REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Telefon służbowy i prywatny - kiedy powstaje przychód podlegający składkom

Piotr Kostrzewa
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Telefon jest podstawowym narzędziem pracy wielu pracowników. Z tego względu pracodawcy często udostępniają pracownikom telefony służbowe lub zwracają koszty używania prywatnego telefonu do celów służbowych.

Muszą wówczas pamiętać, że pokryte koszty prywatnych rozmów pracownika mogą dla niego stanowić przychód z umowy o pracę, od którego są należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

REKLAMA

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to więc wszelkie świadczenia, jakie pracownik otrzymuje w związku z pozostawaniem w zatrudnieniu. Zatem również korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego bądź zwracane mu koszty używania telefonu prywatnego do celów służbowych mogą dla niego stanowić przychód z tytułu zatrudnienia, od którego będą należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, chyba że przychód ten podlega zwolnieniu ze składek na podstawie przepisów szczególnych.

Telefon służbowy

REKLAMA

W praktyce pracownicy wykonują z telefonu służbowego nie tylko połączenia w celach służbowych, ale również w celach prywatnych. Wykorzystywanie telefonu do celów służbowych nie rodzi oczywiście po stronie pracownika żadnych skutków w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Po stronie pracownika nie powstaje bowiem przychód ze stosunku pracy.

Inaczej jest z połączeniami telefonicznymi wykonywanymi z telefonu służbowego w celach prywatnych. Jeśli pracodawca pokrywa koszt tych rozmów, po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

WAŻNE!

Przychód ze stosunku pracy nie powstaje, gdy pracownik zwraca pracodawcy koszty połączeń wykonywanych w celach prywatnych.

Jeżeli pracodawca opłaca cały rachunek telefoniczny, to koszt prywatnych rozmów pracownika stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, że w ramach abonamentu jest przewidziana określona liczba tzw. darmowych minut, a prywatne połączenia telefoniczne wykonane przez pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Koszt tzw. darmowych minut w istocie jest bowiem uwzględniony w cenie abonamentu, a co za tym idzie pracodawca pokrywa koszty prywatnych połączeń telefonicznych pracownika.

PRZYKŁAD

Jan K. pracuje na podstawie umowy o pracę jako przedstawiciel handlowy firmy zajmującej się sprzedażą materiałów budowlanych. Pracodawca wydał Janowi K. telefon służbowy. Na mocy zawartej przez Jana K. z pracodawcą umowy regulującej używanie telefonu służbowego, pracodawca pokrywa, poza połączeniami telefonicznymi wykonywanymi w celach służbowych, koszty połączeń telefonicznych w celach prywatnych miesięcznie do kwoty 100 zł. Koszt połączeń telefonicznych w celach prywatnych pokryty przez pracodawcę musi być uwzględniony w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Jana K.

Telefon prywatny

REKLAMA

Niektóre firmy zamiast wydawać pracownikom telefony służbowe zawierają z nimi umowy, na mocy których pracownicy wykorzystują do celów służbowych prywatne telefony. W praktyce zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych jest dokonywany przez pracodawców w formie ryczałtu pieniężnego albo w formie ekwiwalentu pieniężnego.

Zarówno ryczałt pieniężny, jak i ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych (np. postanowienie naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z 23 maja 2005 r., sygn. 1472/RPŁ/415-24/05/KAR, postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Słupsku z 12 kwietnia 2004 r., sygn. PII/423-4/05). Nie oznacza to jednak, że od takiego przychodu zawsze należy obliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Ryczałt pieniężny podlega oskładkowaniu, gdyż nie ma przepisów szczególnych, na mocy których tego rodzaju przychód ze stosunku pracy byłby zwolniony ze składek na ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Ewa N. jest pracownikiem firmy transportowej. Na mocy zawartej z pracodawcą umowy Ewa N. otrzymuje od niego miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości 200 zł z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych. Kwota tego ryczałtu stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Ewy N.

Z kolei ekwiwalent pieniężny może być zwolniony ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wolny od składek jest ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Należy jednak pamiętać, że wysokość ekwiwalentu pieniężnego - jak wskazuje sama jego nazwa - stanowi równowartość kosztów używania przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu będącego własnością pracownika.

Ekwiwalent pieniężny nie może przekraczać kosztów używania do celów służbowych prywatnego telefonu, a koszty te muszą być w należyty sposób udokumentowane (np. billing, faktura VAT).

PRZYKŁAD

Dariusz W. jest pracownikiem firmy handlowej. Zgodnie z zawartą z pracodawcą umową, z tytułu używania prywatnego telefonu do celów służbowych otrzymuje co miesiąc ekwiwalent pieniężny. Kwota ekwiwalentu jest ustalana i wypłacana Dariuszowi W. na podstawie przedstawionego przez niego wykazu wykonanych połączeń telefonicznych oraz opłaconej faktury VAT. Z uwagi na to, że wypłacany Dariuszowi W. ekwiwalent pieniężny odpowiada kosztom używania prywatnego telefonu do celów służbowych, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

 

Zwolnienie ze składek ekwiwalentu pieniężnego ma zastosowanie do:

• pracowników,

• chałupników,

• funkcjonariuszy Służby Celnej,

• osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy,

• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.

Jeżeli natomiast firma wypłaca ekwiwalent pieniężny z tytułu używania do celów służbowych prywatnego telefonu np. osobie wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (np. kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem), ekwiwalent jako przychód z tytułu wykonywania tej umowy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD

Tatiana B. jest zatrudniona na podstawie umowy zlecenia w spółce z o.o. Na podstawie tej umowy zleceniodawca wypłaca jej ekwiwalent pieniężny z tytułu udokumentowanych billingiem i fakturą VAT poniesionych kosztów używania do celów służbowych prywatnego telefonu. W lipcu 2009 r. zleceniodawca wypłacił Tatianie B. ekwiwalent pieniężny w wysokości 355 złotych. Tatiana B. z tytułu umowy zlecenia (określającej kwotową stawkę wynagrodzenia) podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Kwota ekwiwalentu musi zostać wliczona do podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia.

Korzyści materialne wynikające z zakładowych przepisów o wynagradzaniu

Na podstawie obowiązujących w firmie uregulowań zawartych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu, pracownik może mieć prawo do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Do takich usług mogą również należeć usługi telekomunikacyjne.

Wynikająca stąd korzyść materialna dla pracownika (w wysokości różnicy między ceną detaliczną a ceną po zniżce) jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pod warunkiem, że pracownik przynajmniej częściowo ponosi koszty usług, a niższa cena niż detaliczna wynika z wyżej wymienionych uregulowań.

PRZYKŁAD

Waldemar D. jest pracownikiem firmy telekomunikacyjnej. Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania każdy pracownik legitymujący się co najmniej 2-letnim zakładowym stażem pracy ma prawo nabywać świadczone przez tę firmę usługi telekomunikacyjne za 50% ceny. Waldemar D. zawarł z pracodawcą umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych, zgodnie z którą płaci 50% ceny za abonament i rozmowy telefoniczne. Ta korzyść materialna (50% ceny) jest wolna od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ wynika z umowy zawartej zgodnie z regulaminem wynagradzania.

Powyższe zwolnienie przysługuje również na podstawie rozporządzenia składkowego. Dlatego dotyczy ono nie tylko pracowników, ale i chałupników, funkcjonariuszy Służby Celnej, osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy oraz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych. Jeśli tego rodzaju korzyść przepisy wewnątrzzakładowe przyznają również innym zatrudnionym, np. zleceniobiorcom, ich wartość musi zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek.

Telefon służbowy a prywatny - przychód dla pracownika

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 4 pkt 4 i pkt 9, art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 oraz art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 81 ust. 1, ust. 5 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 9 i pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Piotr Kostrzewa

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Potrzebna pilna decyzja, bo można dużo zyskać lub stracić na podatku, termin 20 lutego

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA