REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-kontrole w praktyce - czym są i jak się do nich przygotować

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ernest Frankowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

E-kontrola jest działaniem władz skarbowych mającym na celu wykorzystanie w toku kontroli podatkowej lub skarbowej zaawansowanych narzędzi informatycznych do badania danych finansowych pochodzących z systemu finansowo-księgowego podatnika.

Podstawą prawną tak rozumianej e-kontroli są art. 155 § 1 oraz art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Według tych przepisów istnieje możliwość pisemnego wezwania podatnika do udostępnienia danych w formie elektronicznej. Wezwanie powinno wskazywać:

REKLAMA

• rodzaj danych,

• format plików oraz

• termin przekazania danych.

Czynność pobrania danych elektronicznych na potrzeby kontroli powinna być udokumentowana przez organy podatkowe protokołem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warto pamiętać, że w rozumieniu prawnym e-kontrola to wciąż kontrola podatkowa, w ramach której podatnicy i kontrolujący mają obowiązki i uprawnienia praktycznie takie same jak przy kontrolach prowadzonych tradycyjnymi metodami. Okolicznością wskazującą na fakt poddania podatnika technicznej czynności e-kontroli jest właśnie wspomniane pisemne wezwanie kontrolujących do udostępnienia danych w formie elektronicznej.

WAŻNE!

W ramach e-kontroli podatnicy i kontrolujący mają obowiązki i uprawnienia takie same jak przy kontrolach prowadzonych tradycyjnymi metodami.

Czym różni się e-kontrola od kontroli tradycyjnej

REKLAMA

Aby dobrze zrozumieć różnice między e-kontrolą a kontrolą tradycyjną (mówimy tutaj o różnicach w metodologii kontroli, ponieważ - jak wskazano wcześniej - jest to wciąż ta sama kontrola podatkowa), należy najpierw wziąć pod uwagę, że e-kontrola jest pojęciem technicznym określającym nowoczesną metodologię prowadzenia kontroli podatkowych bądź skarbowych przez organy podatkowe.

Innymi słowy, e-kontrola bazuje na analizie danych pobranych od podatnika w formie elektronicznej. Z tego wynikają najważniejsze różnice w stosunku do kontroli tradycyjnej, opartej na badaniu dokumentów.

E-kontrole dzięki wykorzystaniu narzędzi informatycznych (specjalistyczne oprogramowanie analityczne) umożliwiają organom podatkowym znaczne zwiększenie zakresu badanych danych oraz ilości zagadnień podatkowych podlegających weryfikacji. Ilość i zakres testów, które są prowadzone podczas e-kontroli, ograniczona jest bowiem tylko i wyłącznie wyobraźnią, wiedzą i umiejętnościami kontrolującego. Ponadto w ramach e-kontroli władze nie muszą skupiać się na badaniu tylko wybranej próbki transakcji, do czego często są zmuszone w przypadku kontroli tradycyjnej (np. z uwagi na dużą ilość transakcji i związanej z nimi dokumentacji). Otwiera to nowe możliwości przed kontrolującymi. Na przykład sprawdzenie poprawności wyliczenia przez podatnika kwot VAT dla wszystkich transakcji sprzedaży w trakcie e-kontroli powinno zająć mniej czasu niż przy metodzie tradycyjnej.

Jak zmienia się podejście władz do kontroli podatkowych

Z powyższego opisu wynika wiele zalet e-kontroli jako techniki weryfikowania prawidłowości rozliczeń podatkowych podatników. Przede wszystkim jest to możliwość zbadania bardzo dużej ilości transakcji w krótkim czasie oraz badania obszarów, które często nie są możliwe do całkowitego zbadania tradycyjnymi metodami (np. amortyzacja, różnice kursowe). W związku z takimi zaletami e-kontroli w piśmie MF określającym zadania Urzędów Kontroli Skarbowej na 2009 r. (opubl. http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=7&dzial=617&id=168657) zawarto następujące sformułowania:

Kontynuowane będą (...) działania związane ze zwiększeniem zastosowania rozwiązań informatycznych w kontroli skarbowej w obszarach:

• wykorzystania specjalistycznego oprogramowania analitycznego w kontrolach podmiotów prowadzących elektroniczną rachunkowość - tzw. e-kontrola,

• wykrywania i identyfikacji podmiotów prowadzących działalność handlową z wykorzystaniem Internetu (e-handel) bez zgłoszenia obowiązku podatkowego lub niezgłaszających do opodatkowania przychodów z tej części działalności,

• rozwoju metod analitycznych w typowaniu podmiotów do kontroli oraz w ustalaniu powiązań biznesowych pomiędzy podmiotami.

REKLAMA

Biorąc pod uwagę powyższe zadania kontrolne oraz cechy e-kontroli jako takiej, można zaobserwować postępującą ewolucję technik kontroli podatkowych i skarbowych. Mianowicie, kontrolerzy wykorzystują metodologię e-kontroli jako uzupełnienie kontroli tradycyjnej (innymi słowy, z biegiem czasu będzie zanikać podział na kontrolę prowadzoną wyłącznie na podstawie dokumentów oraz kontrolę opartą wyłącznie na danych systemowych).

Doświadczenie pokazuje także, że e-kontrola w Europie Zachodniej upowszechniała się wiele lat. W przypadku Polski proces ten będzie najprawdopodobniej szybszy z uwagi na systemowe podejście władz do tego zagadnienia. W Polsce stosowane są bowiem techniki wypróbowane i rozwinięte przez inne administracje podatkowe (m.in. korzystano ze szkoleń HM Customs & Excise w zakresie e-kontroli). To samo zresztą dotyczy stosowanego do e-kontroli oprogramowania. Jest to oprogramowanie, które w innych krajach jest już z sukcesami stosowane (ACL - zakupiono kilkaset licencji i IDEA - zakupiono kilkanaście). Ponadto w ramach wymienionych programów opracowywane są zautomatyzowane testy dotyczące najpopularniejszych w Polsce zagadnień podatkowych.

Warto także dodać, że w treści ogłoszonych publicznie założeń programu e-Podatki, mającego na celu unowocześnienie infrastruktury IT i procedur funkcjonowania administracji podatkowej, wskazano, że program obejmuje wdrożenie rozwiązań informatycznych wspomagających kontrole podatkowe, automatyzowane typowanie podatników do kontroli oraz identyfikowanie nieujawnionych źródeł przychodów oraz nieujawnionej działalności gospodarczej.

 

Co może wykryć e-kontrola

Specyfika e-kontroli polega na tym, że oprócz weryfikacji dużych ilości danych ułatwione jest szukanie powiązań pomiędzy danymi. Tym samym kontrolujący dzięki e-kontroli zyskują potężne narzędzie analityczne. Znane są już, krajowe i zagraniczne, spektakularne przykłady takiego wykorzystania narzędzi e-kontroli.

Przykłady wykorzystania narzędzi e-kontroli

  I. Powiązanie danych z systemu rejestrującego wejścia pracowników do budynku z danymi o wyjazdach służbowych pomaga wykryć nieprawidłowości w zakresie tzw. kilometrówek.

 II. W Austrii kontrolujący zbadali cały przemysł browarniczy i jego powiązania z restauratorami. Badaniu podlegały dane finansowe z każdego większego browaru oraz dane restauracji i pubów. Porównano dane o sprzedaży piwa w układzie dynamicznym (porównanie sprzedaży z badanego okresu z okresami wcześniejszymi) oraz przekrojowym (porównanie wielkości sprzedaży browarów z wielkością zakupów oraz sprzedaży zarejestrowanych w księgach restauracji i pubów). W efekcie badania wykryto, że restauratorzy nie wykazują w księgach i nie opodatkowują części sprzedaży (czasem nawet 40%). W rezultacie badania fiskus austriacki zyskał 85 milionów euro.

III. Badanie stawek podatkowych w VAT. Do tej pory zagadnienie to było zazwyczaj omijane przez kontrolujących lub badane za krótki okres i na pewnej próbie danych. Wynikało to z faktu, że pliki zawierające przypisanie stawek do poszczególnych towarów u dużych detalistów mogły liczyć nawet miliony „rekordów”. W przypadku e-kontroli wolumen danych nie jest przeszkodą dla kontrolującego, tym samym możliwe było zestawienie towarów ze stwierdzonymi nieprawidłowymi stawkami VAT.

Jak przebiega e-kontrola u podatnika

E-kontrola podatkowa rozpoczyna się pisemnym wezwaniem podatnika do przekazania danych w formie elektronicznej. W takim przypadku podatnik powinien zwrócić szczególną uwagę na treść wezwania. Powinno ono spełniać pewne warunki formalne. Wezwanie musi wskazywać rodzaj danych, rodzaj plików oraz termin przekazania danych. Podatnik ma prawo żądać potwierdzenia przekazania danych w formie protokołu. Jest też kilka prozaicznych aspektów e-kontroli. Podatnik powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wyłączne kontakty z kontrolującymi. W przypadku e-kontroli wskazane jest, aby wyznaczona do takiego zadania osoba posiadała wiedzę na temat rozliczeń podatkowych oraz danych i systemów finansowo-księgowych.

WAŻNE!

Wezwanie podatnika do przekazania danych w formie elektronicznej musi wskazywać rodzaj danych, rodzaj plików oraz termin przekazania danych.

Po pobraniu danych z systemu kontrolujący przystępują do ich analizy za pomocą narzędzi analitycznych (głównie za pomocą programu ACL). W tym przypadku należy szczególnie zwrócić uwagę, że narzędzia analityczne działają, wykorzystując powtarzalne skrypty.

E-kontrolę kończy otrzymanie przez podatnika protokołu kontroli. Jego podstawą są wnioski sformułowane w toku działań kontrolnych.

Jak podatnik może przygotować się do e-kontroli

Przede wszystkim należy krytycznym okiem spojrzeć na konfigurację systemu finansowo-księgowego. Trzeba pamiętać, że błąd w konfiguracji oprogramowania może, w sposób niezamierzony przez podatnika, wpłynąć na prawidłowość jego obliczeń podatkowych. Tym samym zasadniczo przygotowanie się do e-kontroli musi polegać na weryfikacji konfiguracji systemu.

Warto także zweryfikować źródła danych wprowadzanych do systemu finansowo-księgowego. Oczywiście źródłami danych systemu finansowego są inne systemy albo człowiek (użytkownik). W przypadku wprowadzania błędnych danych (np. złych kursów walut) czy to przez użytkownika, czy przez inny system, nawet najlepsza konfiguracja systemu oraz najlepsze procedury podatkowe nie uchronią podatnika przed błędnym rozliczeniem. Dlatego w celu uniknięcia zaległości podatkowych, które zostaną zidentyfikowane w trakcie e-kontroli, warto zadbać o analizę prawidłowości działania interfejsów danych pomiędzy np. systemem sprzedaży a systemem finansowo-księgowym (czy też modułami jednego systemu). Istotne jest także, aby zweryfikować ważne dla rozliczeń podatkowych zasilanie systemu danymi przez użytkowników. Należy uzyskać gwarancję, że użytkownicy systemu księgowego dysponują kompetencjami umożliwiającymi wprowadzanie prawidłowych danych.

Podatnik może także sam zweryfikować swoje rozliczenia i przygotować się do potencjalnej e-kontroli, przeprowadzając w swoim systemie czynności kontrolne za pomocą narzędzi analitycznych.

Jaka jest przyszłość e-kontroli

Należy przewidywać, że e-kontrola stanie się ważnym elementem uzupełniającym kontrole podatkowe i skarbowe. Jej zalety metodologiczne usprawnią czynności kontrolne realizowane przez 401 urzędów skarbowych i 16 urzędów kontroli skarbowej. Idea e-kontroli rozszerzana jest również na proces typowania podatników do kontroli oraz ujawniania nieujawnionych źródeł przychodów. E-kontrola będzie się rozwijać także metodologicznie. Skrypty testowe będą coraz bardziej zaawansowane z uwagi na doświadczenie zyskiwane przez kontrolujących. Wszystko to oznacza, że e-kontrole będą się rozwijać i będą coraz częstsze. Tym samym warto już teraz zacząć przygotowywać do nich pracowników i systemy finansowo-księgowe.

• art. 155 § 1 i art. 286 § 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 57, poz. 466

Ernest Frankowski

doradca podatkowy

menedżer w Deloitte Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy firmy wolą pozyskiwać nowych klientów czy utrzymywać relacje ze starymi?

Trzy czwarte firm w Europie planuje zwiększyć wydatki na narzędzia lojalnościowe, jak karty podarunkowe. W Polsce tylko 4% firm B2B stawia na budowanie relacji w marketingu, co – zdaniem ekspertów – jest niewykorzystanym potencjałem, zwłaszcza przy rosnących kosztach pozyskania klientów.

Co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu [BADANIE]

Z badań przeprowadzonych przez platformę edukacyjną Centrum Profilaktyki Społecznej wynika, iż co piąty Polak spełnia kryteria pracoholizmu. Zjawisko to odbija się na rodzinach. Terapeuci coraz częściej spotykają pacjentów, którzy nie wiedzą, jak żyć razem po latach „małżeństwa na odległość”.

Zasiłek chorobowy 2025 – jakie zmiany planuje rząd

To może być prawdziwa rewolucja w systemie świadczeń chorobowych. Rząd chce, by już od 2026 roku pracodawcy nie musieli płacić za pierwsze dni choroby pracowników. Zasiłek od początku zwolnienia lekarskiego ma przejąć ZUS. Zmiana oznacza ulgę dla firm, ale jednocześnie zwiększy wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Czy pracownicy zyskają, a system wytrzyma dodatkowe obciążenia?

Obowiązkowy KSeF wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur [KOMENTARZ]

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), nawet najmniejsze firmy i wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

REKLAMA

Boom na wynajem aut i rosnące zobowiązania firm

Wakacje pełne przygód? Kamper. Krótka wycieczka? Auto na godziny. Dojazd z dworca? Samochód na minuty. Wynajem pojazdów w Polsce rośnie, także w firmach. Jednak branża ma problemy – długi firm wynajmujących sięgają 251 mln zł i nadal rosną.

System kaucyjny od 1 października wchodzi w życie, co dla firm oznacza prawdziwą zmianę paradygmatu w obsłudze klientów

Większość Polaków uważa, że system kaucyjny to najlepszy sposób na odzyskiwanie opakowań po napojach – społeczna akceptacja jest ogromna, a oczekiwania klientów rosną. Dla sklepów i producentów to nie tylko obowiązek prawny, ale także nowe wyzwania logistyczne, technologiczne i edukacyjne. Firmy będą musiały nauczyć klientów prostych, ale ważnych zasad – jak prawidłowo zwracać butelki i puszki, by otrzymać kaucję, jak zorganizować punkt zwrotów i jak zintegrować systemy sprzedaży, aby proces był szybki i intuicyjny. To moment, w którym codzienne zakupy przestają być tylko rutyną – stają się gestem odpowiedzialności, a dla firm szansą na budowanie wizerunku nowoczesnego, ekologicznego biznesu, który rozumie potrzeby klientów i dba o środowisko.

Fundacja rodzinna bez napięć - co powinien zawierać dobry statut?

Pomimo że fundacja rodzinna jest w polskim prawie stosunkowo nowym rozwiązaniem, to zdążyła już wzbudzić zainteresowanie przedsiębiorców. Nic dziwnego – pozwala bowiem uporządkować proces sukcesji, ochronić majątek przed rozdrobnieniem i stworzyć ramy współpracy między pokoleniami, przekazując jednocześnie wartości i wizję fundatora jego sukcesorom.

Co trzecia polska firma MŚP boi się upadłości. Winne zatory płatnicze

Choć inflacja wyhamowała, a gospodarka wysyła sygnały poprawy, małe i średnie firmy wciąż zmagają się z poważnymi problemami. Z najnowszego raportu wynika, że niemal 30% z nich obawia się, iż w ciągu dwóch lat może zniknąć z rynku – głównie przez opóźnione płatności od kontrahentów.

REKLAMA

System kaucyjny od 1 października zagrożeniem dla MŚP? Rzecznik apeluje do rządu o zmiany

Od 1 października w Polsce ma ruszyć system kaucyjny, jednak przedsiębiorcy alarmują o poważnych problemach organizacyjnych i finansowych. Rzecznik MŚP apeluje do rządu o zmiany, ostrzegając przed chaosem i nierównymi warunkami dla małych sklepów.

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być 33-40% kobiet [Dyrektywa Women on Board]

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być odpowiednia reprezentacja płci. W związku z tym, że przeważają mężczyźni, nowe przepisy wprowadzają de facto obowiązek zapewnienia 33-40% kobiet ogólnej liczby osób zasiadających w radach nadzorczych i zarządach przedsiębiorstw. Czy Polskie firmy są na to gotowe? Jak wdrożyć dyrektywę Women on Boards?

REKLAMA