Od umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracownikiem zwykle trzeba płacić składki

Pracodawca zawierając z własnym pracownikiem umowę cywilnoprawną musi pamiętać o ograniczeniach wynikających z kodeksu pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Z kodeksu pracy wynika, że zatrudnienie w warunkach określonych wyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Podkreślić trzeba, ze nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla stosunku pracy.

Definicja pracownika w ubezpieczeniach społecznych

Za pracownika z punktu widzenia ubezpieczeń społecznych uważa się nie tylko osobę pozostającą w stosunku pracy, ale również wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu, o dzieło - jeżeli umowy takie zostały zawarte z własnym pracodawcą lub praca na podstawie tych umów jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.

Zawierając takie umowy, pracodawca nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia zatrudnionej osoby na formularzu ZUS ZUA do ubezpieczeń, tylko przychód, jaki ona uzyskuje z tej umowy, wykazuje w raporcie ZUS RCA (z kodem 01 10 XX) wraz z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Od tak ustalonej podstawy nalicza i opłaca składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Przychód z umowy cywilnoprawnej jest więc traktowany jak przychód z umowy o pracę.

Umowa zlecenia, o dzieło na rzecz własnego pracodawcy

Obowiązek traktowania przychodu uzyskiwanego z umowy zlecenia czy o dzieło jako przychodu z umowy o pracę istnieje również wtedy, gdy umowa cywilnoprawna zostaje zawarta z innym podmiotem niż własny pracodawca, ale na jej podstawie praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Jeśli zatem przykładowo spółka A zawarła umowę ze spółką B na opracowanie kampanii reklamowej, a przy realizacji tego projektu spółka B od 10 czerwca 2008 r. na podstawie umowy o dzieło zatrudniła osobę, która jest pracownikiem spółki A, to umowa o dzieło jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Spółka B pomimo zawarcia umowy o dzieło musi zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego jako pracownika.

PRZYKŁAD: UMOWA ZLECENIA ZE STUDENTKĄ W CZASIE URLOPU WYCHOWAWCZEGO

Bożena D. ma 23 lata i jest studentką studiów zaocznych. Równocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Od lutego 2008 r. pracodawca udzielił jej urlopu macierzyńskiego, a aktualnie przebywa ona na urlopie wychowawczym. Od 1 do 31 lipca Bożena D. została zatrudniona przez swojego pracodawcę na podstawie umowy zlecenia. W związku z tym, iż jest studentką i nie ukończyła 26 lat, z umowy zlecenia nie podlega żadnym ubezpieczeniom. W dalszym ciągu powinny być natomiast za nią wykazywane składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, jeśli oczywiście spełnia warunki do podlegania tym ubezpieczeniom.

PRZYKŁAD: PRZERWA W OPŁACANIU SKŁADEK Z TYTUŁU URLOPU WYCHOWAWCZEGO

Anna K. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę i od stycznia 2008 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Pracodawca, który udzielił jej tego urlopu, od 2 lipca zawarł z nią umowę zlecenia. Z umowy zlecenia powinien zgłosić ją do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowych, wypadkowego - gdy umowa wykonywana jest w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę, chorobowego - na wniosek zleceniobiorcy) i ubezpieczenia zdrowotnego. W okresie, w którym będzie wykonywała umowę zlecenia, pracodawca nie powinien za nią wykazywać składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne z urlopu wychowawczego.

Umowy cywilnoprawne z pracownikiem prowadzącym działalność

Składek od wynagrodzenia wypłacanego z umowy zlecenia i umowy o dzieło nie należy opłacać, jeżeli takie umowy cywilnoprawne są zawarte z własnym pracownikiem, który prowadzi działalność gospodarczą. Jeżeli umowa zlecenia czy o dzieło jest zawarta w ramach prowadzonej przez niego działalności i dla celów podatkowych przychód z tej umowy jest traktowany jako przychód z działalności gospodarczej, umowa cywilnoprawna powinna być traktowana jako zawarta z odrębnym podmiotem gospodarczym. Od wypłaty z tytułu zawarcia takiej umowy nie powinny być naliczane składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i ubezpieczenie zdrowotne.

Dodatkowa umowa z pracownikiem na urlopie

Wyjaśnić należy, że jako umów zawartych z własnym pracownikiem nie traktuje się umów cywilnoprawnych zawartych z osobami, którym pracodawca udzielił urlopu bezpłatnego, wychowawczego czy macierzyńskiego.

Wszystkie wymienione wyżej urlopy występują co prawda w czasie trwania stosunku pracy, jednak są to okresy przerwy w opłacaniu składek od umowy o pracę - pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu za ten okres wynagrodzenia.

W czasie wymienionych urlopów pracodawca ma obowiązek składać za pracowników imienny raporty miesięczne RSA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX) o okresach przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę, gdzie wykazuje okres tej przerwy oraz kod/ świadczenia przerwy:

• 111 - w przypadku urlopu bezpłatnego,

• 121/122 - w przypadku urlopu wychowawczego,

• 311 - w przypadku zasiłku macierzyńskiego.

Wyjaśnić trzeba, że przebywanie na urlopie wychowawczym oraz pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny (od umowy o pracę) tytuł do ubezpieczeń. W stosunku do osób na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński pracodawca pełni obowiązki płatnika składek. Wykazuje on należne składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym i pobierania zasiłku macierzyńskiego za osoby, którym udzielił urlopu oraz wypłaca zasiłek, jeżeli osoby te oczywiście spełniają warunki do podlegania ubezpieczeniom z tych tytułów, tj. nie mają ustalonego prawa do emerytury, renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Zatrudniając na podstawie umowy o dzieło własnego pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy też macierzyńskim nie zgłasza się go do żadnych ubezpieczeń. Umowa o dzieło nie stanowi bowiem odrębnego tytułu do ubezpieczeń. W konsekwencji od wypłacanego z umowy o dzieło wynagrodzenia żadne składki nie są naliczane. Inaczej jest natomiast w przypadku zawarcia umowy zlecenia. Zatrudniając na jej podstawie własnego pracownika, który przebywa na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym, pracodawca nie powinien go traktować jak swojego pracownika. Wobec tego zwykle musi złożyć formularz ZUS ZUA (z kodem 04 XX XX) i z umowy zlecenia zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego (gdy praca jest wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności), zdrowotnego oraz do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (jeśli zleceniobiorca będzie chciał podlegać temu ubezpieczeniu). Zatem od wypłacanego wynagrodzenia płatnik ma obowiązek naliczać oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oczywiście może wystąpić sytuacja, iż umowa zlecenia zawarta z osobą na urlopie (bezpłatnym, wychowawczym, macierzyńskim) nie będzie stanowiła tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, gdyż zleceniobiorca będzie miał inny tytuł do tych ubezpieczeń, np. będzie wykonywał równocześnie inną umowę zlecenia u innego zleceniodawcy, od której opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne. Wówczas płatnik zgłosi zleceniobiorcę wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego składając formularz ZUS ZZA i będzie za niego opłacał tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wyjaśnić trzeba, że gdy zleceniobiorca jest uczniem lub studentem i nie ukończył 26 lat, z umowy zlecenia nie podlega żadnym ubezpieczeniom i płatnik nie zgłasza go do ubezpieczeń oraz od wypłacanego mu wynagrodzenia nie opłaca żadnych składek.

PRZYKŁAD: SUMOWANIE PRZYCHODU Z UMOWY O PRACĘ I UMOWY O DZIEŁO ZE SWOIM PRACODAWCĄ

Izabela P. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca w lipcu zawarł z nią dodatkowo umowę o dzieło. W lipcu otrzyma ona wynagrodzenie z umowy o pracę w wysokości 2 tys. zł oraz 500 zł za wykonanie dzieła. W raporcie ZUS RCA składanym za Izabelę P. za lipiec składki na ubezpieczenia społeczne powinny być naliczone od podstawy 2,5 tys. zł, a na zdrowotne od 2157,25 zł (2500 zł - 342,75 zł). Kwota 342,75 to kwota składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika.

PRZYKŁAD: UMOWA CYWILNOPRAWNA W CZASIE URLOPU WYPOCZYNKOWEGO

Jan K. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce z o.o. Od 1 do 14 lipca przebywa na urlopie wypoczynkowym. W okresie urlopu pracodawca zawarł z nim dodatkowo umowę zlecenia na okres od 2 do 10 lipca. 31 lipca Jan K. otrzymał wynagrodzenie z umowy o pracę oraz wynagrodzenie z umowy zlecenia oraz zwrot należności z tytułu podróży służbowej, którą odbywał wykonując umowę zlecenia. Płatnik w podstawie wymiaru składek powinien uwzględnić wyłącznie wynagrodzenie ze stosunku pracy i z umowy zlecenia. Składki nie powinny być natomiast naliczane od należności związanych z podróżą służbową, gdyż konsekwencją potraktowania umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą jako umowy o pracę jest możliwość stosowania wyłączeń określonych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Natomiast diety oraz inne należności związane z podróżą służbową, jakie otrzymuje pracownik, są do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, zwolnione od obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

PRZYKŁAD: UMOWA O DZIEŁO Z WŁASNYM PRACODAWCĄ PODCZAS URLOPU WYCHOWAWCZEGO

Renata L. od 1 czerwca 2008 r. przebywa na urlopie wychowawczym. W lipcu pracodawca, który udzielił jej urlopu, zawarł z nią umowę o dzieło. Z tytułu zawarcia umowy o dzieło płatnik składek nie zgłasza jej do żadnych ubezpieczeń, a od wypłacanego jej wynagrodzenia nie potrąca składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wykonując umowę o dzieło Renata L. w dalszym ciągu podlega ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

MICHAŁ JAROSIK

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 8 ust. 2a, art. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

• Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

• Art. 22 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).