Nienależne wynagrodzenie chorobowe - pracodawca może żądać zwrotu

W razie zwrotu tego wynagrodzenia należy skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone w ZUS. 

Wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego (art. 92 § 3 pkt 2 kodeksu pracy). W związku z tym wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje m.in. za cały okres niezdolności do pracy orzeczonej na zwolnieniu lekarskim, w trakcie którego ubezpieczony wykonywał pracę zarobkową lub które wykorzystywał w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia (art. 17 pkt 1 ustawy zasiłkowej). Decyzja ZUS adresowana do byłego pracownika, wysłana równocześnie do wiadomości pracodawcy, jest wystarczającą podstawą do dochodzenia zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego. Z decyzji tej bowiem wynika, że za okres tego samego zwolnienia lekarskiego, za które ZUS odmówił wypłaty zasiłku chorobowego, pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe.

Nie ma wątpliwości, że pracownik ma obowiązek zwrócić wynagrodzenie chorobowe, które okazało się świadczeniem nienależnie pobranym z powodu wykonywania w tym czasie pracy przez pracownika - jeżeli z takim wnioskiem wystąpi do niego pracodawca. Pojawia się natomiast wątpliwość, czy pracodawca musi z takim żądaniem wystąpić. Ponieważ obowiązek dochodzenia zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego nie wynika wprost z przepisów, należy uznać, że żądanie i dochodzenie zwrotu jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy.

Pracodawca może wezwać byłego pracownika do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego, wyznaczając mu stosowny termin dokonania zwrotu. Może jednak od razu skorzystać z drogi sądowej. Jeśli zdecyduje się na pozasądowe załatwienie sprawy, to dokonanie zwrotu nienależnego wynagrodzenia chorobowego będzie uzależnione od zgody byłego pracownika. W razie jej braku pracodawcy pozostanie droga sądowa, polegająca na złożeniu pozwu o zapłatę i mająca na celu uzyskanie korzystnego orzeczenia sądowego. Orzeczenie jest podstawą do odzyskania zasądzonego świadczenia w drodze egzekucji sądowej (komorniczej) po nadaniu mu klauzuli wykonalności.

Niezależnie od tego, czy wynagrodzenie chorobowe zwraca osoba, która nadal jest pracownikiem firmy, czy były pracownik, świadczenie, które wcześniej zwiększało podstawę opodatkowania, powinno zostać zwrócone w kwocie brutto, czyli łącznie z pobranymi zaliczkami na podatek dochodowy. Stanowisko to potwierdził m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji przepisów prawa podatkowego wydanej 2 marca 2010 r. (sygn. IPPB4/415-819/09-4/MP).

Pracownik powinien zwrócić nadpłatę wynagrodzenia łącznie z zaliczką na podatek dochodowy.

Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się zażądać od pracownika zwrotu nadpłaconego świadczenia, musi brać pod uwagę pozostałe kwestie do rozstrzygnięcia: czy wypłacone wynagrodzenie chorobowe może pozostać w kosztach uzyskania przychodów firmy albo czy istnieje konieczność skorygowania świadectwa pracy w pozycji, która dotyczy liczby dni wynagrodzenia chorobowego wypłaconego w danym roku kalendarzowym.

 

Rozliczenie podatkowe zwróconego wynagrodzenia chorobowego

Gdy pracownik zwraca pracodawcy nadpłacone wynagrodzenie chorobowe, które wcześniej zwiększyło jego dochód podlegający opodatkowaniu, kwotę dokonanego zwrotu łącznie z pobraną zaliczką na podatek należy odliczyć od jego dochodu (art. 41b u.p.d.o.f.). Taki tryb postępowania jest jednak możliwy jedynie w przypadku pracownika nadal pozostającego w zatrudnieniu. Wówczas odliczenie następuje na etapie obliczenia i poboru zaliczki na podatek od bieżących dochodów osiąganych przez podatnika. Gdy uzyskany przez pracownika w danym miesiącu dochód nie wystarcza na odliczenie pełnej kwoty zwróconego świadczenia, stwierdzoną nadwyżkę pracodawca może rozliczyć sukcesywnie, pomniejszając dochody osiągane przez podatnika w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Jeżeli wynagrodzenie chorobowe zwraca były pracownik, to pracodawca nie ma możliwości dokonania opisanego wyżej odliczenia z bieżących dochodów. W takiej sytuacji podatnik może samodzielnie pomniejszyć dochód o dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń (wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy), które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu - jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Jeżeli kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku podatkowym, to podatnik może odliczyć kwotę przekraczającą ten dochód od dochodu uzyskanego w najbliższych, następujących po sobie kolejno 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 1 pkt 5 oraz ust. 7h u.p.d.o.f.).

W praktyce do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń najczęściej dochodzi dopiero w kolejnych latach podatkowych, a więc po dokonaniu rocznego rozliczenia podatkowego. Mimo zwrotu wynagrodzenia chorobowego dokonanego przez byłego pracownika pracodawca nie powinien korygować podatku dochodowego od osób fizycznych, a pracownik nie powinien składać korekty zeznania podatkowego za rok, w którym wynagrodzenie chorobowe zostało wypłacone i podatek został naliczony.

Gdy pracodawca otrzymuje zwrot nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego od byłego pracownika, nie musi korygować PIT za rok, w którym zostało wypłacone nienależne świadczenie.

Korekta dokumentów złożonych w ZUS

Podstawą skorygowania dokumentów rozliczeniowych złożonych w ZUS jest uzyskanie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego od byłego pracownika. Pracodawca nie powinien korygować dokumentów rozliczeniowych, jeśli nie zdecyduje się na dochodzenie wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, jak również wówczas, kiedy wystąpi z żądaniem zwrotu do byłego pracownika, ale zwrotu tego nie uzyska.

Jeżeli pracownik zwróci nienależnie pobrane wynagrodzenie chorobowe, to pracodawca ma obowiązek skorygować dokumenty złożone w ZUS za miesiąc lub miesiące, w których to wynagrodzenie zostało wykazane i w których od tego wynagrodzenia została opłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne.

 

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

1) raportu ZUS RCA, w którym pracodawca powinien prawidłowo rozliczyć składki na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika (pomniejszając podstawę wymiaru składki zdrowotnej o kwotę wypłaconego nienależnie, a obecnie zwróconego wynagrodzenia chorobowego),

2) raportu ZUS RSA - zasady skorygowania zależą od tego, czy pierwotnie został złożony jeden czy więcej raport

3) deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której pracodawca powinien wykazać pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkich ubezpieczonych.

Jeśli za pracownika został złożony tylko jeden raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, to aby go wycofać, należy złożyć nowy raport ZUS RSA, wpisując w nim:

1) 6-znakowy kod tytułu ubezpieczeń,

2) „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

3) dany kod świadczenia/przerwy,

4) okres taki sam jak w wycofywanym raporcie,

5) „0,00” w pole „kwota” (pole to można pozostawić puste).

Jeśli za pracownika zostało złożonych kilka raportów świadczeniowych ZUS RSA z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 xx), ale różnym kodem świadczenia/przerwy, to aby:

1) wycofać jeden z nich - należy złożyć tylko raporty, które są aktualne, oznaczając je jako korygujące,

2) wycofać wszystkie raporty - należy odrębnie wycofać każdy z tych raportów,

3) wycofać jeden z nich i skorygować drugi raport - należy złożyć aktualny komplet raportów; bez raportu, który należy wycofać.

W wyniku dokonanej korekty na Państwa koncie w ZUS powstanie nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ składka zdrowotna jest finansowana w całości przez pracownika, należy ją zwrócić byłemu pracownikowi.

 

Zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne następuje na zasadach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 94 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Oznacza to, że ZUS z urzędu zalicza nienależnie opłacone składki na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). Jednak płatnik nie może dochodzić zwrotu nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli od dnia ich opłacenia upłynęło 5 lat (art. 94 ust. 2 ustawy zdrowotnej). Po upływie 5 lat kwotę nadpłaty można natomiast zaliczyć na poczet składek.

 Składka zdrowotna zwracana byłemu pracownikowi

Pracownik, który otrzymuje zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę uprzednio obliczonej składki uprzednio odliczoną (art. 45 ust. 3a pkt 1 u.p.d.o.f.). Składka zdrowotna nadpłacona, którą pracodawca zwróci byłemu pracownikowi, została odliczona od podatku w części 7,75% podstawy jej wymiaru. Ponieważ pracownik odzyska tę składkę, to tym samym składka ta nie podlega odliczeniu od podatku. Były pracownik ma obowiązek doliczyć ją do podatku w rozliczeniu rocznym składnym za rok kalendarzowy, w którym składkę odzyskał (np. w zeznaniu podatkowym rocznym PIT-37 w poz. 108 - doliczenia do podatku). Mimo braku przepisów, które zobowiązywałyby płatnika do informowania byłego pracownika o tym obowiązku, wskazane jest poinformowanie pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 92 § 3 pkt 2 kodeksu pracy,

• art. 17 pkt 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),

• art. 26 ust. 1 pkt 5 oraz ust. 7h, art. 41b, art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn.zm.),

• art. 94 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn.zm.),

• art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn.zm.).

Aldona Salamon

specjalista ds. kadr i płac