Procedury ostrożnościowe

Nawet najlepszy menedżer nie może zapobiec takim zdarzeniom w firmie, które mogą zagrozić wizerunkowi organizacji czy bezpieczeństwu ludzi. Może natomiast i wręcz powinien zrobić wszystko, żeby zminimalizować to ryzyko. Dodatkowo menedżer musi przygotować procedury postępowania na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. W sytuacji zagrożenia nikt nie ma czasu, żeby zastanawiać się, co należy robić. Tu musi działać absolutny automatyzm.

Odpowiedź jest jedna: wszystko. Najlepsze scenariusze pisze bowiem życie. Trudno jednak organizować funkcjonowanie firmy pod tym kątem. Wystarczy, że menedżerowie wyszkolą zespół i wdrożą procedury na wypadek sytuacji, które są do przewidzenia, które już firmę dotknęły czy dotykają. Co prawda w każdej branży będą one inne, ale jest też część dotycząca wszystkich.

Każdą firmę może dotknąć wyciek informacji niejawnych, poufnych danych, tajemnic handlowych. Przyczyna może leżeć po stronie człowieka, ale i technologii. Jakie procedury zapewnią bezpieczeństwo i co robić, kiedy dojdzie do „przecieku”?

● Czynnik ludzki to na ogół pracownik, który świadomie bądź nieświadomie udziela informacji o tajnych danych innym osobom, np. konkurencji. Dlatego do firmy powinny mieć wstęp tylko osoby znane, posługujące się identyfikatorem (pracownicy) albo zaproszone na spotkanie biznesowe, zweryfikowane np. przez ochronę.

● Rozmowy i korespondencja, dotyczące niejawnych informacji, powinny być dobrze chronione, np. rozmowy odbywać się za zamkniętymi drzwiami.

● Mało prawdopodobne, żeby z firmy wyciekło coś, o czym nikt nie wie. Dlatego im mniej osób dopuszczonych do tajemnicy, tym większe prawdopodobieństwo ustrzeżenia firmy przed wyciekiem poufnych informacji (umowy handlowe, innowacyjne rozwiązania produktowe, organizacyjne, cenniki itp.). Do tajnych danych powinni mieć dostęp tylko niezbędni ludzie.

● Pliki i dokumenty zawierające tajne informacje trzeba przechowywać tylko w sobie znanym i dostępnym miejscu. Jeśli trzeba o nich z kimś rozmawiać, powinno się pokazywać je w swoim pomieszczeniu/stanowisku pracy, na własnym monitorze. Nie wolno przesyłać ich pocztą elektroniczną, udostępniać sieciowo, pożyczać czy kopiować.

● Ochrona/sekretarka firmy musi być wyczulona na wnoszenie/wynoszenie i używanie przez gości mobilnego sprzętu, np. dyktafonów, telefonów komórkowych, laptopów, palmtopów, przenośnej pamięci. Trzeba wyraźnie określić warunki użytkowania tego typu urządzeń w miejscu pracy, a przede wszystkim kopiowania na nie danych.