Co zrobić w przypadku utraty książki serwisowej kasy fiskalnej

2. Jakich wpisów należy dokonywać w książce serwisowej kasy?

3. Gdzie powinna być przechowywana książka serwisowa kasy?

RADA

1. Firma powinna niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu książki oraz zawiadomić w formie pisemnej o tym fakcie urząd skarbowy.

2. W książce serwisowej kasy znajduje się informacja o każdej interwencji serwisanta związanej z przeglądem technicznym lub naprawą kasy.

3. Książka kasy powinna być przechowywana w miejscu użytkowania kasy rejestrującej.

UZASADNIENIE

Podatnik użytkujący kasę fiskalną ma obowiązek posiadać książkę serwisową kasy. Podatnik ma również obowiązek okazać książkę serwisową na żądanie organu podatkowego zgłoszone w trakcie kontroli. Podatnik odpowiada również za prawidłowe prowadzenie książki serwisowej. Powinien zatem dopilnować, aby w książce serwisowej znajdowały się stosowne wpisy o naprawach i przeglądach technicznych dokonanych przez uprawnionych serwisantów.

1. Jak postąpić w przypadku zaginięcia książki serwisowej kasy rejestrującej

Utrata książki serwisowej kasy może mieć miejsce np. w przypadku kradzieży, zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej. W takiej sytuacji firma jest zobowiązana zwrócić się niezwłocznie do serwisu o wydanie duplikatu książki. Powinna też o tym fakcie powiadomić urząd skarbowy (§ 5 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące). Powiadomienie powinno mieć formę pisemną (patrz wzór). Z przepisów nie wynika obowiązek podania w zawiadomieniu przyczyny utraty książki ani dokumentowania utraty książki serwisowej, np. dokumentem potwierdzającym zgłoszenie kradzieży, protokołem zalania itp. W praktyce jednak warto w powiadomieniu podać przyczyny utraty książki serwisowej oraz powołać dokumenty potwierdzające ten fakt. Do powiadomienia można również dołączyć kserokopię zgłoszenia kasy do US.

Po dokonanym zgłoszeniu serwis ma obowiązek wydać firmie nową książkę kasy rejestrującej. Na jej tytułowej stronie musi być umieszczony napis: „DUPLIKAT”.

Przepisy nie określają sankcji za opóźnienie dokonania tych formalności lub ich niespełnienie. Jeżeli jednak urząd skarbowy stwierdzi brak książki serwisowej kasy, np. w trakcie kontroli, to:

• podatnik może utracić prawo do ulgi na zakup kasy, jeżeli nie upłynął okres 3 lat od jej odliczenia i firma nie jest w stanie udowodnić, że dokonywała obowiązkowych rocznych przeglądów technicznych kasy (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT),

• organ skarbowy ma prawo zakwestionować prawidłowość ewidencjonowania obrotu bez posiadania wymaganej książki, z odpowiednimi w niej wpisami,

• serwisant ma prawo odmówić wykonania serwisu, naprawy kasy lub jej konserwacji.

Wzór zawiadomienia o utracie książki serwisowej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

2. Jakich wpisów należy dokonywać w książce serwisowej kasy

Książka kasy rejestrującej jest dołączana do każdej kasy rejestrującej (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać kasy). Książka ta musi być zgodna z wzorem zamieszczonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać kasy. Książkę wydaje producent za pośrednictwem serwisu. Jest przypisana każdej kasie odrębnie i stanowi niejako „dowód osobisty kasy”. Wpisywane są w niej wszystkie zdarzenia związane z działaniem kasy, zarówno odnośnie do użytkowania kasy, jak i jej serwisowania, a mianowicie:

• dane serwisanta podstawowego i rezerwowego (w chwili zakupu kasy); od momentu tego wpisu tylko wymienione osoby są uprawnione do wszelkich czynności serwisowych, np. fiskalizacji, przeglądów, napraw, konserwacji i innych interwencji serwisowych w danej kasie,

• numer ewidencyjny kasy nadany przez MF, nanoszony również na obudowę kasy,

• każda interwencja serwisanta związana z przeglądem okresowym lub jej naprawą; serwisant każdorazowo nakłada też plomby na urządzenie, niezależnie czy dokończył naprawę, czy nie.

Serwisant ma również obowiązek dokonania adnotacji w książce, jeżeli stwierdzi uszkodzenie plomby, mechaniczne zniszczenie obudowy lub inne szczególne cechy wskazujące na próby naruszenia integralności urządzenia lub jego pamięci fiskalnej albo samej książki serwisowej. Złoży wówczas stosowne zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego ze względu na rejestrację kasy.

3. Gdzie powinna być przechowywana książka serwisowa kasy

Książka kasy powinna się znajdować w miejscu użytkowania kasy rejestrującej i należy ją przechowywać przez okres użytkowania kasy (§ 5 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia). Użytkownik kasy ma obowiązek udostępnienia książki kasy na każde żądanie organów skarbowych oraz służbie serwisowej. Warto zauważyć, że podczas kontroli z urzędu skarbowego sprawdzana jest w szczególności zawartość modułu fiskalnego, nienaruszalność plomb kasy oraz poprawność wpisów w książce serwisowej kasy, m.in. obowiązkowe przeglądy okresowe (raz do roku).

• art. 111 ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 74, poz. 444

• § 3 ust. 3, § 5 ust. 1 pkt 6 i 13 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT