REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korespondencja wizytówką firmy

Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.

Korespondencja to zarówno czynności związane ze sporządzaniem pism, wymianą myśli, jak i ustalaniem bądź uzgadnianiem stanowisk. Szczególne znaczenie ma korespondencja w działalności zakładów pracy. Zadania postawione przed nimi wymagają bowiem szerokich kontaktów z innymi firmami, nawiązywanych najczęściej w formie wymiany pism.

REKLAMA

Przedmiotem korespondencji są zapytania, wyjaśnienia, informacje, decyzje. W biurach następuje wymiana pism informacyjnych, przewodnich, grzecznościowych. Taką korespondencję należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.

• Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, skupić się wyłącznie na jej meritum.

• Należy używać zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne i specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej treści warto stosować formę wyliczeń i wypunktowań.

• Należy pamiętać o używaniu zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu wypowiedzi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Wyznacznikami stylu urzędowego jest także stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami.

Każdy list urzędowy powinien zawierać następujące elementy:

• Nagłówek (oznaczenie nadawcy - ma postać nadruku, pieczęci firmowej).

• Oznaczenie adresata (odbiorcy listu), miejscowość i datę sporządzenia,.

• Znak, czyli numer z rejestru korespondencji; zgodnie z ustalonym systemem kancelaryjnym, zwrot otwierający list, część zasadniczą treści, uprzejme zakończenie, podpis osoby upoważnionej do podpisywania korespondencji zewnętrznej, ewentualnie elementy dodatkowe, które umieszcza się pod podpisem mają charakter informacyjny w obiegu dokumentów.

Układ pisma i jego części

REKLAMA

Przy sporządzaniu korespondencji stosowane są układy pism według standardu polskiego i europejskiego. Pisma mogą być sporządzane na blankiecie korespondencyjnym albo na papierze maszynowym. Blankiet korespondencyjny, zwany także „papierem firmowym” czy „blankietem firmowym”, ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy, dlatego szczególnie warto zadbać o jego formę.

Korespondencja służbowa powinna być pisana komputerowo. Nie wypada, aby tekst miał poprawki, dopiski lub przekreślenia. Ponadto list odręczny wygląda nieprofesjonalnie. Jeżeli to możliwe, listy powinno się adresować do konkretnej osoby wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szanse na odpowiedź.

List lub pismo można sporządzić także na papierze bez nadruku. Papier powinien być formatu A4 (210x297mm) w układzie pionowym lub A5 (210x148.5mm) w układzie poziomym. Należy zachować marginesy według wymiarów (w milimetrach): lewy - 25-30, prawy - 10- 15, górny 15-20, dolny 20-30, tak, aby można było dokument wpiąć do segregatora.

Nagłówek, w którym jest nazwa, adres, numer telefonu, e-mail i numer faksu nadawcy, umieszcza się bezpośrednio przy lewym i pod górnym marginesem w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Pole wpływu - miejsce na pieczątkę wpływu oraz adnotacje dotyczące obiegu i formy załatwienia, zlokalizowane jest po lewej stronie dokumentu, na wysokości danych adresata.

Przykład

Serwis komputerowy „Myszka”'

ul. Chodkiewicza 24

03-733 Warszawa

tel./faks 022 818 94 78

Nazwę odbiorcy pisma (adresata) umieszczamy po prawej stronie (dwa odstępy poniżej daty) w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Dane te wpisuje się w mianowniku. Po imieniu i nazwisku lub nazwie przedsiębiorstwa należy zrobić podwójną interlinię.

Przykład

Szanowny Pan

Janusz Jędrzejewski

ul. Kasztanowa 32/4

42-300 Bielsko-Biała

REKLAMA

Obecnie najczęściej rozpoczyna się pisma służbowe od zwrotów grzecznościowych typu: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” czy „Szanowni Państwo”. Coraz częściej wprowadza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je dodatkowo tytułami czy stanowiskami: „Szanowna Pani Dyrektor”, „Szanowny Panie Prezesie”.

Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list można postawić przecinek. Jeśli go postawimy, musimy pamiętać o tym, aby treść pisma po tym zwrocie rozpocząć małą literą. Zwrot grzecznościowy można też pozostawić bez żadnego znaku interpunkcyjnego - wtedy treść pisma rozpoczniemy dużą literą.

Sprawa

Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma.

W krótkich pismach pomija się z reguły ten element. Nazwanie przedmiotu sprawy umieszcza się trzy linie poniżej pola adresata lub po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list. Przy lewym marginesie zapisujemy „sprawa”.

Przykład

Sprawa: dokumentacja handlowa

Sprawa: reklamacja

Sprawa: sprostowanie świadectwa

 

Formułowanie treści pisma

Korespondencja powinna być zwięzła, uprzejma i zawierać konkretne informacje. Każdą myśl należy ujmować w odrębnym akapicie, a między poszczególnymi akapitami powinien istnieć logiczny związek. Sprawy najważniejsze poruszane są na początku.

W zależności od tego jakiej sprawy pismo dotyczy, może być ono krótkie (kilkuzdaniowe) lub długie. Listy dłuższe muszą być pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Typowymi częściami takiego pisma są:

• wprowadzenie,

• przedstawienie zagadnienia,

• uzasadnienie,

• wnioski.

Nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie czwarty z wymienionych elementów - wnioski - łączony jest z częścią dotyczącą uzasadnienia. Te połączone części nazywa się podsumowaniem.

W listach urzędowych spotyka się takie błędy jak przenoszenie wyrazów, umieszczanie danych nadawcy w złym miejscu, skracanie nazwy adresata. Warto też ustalić wewnętrzne zasady formatowania dokumentów i konsekwentnie je stosować. Wówczas będą wyglądały bardziej profesjonalnie.

Redagowanie pism urzędowych wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Należy:

• unikać używania różnych stylów czcionki i stosowania kilku krojów, używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa,

• wybrać jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów,

• dzielić tekst na akapity,

• stosować jeden styl dla podkreślenia najważniejszych wiadomości - pogrubienie,

• zadbać o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem.

Na koniec trzeba dokonać korekty tekstu pod względem merytorycznym, stylistycznym, ortograficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym.

Styl listu jest określony przez wiele czynników - dobór słów, budowę zdań, układ tekstu w zależności od tego, kto jest adresatem listu. Listy powinny mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego staramy się unikać tonacji negatywnej. Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy obraźliwy. Uprzejmość w listach to elegancja stylistyczna i ortograficzna, poprawność wypowiedzi, estetyczny wygląd pisma. Sposób formułowania treści musi być dostosowany do rodzaju sprawy. Zależy on także od stosunków, jakie łączą nadawcę i adresata listu. Coraz częściej pojawiają się w polskiej korespondencji pisma, których głównym celem jest tworzenie przyjaznych stosunków między jego odbiorcą a nadawcą. Do takiego rodzaju pism zalicza się przede wszystkim listy z życzeniami świątecznymi czy noworocznymi, z okazji jubileuszu, gratulacje. Taka korespondencja występuje także między pracodawcą a pracownikiem. Jej przykładem może być list od pracodawcy dla pracownika z gratulacjami z okazji zawarcia przez niego ślubu czy podwyższenia kwalifikacji zawodowych.

Przenoszenie treści na drugą stronę

Listy urzędowe sporządza się jednostronnie. Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, to w prawej części marginesu stawia się znak przeniesienia: „/”.

Kiedy jednak do przeniesienia na drugą stronę pozostaje jedynie jedno lub dwa krótkie zdania, należy ponownie rozważyć możliwość rozmieszczenia tekstu w taki sposób (mniejsza czcionka), aby zmieścił się na jednej stronie. Na odwrocie dopuszcza się jedynie umieszczenie elementów dodatkowych, do których zalicza się załączniki i rozdzielnik. Rozdzielnik może mieć postać słów: do wiadomości, otrzymują, kopie otrzymują.

Zwrot kończący pismo

Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do takich zwrotów zalicza się: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” czy (rzadziej stosowane) „Łączę wyrazy szacunku”. Po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy żadnych znaków interpunkcyjnych.

Podpisywanie pism

Podpis osoby upoważnionej umieszczamy po prawej stronie, 1-2 interlinie poniżej zwrotu grzecznościowego.

Pisma z reguły podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego osobę (prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby (dyrektora i głównego księgowego) to ich podpisy umieszczone są obok siebie, w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyższej rangą w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po prawej stronie.

 

Elementy dodatkowe

Umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony na wysokości podpisu lub wyjątkowo na odwrocie pisma w lewym górnym prostokącie. Mają postać informacji, jakie dokumenty (dowody) potwierdzają niniejszą treść oraz dla kogo są przeznaczone kopie niniejszego pisma.

Jeżeli te dwa elementy występują łącznie, to w pierwszej kolejności umieszcza się załączniki.

Załączniki

Jeżeli do pisma załączone są jakieś dokumenty, należy ten fakt zaznaczyć po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo. Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników.

Na przykład w piśmie, do którego załączono reklamację i fakturę, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:

a) Załączniki: 2

b) Załączniki:

1. reklamacja

2. faktura

„Do wiadomości”

W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, oprócz adresata, także i inne instytucje lub osoby. W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści wpisuje się: „Do wiadomości:” lub „Otrzymują:”, a następnie nazwę instytucji lub imię, nazwisko i dokładny adres osoby, która ma otrzymać kopię pisma. W obiegu wewnętrznym można posługiwać się symbolami literowymi komórek organizacyjnych. Na każdej z kopii przekreśla się nazwę na polu adresowym i jednocześnie podkreśla nazwę i adres podmiotu, do którego dana kopia będzie wysłana.

Adresowanie kopert

Ważne jest przyswojenie sobie stałych zasad odnoszących się do adresowania kopert:

• dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu,

• dane zapisuje się w kolejności: nazwa lub imię i nazwisko nadawcy, nazwa ulicy i nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości,

• jeżeli nazwa odbiorcy jest długa, należy ją podzielić zgodnie z podziałem logicznym, ale nie wolno jej skracać,

• po nazwie lub nazwisku odbiorcy robimy odstęp, aby wizualnie oddzielić tę część od adresu,

• w adresie nie tworzymy skrótów, oczywiście nie dotyczy to powszechnie stosowanych skrótów, jak: ul., al., mgr, dr, inż.,

• przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę, której nie należy zaklejać taśmą klejącą lub zszywać zszywaczem,

• adnotacje dotyczące rodzaju listu (polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresatem.

Listy do kopert składamy tak, by część, która zawiera nagłówek była wewnątrz. W miarę możliwości odpowiadamy na korespondencję niezwłocznie lub zachowujemy zwyczajowe terminy, co świadczy dobrze o właściwej organizacji firmy.

Przykład pisma według standardu polskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład pisma według standardu Europejskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zdzisława Koźmin

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Sekretariat
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    REKLAMA

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    REKLAMA

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    Dlaczego opłaca się ponownie wykorzystywać, odnawiać lub odsprzedawać stare urządzenia elektroniczne?

    Współczesny rynek elektroniki użytkowej opiera się głównie na handlu nowym sprzętem w sieciach sprzedaży stacjonarnej i na platformach online. Ostatnio dużym zainteresowaniem cieszy się również recommerce (reverse commerce), czyli sprzedaż zakupionych produktów w celu ich ponownego wykorzystania, odnowienia, poddania recyklingowi lub odsprzedaży. Jakie zalety ma handel zwrotny? Komu i czemu służy? Czy ma szansę dalej się rozwijać? 

    REKLAMA