E-kontrole w praktyce - czym są i jak się do nich przygotować

Podstawą prawną tak rozumianej e-kontroli są art. 155 § 1 oraz art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Według tych przepisów istnieje możliwość pisemnego wezwania podatnika do udostępnienia danych w formie elektronicznej. Wezwanie powinno wskazywać:

• rodzaj danych,

• format plików oraz

• termin przekazania danych.

Czynność pobrania danych elektronicznych na potrzeby kontroli powinna być udokumentowana przez organy podatkowe protokołem.

Warto pamiętać, że w rozumieniu prawnym e-kontrola to wciąż kontrola podatkowa, w ramach której podatnicy i kontrolujący mają obowiązki i uprawnienia praktycznie takie same jak przy kontrolach prowadzonych tradycyjnymi metodami. Okolicznością wskazującą na fakt poddania podatnika technicznej czynności e-kontroli jest właśnie wspomniane pisemne wezwanie kontrolujących do udostępnienia danych w formie elektronicznej.

WAŻNE!

W ramach e-kontroli podatnicy i kontrolujący mają obowiązki i uprawnienia takie same jak przy kontrolach prowadzonych tradycyjnymi metodami.

Czym różni się e-kontrola od kontroli tradycyjnej

Aby dobrze zrozumieć różnice między e-kontrolą a kontrolą tradycyjną (mówimy tutaj o różnicach w metodologii kontroli, ponieważ - jak wskazano wcześniej - jest to wciąż ta sama kontrola podatkowa), należy najpierw wziąć pod uwagę, że e-kontrola jest pojęciem technicznym określającym nowoczesną metodologię prowadzenia kontroli podatkowych bądź skarbowych przez organy podatkowe.

Innymi słowy, e-kontrola bazuje na analizie danych pobranych od podatnika w formie elektronicznej. Z tego wynikają najważniejsze różnice w stosunku do kontroli tradycyjnej, opartej na badaniu dokumentów.

E-kontrole dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych (specjalistyczne oprogramowanie analityczne) umożliwiają organom podatkowym znaczne zwiększenie zakresu badanych danych oraz ilości zagadnień podatkowych podlegających weryfikacji. Ilość i zakres testów, które są prowadzone podczas e-kontroli, ograniczona jest bowiem tylko i wyłącznie wyobraźnią, wiedzą i umiejętnościami kontrolującego. Ponadto w ramach e-kontroli władze nie muszą skupiać się na badaniu tylko wybranej próbki transakcji, do czego często są zmuszone w przypadku kontroli tradycyjnej (np. z uwagi na dużą ilość transakcji i związanej z nimi dokumentacji). Otwiera to nowe możliwości przed kontrolującymi. Na przykład sprawdzenie poprawności wyliczenia przez podatnika kwot VAT dla wszystkich transakcji sprzedaży w trakcie e-kontroli powinno zająć mniej czasu niż przy metodzie tradycyjnej.

Jak zmienia się podejście władz do kontroli podatkowych

Z powyższego opisu wynika wiele zalet e-kontroli jako techniki weryfikowania prawidłowości rozliczeń podatkowych podatników. Przede wszystkim jest to możliwość zbadania bardzo dużej ilości transakcji w krótkim czasie oraz badania obszarów, które często nie są możliwe do całkowitego zbadania tradycyjnymi metodami (np. amortyzacja, różnice kursowe). W związku z takimi zaletami e-kontroli w piśmie MF określającym zadania Urzędów Kontroli Skarbowej na 2009 r. (opubl. http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=7&dzial=617&id=168657) zawarto następujące sformułowania:

Kontynuowane będą (...) działania związane ze zwiększeniem zastosowania rozwiązań informatycznych w kontroli skarbowej w obszarach:

• wykorzystania specjalistycznego oprogramowania analitycznego w kontrolach podmiotów prowadzących elektroniczną rachunkowość - tzw. e-kontrola,

• wykrywania i identyfikacji podmiotów prowadzących działalność handlową z wykorzystaniem Internetu (e-handel) bez zgłoszenia obowiązku podatkowego lub niezgłaszających do opodatkowania przychodów z tej części działalności,

• rozwoju metod analitycznych w typowaniu podmiotów do kontroli oraz w ustalaniu powiązań biznesowych pomiędzy podmiotami.

Biorąc pod uwagę powyższe zadania kontrolne oraz cechy e-kontroli jako takiej, można zaobserwować postępującą ewolucję technik kontroli podatkowych i skarbowych. Mianowicie, kontrolerzy wykorzystują metodologię e-kontroli jako uzupełnienie kontroli tradycyjnej (innymi słowy, z biegiem czasu będzie zanikać podział na kontrolę prowadzoną wyłącznie na podstawie dokumentów oraz kontrolę opartą wyłącznie na danych systemowych).

Doświadczenie pokazuje także, że e-kontrola w Europie Zachodniej upowszechniała się wiele lat. W przypadku Polski proces ten będzie najprawdopodobniej szybszy z uwagi na systemowe podejście władz do tego zagadnienia. W Polsce stosowane są bowiem techniki wypróbowane i rozwinięte przez inne administracje podatkowe (m.in. korzystano ze szkoleń HM Customs & Excise w zakresie e-kontroli). To samo zresztą dotyczy stosowanego do e-kontroli oprogramowania. Jest to oprogramowanie, które w innych krajach jest już z sukcesami stosowane (ACL - zakupiono kilkaset licencji i IDEA - zakupiono kilkanaście). Ponadto w ramach wymienionych programów opracowywane są zautomatyzowane testy dotyczące najpopularniejszych w Polsce zagadnień podatkowych.

Warto także dodać, że w treści ogłoszonych publicznie założeń programu e-Podatki, mającego na celu unowocześnienie infrastruktury IT i procedur funkcjonowania administracji podatkowej, wskazano, że program obejmuje wdrożenie rozwiązań informatycznych wspomagających kontrole podatkowe, automatyzowane typowanie podatników do kontroli oraz identyfikowanie nieujawnionych źródeł przychodów oraz nieujawnionej działalności gospodarczej.

 

Co może wykryć e-kontrola

Specyfika e-kontroli polega na tym, że oprócz weryfikacji dużych ilości danych ułatwione jest szukanie powiązań pomiędzy danymi. Tym samym kontrolujący dzięki e-kontroli zyskują potężne narzędzie analityczne. Znane są już, krajowe i zagraniczne, spektakularne przykłady takiego wykorzystania narzędzi e-kontroli.

Przykłady wykorzystania narzędzi e-kontroli

  I. Powiązanie danych z systemu rejestrującego wejścia pracowników do budynku z danymi o wyjazdach służbowych pomaga wykryć nieprawidłowości w zakresie tzw. kilometrówek.

 II. W Austrii kontrolujący zbadali cały przemysł browarniczy i jego powiązania z restauratorami. Badaniu podlegały dane finansowe z każdego większego browaru oraz dane restauracji i pubów. Porównano dane o sprzedaży piwa w układzie dynamicznym (porównanie sprzedaży z badanego okresu z okresami wcześniejszymi) oraz przekrojowym (porównanie wielkości sprzedaży browarów z wielkością zakupów oraz sprzedaży zarejestrowanych w księgach restauracji i pubów). W efekcie badania wykryto, że restauratorzy nie wykazują w księgach i nie opodatkowują części sprzedaży (czasem nawet 40%). W rezultacie badania fiskus austriacki zyskał 85 milionów euro.

III. Badanie stawek podatkowych w VAT. Do tej pory zagadnienie to było zazwyczaj omijane przez kontrolujących lub badane za krótki okres i na pewnej próbie danych. Wynikało to z faktu, że pliki zawierające przypisanie stawek do poszczególnych towarów u dużych detalistów mogły liczyć nawet miliony „rekordów”. W przypadku e-kontroli wolumen danych nie jest przeszkodą dla kontrolującego, tym samym możliwe było zestawienie towarów ze stwierdzonymi nieprawidłowymi stawkami VAT.

Jak przebiega e-kontrola u podatnika

E-kontrola podatkowa rozpoczyna się pisemnym wezwaniem podatnika do przekazania danych w formie elektronicznej. W takim przypadku podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę na treść wezwania. Powinno ono spełniać pewne warunki formalne. Wezwanie musi wskazywać rodzaj danych, rodzaj plików oraz termin przekazania danych. Podatnik ma prawo żądać potwierdzenia przekazania danych w formie protokołu. Jest też kilka prozaicznych aspektów e-kontroli. Podatnik powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wyłączne kontakty z kontrolującymi. W przypadku e-kontroli wskazane jest, aby wyznaczona do takiego zadania osoba posiadała wiedzę na temat rozliczeń podatkowych oraz danych i systemów finansowo-księgowych.

WAŻNE!

Wezwanie podatnika do przekazania danych w formie elektronicznej musi wskazywać rodzaj danych, rodzaj plików oraz termin przekazania danych.

Po pobraniu danych z systemu kontrolujący przystępują do ich analizy za pomocą narzędzi analitycznych (głównie za pomocą programu ACL). W tym przypadku należy szczególnie zwrócić uwagę, że narzędzia analityczne działają, wykorzystując powtarzalne skrypty.

E-kontrolę kończy otrzymanie przez podatnika protokołu kontroli. Jego podstawą są wnioski sformułowane w toku działań kontrolnych.

Jak podatnik może przygotować się do e-kontroli

Przede wszystkim należy krytycznym okiem spojrzeć na konfigurację systemu finansowo-księgowego. Trzeba pamiętać, że błąd w konfiguracji oprogramowania może, w sposób niezamierzony przez podatnika, wpłynąć na prawidłowość jego obliczeń podatkowych. Tym samym zasadniczo przygotowanie się do e-kontroli musi polegać na weryfikacji konfiguracji systemu.

Warto także zweryfikować źródła danych wprowadzanych do systemu finansowo-księgowego. Oczywiście źródłami danych systemu finansowego są inne systemy albo człowiek (użytkownik). W przypadku wprowadzania błędnych danych (np. złych kursów walut) czy to przez użytkownika, czy przez inny system, nawet najlepsza konfiguracja systemu oraz najlepsze procedury podatkowe nie uchronią podatnika przed błędnym rozliczeniem. Dlatego w celu uniknięcia zaległości podatkowych, które zostaną zidentyfikowane w trakcie e-kontroli, warto zadbać o analizę prawidłowości działania interfejsów danych pomiędzy np. systemem sprzedaży a systemem finansowo-księgowym (czy też modułami jednego systemu). Istotne jest także, aby zweryfikować ważne dla rozliczeń podatkowych zasilanie systemu danymi przez użytkowników. Należy uzyskać gwarancję, że użytkownicy systemu księgowego dysponują kompetencjami umożliwiającymi wprowadzanie prawidłowych danych.

Podatnik może także sam zweryfikować swoje rozliczenia i przygotować się do potencjalnej e-kontroli, przeprowadzając w swoim systemie czynności kontrolne za pomocą narzędzi analitycznych.

Jaka jest przyszłość e-kontroli

Należy przewidywać, że e-kontrola stanie się ważnym elementem uzupełniającym kontrole podatkowe i skarbowe. Jej zalety metodologiczne usprawnią czynności kontrolne realizowane przez 401 urzędów skarbowych i 16 urzędów kontroli skarbowej. Idea e-kontroli rozszerzana jest również na proces typowania podatników do kontroli oraz ujawniania nieujawnionych źródeł przychodów. E-kontrola będzie się rozwijać także metodologicznie. Skrypty testowe będą coraz bardziej zaawansowane z uwagi na doświadczenie zyskiwane przez kontrolujących. Wszystko to oznacza, że e-kontrole będą się rozwijać i będą coraz częstsze. Tym samym warto już teraz zacząć przygotowywać do nich pracowników i systemy finansowo-księgowe.

• art. 155 § 1 i art. 286 § 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

Ernest Frankowski

doradca podatkowy

menedżer w Deloitte Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o.