REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Efektywne i tańsze biuro

Dagmara Szwaj
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dobra aranżacja to nie tylko piękne wnętrze stymulujące pracowników, ale również odpowiedź na koncepcję pracy firmy, usprawnienie działania organizacji oraz optymalizacja kosztów.

W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powierzchni biurowej. Jak to zrobić efektywnie? Poza dość oczywistymi sposobami, takimi jak renegocjacja umów, analiza kosztów użytkowania nieruchomości czy podnajmowania powierzchni, można jeszcze ograniczyć zajmowaną powierzchnię.

REKLAMA

Przestrzeń kroczy za biznesem

REKLAMA

Redukcję powierzchni należy zrobić bardzo ostrożnie. Najpierw trzeba dokładnie przeanalizować funkcje biura i sposoby wykorzystywania w nim stref. Zmniejszenie metrów kwadratowych bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności. Przestrzeń musi podążać za biznesem.

W latach 90. odchodziliśmy od biur komórkowych na rzecz open-space'ów, kolejnym krokiem były biura mieszane. Obecnie pytaniem nie jest już, czy projektować open-space, czy pokoje zamknięte i strefy relaksu Rozwiązaniem jest różnorodność stanowisk pracy, które podążają za zmianami w formie pracy, a kluczem do sukcesu są proporcje. Ważne, aby zmienić sposób myślenia i przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. Taki sposób myślenia nie powinien nikogo dziwić, ponieważ na co dzień funkcjonujemy w ten sposób w przestrzeni domowej. W łazience się myjemy, posiłki przygotowujemy w kuchni, spotykamy się ze znajomymi w salonie, w sypialni śpimy itp. Trudno sobie wyobrazić przypisanie poszczególnych przestrzeni do domowników, ponieważ „stały użytkownik łazienki” musiałby tam jeść, spać, spotykać się ze znajomymi, czasem pracować. Domownicy rotują pomiędzy pomieszczeniami w zależności od wykonywanych czynności. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest rewolucją. Warto jednak ją przynajmniej przemyśleć, ponieważ prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25%, obniżając koszty użytkowanej powierzchni średnio o 16%.

Wpływ aranżacji wnętrza na koszty

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Na podstawie danych empirycznych kilku firm meblowych oraz projektowych przeprowadzono symulację wpływu koncepcji aranżacji biur w różnych branżach na wielkość zajmowanej powierzchni przy zachowaniu stałej wielkości zatrudnienia - 100 osób. Zgodnie z założeniami biurko w układzie komórkowym, czyli pokoje zamknięte do pracy indywidualnej, często spotykane jeszcze w instytucjach państwowych, zajmowało powierzchnię 1000 mkw. Poza sporym metrażem występują w tego typu biurach problemy z komunikacją i działaniem zespołowym pracowników. Przy aranżacji biura w ukladzie mieszanym, czyli open-space dla wybranych działów: handlowy, marketing, IT i zamknięte przestrzenie dla działu finansowów, administracji, możemy zaoszczędzić ok. 10% wynajmowanej powierzchni. Największą zmianę obserwujemy przy aranżacji zgodnej z koncepcją elastycznego biura, czyli przypisaniu stanowisk do pełnionych funkcji, a nie do pracowników. Cechą charakterystyczną takiego biura jest duży udział części wspólnych używanych rotacyjnie przez pracowników. Taka koncepcja pracy umożliwia firmie ograniczenie powierzchni w zależności od branży od 15 do 30%, co przy średniej cenie wynajmu 100 zł/mkw oznacza od 180 000 do 360 000 zł oszczędności rocznie.

Wzrost efektywności

W efekcie przeprowadzonych badań na rynku amerykańskim, dotyczących zależności pomiędzy wyposażeniem wnętrza, aranżacją przestrzeni a produktywnością, otrzymano interesujące wyniki. Na ich podstawie można stwierdzić, że pracownicy oczekują lepszych warunków pracy. Mają przekonanie, że lepsze rozwiązanie wyposażenia i aranżacji wnętrza wpływa na wzrost efektywności pracy, poprawę współpracy oraz konkurencyjność firmy. Prawie 50% respondentów deklarowało, że pracowałoby codziennie dodatkową godzinę za lepsze środowisko pracy, a aż 90% twierdziło, że aranżacja przestrzeni biurowej bezpośrednio wpływa na ich produktywność. 88% menedżerów najwyższego szczebla uznało, że środowisko pracy może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy, a 92%, że lepsze zaprojektowanie przestrzeni biurowej może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność organizacji.

 

Przykład holenderski

REKLAMA

Aranżacje zgodne z koncepcją elastycznego biura pojawiają się już nie tylko w wirtualnych projektach, ale są wdrażane w rzeczywistych firmach. Przykładem może być jedna z firm ubezpieczeniowych w Holandii. W poprzedniej aranżacji biuro wyglądało tradycyjnie, każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp. W nowej zarząd zdecydował, żeby zaprojektować biuro, uwzględniając formę pracy, specyfikę działalności, czas pracy i indywidualne podejście do pracownika. Okazało się, że w tym przypadku można było zastosować open-space i zorganizowawać w nim różne formy stanowisk pracy.

Dziś większość pracowników nie ma przypisanych stanowisk pracy, konsekwencją jest również brak telefonów stacjonarnych i szaf przy stanowiskach pracy. W związku z tym w centralnej części biura zaprojektowano strefę z szafkami osobistymi i ścianę z telefonami przenośnymi. Każda osoba przychodząca do pracy bierze swój telefon, potrzebne dokumenty oraz wybiera dowolne miejsce pracy. W przestrzeni tego biura znalazły się pokoje do pracy cichej, biurka do pracy indywidualnej, benche do pracy zespołowej, lounge do pracy grupowej z wysokimi kanapo-fotelami, sale konferencyjne o różnym przeznaczeniu, strefa kawiarniana, strefa zieleni i relaksu oraz liczne miejsca nieformalnych spotkań.

Wszędzie znajdują się podłączenia do sieci internetowej, nawet w kantynie. Każde ze stanowisk pracy jest regulowane i pozwala dostosować je do indywidualnych parametrów użytkownika - biurka z elektryczną regulacją wysokości, fotele z wieloma zaawansowanymi regulacjami. Nawet te, wyglądające niczym kanapy, mają oddzielne siedziska do indywidualnej regulacji. Technologia niemal z zakresu science fiction, ponieważ biurka posiadają panel dotykowy z pamięcią ustawień dla kilku użytkowników. Pracownik wybiera sobie taką przestrzeń do pracy, jaka dla niego w danym momencie jest najodpowiedniejsza. Od czasu wdrożenia nowych rozwiązań nie było jeszcze sytuacji, aby ktoś nie mógł znaleźć dla siebie odpowiedniego miejsca.

Wymierną, łatwomierzalną konsekwencją tej zmiany był wzrost zyskowności firmy w ciągu 2 lat o ponad 15%, w momencie, kiedy rynek usług ubezpieczeniowych przechodził okres stagnacji. Poza tym zostały ograniczone koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30%, ponieważ okazało się, że wcześniej część biura była wykorzystywana sporadycznie, np. sale konferencyjne czy kantyna. Obecnie pracownicy mogą korzystać z tych miejsc jak z pełnowartościowych stanowisk pracy. Zrealizowana koncepcja doskonale wpisuje się w oczekiwania ludzi, którzy wolą część zadań wykonywać w bardziej przyjaznej, domowej lub kawiarnianej atmosferze.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W materiale wykorzystano:

1. Gensler: A Design + Performance Report. 2008 Workplace Survey. United States,

2. Gensler: A Design + Performance Report. 2008 Workplace Survey. United Kingdom,

3. Gensler: The Gensler Design + Performance Index. 2006 Workspace Survey.United States,

4. Dane empiryczne firmy MARTELA OYJ z Finlandii, AHREND z Holandii oraz firmy projektowo-badawczej DEGW z Niemiec.

Dagmara Szwaj

PR & Marketing Manager Martela

dagmara.szwaj@martela.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KPO: Od 6 maja 2024 r. można składać wnioski na dotacje dla branży HoReCa - hotelarskiej, gastronomicznej, cateringowej, turystycznej i hotelarskiej

    Nabór wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ogłoszono w kwietniu 2024 r. Wnioski będzie można składać od 6 maja 2024 r. do 5 czerwca 2024 r.

    Ile pracuje mikro- i mały przedsiębiorca? 40-60 godzin tygodniowo, bez zwolnień lekarskich i urlopów

    Przeciętny mikroprzedsiębiorca poświęca dużo więcej czasu na pracę niż przeciętny pracownik etatowy. Wielu przedsiębiorców nie korzysta ze zwolnień lekarskich i nie było na żadnym urlopie. Chociaż mikroprzedsiębiorcy zwykle zarabiają na poziomie średniej krajowej albo trochę więcej, to są zdecydowanie bardziej oszczędni niż większość Polaków.

    Duży wzrost cyberataków na świecie!

    Aż 28 proc. O tyle procent wzrosła liczba ataków cyberprzestępców. Hakerzy stawiają także na naukę i badania oraz sektor administracyjno-wojskowy. W Europie liczba ataków ransomware wzrosła o 64 proc. Jest się czego obawiać. 

    Nie zrobisz zakupów w swoim ulubionym sklepie osiedlowym, bo powrót VAT na żywność doprowadzi go do bankructwa

    Po ponad dwóch latach przerwy powrócił 5-procentowy VAT na żywność. Sieci dyskontów, które toczą wojnę o klientów, kuszą obietnicą, że cen nie podniosą, bo podatek wezmą na siebie. Korzystna dla klientów zapowiedź może okazać się zabójcza dla i tak słabnących i znikających z rynku małych sklepów.

    REKLAMA

    Windykacja należności krok po kroku

    Windykacja należności krok po kroku czyli jak odzyskać swoje pieniądze? Pierwszym krokiem jest windykacja przedsądowa. Co zrobić, aby windykacja była skuteczna już na tym etapie?

    Praca tymczasowa: Liczy się wynagrodzenie, lokalizacja miejsca pracy, czas trwania rekrutacji i szansa na stałą pracę

    Praca tymczasowa to nie tylko opcja dla studentów – najwięcej pracowników stanowią osoby w przedziale wiekowym 25-44 lata. Pracownicy tymczasowi przy wyborze oferty pracy najczęściej zwracają uwagę na wysokość wynagrodzenia, lokalizację miejsca pracy oraz szansę na stałe zatrudnienie, a także szybkość procesu rekrutacji.

    Uwaga! Zbyt częste zmienianie hasła ułatwia cyberataki

    Czy trzeba zmieniać hasło co miesiąc? Okazuje się, że zbyt częsta zmiana hasła ułatwia cyberataki. Wskazania do zmiany hasła przez pracowników po czasie od 30 do 90 dni powinny się zmienić. Kiedy zmiana hasła jest konieczna?

    Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców

    Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

    REKLAMA

    Jak hakerzy wyciągają nasze dane? Uważaj na aktualizacje!

    Hakerzy nie próżnują i wciąż szukają nowych sposobów na wyciągnięcie danych. Wykorzystują pliki wirtualnego dysku twardego (VHD) do dostarczania wirusa - trojana zdalnego dostępu (RAT) Remcos. W Polsce szczególnie groźne są fałszywe aktualizacje. 

    Firmy przemysłowe stawiają na AI

    Większość firm (83 proc.) z sektora przemysłowego planuje zainwestować w sztuczną inteligencję w 2024 r. Tak wynika z najnowszego raportu "State of Smart Manufacturing". 

    REKLAMA