Jak rozliczyć wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem działalności w mieszkaniu

RADA

Do kosztów można zaliczyć tylko taką częścią wydatków ponoszonych w związku z użytkowaniem danego lokalu, jaka odpowiada proporcji jego powierzchni wykorzystywanej przy prowadzeniu firmy do całości metrażu mieszkania. Wydatki na telefon lub internet powinny być ujmowane w kosztach w takiej części, jaka odzwierciedla ich używanie do celów służbowych. Nakładom na wyposażenie można natomiast nadać kwalifikację kosztową tylko wówczas, gdy zakupione przedmioty nie będą wykorzystywane na potrzeby osobiste Pana lub Pańskiej rodziny.

UZASADNIENIE

W opisanej w pytaniu sytuacji rozwiązaniem optymalnym byłoby wydzielenie osobnego pomieszczenia, w którym skoncentrowane zostałaby wszystkie narzędzia potrzebne do prowadzenia działalności gospodarczej i w którym odbywałoby się jej faktyczne i wyłączne wykonywanie. W celu uniknięcia ewentualnego sporu z organami podatkowymi powinien Pan od razu ustalić, jaki procent (część) powierzchni całego mieszkania jest rzeczywiście wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej. O konieczności dokonania takiego podziału wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 kwietnia 2000 r., sygn. akt SA/Po 488/99, w którym stwierdził, że:

Organy podatkowe dla określenia kosztów uzyskania przychodów z tytułu opłat czynszu najmu mieszkania i opłat za energię elektryczną musiały określić wielkość powierzchni zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej z zakresu ubezpieczeń. Ponieważ w mieszkaniu skarżącego nie zostało wyodrębnione oddzielne pomieszczenie na wykonywanie tej działalności i była ona wykonywana w obu pokojach zajmowanych jednocześnie na potrzeby mieszkaniowe rodziny skarżącego, przyjęto, że działalność ta jest wykonywana na powierzchni równej metrażowi mniejszego pokoju. Metoda ta, zważywszy na rozmiary działalności agenta ubezpieczeniowego, nie budzi zastrzeżeń.

W przypadku gdy mieszkanie ma mały metraż lub jest jednopokojowe, należy przyjąć, że jego połowa służy działalności gospodarczej podatnika.

Czynsz i inne opłaty związane z eksploatacją lokalu

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu czynszu lub opłat za wodę, gaz, energię elektryczną z całą pewnością można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Mogą być one jednak zaliczone do kosztów firmy tylko w takiej części, jaka wynika z ustalonej proporcji metrażu wykorzystywanego na potrzeby tej działalności do pozostałej powierzchni mieszkania.

Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie z 14 czerwca 2004 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Pruszkowie nr 21/ad/415/14/04 czytamy, że:

Jeżeli działalność gospodarcza prowadzona jest w budynku, w którym podatnik zamieszkuje, koszty związane z zużyciem energii elektrycznej, ogrzewania itp. rozlicza proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni użytkowej.

Również w piśmie z 27 października 2004 r. nr PDI/415/28/04 Naczelnik Urzędu skarbowego w Tarnowskich Górach stwierdził, że:

Z umowy wynika, iż monitorowany jest budynek mieszkalny. Z uwagi na to, że nie cały budynek jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, tutejszy organ stoi na stanowisku, że nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z monitoringiem budynku mieszkalnego w pełnej wysokości, lecz tylko w tej części, która dotyczy działalności gospodarczej. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko tę część wydatków, która odpowiada stosunkowi powierzchni pomieszczenia gospodarczego przeznaczonego na działalność gospodarczą do ogólnej powierzchni użytkowej budynku.

Koszty rozmów telefonicznych i korzystania z internetu

Oddzielnego omówienia wymaga kwestia podatkowego rozliczania wydatków związanych z używaniem telefonu stacjonarnego oraz dostępem do sieci internetowej.

Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z 13 sierpnia 2002 r., sygn. akt III SA 750/01, koszty rozmów służbowych prowadzonych z telefonu prywatnego mogą być kosztem uzyskania przychodów, ale tylko pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania, tj. na podstawie wydruków telefonicznych uzyskiwanych od operatora po upływie każdego miesiąca.

Powyższa metoda, polegająca na identyfikacji każdego uwidocznionego w bilingu numeru, jest czasochłonna, zwłaszcza jeżeli z telefonu korzysta więcej niż jedna osoba. W wyroku z 20 listopada 2003 r., sygn. akt I SA/Łd 1715/02, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że organy podatkowe nie mogą domagać się przedstawienia bilingów, ponieważ ustawodawca nie wymaga aż tak szczegółowego dokumentowania wydatków.

W związku z powyższym przedsiębiorca prowadzący działalność w mieszkaniu prywatnym może podjąć próbę ustalenia wskaźnika procentowego rozmów służbowych i prywatnych. Jeśli podatnik mieszka sam, rozsądną proporcją wydaje się podział „pół na pół”. Jeżeli natomiast z tej samej linii telefonicznej korzystają i inni członkowie rodziny, wskaźnik powinien być odpowiednio niższy. Oczywiście mogą zdarzyć się przypadki wynikające ze specyfiki danej działalności gospodarczej lub okresowego natężenia kontaktów z klientami i kontrahentami, że rozmowy służbowe będą zdecydowanie dominować. Wówczas wskaźnik procentowy powinien ulec podwyższeniu. Ten sposób ustalania udziału rozmów służbowych w ogóle rozmów przeprowadzanych z telefonu prywatnego może jednak zostać zakwestionowany przez organy podatkowe.

Powyższe uwagi mają odpowiednie zastosowanie przy ujmowaniu w kosztach podatkowych wydatków z tytułu korzystania z internetu. Również w tym przypadku podatnik, który chce uniknąć sporu z urzędem skarbowym, powinien ustalić wskaźnik procentowy określający ilość czasu przeznaczoną na korzystanie z sieci w celach związanych z prowadzoną działalnością. Jeżeli łączyłby się Pan z internetem przez telefon, to na podstawie otrzymanych bilingów powinien Pan wskazać, które z połączeń internetowych są związane z prowadzoną działalnością. Jeżeli ma Pan stałe łącze, na postawie przyjętego wskaźnika procentowego ma Pan prawo zaliczyć do kosztów kwotę wynikającą z zastosowania tego wskaźnika do kwoty opłaty za to łącze.

Wątpliwości podatników budzi możliwość zaliczania do kosztów abonamentu za telefon. Należy uznać, że sam fakt opłacania abonamentu nie powoduje, że jest to koszt związany wyłącznie z prowadzoną działalnością gospodarczą. Konieczność opłacania abonamentu istnieje niezależnie od tego, czy jeden z członków rodziny prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. Ponadto faktura obejmująca opłatę abonamentową obciąża jednego z małżonków lub oboje, a nie podmiot gospodarczy.

Nowe wyposażenie

Każda działalność gospodarcza, niezależnie od tego, w jakim miejscu jest wykonywana, wymaga pewnym nakładów na konieczne wyposażenie. Takimi niezbędnymi rzeczowymi składnikami majątku są np. odpowiednie meble (biurko, krzesła, regały itp.) czy komputer (jeśli jego wartość nie przekracza 3500 zł). Wydatki na zakup wyposażenia zalicza się w całości do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do używania. Jeżeli firma jest prowadzona w pomieszczeniach mieszkalnych, w praktyce trudno oddzielić elementy jej wyposażenia od pozostałych przedmiotów służących do użytku osobistego podatnika i jego domowników. Tymczasem wydzielenie takie jest konieczne ze względu na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 updof. Zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorcy, niezaliczanych do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnionej przyczyny znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Zaliczenie wydatku poniesionego na zakup wyposażenia do kosztów podatkowych powinno się odbywać po starannym przemyśleniu funkcji użytkowej danego przedmiotu oraz sposobu korzystania z niego. Nie ma natomiast przeszkód, by rzeczowe składniki majątku przedsiębiorcy znajdujące się w jego mieszkaniu były dostosowane do indywidualnego gustu oraz stylistyki, w jakiej urządzone są pomieszczenia. Jak bowiem słusznie zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 czerwca 1997 r., sygn. akt I SA/Łd 537/96:

żaden przepis prawa nie ustala kryteriów, jakim powinny odpowiadać meble służące wyposażeniu pomieszczeń przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej.

- art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 99, poz. 658

Wioletta Bukowska

ekspert w zakresie podatków dochodowych