Przekaz elektroniczny zamiast papierowych wydruków

Przedsiębiorcy proponują wprowadzić ułatwienia dla płatników składek zatrudniających nie więcej niż pięciu pracowników. Mogłyby przekazywać do ZUS drogą elektroniczną wymagane dokumenty. Obecnie płatnicy ci przekazują je w formie wydruków papierowych z programu Płatnik. Są one ręcznie skanowane i wprowadzane do systemu. W czasie ich przetwarzania powstaje wiele błędów, które następnie trzeba poprawiać. Obciąża to budżet ZUS.

Tony papieru

Zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.), płatnicy składek są obowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną. Dotyczy to zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych, dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Jedynie płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż pięć osób mogą przekazywać takie dokumenty jako wydruk z programu Płatnik. Nie dotyczy to zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego, które zawsze muszą mieć formę dokumentu papierowego, niezależnie od liczby ubezpieczonych rozliczanych przez danego płatnika składek.

- Zasady te odnoszą się zarówno do płatników składek samodzielnie przekazujących dokumenty do Zakładu, jak również biur rachunkowych - wyjaśnia Jacek Dziekan, rzecznik prasowy ZUS.

W formularzach zgłoszeniowych wypełnianych przez płatników znajduje się pole, w którym płatnik może podać dane o biurze rachunkowym. Wypełnianie go nie jest obowiązkowe, podobnie jak aktualizacja informacji zawartych w tym polu.

- Niektóre biura rachunkowe przesyłają do ZUS wydruki papierowe z Płatnika, chociaż technologicznie są przygotowane do przekazywania drogą elektroniczną wszystkich dokumentów - wyjaśnia Tomasz Kulisiewicz, ekspert Stowarzyszenia Komputer w Firmie.

Każdego miesiąca do ZUS wpływa 1,3 mln papierowych dokumentów ubezpieczeniowych. Wprowadzane są one w Ośrodkach Przetwarzania Danych (OPD), które zatrudniają w sumie 741 pracowników. Od stycznia do października 2007 r. ośrodki te przetworzyły blisko 14 mln papierowych druków. W postaci papierowej do ZUS przekazywane są wszystkie typy formularzy, przy czym największy udział stanowią dokumenty ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa) i ZUS RCA (imienny raport miesięczny). Według danych Zakładu dokumenty ubezpieczeniowe w formie wydruku przekazywane są za około 687 tys. ubezpieczonych.

Pracodawcy popierają

Eksperci ubezpieczeniowi oraz pracodawcy proponują, aby małe firmy zatrudniające do pięciu pracowników mogły przekazywać dokumenty do ZUS drogą elektroniczną. Według Jeremiego Mordasewicza, eksperta ubezpieczeniowego Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan oraz członka Rady Nadzorczej ZUS, osoby prowadzące małe firmy powinny mieć możliwość korzystania z takiego rozwiązania.

- Jestem przeciwnikiem wprowadzenia przymusu. ZUS powinien stworzyć nowe formy zachęty dla małych firm, aby przesyłały wszystkie swoje dokumenty do Zakładu przez internet. To tańsze rozwiązanie dla ZUS, więc takie osoby powinny mieć z tego powodu dodatkowe korzyści finansowe - mówi Jeremi Mordasewicz.

Propozycję zmiany zasad przesyłania dokumentów do ZUS popiera także Andrzej Malinowski, prezydent Konfederacji Pracodawców Polskich.

- W czasie skanowania dokumentów papierowych powstaje bardzo dużo błędów, które z kolei trzeba ręcznie poprawiać. Dlatego będziemy propagować wykorzystanie nowoczesnych technik informatycznych, także przez małe firmy - mówi Andrzej Malinowski.

Natomiast Jan Klimek, członek prezydium Związku Rzemiosła Polskiego, uważa, że należy wprowadzić dwu- trzyletni okres przejściowy. W tym czasie, mikroprzedsiębiorstwa mogłyby kupić nie tylko komputery niezbędne do przesyłania danych, ale wzięłyby także udział w szkoleniach.

Będzie taniej

Przyjęcie propozycji spowoduje ograniczenie wydatków ZUS. Według Jacka Dziekana w czasie przetwarzania dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS w postaci papierowej Zakład ponosi koszty związane z utrzymaniem sprzętu do skanowania oraz stanowisk komputerowych. Zmniejszenie liczby dokumentów wpływających do ZUS w postaci papierowej spowoduje obniżenie wydatków w części dotyczącej przetwarzania dokumentów papierowych.

Z informacji przekazanych przez ZUS wynika, że na oszczędności z tytułu ograniczenia liczby papierowych dokumentów składałyby się m.in. koszty osobowe, wydatki związane z utrzymaniem infrastruktury techniczno-systemowej niezbędnej do przetworzenia danych z postaci papierowej na elektroniczną. Dodatkowo ZUS nie będzie musiał płacić za dostosowanie oprogramowania do przetworzenia dokumentów papierowych w przypadku zmian legislacyjnych.

Zmiana zasad przekazywania dokumentacji rozliczeniowej do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

1,3 mln papierowych dokumentów wpływa każdego miesiąca do ZUS

BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl