Prywatny samochód w pracy - opodatkowanie

Wykorzystywanie samochodu prywatnego na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy jest dość często spotykaną praktyką. Trzeba jednak pamiętać, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z takim użytkowaniem nie zawsze będzie zwolniony z opodatkowania po stronie pracownika.

Zwolnienie...

Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 23b ustawy o PIT zwolniony z podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych:

• jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw;

• do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższej regulacji wynika, że pracownik może skorzystać ze zwolnienia jeśli używa prywatny samochód na potrzeby pracodawcy ale tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia takich kosztów wynika z odrębnych ustaw. Przepis dotyczy więc tylko niektórych pracowników, dla których inne ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu.

Polecamy: CEIDG - jaką funkcję będzie pełniła?

…dla wybranych

Do tej uprzywilejowanej grupy pracowników zaliczają się np.

• listonosze, którym ustawa o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” przyznaje prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów (art. 19 ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska”).

• pracownicy socjalni, zgodnie z ustawą o pomocy społecznej (art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej). Przysługuje im zwrot kosztów wykorzystywania własnego samochodu dla celów służbowych, w przypadku gdy dojazdu do chorych nie zapewnia pracodawca.

• pracownicy Służby Leśnej, w tym również strażnicy leśni, którym ustawa o lasach przyznaje prawo do zwrotu kosztów związanych z tytułu używania własnych pojazdów do celów służbowych (art. 46a ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach).

Opodatkowanie

Wyobraźmy sobie pracownika biura rachunkowego, który wykorzystuje samochód będący jego własnością w celach służbowych. Rozwozi on dokumenty do Urzędów Skarbowych i Sądów na terenie miasta. W związku z powyższym ponosi on również koszty opłat parkingowych, paliwa, wydatki związane z eksploatacją pojazdu itp. Koszty przejazdów są udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu. Niestety w tym przypadku zwrócone koszty będę podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Potwierdzają to interpretacje podatkowe, w których możemy przeczytać, że „…zwrot kosztów ponoszonych przez pracowników z tytułu używania pojazdów stanowiących ich własność oraz opłat parkingowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy i zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega opodatkowaniu tym podatkiem…”, (interpretacja indywidulana z 16 lutego 2011r., ITPB2/415-1056/10/IL).

Osoby, które wykorzystują samochód prywatny dla celów służbowych powinny więc zwrócić uwagę, czy zwrot poniesionych kosztów przysługuje im na podstawie odrębnych ustaw. Tylko w takiej sytuacji nie będzie on podlegał opodatkowaniu PIT-em. Jeśli więc ustawa nie przewiduje takiego zwolnienia lepiej do załatwiania spraw „na mieście” wykorzystać samochód pracodawcy.

Polecamy: serwis Leasing

Joanna Szlęzak-Matusewicz, analityk Tax Care
Jerzy Toczyński, analityk Tax Care