Kategorie

Procedury ostrożnościowe

Dorota Dąbrowska
inforCMS
Jak przygotować firmę do sytuacji kryzysowej? Czy zawczasu wdrożyć odpowiednie procedury? Jeśli tak, to czy wystarczy je omówić, czy też lepiej spisać i wywiesić w widocznym miejscu? Co zrobić, gdy i tak zawiodą?

Nawet najlepszy menedżer nie może zapobiec takim zdarzeniom w firmie, które mogą zagrozić wizerunkowi organizacji czy bezpieczeństwu ludzi. Może natomiast i wręcz powinien zrobić wszystko, żeby zminimalizować to ryzyko. Dodatkowo menedżer musi przygotować procedury postępowania na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. W sytuacji zagrożenia nikt nie ma czasu, żeby zastanawiać się, co należy robić. Tu musi działać absolutny automatyzm.

Co może się zdarzyć?

Odpowiedź jest jedna: wszystko. Najlepsze scenariusze pisze bowiem życie. Trudno jednak organizować funkcjonowanie firmy pod tym kątem. Wystarczy, że menedżerowie wyszkolą zespół i wdrożą procedury na wypadek sytuacji, które są do przewidzenia, które już firmę dotknęły czy dotykają. Co prawda w każdej branży będą one inne, ale jest też część dotycząca wszystkich.

Wyciek danych

Reklama

Każdą firmę może dotknąć wyciek informacji niejawnych, poufnych danych, tajemnic handlowych. Przyczyna może leżeć po stronie człowieka, ale i technologii. Jakie procedury zapewnią bezpieczeństwo i co robić, kiedy dojdzie do „przecieku”?

● Czynnik ludzki to na ogół pracownik, który świadomie bądź nieświadomie udziela informacji o tajnych danych innym osobom, np. konkurencji. Dlatego do firmy powinny mieć wstęp tylko osoby znane, posługujące się identyfikatorem (pracownicy) albo zaproszone na spotkanie biznesowe, zweryfikowane np. przez ochronę.

● Rozmowy i korespondencja, dotyczące niejawnych informacji, powinny być dobrze chronione, np. rozmowy odbywać się za zamkniętymi drzwiami.

● Mało prawdopodobne, żeby z firmy wyciekło coś, o czym nikt nie wie. Dlatego im mniej osób dopuszczonych do tajemnicy, tym większe prawdopodobieństwo ustrzeżenia firmy przed wyciekiem poufnych informacji (umowy handlowe, innowacyjne rozwiązania produktowe, organizacyjne, cenniki itp.). Do tajnych danych powinni mieć dostęp tylko niezbędni ludzie.

Reklama

● Pliki i dokumenty zawierające tajne informacje trzeba przechowywać tylko w sobie znanym i dostępnym miejscu. Jeśli trzeba o nich z kimś rozmawiać, powinno się pokazywać je w swoim pomieszczeniu/stanowisku pracy, na własnym monitorze. Nie wolno przesyłać ich pocztą elektroniczną, udostępniać sieciowo, pożyczać czy kopiować.

● Ochrona/sekretarka firmy musi być wyczulona na wnoszenie/wynoszenie i używanie przez gości mobilnego sprzętu, np. dyktafonów, telefonów komórkowych, laptopów, palmtopów, przenośnej pamięci. Trzeba wyraźnie określić warunki użytkowania tego typu urządzeń w miejscu pracy, a przede wszystkim kopiowania na nie danych.

● Pracownicy powinni przebywać w firmie i korzystać z zasobów sieciowych tylko w godzinach pracy firmy. Ich aktywność w innym czasie powinna być ustalona z przełożonymi, a nawet wymagać zgody. To samo dotyczy dostępu do danych dla osób przebywających w delegacji.

● Zabieranie pracy do domu zawsze powinno być wcześniej uzgodnione z przełożonymi. Generalnie powinna obowiązywać zasada: nie zabieramy niedokończonej pracy do domu ani w formie papierowej, ani elektronicznej (często wysyłanej na prywatną skrzynkę e-mailową).

● Dane muszą być chronione przez system informatyczny, który je systematycznie kopiuje i przechowuje, ponieważ komputery czasem się psują.

● Na bieżąco powinna odbywać się kontrola aktualnych uprawnień/dostępu pracowników. Ich stanowiska się zmieniają, zakres obowiązków także, a uprawnienia/dostępy często pozostają niezmienione. Błąd - muszą odpowiadać aktualnym potrzebom wynikającym z zajmowanego w firmie stanowiska.

● Jeśli dojdzie do wydostania się tajnych danych na zewnątrz, trzeba ustalić, jakiego były typu, kto miał do nich dostęp i dlaczego mógł chcieć je uzyskać.

● Jeśli w grę wchodzi wyciek danych w formie elektronicznej, nieodzowna będzie pomoc doświadczonych informatyków, którzy zdołają prześledzić, kto z danych zasobów korzystał, kiedy, skąd i czy miał prawo.

● W przypadku wycieku danych elektronicznych trzeba odłączyć dyski sieciowe i zaczekać, aż specjaliści skończą pracę i znajdą winowajcę; inaczej zdoła zatrzeć ślady przestępstwa.

● Pracownik, z którego winy doszło do wycieku tajnych informacji, zawsze musi ponieść konsekwencje, bez względu na to, czy było to celowe działanie, czy wynikło z jego niewiedzy.

Nawet najlepsze procedury bezpieczeństwa nie uchronią danych w 100%. Dlatego najważniejsze, by dostęp do nich był starannie wyselekcjonowany.

Wypadek przy pracy

Wszystkie nieszczęśliwe, nagłe zdarzenia, wywołane przez czynnik zewnętrzny, które powodują uraz lub śmierć pracownika, zalicza się do kategorii wypadków przy pracy. Wypadek może się zdarzyć w trakcie wykonywania codziennych zadań, polecenia przełożonego albo kiedy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, np. w drodze z siedziby firmy do miejsca wykonywania pracy. Rodzajów takich zdarzeń jest kilka: wypadek zbiorowy, ciężki wypadek przy pracy, wypadek śmiertelny. Jak należy postępować, zanim do biura firmy zapuka prokurator?

● Wyznaczyć konkretną osobę, która załatwia w firmie sprawy pracownicze (w tym wypadki przy pracy), np. kadrowca.

● Poinformować pracownika przez kadrowca o obowiązku zgłaszania wszystkich wypadków, jakie przytrafią się jemu lub innym w czasie pracy.

● Obowiązkowo wystawić skierowanie na szkolenia BHP i pouczyć o ewentualnych zagrożeniach, które mogą się przytrafić na danym stanowisku.

● Jeśli dojdzie do wypadu, koniecznie trzeba to zgłosić odpowiednim służbom (np. pogotowie ratunkowe, straż pożarna, policja). Pisemne zgłoszenie wypełnia poszkodowany (o ile jego stan na to pozwala) i świadkowie zdarzenia.

● Jeśli miejscem wypadku był teren zakładu pracy, trzeba dany obszar zabezpieczyć, aby zminimalizować zagrożenie dla pozostałych pracowników oraz nie zatrzeć śladów zdarzenia, które pozwolą ustalić biegłym przyczyny.

● Zwołać zespół powypadkowy, który zajmie się wyjaśnieniem okoliczności zdarzenia, a także zgłosić zaistnienie wypadku do właściwego inspektora pracy.

● Zespół powypadkowy kompletuje dokumentację powypadkową, a następnie sporządza protokół powypadkowy i wpis w rejestrze wypadków przy pracy.

● Przekazać pracownikowi informację o przysługujących mu (bądź nie) świadczeniach z ubezpieczenia społecznego.

● Jeśli zdarzenie nastąpi w drodze do/z miejsca pracy, należy ustalić okoliczności i wpisać w karcie wypadku „w drodze do pracy” lub „w drodze z pracy”.

Przytoczone czynności wydają się oczywiste do czasu faktycznego zdarzenia. Kiedy do niego dojdzie, jedni tracą głowę i się wycofują, inni są nadaktywni, jeszcze inni szukają kozła ofiarnego, na którego można zrzucić winę. Czytelne procedury bezpieczeństwa wszystkim oszczędzą wielu przykrości i nerwów.

Przypadek losowy

Naprawa instalacji elektrycznej może doprowadzić do pożaru. Wystarczy iskra i tragedia gotowa. Niezabezpieczone okno może z kolei kusić złodzieja do opróżnienia magazynu pełnego cennego towaru, a niechlujstwo doprowadzić do skażenia żywności. W dwóch pierwszych przypadkach dokładny opis postępowania pozwoli opanować chaos, który niechybnie zapanuje. Pracownicy muszą mieć pod ręką wykaz telefonów alarmowych, spis osób, które trzeba natychmiast powiadomić. W trzecim przypadku najważniejszy jest krótki, czytelny komunikat do mediów i późniejsze przekazywanie istotnych faktów. Ukrywanie czegokolwiek bardzo szybko może się zemścić. W danej chwili firma poniesie straty materialne i utraci dobrą opinię. W przyszłości nikt jej nie zaufa.

Procedury nie zadziałały

Znany obrazek - sygnał alarmowy w firmie wyje i nikt nie może go wyłączyć, bo jedyna osoba, która ma klucze do budynku, nie odbiera telefonu. Ktoś powie - procedury nie zadziałały. Nic bardziej błędnego. Zawinił człowiek, który je układał, i ten, który nie potrafił na gorąco wybrnąć z sytuacji. Nie sposób bowiem ułożyć w procedury każdego zdarzenia, dlatego zdrowy rozum zawsze jest w cenie.

Dorota Dąbrowska

Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    12 maja 2021
    Zakres dat:

    Zdrowy dom, czyli jaki?

    Zdrowy dom. Polacy spędzają w domach i mieszkaniach nawet 90 proc. swojego czasu. Pandemia COVID-19, lockdowny oraz konieczność zdalnej pracy i nauki pokazały, jak ważne są odpowiednie warunki mieszkaniowe dla funkcjonowania rodziny, zdrowia i dobrego samopoczucia. Dla 75 proc. Polaków zdrowie i chęć poprawy komfortu życia okazały się głównym motywatorem do rozpoczęcia remontu. Z kolei dla 80 proc. spośród tych, którzy szukali ostatnio nowego lokum, najważniejsze okazały się takie cechy zdrowego domu jak jakość powietrza i ilość światła dziennego – wynika z VI edycji raportu „Barometr zdrowych domów”. Zmiana podejścia Polaków może być nie tylko drogowskazem dla nowych inwestycji deweloperskich, lecz także impulsem do przyspieszenia renowacji istniejących budynków. Tym bardziej że 40 proc. badanych planuje remont lub przeprowadzkę w ciągu następnych dwóch lat.

    Inwestorzy coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania

    Wynajem mieszkań - inwestorzy stają się coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania. Nie przejmują się spowolnieniem na rynku najmu, które wywołała pandemia koronawirusa.

    Ponad 500 mieszkań w ramach SIM SMS

    Społeczna inicjatywa mieszkaniowa (SIM). Ponad 500 mieszkań ma wybudować SIM SMS – społeczna inicjatywa mieszkaniowa powołana przez gminy z trzech województw – śląskiego, małopolskiego i świętokrzyskiego. Kolejna SIM powstała przy współpracy KZN i siedmiu gmin – Zawiercia, Klucz, Staszowa, Jędrzejowa, Końskich, Sędziszowa i Małogoszcza.

    Test: Opel Insignia kombi po liftingu. Królowa flot ciągle w formie?

    Opel Insignia po liftingu: Niemcy reanimowali staruszka czy jedynie usprawnili kilka drobiazgów w aucie, które jest nadal godne uwagi? Sprawdziliśmy to.

    Top 7: Jak podróżować z dziećmi?

    Jak podróżować z dziećmi? Jeżeli dziecko jest naprawdę małe, wyjazd może się stać wyzwaniem. Oto porady jak przygotować się do wyjazdu.

    Czy wzrosła szara strefa w rolnictwie?

    Dane KRUS wskazują na spadek liczby osób objętych ubezpieczeniem społecznym o 27 tys. Może to oznaczać potencjalny wzrost szarej strefy w sektorze rolniczym.

    Nowelizacja ustawy o efektywności energetycznej

    Efektywność energetyczna. Ukazała się nowela ustawy o efektywności energetycznej. Jednym z elementów zmian jest wprowadzenie obowiązku montażu do 1 stycznia 2027 r. inteligentnych ciepłomierzy i wodomierzy przez właścicieli lub zarządców budynków wielolokalowych.

    Uzyskanie ochrony prawnej wynalazków i znaków towarowych będzie szybsze i tańsze

    Znaki towarowe – m.in. ze względu na pandemię – zmieniły swój charakter. Coraz częściej dokonywane są zgłoszenia znaków dźwiękowych, multimedialnych i ruchomych, które marki stosują w internecie i innych mediach.

    Profesjonalna rejestracja pojazdów

    Profesjonalna rejestracja pojazdów: czym jest, na czym polega i dopełnienia jakich formalności wymaga? Sprawdziliśmy to.

    Empowerment, czyli jak szukać nowych sposobów dotarcia do klientów?

    Pandemia koronowirusa pokazała jak ważna jest w organizacji kultura upełnomocnienia (empowerment). To do lidera zależy to, czy kultura empowermentowa spełni swoją funkcję.

    Dlaczego polskie firmy nie inwestują w nowoczesne technologie?

    Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana przez zaledwie 4% polskich przedsiębiorstw. Eksperci nie mają jednak złudzeń – tylko te firmy, które postawią w najbliższej przyszłości m.in. na przemysłowy internet rzeczy będą odnosiły na rynku sukcesy.

    Jak pracownicy oceniają wsparcie pracodawców na home office? [SONDA]

    Ponad 50% pracowników zdalnych została pozytywnie zaskoczona przez swoją firmę na home office. Co czwarty deklaruje, że podczas pracy zdalnej otrzymał benefit od pracodawcy więcej niż raz.

    Magda Kubit, Planton: W Polsce żywność bio jest nadal dodatkiem [PODCAST]

    Magda Kubit: Jak zmienić firmę produkującą żywność bazującą na mleku krowim na firmę roślinną? Ile to kosztuje? Dlaczego dla Polaków jedzenie bio to tylko dodatek, a nie podstawa? Zapraszamy do słuchania podcastu

    Mieszkańcy wsi remontują mieszkania podczas pandemii

    Remonty mieszkań a koronawirus. Na duże wydatki na remont mieszkania w czasach pandemii decydowali się przede wszystkim mieszkańcy wsi. Najmniej chętni do podejmowania takich inwestycji byli mieszkańcy największych miast.

    Wymiana karty motorowerowej na prawo jazdy kategorii AM

    Wymiana karty motorowerowej na prawo jazdy kategorii AM powinna zostać wykonana niezwłocznie. Na czym polega i jakich dokumentów wymaga?

    Od kiedy otwarte restauracje? [DATA]

    Restauracje czekają na otwarcie. Działają już hotele, a do otwarcia przygotowują się restauratorzy. Na początek otwarte zostaną jedynie ogródki.

    Wyrejestrowanie pojazdu po złomowaniu

    Wyrejestrowanie pojazdu po złomowaniu jest konieczne do tego, aby kierowca nie musiał np. płacić za polisę OC. Jak dochować obowiązku?

    Zmiana ustawy o charakterystyce energetycznej budynków

    Charakterystyka energetyczna budynków. Projekt zmiany ustawy o charakterystyce energetycznej budynków Rada Ministrów planuje przyjąć jeszcze w II kwartale 2021 r. Tak wynika z informacji dostępnych w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Nowelizacja ta ma w szczególności wdrożyć regulacje dot. świadectw charakterystyki energetycznej.

    Wnioski w programie „Moja Woda” do 10 czerwca 2021 r.

    Program „Moja Woda”. To już ostatnie tygodnie na składanie wniosków w ramach drugiej edycji programu „Moja Woda”. Można je składać do 10 czerwca 2021 r. Na co można otrzymać dofinansowanie?

    Mercedes EQT - niewielki van z napędem elektrycznym

    Mercedes EQT jest przestronny, rodzinny, nowoczesny i... elektryczny. Niewielki van być może już wkrótce uzupełni ofertę marki.

    Leasing w firmie - BGK wdraża nowe parametry leasingu

    Nowe gwarancje BGK zabezpieczą do 80 proc. kwoty leasingu lub pożyczki leasingowej bez odsetek oraz kosztów związanych z ich udzieleniem. Jakie będą nowe parametry gwarancji?

    Hubert Woźniak: Polskie jabłko nie boi się pandemii [PODCAST]

    Pandemia weryfikuje rynek producentów owoców – są upadłości i przejęcia – mówi Hubert Woźniak. Mimo to, polskie jabłko stoi mocno zarówno w kraju jak i za granicą. Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Odholowanie samochodu przez policję

    Odholowanie samochodu przez policję: w jakich przypadkach jest możliwe? Jak wygląda procedura odbioru samochodu z parkingu policyjnego?

    Szczepienia w zakładach pracy - rusza pilotaż

    Pilotaż szczepień w zakładach pracy jest już na finiszu. Pierwsze pilotażowe szczepienia ruszą od 17 maja. Kiedy rozpoczną się kolejne szczepienia już w formule regularnej? Ile firm zgłosiło się do programu?

    Dlaczego sprzedawcy nie chcą się reklamować?

    Nieuczciwa konkurencja w internecie to codzienność. Problem urósł do takiej skali, że niektórzy wytwórcy nie reklamują swoich produktów w obawie przed naśladowcami. Jak się przed tym się bronić?