Efektywne i tańsze biuro

W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powierzchni biurowej. Jak to zrobić efektywnie? Poza dość oczywistymi sposobami, takimi jak renegocjacja umów, analiza kosztów użytkowania nieruchomości czy podnajmowania powierzchni, można jeszcze ograniczyć zajmowaną powierzchnię.

Redukcję powierzchni należy zrobić bardzo ostrożnie. Najpierw trzeba dokładnie przeanalizować funkcje biura i sposoby wykorzystywania w nim stref. Zmniejszenie metrów kwadratowych bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności. Przestrzeń musi podążać za biznesem.

W latach 90. odchodziliśmy od biur komórkowych na rzecz open-space'ów, kolejnym krokiem były biura mieszane. Obecnie pytaniem nie jest już, czy projektować open-space, czy pokoje zamknięte i strefy relaksu Rozwiązaniem jest różnorodność stanowisk pracy, które podążają za zmianami w formie pracy, a kluczem do sukcesu są proporcje. Ważne, aby zmienić sposób myślenia i przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. Taki sposób myślenia nie powinien nikogo dziwić, ponieważ na co dzień funkcjonujemy w ten sposób w przestrzeni domowej. W łazience się myjemy, posiłki przygotowujemy w kuchni, spotykamy się ze znajomymi w salonie, w sypialni śpimy itp. Trudno sobie wyobrazić przypisanie poszczególnych przestrzeni do domowników, ponieważ „stały użytkownik łazienki” musiałby tam jeść, spać, spotykać się ze znajomymi, czasem pracować. Domownicy rotują pomiędzy pomieszczeniami w zależności od wykonywanych czynności. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest rewolucją. Warto jednak ją przynajmniej przemyśleć, ponieważ prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25%, obniżając koszty użytkowanej powierzchni średnio o 16%.

Na podstawie danych empirycznych kilku firm meblowych oraz projektowych przeprowadzono symulację wpływu koncepcji aranżacji biur w różnych branżach na wielkość zajmowanej powierzchni przy zachowaniu stałej wielkości zatrudnienia - 100 osób. Zgodnie z założeniami biurko w układzie komórkowym, czyli pokoje zamknięte do pracy indywidualnej, często spotykane jeszcze w instytucjach państwowych, zajmowało powierzchnię 1000 mkw. Poza sporym metrażem występują w tego typu biurach problemy z komunikacją i działaniem zespołowym pracowników. Przy aranżacji biura w ukladzie mieszanym, czyli open-space dla wybranych działów: handlowy, marketing, IT i zamknięte przestrzenie dla działu finansowów, administracji, możemy zaoszczędzić ok. 10% wynajmowanej powierzchni. Największą zmianę obserwujemy przy aranżacji zgodnej z koncepcją elastycznego biura, czyli przypisaniu stanowisk do pełnionych funkcji, a nie do pracowników. Cechą charakterystyczną takiego biura jest duży udział części wspólnych używanych rotacyjnie przez pracowników. Taka koncepcja pracy umożliwia firmie ograniczenie powierzchni w zależności od branży od 15 do 30%, co przy średniej cenie wynajmu 100 zł/mkw oznacza od 180 000 do 360 000 zł oszczędności rocznie.

W efekcie przeprowadzonych badań na rynku amerykańskim, dotyczących zależności pomiędzy wyposażeniem wnętrza, aranżacją przestrzeni a produktywnością, otrzymano interesujące wyniki. Na ich podstawie można stwierdzić, że pracownicy oczekują lepszych warunków pracy. Mają przekonanie, że lepsze rozwiązanie wyposażenia i aranżacji wnętrza wpływa na wzrost efektywności pracy, poprawę współpracy oraz konkurencyjność firmy. Prawie 50% respondentów deklarowało, że pracowałoby codziennie dodatkową godzinę za lepsze środowisko pracy, a aż 90% twierdziło, że aranżacja przestrzeni biurowej bezpośrednio wpływa na ich produktywność. 88% menedżerów najwyższego szczebla uznało, że środowisko pracy może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy, a 92%, że lepsze zaprojektowanie przestrzeni biurowej może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność organizacji.