Roczny plan urlopów. Nie każdy pracodawca musi go mieć

• Który pracodawca nie musi mieć planu urlopów?
• W planie urlopów nie uwzględnia się czterech dni tzw. urlopu na żądanie. Co jeszcze trzeba wiedzieć?
• Pracodawca może ustalić obowiązek odbierania telefonu w czasie urlopu

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Kodeks pracy nie precyzuje jednak, do kiedy należy go sporządzić, jednak plan urlopów na następny rok najczęściej jest przyjmowany pod koniec starego roku kalendarzowego.

Który pracodawca nie musi mieć planu urlopów?

Monika Wieczorek zwróciła uwagę, że nie każdy pracodawca musi mieć plan urlopów. "Takiego obowiązku nie ma pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa lub gdy działa, ale wyraziła zgodę na niewprowadzanie planu. W takich sytuacjach termin urlopu wypoczynkowego ustala się indywidualnie po porozumieniu z pracownikiem" - wyjaśniła.

Prawniczka zaznaczyła, że ustalając plan urlopów, pracodawca musi wziąć pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Niezależnie od tego czy urlop został zaplanowany w drodze porozumienia, czy ujęty w planie urlopów, jego termin może zostać przesunięty w wyjątkowych sytuacjach.

"Stanie się tak w dwóch przypadkach. Po pierwsze, na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika, jak np. konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny. Po drugie, jeżeli wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Chodzi tu o okoliczności, których pracodawca nie mógł przewidzieć w chwili ustalania terminu urlopu, jak np. awaria lub nagłe i konieczne prace do wykonania" - powiedziała Wieczorek.

W planie urlopów nie uwzględnia się czterech dni tzw. urlopu na żądanie. Co jeszcze trzeba wiedzieć?

Według Państwowej Inspekcji Pracy pracownik ma obowiązek podporządkować się poleceniu pracodawcy w sprawie odwołania go z urlopu bez względu na własną ocenę zasadności tej decyzji i stawić się do pracy. Odmowa powrotu z urlopu może być uznana za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, co skutkować może rozwiązaniem stosunku pracy w trybie natychmiastowym.

Jednak Sąd Najwyższy w wyroku z 8 marca 2017 r. orzekł, że pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z treścią złożonego przez pracodawcę oświadczenia woli o odwołaniu go z wypoczynku. "Nie można oczekiwać od pracownika, że będzie on sprawdzał pocztę elektroniczną lub odbierał smsy od pracodawcy w trakcie korzystania z urlopu" - zaznaczyła PIP.

Inspekcja podkreśliła, że odwołując pracownika z urlopu, pracodawca musi liczyć się też z koniecznością pokrycia kosztów poniesionych przez niego w związku z wcześniejszym zakończeniem wypoczynku. Muszą to być jednak wydatki pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem.

"Urlop wypoczynkowy jest to szczególnego rodzaju uprawnienie pracownika do corocznego, płatnego i nieprzerwanego okresu ustawowego zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy, a jego celem jest wypoczynek i regeneracja sił pracownika" - dodała PIP.

Ponadto - według PIP - pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym nie jest zobowiązany do odbierania telefonu od pracodawcy. "Tym samym, w naszej ocenie, pracodawca nie może żądać od pracownika odbierania na urlopie wypoczynkowym telefonów służbowych, jak również połączeń kierowanych w celach służbowych na telefon prywatny" - oceniła PIP.

Pracodawca może ustalić obowiązek odbierania telefonu w czasie urlopu

Inspekcja zaznaczyła przy tym, że pracodawca może ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek odbierania połączeń przychodzących na telefon służbowy w czasie urlopu w odniesieniu do pracowników kluczowych dla pracodawcy np. menadżerów, dyrektorów, informatyków.

Do PIP w 2023 i 2024 roku wpłynęło 928 skarg dotyczących nieprawidłowości w zakresie udzielania urlopów wypoczynkowych, także tych niewykorzystanych w poprzednim roku. Inspektorzy za zasadne uznali 292 skargi.

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu wynosi 20 dni w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat. Z kolei pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 10 lat przysługuje urlop w wymiarze 26 dni.

Wynagrodzenia 2025. Rozliczanie płac w praktyce