Wdrożenie outsourcingu księgowego u klienta cz. I

Proces wdrożenia usług outsourcingowych u Klienta zależy w dużej mierze od późniejszego sposobu prowadzenia tych usług. W outsourcingu księgowym możemy wyróżnić kilka typów prowadzenia powyższych usług:
1. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie biura (najczęściej spotykany wariant);
2. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie Klienta;
3. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie biura outsourcingowego;
4. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie Klienta (zastąpienie działu księgowego Klienta firmą outsourcingową).

Zobacz: Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Problemy pojawiające się podczas powyższego wdrożenia:

Znajomość oprogramowania Klienta

Aby móc w pełni przejąć księgi Klienta wymagane jest poznanie jego oprogramowania finansowo - księgowego. W związku z powyższym poprosiliśmy Klienta aby zorganizował nam szkolenie dotyczące obsługi jego programu finansowo - księgowego. Było to konieczne ponieważ Klient posiadał system który nie był popularny na naszym rynku, co wiązało się z trudnością znalezienia osób posiadających wystarczającą wiedzę do obsługi tego programu. Klient wyraził chęć pomocy
i oddelegował osobę (z centrali firmy) w celu przeszkolenia pracownika biura outsourcingowego. 

Ustalenie tz. bilansu startowego lub otwarcia usług

Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych. Udało nam się to zrobić jeszcze w obecności obecnej księgowej, co pozwoliło nam w prosty sposób uzyskać odpowiedzi na pytania które pojawiły się podczas weryfikacji. Powyższy proces zakończył się stworzeniem pisemnej informacji dla Klienta pokazującej stan ksiąg w momencie przejęcia przez biuro outsourcingowe. Jest to proces czasochłonny i pracochłonny, jednakże pozwala on zabezpieczyć firmę outsourcingową w przypadku późniejszych problemów.

Zobacz: Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

Ustalenie współpracy dotyczącej wizyt, przygotowywania raportów

Jest to jeden z najtrudniejszych etapów podczas wdrażania outsourcingu w firmie. W wielu przypadkach klienci traktują pracowników firmy outsourcingowej jak pracowników własnego działu. Powoduje to wiele nieporozumień i niedomówień, które później rzutują na współpracę. W naszym przypadku zostały ustalone jasne procedury opisywania, przekazywania jak i akceptacji dokumentacji księgowej. Ustalone także została częstotliwość wizyt pracownika biura outsourcingowego. Było to konieczne ponieważ obecność pracownika naszego biura była ograniczona czasowo do 24 godzin tygodniowo.