Zawieszenie działalności

Brak jednoznacznego usankcjonowania w przepisach prawnych i niejednoznaczność interpretacji tzw. „czasowej przerwy w funkcjonowaniu firmy” powodowały niezrozumienie wykładni - głównie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych - dotyczących obowiązku opłacania składek na ZUS w okresie zawieszenia. Wprowadzenie do Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej w 2008 r. możliwości zawieszania działalności gospodarczej niezaprzeczalnie zwiększyło bezpieczeństwo przedsiębiorców w tym zakresie.

Kto i kiedy może zawiesić działalność

Działalność gospodarczą może zawiesić każdy przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników. Oznacza to, że zawiesić działalności nie będzie mógł przedsiębiorca, który zatrudnia np. osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym, gdyż w rozumieniu prawa są one w dalszym ciągu jego pracownikami. Zawieszenia można dokonać minimalnie na 1 miesiąc i maksymalnie na 24 miesiące. Należy także pamiętać, że w przypadku wspólników spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich, gdzie podatnikami podatku dochodowego są wspólnicy, a nie spółka, zawieszenie działalności gospodarczej przez jednego ze wspólników jest skuteczne wyłącznie w sytuacji, gdy zostanie dokonane także przez pozostałych wspólników. Zawieszenia działalności możemy dokonać osobiście (lub przez pełnomocnika) w organie rejestrowym przedsiębiorcy (urząd gminy, KRS), wysyłając wniosek listem poleconym (wniosek w tym wypadku musi być opatrzony podpisem poświadczonym notarialnie) lub przesyłając go do organu rejestrowego w wersji elektronicznej. W przypadku, jeżeli przedsiębiorca nie posiada klucza elektronicznego, tak czy inaczej będzie musiał osobiście wybrać się do organu rejestrowego, aby pisemnie potwierdzić złożenie wniosku. Zasada „jednego okienka” powoduje, że o fakcie zawieszenia działalności nie musimy odrębnie informować urzędu skarbowego, ZUS oraz GUS.

O skutkach zawieszenia

Najważniejszą konsekwencją zawieszenia działalności jest wyrejestrowanie przedsiębiorcy z ZUS. Wiąże się to z niewątpliwą korzyścią, którą jest brak obowiązku zapłaty składek ZUS. Jednak w tym wypadku przedsiębiorca powinien pamiętać o tym, że:

Po upływie 30. dnia od zapłaty ostatniej składki na ubezpieczenie zdrowotne traci prawo do świadczeń zdrowotnych (np. składka za maj zapłacona do 10 czerwca powoduje, że prawo do świadczeń zdrowotnych traci się z dniem 30 czerwca), dlatego aby w przyszłości nie płacić za świadczenia medyczne z własnej kieszeni powinien skorzystać z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego lub z ubezpieczenia zdrowotnego swoich członków rodziny.

Okres zawieszenia działalności nie będzie liczony do lat pracy uprawniających do otrzymania emerytury (w starym systemie jest to 15 lat dla kobiety i 20 lat dla mężczyzny). W przypadku nowego systemu wysokość emerytury jest uzależniona od wysokości faktycznie zapłaconych składek. Dla osób, u których wpłacone składki nie zagwarantują minimalnej wysokości emerytury, przewidziana jest dopłata, tak aby emerytura osiągnęła poziom minimalny. Jednakże dopłata będzie przysługiwała wyłącznie osobom, które mogą wykazać się odpowiednią liczbą lat składkowych i nieskładkowych (w przypadku kobiet jest to 20 lat, a w przypadku mężczyzn - 25 lat).

Co z wydatkami w okresie zawieszenia?

Do rozważenia pozostaje także kwestia, czy stałe wydatki, które przedsiębiorca ponosi w czasie zawieszenia działalności, np. najem biura, koszty telefonów, domen internetowych itp., będą stanowić koszty uzyskania przychodu. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa, że w czasie zawieszenia działalności przedsiębiorca między innymi:

• ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

• ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;

• ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie.

Ustalenie możliwości zaliczenia w okresie zawieszenia działalności stałych wydatków do kosztów uzyskania przychodu będzie wymagało zawsze indywidualnego podejścia do poszczególnych kategorii wydatków i możliwości wykazania przez przedsiębiorcę, że wydatek musi być ponoszony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na abonamenty telefonów firmowych komórkowego i stacjonarnego oraz za Internet wskazuje interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (sygn. ITPB1/415-72/09/WM) oraz Urzędu Skarbowego w Zakopanem (sygn. PD-415/I/9/06). Ta ostania interpretacja wskazuje z drugiej strony na brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z uwagi na fakt, że składniki te nie są używane na skutek zaprzestania działalności. Z kolei naczelnik Urzędu Skarbowego w Górze w interpretacji indywidualnej (sygn. PP.090/1/8/05) uznał, że wydatki na raty leasingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w okresie zawieszenia działalności. Dlatego zawsze przed ostateczną kwalifikacją poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodu warto zapytać urząd skarbowy.

Czego nie można?

Trzeba pamiętać także o tym, że w okresie prowadzenia działalności przedsiębiorca zgodnie z Ustawą o swobodzie działalności gospodarczej nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Podobnie wykonywanie w okresie zawieszenia na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło tych samych czynności, które są objęte wpisem do ewidencji działalności gospodarczej, może być uznane za działanie nieprawidłowe. Skutek: przerwanie zawieszenia działalności i konieczność zapłaty składek ZUS.

Czy i w jakim celu zawieszać działalność?

Możliwość zawieszenia działalności może mieć zastosowanie dla przedsiębiorców, którzy mają okresowe trudności finansowe. Wydaje się także dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy świadczą usługi lub sprzedają produkty o charakterze sezonowym (np. usługi budowlane) lub mają zaplanowany dłuższy „urlop” w prowadzeniu działalności. Podstawową zaletą jest fakt, że przedsiębiorca nie musi płacić składek ZUS oraz składać deklaracji podatkowych. Jednak przed podjęciem ostatecznej decyzji o zawieszeniu należy wziąć pod uwagę wszystkie skutki w zakresie podatków oraz ubezpieczeń, które może ta decyzja wywołać dla przedsiębiorcy.

Jacek Łangowski

Autor jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. - dobrze zrobiona księgowość