Jak rozliczyć zwrot kosztów podróży zagranicznej

Przedsiębiorcy, którzy płacą podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mogą kwoty zwrotu wydatków za podróż służbową swoją i swoich pracowników wliczyć w koszty. Diety własne za podróż służbową przedsiębiorcy zaliczą jednak tylko do limitu.

Rozliczenie wypłat

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych zaliczane są do przychodów ze stosunku pracy. Oznacza to, że dopiero faktyczna zapłata należności przysługującej za podróż służbową będzie mogła być przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto wydatki takie mogą stanowić koszt podatkowy w całości, o ile przedsiębiorca wykaże ich związek z prowadzoną działalnością. Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych będzie kosztem, nawet gdy przekraczają limity, które dla pracowników stanowią dochody zwolnione z podatku. Należy pamiętać, że wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy).

Oznacza to, że u pracowników zwolnienie obejmuje wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej, a więc jest limitowane do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Diety pracowników

Wspomniane rozporządzenie ministerialne określa, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.

Wyjazd przedsiębiorcy

Nieco inaczej zaliczenie do kosztów z tytułu zagranicznych wyjazdów służbowych odbywa się, gdy podróż służbową wykonuje sam przedsiębiorca. W tym przypadku nie będzie możliwości wliczenia do kosztów wszystkich wydatków związanych z podróżą służbową, ale tylko diet w limitowanej wysokości. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, czyli w przepisach wspomnianego wcześniej rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.

W tym miejscu trzeba przypomnieć, że prawo do odliczenia diet nie może być ograniczone ze względu na charakter lub rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Przez pewien czas organy podatkowe kwestionowały możliwość zaliczenia do kosztów diet przedsiębiorców, którzy prowadzili usługi transportowe. Obecnie pod wpływem orzecznictwa organy podatkowe zmieniły stanowisko uznając, że gdy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca przemieszcza się w celu dostarczenia towaru (w kraju lub za granicą), to stanowi to podróż służbową, w trakcie której może ponosić wydatki, związane ze swoim utrzymaniem. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych w firmie prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych.

Zapisy w księdze

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wiąże się z poprawnym udokumentowaniem poniesionych wydatków.

Zapisów w księdze dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają natomiast udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

PRZYKŁAD:

ROZLICZENIE DIET

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w firmie, która wykonuje usługi w zakresie transportu drogowego. Zatem wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę oraz pracowników zadań związanych z prowadzoną działalnością poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki, stanowi podróż służbową. Świadczenie usług transportowych w ramach prowadzonej działalności nie wyłącza prawa do zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów. Przy czym do kosztów będzie można zaliczyć całość wypłaconych diet i innych należności wypłaconych pracownikom, a do limitu określonego w rozporządzeniu ministerialnym wartość diet przedsiębiorcy.

CO ZAWIERA POŚWIADCZENIE PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko, cel podróży,

- nazwę miejscowości docelowej,

- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

- stawkę i wartość przysługujących diet.

BOGDAN ŚWIĄDER

bogdan.swiader@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

- Par. 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 oraz ust. 13 objaśnień rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

- Par. 2 oraz par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).