespondencyjną lub elektroniczną.

Wyniki głosowań również powinny znaleźć się na stronie internetowej spółki. Ich opublikowanie nie może nastąpić po przekroczeniu 15 dni po walnym zgromadzeniu.

Wprowadzanie spraw do porządku obrad zgromadzenia

Przepisy gwarantują również akcjonariuszom działającym indywidualnie lub zbiorowo prawo do wprowadzania spraw do porządku obrad walnego zgromadzenia, pod warunkiem że każdej takiej sprawie towarzyszy uzasadnienie lub projekt uchwały, które mają zostać przyjęte przez walne zgromadzenie. Ponadto będą oni mieli również prawo przedstawiania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać do niego wprowadzone. W zależności od woli ustawodawcy prawa te będą mogły być wykonywane w formie pisemnej (przesłanie pocztą lub drogą elektroniczną).

Wybór pełnomocnika

Wprowadzone zmiany rozciągają się również na pełnomocników, a konkretnie na sposób ich wyboru.

Akcjonariusze będą mogli ustanowić pełnomocników drogą elektroniczną. Spółki będą musiały zaakceptować zawiadomienie o ustanowieniu pełnomocnika w ten sposób oraz zaoferować swoim akcjonariuszom co najmniej jedną skuteczną metodę zawiadamiania drogą elektroniczną.

Ustanowienie pełnomocnika oraz zawiadamianie o tym spółki będzie jednak możliwe wyłącznie w formie pisemnej. Poza tym podstawowym wymogiem formalnym ustanowienia pełnomocnika, zawiadamianie spółki o ustanowieniu pełnomocnika oraz wydawanie przeznaczonych dla pełnomocnika instrukcji w zakresie głosowania, jeżeli takowe ma miejsce, może podlegać jedynie takim wymogom formalnym, które są konieczne w celu identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika lub w celu zapewnienia możliwości sprawdzenia treści instrukcji dotyczących głosowania, i jedynie w zakresie, w jakim wymogi te są proporcjonalne do osiągnięcia tych celów.

Przepisy te stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa.

Jakub Kaniewski

aplikant adwokacki