Efektywne i tańsze biuro

W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powierzchni biurowej. Jak to zrobić efektywnie? Poza dość oczywistymi sposobami, takimi jak renegocjacja umów, analiza kosztów użytkowania nieruchomości czy podnajmowania powierzchni, można jeszcze ograniczyć zajmowaną powierzchnię.

Przestrzeń kroczy za biznesem

Redukcję powierzchni należy zrobić bardzo ostrożnie. Najpierw trzeba dokładnie przeanalizować funkcje biura i sposoby wykorzystywania w nim stref. Zmniejszenie metrów kwadratowych bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności. Przestrzeń musi podążać za biznesem.

W latach 90. odchodziliśmy od biur komórkowych na rzecz open-space'ów, kolejnym krokiem były biura mieszane. Obecnie pytaniem nie jest już, czy projektować open-space, czy pokoje zamknięte i strefy relaksu Rozwiązaniem jest różnorodność stanowisk pracy, które podążają za zmianami w formie pracy, a kluczem do sukcesu są proporcje. Ważne, aby zmienić sposób myślenia i przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. Taki sposób myślenia nie powinien nikogo dziwić, ponieważ na co dzień funkcjonujemy w ten sposób w przestrzeni domowej. W łazience się myjemy, posiłki przygotowujemy w kuchni, spotykamy się ze znajomymi w salonie, w sypialni śpimy itp. Trudno sobie wyobrazić przypisanie poszczególnych przestrzeni do domowników, ponieważ „stały użytkownik łazienki” musiałby tam jeść, spać, spotykać się ze znajomymi, czasem pracować. Domownicy rotują pomiędzy pomieszczeniami w zależności od wykonywanych czynności. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest rewolucją. Warto jednak ją przynajmniej przemyśleć, ponieważ prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25%, obniżając koszty użytkowanej powierzchni średnio o 16%.

Wpływ aranżacji wnętrza na koszty

Na podstawie danych empirycznych kilku firm meblowych oraz projektowych przeprowadzono symulację wpływu koncepcji aranżacji biur w różnych branżach na wielkość zajmowanej powierzchni przy zachowaniu stałej wielkości zatrudnienia - 100 osób. Zgodnie z założeniami biurko w układzie komórkowym, czyli pokoje zamknięte do pracy indywidualnej, często spotykane jeszcze w instytucjach państwowych, zajmowało powierzchnię 1000 mkw. Poza sporym metrażem występują w tego typu biurach problemy z komunikacją i działaniem zespołowym pracowników. Przy aranżacji biura w ukladzie mieszanym, czyli open-space dla wybranych działów: handlowy, marketing, IT i zamknięte przestrzenie dla działu finansowów, administracji, możemy zaoszczędzić ok. 10% wynajmowanej powierzchni. Największą zmianę obserwujemy przy aranżacji zgodnej z koncepcją elastycznego biura, czyli przypisaniu stanowisk do pełnionych funkcji, a nie do pracowników. Cechą charakterystyczną takiego biura jest duży udział części wspólnych używanych rotacyjnie przez pracowników. Taka koncepcja pracy umożliwia firmie ograniczenie powierzchni w zależności od branży od 15 do 30%, co przy średniej cenie wynajmu 100 zł/mkw oznacza od 180 000 do 360 000 zł oszczędności rocznie.

Wzrost efektywności

W efekcie przeprowadzonych badań na rynku amerykańskim, dotyczących zależności pomiędzy wyposażeniem wnętrza, aranżacją przestrzeni a produktywnością, otrzymano interesujące wyniki. Na ich podstawie można stwierdzić, że pracownicy oczekują lepszych warunków pracy. Mają przekonanie, że lepsze rozwiązanie wyposażenia i aranżacji wnętrza wpływa na wzrost efektywności pracy, poprawę współpracy oraz konkurencyjność firmy. Prawie 50% respondentów deklarowało, że pracowałoby codziennie dodatkową godzinę za lepsze środowisko pracy, a aż 90% twierdziło, że aranżacja przestrzeni biurowej bezpośrednio wpływa na ich produktywność. 88% menedżerów najwyższego szczebla uznało, że środowisko pracy może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy, a 92%, że lepsze zaprojektowanie przestrzeni biurowej może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność organizacji.

 

Przykład holenderski

Aranżacje zgodne z koncepcją elastycznego biura pojawiają się już nie tylko w wirtualnych projektach, ale są wdrażane w rzeczywistych firmach. Przykładem może być jedna z firm ubezpieczeniowych w Holandii. W poprzedniej aranżacji biuro wyglądało tradycyjnie, każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp. W nowej zarząd zdecydował, żeby zaprojektować biuro, uwzględniając formę pracy, specyfikę działalności, czas pracy i indywidualne podejście do pracownika. Okazało się, że w tym przypadku można było zastosować open-space i zorganizowawać w nim różne formy stanowisk pracy.

Dziś większość pracowników nie ma przypisanych stanowisk pracy, konsekwencją jest również brak telefonów stacjonarnych i szaf przy stanowiskach pracy. W związku z tym w centralnej części biura zaprojektowano strefę z szafkami osobistymi i ścianę z telefonami przenośnymi. Każda osoba przychodząca do pracy bierze swój telefon, potrzebne dokumenty oraz wybiera dowolne miejsce pracy. W przestrzeni tego biura znalazły się pokoje do pracy cichej, biurka do pracy indywidualnej, benche do pracy zespołowej, lounge do pracy grupowej z wysokimi kanapo-fotelami, sale konferencyjne o różnym przeznaczeniu, strefa kawiarniana, strefa zieleni i relaksu oraz liczne miejsca nieformalnych spotkań.

Wszędzie znajdują się podłączenia do sieci internetowej, nawet w kantynie. Każde ze stanowisk pracy jest regulowane i pozwala dostosować je do indywidualnych parametrów użytkownika - biurka z elektryczną regulacją wysokości, fotele z wieloma zaawansowanymi regulacjami. Nawet te, wyglądające niczym kanapy, mają oddzielne siedziska do indywidualnej regulacji. Technologia niemal z zakresu science fiction, ponieważ biurka posiadają panel dotykowy z pamięcią ustawień dla kilku użytkowników. Pracownik wybiera sobie taką przestrzeń do pracy, jaka dla niego w danym momencie jest najodpowiedniejsza. Od czasu wdrożenia nowych rozwiązań nie było jeszcze sytuacji, aby ktoś nie mógł znaleźć dla siebie odpowiedniego miejsca.

Wymierną, łatwomierzalną konsekwencją tej zmiany był wzrost zyskowności firmy w ciągu 2 lat o ponad 15%, w momencie, kiedy rynek usług ubezpieczeniowych przechodził okres stagnacji. Poza tym zostały ograniczone koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30%, ponieważ okazało się, że wcześniej część biura była wykorzystywana sporadycznie, np. sale konferencyjne czy kantyna. Obecnie pracownicy mogą korzystać z tych miejsc jak z pełnowartościowych stanowisk pracy. Zrealizowana koncepcja doskonale wpisuje się w oczekiwania ludzi, którzy wolą część zadań wykonywać w bardziej przyjaznej, domowej lub kawiarnianej atmosferze.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W materiale wykorzystano:

1. Gensler: A Design + Performance Report. 2008 Workplace Survey. United States,

2. Gensler: A Design + Performance Report. 2008 Workplace Survey. United Kingdom,

3. Gensler: The Gensler Design + Performance Index. 2006 Workspace Survey.United States,

4. Dane empiryczne firmy MARTELA OYJ z Finlandii, AHREND z Holandii oraz firmy projektowo-badawczej DEGW z Niemiec.

Dagmara Szwaj

PR & Marketing Manager Martela

dagmara.szwaj@martela.pl