Kto ma obowiązek złożyć ZUS IWA

O tym, czy płatnik do 31 stycznia 2009 r. powinien wypełnić i wysłać do ZUS informację ZUS IWA za 2008 r., decydują ściśle określone warunki. Wskazujemy je poniżej.

Kto składa ZUS IWA

Informację ZUS IWA za 2008 r. ma obowiązek wypełnić i przesłać do ZUS płatnik składek, który spełnił łącznie następujące warunki:

• był zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. oraz przez co najmniej jeden dzień stycznia 2009 r.,

• w 2008 r., którego dotyczy ZUS IWA, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w przeliczeniu na miesiące co najmniej 10 ubezpieczonych,

• na 31 grudnia 2008 r. jest wpisany do rejestru podmiotów gospodarki narodowej, zwanego dalej „rejestrem REGON”.

Jeżeli płatnik składek nie spełni chociaż jednego z tych warunków, nie wysyła do ZUS informacji ZUS IWA za 2008 r.

Warunek nieprzerwanego zgłoszenia

1. Płatnik składek był zgłoszony nieprzerwanie do ubezpieczenia wypadkowego w 2008 r., jeżeli w każdym z miesięcy 2008 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę ubezpieczoną.

Jeżeli płatnik składek w którymkolwiek z miesięcy 2008 r. nie zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego ani jednej osoby, nie wypełnia informacji ZUS IWA.

2. Płatnik, który ma obowiązek złożyć ZUS IWA za 2008 r., powinien być przez co najmniej jeden dzień stycznia 2009 r. płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe.

PRZYKŁAD

Spółka komandytowa rozpoczęła działalność gospodarczą 1 stycznia 2008 r. Pierwsze osoby do ubezpieczeń społecznych (w tym ubezpieczenia wypadkowego) i zdrowotnego spółka zgłosiła w lutym 2008 r. Z uwagi na to, że spółka była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe od lutego 2008 r., nie składa w ZUS informacji ZUS IWA za 2008 r., ponieważ w styczniu 2008 r. nie zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego ani jednej osoby.

Liczba ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych za 2008 r. płatnik ustala jako iloraz sumy osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ciągu poszczególnych miesięcy 2008 r. i liczby miesięcy 2008 r. (art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej). Liczbę ubezpieczonych płatnik zaokrągla do jedności, tj. poniżej 0,5 ubezpieczonego w dół, a 0,5 i więcej ubezpieczonego w górę.

PRZYKŁAD

Firma transportowa jest zgłoszona w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od stycznia 2000 r.

W poszczególnych miesiącach 2008 r. firma zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę osób ubezpieczonych:

Firma ma obowiązek przesłać do ZUS informację ZUS IWA, ponieważ przeciętnie miesięcznie w 2008 r. do ubezpieczenia wypadkowego zgłaszała 19 osób. Zgodnie z wyliczeniem: 222 osób : 12 miesięcy = 18,5, po zaokrągleniu 19.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w danym miesiącu płatnik bierze pod uwagę tylko te osoby, które przez co najmniej jeden dzień w tym miesiącu były objęte ubezpieczeniem wypadkowym. Czyli w liczbie osób ubezpieczonych płatnik nie uwzględnia osób, które w danym miesiącu:

• nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. zleceniobiorca wykonujący zlecenie poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności przez zleceniodawcę),

• przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, odbywały służbę zastępczą,

• nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu, ale płatnik składek w dokumentach rozliczeniowych za ten miesiąc rozliczył za nich składki na ubezpieczenie wypadkowe (np. pomimo rozwiązania stosunku pracy z końcem września 2008 r., pracodawca należne zwolnionemu pracownikowi wynagrodzenie za ten miesiąc wypłacił dopiero w listopadzie 2008 r. i w dokumentach rozliczeniowych złożonych za ten miesiąc rozliczył składki na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenie wypadkowe).

Osobę ubezpieczoną, która podlegała w danym miesiącu ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch lub więcej tytułów, należy traktować jak jednego ubezpieczonego. Jeżeli np. w pierwszej połowie kwietnia 2008 r. ubezpieczony był zgłoszony do ubezpieczenia wypadkowego jako zleceniobiorca, a w drugiej połowie kwietnia jako pracownik, w liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w kwietniu osobę tę płatnik uwzględni jeden raz.

Zasady wypełniania ZUS IWA

Wzór informacji ZUS IWA jest określony w rozporządzeniu (załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków).

Zawarte w ZUS IWA informacje mają wpływ na wysokość obowiązującej płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dlatego przekazanie niepoprawnych danych w ZUS IWA pociąga za sobą następujące konsekwencje:

• konieczność korekty ZUS IWA za 2008 r.,

• konieczność dopłacenia składki na ubezpieczenie wypadkowe z odsetkami,

• konieczność opłacania przez cały rok składkowy (od kwietnia 2009 r. do marca 2010 r.) składek na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 150% prawidłowo wyliczonej składki.

Przedstawiamy sposób wypełnienia najważniejszych pól ZUS IWA. I tak:

1) w bloku I „DANE ORGANIZACYJNE” płatnik wpisuje:

a) w polu 01 - numer identyfikatora ZUS IWA składający się z kolejnego numeru i roku, którego dotyczy ZUS IWA, np. pierwszorazowa ZUS IWA za 2008 r. powinna być oznaczona identyfikatorem „01 2008”, a korekta ZUS IWA za 2008 r. „02 2008”,

b) w polu 02 - kod terytorialny jednostki terenowej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek; wykaz kodów terytorialnych jednostek terenowych ZUS dostępny jest na stronie internetowej ZUS - www.zus.pl/pliki/poradniki/porad17.pdf,

c) w polu 06 - znak i numer decyzji pokontrolnej; to pole wypełnia płatnik, który ma obowiązek skorygować ZUS IWA w związku z kontrolą ZUS,

2) w bloku II „DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK” płatnik wpisuje dane identyfikacyjne, które przekazał do ZUS w dokumencie zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA albo ZUS ZPA. Jeżeli dane te uległy zmianie, to płatnik powinien w ZUS IWA uwzględnić zmiany wynikające ze złożonego w ZUS dokumentu ZUS ZIPA,

3) w bloku III „DANE O LICZBIE UBEZPIECZONYCH ZGŁOSZONYCH DO UBEZPIECZENIA WYPADKOWEGO” płatnik wpisuje:

a) w polu 01 - liczbę ubezpieczonych ustaloną według wcześniej przedstawionych zasad,

4) w bloku IV „ZESTAWIENIE DANYCH DO USTALENIA KATEGORII RYZYKA DLA PŁATNIKA SKŁADEK” płatnik wpisuje:

a) w polu 01 - kod PKD aktualny na 31 grudnia 2008 r.; kod PKD powinien być zgodny z kodem wskazanym w „Zaświadczeniu o numerze identyfikacyjnym REGON”,

b) w polu 02 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem; do liczby tej płatnik wlicza do rejestru wypadków pracowników, którzy ulegli wypadkowi przy pracy w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r., a w przypadku innych ubezpieczonych niż pracownicy - poszkodowanych w wypadku przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r.,

c) w polu 03 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy o charakterze ciężkim i śmiertelnym, do której płatnik wlicza pracowników, którzy zostali poszkodowani w tego rodzaju wypadku i wypadek ten został wpisany do rejestru wypadków w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r., a w przypadku innych osób ubezpieczonych niż pracownicy - poszkodowanych w wypadku przy pracy ciężkim lub śmiertelnym, dla których karta wypadku została sporządzona w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r.,

d) w polu 04 - liczbę osób zatrudnionych w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2008 r. W tej liczbie płatnik uwzględnia wyłącznie pracowników i ustala ją zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu sprawozdania statystycznego o warunkach pracy Z-10 (dział 2, wiersz 1).

PRZYKŁAD

Spółka akcyjna wytwarza stal. W połowie grudnia 2008 r. dwóch pracowników uległo wypadkowi przy pracy. Jeden z wypadków był ciężki, a drugi śmiertelny. Wypadek śmiertelny został wpisany do rejestru wypadków przy pracy 22 grudnia 2008 r. Natomiast wypadek ciężki - 2 stycznia 2009 r. Spółka w informacji ZUS IWA składanej za 2008 r., w punkcie dotyczącym wypadków przy pracy ogółem oraz w liczbie osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy o charakterze ciężkim i śmiertelnym, powinna uwzględnić wypadek przy pracy o charakterze śmiertelnym. Natomiast wypadek przy pracy o charakterze ciężkim, który zdarzył się w tym samym dniu, spółka uwzględni w ZUS IWA za 2009 r.

Płatnik składek, u którego w 2008 r. nie było żadnego wypadku przy pracy bądź żaden z zatrudnionych przez niego pracowników nie pracował w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, w polu bloku IV wpisuje „0”.

Forma przekazywania ZUS IWA

Płatnicy składek składają ZUS IWA w takiej formie, w jakiej zobowiązani są przekazywać do ZUS inne dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli dokumenty te płatnik przekazuje w formie elektronicznej, ZUS IWA też przekazuje w formie elektronicznej.

Z kolei płatnik składek uprawniony do składania dokumentów ubezpieczeniowych w formie pisemnej także ZUS IWA przekazuje w tej formie do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na jego siedzibę. Płatnik składek, który wysyła ZUS IWA pocztą, powinien pamiętać o umieszczeniu na kopercie dopisku „ZUS IWA”.

Kopia ZUS IWA

Płatnik składek ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (w formie pisemnej lub elektronicznej) kopię przekazanej do ZUS informacji ZUS IWA oraz ewentualne kopie korekty ZUS IWA. Termin ten płatnik liczy od dnia przekazania dokumentów do ZUS.

Sankcje za niezłożenie ZUS IWA lub nieprawdziwe dane

Płatnikowi, który nie przekaże informacji ZUS IWA za 2008 r. lub przekaże w niej nieprawdziwe dane i zaniży stopę procentową składki, ZUS ustali stopę procentową składki na cały rok składkowy (od kwietnia 2009 r. do marca 2010 r.) w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Dodatkowo płatnik będzie miał obowiązek opłacić zaległe składki - opłacone w niższej wysokości niż 150% prawidłowej stopy procentowej, z odsetkami za zwłokę.

Płatnikowi, który nie złoży ZUS IWA za 2008 r. albo przekaże nieprawdziwe dane i zawyży stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS ustali stopę procentową na podstawie prawidłowych danych. ZUS nie podwyższy w tym przypadku stopy procentowej składki na cały rok składkowy (od kwietnia 2009 r. do marca 2010 r.) do 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych.

Płatnik składek, który mimo obowiązku nie złoży ZUS IWA, zobowiązany jest złożyć ją w późniejszym terminie. Jeżeli płatnik przekaże w ZUS IWA nieprawdziwe dane, ma obowiązek je skorygować, bez względu na to, czy nieprawidłowość stwierdził ZUS czy płatnik składek. ZUS IWA należy skorygować w ciągu 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości albo 7 dni od uprawomocnienia się decyzji ZUS. Natomiast 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego na korektę ZUS IWA ma płatnik, gdy nieprawidłowości zostały stwierdzone podczas kontroli ZUS.

• art. 27-36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - Dz.U. Nr 199, poz. 1673; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 792

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - Dz.U. Nr 200, poz. 1692; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 73, poz. 436

Piotr Kostrzewa

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych