Czy pracodawca ponosi odpowiedzialność za zgubione dokumenty pracownika

W rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika oraz innych przepisach prawa pracy nie uregulowano zasad odpowiedzialności pracodawcy, który odmawia wydania pracownikowi dokumentów złożonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy (np. dyplomów czy świadectw pracy).

Pracownik, który z tego powodu poniósł szkodę, może domagać się jej naprawienia na podstawie art. 99 par. 1 i 2 k.p. (przez analogię). Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 1990 r. (I PR 362/90, OSP 1991/9/213) stwierdził, że roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niezwrócenia pracownikowi dokumentów złożonych przez niego w związku ze stosunkiem pracy nie powinno być wyższe niż takie samo roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy. Nie powinno więc przekraczać wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy dłuższy niż sześć tygodni (art. 99 par. 2 k.p.). Należy zauważyć, że tego rodzaju roszczenie przysługuje pracownikowi tylko w sytuacji, gdy poniósł on szkodę. Istnienie szkody i jej związek z odmową zwrotu dokumentów spoczywa na pracowniku. Musi on udowodnić, że z powodu braku dokumentu nie mógł znaleźć zatrudnienia. Natomiast odszkodowanie nie przysługuje, gdy pracownik niezwłocznie podejmie nowe zatrudnienie. Z powyższego wynika, że w przedstawionej sytuacji pracownikowi nie przysługuje odszkodowanie, gdyż znalazł nową pracę bez złożenia dyplomu ukończenia studiów podyplomowych i pracodawca nie uzależnia dalszego zatrudniania od dostarczenia tego dokumentu.

Potwierdzeniem ukończenia studiów podyplomowych jest świadectwo ich ukończenia (art. 167 ustawy z 27 lipca 2005 r. prawo o szkolnictwie wyższym, Dz.U. nr 164, poz. 1365 ze zm.). Potwierdzeniem nie może być zatem zaświadczenie wydane przez poprzedniego pracodawcę. Jeżeli nawet poprzedni pracodawca wyda takie zaświadczenie, nie ma ono żadnego znaczenia.

W przedstawionej sytuacji należy ponadto zwrócić uwagę na dwie sprawy: ochronę dóbr osobistych pracownika oraz odpowiedzialność kadrowej. Pracodawca przetwarzający dane osobowe pracownika w aktach osobowych staje się ich administratorem na podstawie art. 7 ust. 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Obowiązkiem pracodawcy jako administratora jest podejmowanie działań służących ochronie powierzonych mu przez pracowników danych osobowych. Nieodpowiednie ich zabezpieczenie może nie tylko naruszać wymienioną wyżej ustawę, ale również dobra osobiste pracownika (art. 11¹ k.p.) Odpowiedzialność za ochronę danych osobowych ponosi pracodawca, jednakże pracownicy winni zaniedbań mogą być przez niego pociągnięci do odpowiedzialności porządkowej za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (art. 108 par. 1 k.p.).

ANTONI ZIELIŃSKI

ekspert z zakresu prawa pracy

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 99 par. 2 k.p., art. 11 ¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).