Błędy w zatrudnianiu

Choć wielu właścicieli firm zdaje sobie z tego sprawę, rekrutacja nie jest lubiana przez kadry zarządzające. Postrzegają ją jako frustrującą i czasochłonną. Zbyt często toczy się przypadkowo, w najgorszym przypadku - wcale. Bywa, że zatrudnianiem zajmują się kompletnie nieprzygotowane jednostki, np. bez pojęcia o faktycznych potrzebach dotyczących danego stanowiska. Tymczasem rekrutacja to jeden z wielu różnych procesów zachodzących w firmie, który należy - jak każdy inny - odpowiednio przygotować i wdrożyć. Różnica jest jedna, ale zasadnicza: ten proces jest najważniejszy. Kadra zarządzająca musi to rozumieć i regularnie poświęcać na ten cel niezbędne zasoby i czas.

Jeżeli przyjmujesz do pracy menedżera, upewnij się, że zatrudniał już wybitnych ludzi. Poproś, by narysował schemat organizacyjny i ocenił osiągnięcia każdej uwzględnionej osoby, opisał sukcesy i porażki dotychczasowych podwładnych. Dzięki temu szybko przekonasz się, czy jest dobrym kierownikiem.

Nie chodzi o obsadzanie stanowisk

Zatrudnianie nie jest zadaniem łatwym. Ale nie jest też trudniejsze od zakładania kolejnych terenowych oddziałów przedsiębiorstwa, projektowania systemu informatycznego czy budowania struktury logistycznej firmy.

Zatrudnianie wspaniałych ludzi powinno być numerem jeden, ale zwykle w natłoku ważnych spraw schodzi na dalszy plan. Aby umożliwić firmie dopływ najlepszych kadr, które zapewnią jej stały rozwój, powodzenie i dobrobyt, nie należy tracić z oczu tego, czego wymaga zatrudnienie unikalnej jednostki: każda wspaniała osoba jest wyjątkowa - i tak należy ją traktować.

Jeśli chcesz zatrudniać wspaniałych ludzi, wykorzystaj system zaprojektowany do zatrudniania wspaniałych ludzi, zamiast do obsadzania kolejnych stanowisk. Zatrudnianie wybitnych jednostek wymaga czegoś więcej niż tylko zamieszczenia w kilku miejscach ogłoszeń. Wymaga systemowego podejścia. Aby uzyskać na tym polu sukces, trzeba mieć na uwadze poniższych 5 kluczowych kwestii:

1. Celem procesu rekrutacji powinno być zatrudnianie najlepszych kandydatów.

2. Proces rekrutacji jest długofalowy - dlatego wymaga planowania z wyprzedzeniem, które zapewnia pozyskanie w pożądanym momencie niezbędnych kadr.

3. Aby właściwie sprecyzować ofertę pracy, należy zrozumieć wymagania niezbędne do wykonywania danej pracy; zdefiniować przyszły sukces, a nie umiejętności.

4. Należy kontrolować wpływ emocji na decyzje dotyczące zatrudniania.

5. Trzeba umieć mierzyć kompetencje, a nie umiejętności autoprezentacji kandydatów.

Typowe dwie nieprawidłowości

Słaby kandydat rzadko staje się wspaniałym pracownikiem, choćbyśmy bardzo tego chcieli i dużo nad tym pracowali. Zatrudniaj mądrze. Czas, który musiałbyś poświęcić nieudolnemu pracownikowi, przeznacz na prawidłowe regularne prowadzenie rekrutacji i selekcji. Odpowiednio przygotowany i wdrożony proces pozwoli zatrudnić najlepszą osobę już za pierwszym razem.

Po pierwsze, zatrudniaj tych, którzy faktycznie będą w stanie sprostać oczekiwaniom i wymaganiom danego stanowiska pracy. Zamiast mierzyć zdolność kandydata do zdobycia pracy, oceń jego predyspozycje do jej wykonywania.

Zdobycie pracy wiąże się z takimi czynnikami, jak: osobowość, pierwsze wrażenie, uścisk ręki, uprzejmość, pewność siebie, asertywność, autoprezentacja, umiejętność swobodnego uczestniczenia w rozmowie itd.

Z kolei wykonywanie pracy wymaga m.in.: zdolności organizacyjnych i zarządzania, umiejętności przywódczych oraz do pracy w grupie, określonych kompetencji specjalistycznych, inteligencji, kreatywności, nastawienia na realizację wytyczonych celów etc.

Zwrócenie uwagi na powyższe kwestie pozwoli ci uniknąć dwóch skrajnych problemów:

• zatrudniania osób, które choć nie są dość merytoryczne, mają duże zdolności autoprezentacyjne;

• odrzucania kandydatur tych aplikantów, którzy co prawda nie potrafią się dobrze 'sprzedać', ale są doskonałymi fachowcami.

Jest to o tyle trudne, że wymaga przezwyciężenia naturalnej tendencji do oceniania ludzi na podstawie pierwszego wrażenia i kilku wybranych cech, jednak pozwala wyeliminować aż połowę błędnych decyzji.

Czynnik ludzki

W większości przypadków rzeczywiste wymagania dotyczące oferowanego stanowiska, niezbędne do wykonywania obowiązków, są słabo określone. Nawet jeśli tak nie jest, rekrutujący postrzegają je przez pryzmat relacji interpersonalnych, jakie powstały we wczesnym etapie rozmowy między nimi samymi a aplikującym. Wiąże się to m.in. z tzw. chemią, efektem aureoli (uogólnianie kilku zalet) czy tendencją do zatrudniania osób podobnych do siebie - w skrócie: emocjami. Skutkuje to dokonywaniem szybkich, bardzo uproszczonych osądów, często opartych wyłącznie na tzw. pierwszym wrażeniu i osobowości kandydata. W efekcie zatrudniani pracownicy są czysto przypadkowi.

Dobrze przygotowany, ustandaryzowany i sformalizowany proces rekrutacji ma tak duże znaczenie, ponieważ właśnie ludzie w niego zaangażowani są najsłabszym ogniwem - kandydaci oraz rekrutujący.

Drugim błędem bywa zbyt intuicyjne podejście do sprawy. Wpływa na spłycenie procesu rekrutacji i powierzchowną ocenę zaledwie wąskiej grupy istotnych cech. Prowadzi do wyboru tych kandydatów, którzy spełniają jedynie część wymagań niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku.

I trzecia kwestia: tu problemem jest brak umiejętności podjęcia decyzji przez rekrutujących, którzy zawsze twierdzą, że mają do tego zbyt mało danych. Kładą przesadny nacisk na doświadczenie i umiejętności, ignorując przy tym trudno mierzalne czynniki, takie jak potencjał czy ambicje. Przez to najczęściej finalnie przyjmują do pracy osoby solidne, ale mało błyskotliwe.

Menedżerowie, którzy potrafią 'zawiesić' swoje emocje do czasu ustalenia kompetencji kandydata, osiągają spore sukcesy w zatrudnianiu. Dopiero po tym etapie starają się ustalić, czy będą w stanie współpracować z daną osobą w firmie.

Jak robią to najlepsi

Osoby, które potrafią prowadzić rozmowy kwalifikacyjne na najwyższym poziomie, zwykle wykorzystują dwie różne umiejętności związane z krytycznym myśleniem:

• do zbierania niezbędnych informacji na temat kandydata,

• do podjęcia finalnej decyzji.

Decyzja w sprawie zatrudnienia siłą rzeczy jest intuicyjna - nie ma możliwości, by zdobyć tyle informacji, aby w pełni dopasować zdolności, potrzeby i zainteresowania kandydata do wymogów pracy. Jednak aby zminimalizować ryzyko błędu (i aby proces ten nie przypominał rzucania monetą czy wróżenia z fusów - uda się lub nie uda), do oceny kompetencji aplikanta warto stosować grupę 8-10 czynników specyficznych dla danego stanowiska. Wymaga to analitycznego podejścia, by zebrać możliwie najwięcej danych dotyczących tych czynników. Uzyskanie pełnych informacji na temat kompetencji poszczególnych kandydatów należy do głównych zadań rekrutujących. Muszą oni mieć umiejętność zadawania właściwych pytań, dla uzyskania wymaganych, kompletnych odpowiedzi. Aplikantom nie można pozwolić na dostarczanie informacji z własnej inicjatywy - wówczas mierzeniu podlegałaby umiejętność rozmowy, zamiast kompetencje.

Czego unikać

Wśród typowych problemów, jakie pojawiają się w trakcie procesu rekrutacji i selekcji aplikantów, poniższych 11 należy do najczęstszych:

1. Zamieszczanie ogłoszenia, do którego trudno dotrzeć (np. można je znaleźć na 51 stronie portalu, na 63 - najlepsi kandydaci tak daleko nie dotrą, zniechęcą się po 1-2 stronach; dobrną natomiast ci najbardziej zdesperowani - a tu nie o takich kandydatów chodzi).

2. Nudna treść ogłoszenia (często deprecjonująca wartość oferty, a tym samym starających się o nią ludzi). Oferta pracy powinna być zabawna i inspirująca - np. zamiast napisać: 'Potrzebuję informatyka gotowego do podróżowania przez 70% czasu - w grę wchodzą także podróże zagraniczne', lepiej umieścić w ogłoszeniu takie hasło: 'Wykorzystaj swoje kwalifikacje informatyczne, aby zwiedzić świat'.

3. Stawianie kandydatom wielu wymagań, często wzajemnie się wykluczających (np. 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu zespołem, przy wieku kandydata do 30 roku życia).

4. Przesadne skupianie się na wymaganych umiejętnościach. Zazwyczaj wybitne jednostki - najlepsi kandydaci - spełniają ok. 60-70% wstępnych wymagań, ale za to mają olbrzymi potencjał i motywacje do rozwoju osobistego. Rozważając CV tylko tych, którzy spełniają 100% założeń, zamykasz sobie drogę do grupy najcenniejszych dla firmy aplikantów.

5. Prowadzenie wstępnych testów, które wywierają negatywne wrażenie, np. za sprawą następujących pytań: 'Czy poddałbyś się w pracy testowi na obecność narkotyków?', 'Czy jesteś gotowy pracować w nadgodzinach?' itd. Zamiast tego, można napisać: 'Czy chciałbyś podjąć wspaniałą pracę i dołożyć dodatkowych starań, jeśli firma zaoferuje drogę kariery pełną wyzwań?'.

6. Niekompetentni rekrutujący. Najcenniejsi kandydaci zwykle mogą przebierać w ofertach pracy; firmy starają się o nich, a nie na odwrót - dlatego rozmowy kwalifikacyjne powinny raczej przypominać konsultacje w sprawach ścieżki kariery, zamiast sprzedawania używanego samochodu. Wyjątkowi aplikanci już po pierwszej rundzie rozmów potrafią rozpoznać nieprofesjonalny zespół. O braku dobrego przygotowania rekrutujących świadczą m.in. następujące fakty: każdy opisuje inną pracę, nikt nie zadaje wymagających pytań, każdy sprzedaje ofertę pracy, nikt nie słucha.

7. Uleganie emocjom (wyżej omówione). Warto pamiętać, że często najlepsi kandydaci nie są najlepszymi mówcami i na odwrót.

8. Wadliwy system głosowania. Jeśli w grę wchodzi gremialne podejmowanie decyzji o zatrudnieniu przez kilku członków komisji rekrutacyjnej, należy unikać sytuacji, w której jeden glos sprzeciwu przeważa nad dwiema/trzema pozytywnymi opiniami.

9. Zbyt wczesne 'sprzedanie się'. Oferowana praca ma dla kandydatów większą wartość, gdy trzeba się mocno postarać, by ją zdobyć. Dlatego jeśli mamy przed sobą potencjalnie idealnego kandydata, zbytni pośpiech jest niewskazany, podobnie jak przedwczesne oferowanie wysokich stanowisk czy zarobków.

10. Brak informacji dla kandydatów na temat charakteru oferowanej pracy. Najlepsi z najlepszych decydują się na takie oferty, które mówią im, co będą robić, czego się uczyć, co osiągać i kim się stawać - nieskupiające się tylko na wykorzystywaniu umiejętności.

11. Nie chodzi o pieniądze. Ludzie, których tak naprawdę potrzebujesz w firmie i powinieneś zatrudniać - najcenniejsi - nie szukają w istocie pracy jako takiej, oni szukają możliwości zrobienia kariery. Wynagrodzenie, choć istotne, nie jest tu najważniejsze, kluczowa jest możliwość rozwoju zawodowego.

oprac.: Honorata Zakrzewska-Krzyś