Jak efektywnie gospodarować swoim czasem

Czas, zarówno w wymiarze zawodowym, jak i prywatnym, jest takim samym zasobem jak ludzie, pieniądze czy maszyny. Jednak o ile na marnotrawienie pieniędzy większości osób nie stać, o tyle na marnotrawienie czasu pozwala sobie większość. I choć wszyscy znają powiedzenie: czas jest bezcenny, zazwyczaj nie zdają sobie sprawy z jego wartości, dopóki nie wydarzy się coś złego.

Korzyści z lepszego gospodarowania czasem

W gospodarowaniu czasem najistotniejsze jest przeniesienie ciężaru z bycia zajętym na osiąganie zamierzonych celów, czyli bycie efektywnym. Dzięki temu można zyskać:

- realizację tych samych zadań przy mniejszym nakładzie sił,

- lepszą organizację własnej pracy (i ewentualnie swojego zespołu),

- lepsze wyniki w pracy,

- mniej chaosu i niższy poziom stresu,

- większą satysfakcję i motywację,

- czas na przemyślenie i realizację najważniejszych zadań,

- mniej błędów popełnianych w trakcie realizacji zadań,

- szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.

Najczęstsze błędy

Właściwe gospodarowanie czasem jest istotne nie tylko w sferze zawodowej, dla dyrektorów i menedżerów, ale także w sferze prywatnej każdego człowieka – pozwala wykorzystać czas do budowania kariery zawodowej i satysfakcjonującego życia osobistego. Zmarnotrawione minuty składają się na godziny, godziny na dni, a te z kolei na życie…

Rozpoznanie i uświadomienie sobie własnych błędów jest szalenie istotne. Odwlekanie wykonania zadań czy podjęcia decyzji często wynika ze słabego charakteru, a z pewnością powoduje kumulowanie się „nieprzyjemnych” spraw.

Niestety, jak mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu, z badań i obserwacji wynika, że większość z nas ma ogromne problemy z właściwą gospodarką czasem. Najczęściej:

- odwlekamy (świadome lub nawykowe odkładanie na później spraw, które albo powinny być już dawno załatwione, albo ich termin realizacji nie został określony),

- nie potrafimy delegować zadań (uważamy, że lepiej i szybciej wykonamy zadanie samodzielnie, co jest złudne i może dobre na krótką metę),

- ulegamy tzw. złodziejom czasu (dekoncentrujemy się podczas zbyt częstych przerw w pracy, marnotrawimy czas na pogawędki, długie rozmowy telefoniczne, źle przygotowane/zbędne zebrania, częste sprawdzanie poczty elektronicznej itp.),

- pracujemy w bałaganie (nie potrafimy systematycznie segregować i eliminować informacji, dokumentów, mamy chaos na biurku),

- zaczynamy dzień bez ustalonego planu działania (skupiamy się na pierwszej rzeczy, którą wpadnie nam w ręce, gdy wchodzimy do biura),

- jesteśmy przemęczeni, niewyspani (wynik stresu i siedzenia w pracy do późnych godzin),

- nie robimy dłuższej przerwy na ciepły posiłek (organizm reaguje znużeniem, brakiem energii potrzebnej na drugą połowę dnia),

- staramy się być perfekcyjni (wynik… braku pewności siebie, nadmiernego samokrytycyzmu lub strachu przed porażką!; zabija kreatywność i spontaniczność; wywodzi się z błędnego przekonania, że im więcej czasu pochłonie czynność, tym efekty będą lepsze),

- popadamy w pracoholizm (czyli uzależnienie od pracy).

Krok 1 – motywacja i określenie celu

Jak lepiej zarządzać swoim czasem? Najpierw musimy sobie uświadomić, jakie robimy błędy. Najlepiej przysłuży się do tego prowadzenie dziennika aktywności. Wystarczy przez kilka reprezentatywnych dni (np. tydzień) notować w tabeli wszystkie (bez wyjątku!) czynności i czas ich trwania. Warto też zapisywać poziom własnej energii i nastroju, co pozwala później stwierdzić godziny najwyższej efektywności. Analiza własnych zachowań bywa często druzgocąca, ale i pouczająca. Zdobyte informacje powinny nam służyć do wprowadzenia korekty.

Świadomość potencjału czasu, który drzemie w źle wykorzystywanych minutach i godzinach, pozwala wyobrazić sobie, co można osiągnąć przy dobrej gospodarce. Musimy jednak sformułować cele. Dlaczego? Wyznaczenie celu:

- pozwala określić kierunek działań (odkrywa długofalową wizję),

- daje motywację do pracy,

- odpowiada na pytanie, czego oczekujemy od siebie w tej kwestii,

- umożliwia kontrolę realizacji założeń,

- uświadamia, na czym trzeba się skoncentrować,

- pokazuje, co należy usprawnić,

- wskazuje, jakie przeszkody trzeba pokonać.

Określanie celów to stały proces. Cele zmieniają się pod wpływem różnych wydarzeń, przewartościowują się.

Formułując cele, musimy się trzymać następujących zasad:

- cele muszą być precyzyjnie określone (jeśli jest ich więcej, należy określić ich priorytety i stopniowo realizować; większe cele dzielić na mniejsze),

- cele muszą być ściśle związane z realizacją wyznaczonych zadań,

- cele muszą być realistyczne (ich wykonanie nie powinno być całkowicie uzależnione od osób trzecich, warunków atmosferycznych, gospodarki itp.; cele powinny opierać się na możliwościach ich osiągnięcia własną pracą),

- cele powinny być sformułowane jako zdanie pozytywne („zwiększę poziom sprzedaży”), a nie negatywne („nie dam się znowu przechytrzyć konkurencji”), i zapisane,

- cele nie powinny być ani zbyt łatwe, ani niemożliwe do osiągnięcia.

Istnieje pięć cech, które określają dobrze sformułowany cel (pochodzą one od akronimu SMART, zbudowanego z pięciu angielskich słów):

- Specific (dokładny)

- Measurable (mierzalny)

- Achievable (osiągalny)

- Realistic (realny)

- Time oriented (zorientowany w czasie).

Proces formułowania celów

Analiza: zamierzenia vs warunki

Czego chcę? (marzenia i życzenia oraz zamierzenia) vs Co mogę? (atuty i słabości oraz możliwości i zagrożenia) ® Sformułowanie celu ® Zadania do wykonania

Zbudowanie celów na podstawie wymienionych kryteriów umożliwia stopniowe ich realizowanie, kontrolę nad postępem prac oraz satysfakcję z już osiągniętych. Warto ustalić swoje życiowe cele w każdej z kategorii, wyznaczając plan 25-letni, 5-letni, roczny, półroczny i miesięczny. Plan powinien być nieustannie weryfikowany. Niepowodzenie w osiąganiu celów nie powinno niepokoić, o ile nauczyło nas czegoś nowego.

Krok 2 – planowanie

Planowanie jest swoistą inwestycją we własny sukces. Pozwala sprecyzować to, co chcemy osiągnąć, określić etapy i cele pośrednie oraz kontrolować postęp działań. Planowanie w trybie długo- i krótkookresowym pozwala zaoszczędzić wiele stresu, czasu oraz przewidzieć ewentualne zagrożenia i zawczasu im zapobiec. W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

- cele długoterminowe (3–5 lat lub więcej) – plany wieloletnie,

- cele średnioterminowe (1–3 lat) – plany roczne,

- cele krótkoterminowe (3 miesiące–1 rok) – plany kwartalne,

- cele bieżące (1 tydzień–3 miesiące) – plany miesięczne i tygodniowe.

Planując swoje działania, warto stosować się do kilku prostych zasad:

- plany spisać, uwzględnić wszystkie zadania do wykonania w danym przedziale czasu,

- wszystkim zadaniom przyporządkować ostateczne terminy realizacji,

- zachować realizm,

- ustalić hierarchię ważności zadań (z zaznaczeniem, które należy wykonać osobiście, a które można zlecić),

- planować tylko określoną część pracy (60%), zarezerwować trochę czasu na nieprzewidziane wydarzenia/zakłócenia (20%) oraz spontaniczne czynności,

- niezałatwione sprawy umieścić w kolejnym planie, by nie umknęły uwadze,

- wydzielić dłuższe okresy na bardzo ważne zadania, podczas których nie należy się rozpraszać (np. przyjmować gości, odbierać telefonów), oraz okresy „otwarte” (na konsultacje, dyskusje, pytania, rozmowy itp.),

- zarezerwować czas na planowanie, aktywność twórczą, samodoskonalenie.

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN

Zastosowanie metody ALPEN podczas planowania przynosi znaczne efekty przy małym nakładzie czasu (około 15 minut dziennie). Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

1. Zestawienie zadań.

2. Ocena czasu trwania poszczególnych czynności.

3. Zarezerwowanie czasu na nieprzewidziane czynności.

4. Ustalenie priorytetów, skracanie czasu wykonywania czynności, delegowanie zadań.

5. Kontrola postępu prac; przesunięcie na następny plan spraw niezałatwionych.

Indywidualny biorytm dnia

Każdy człowiek w zależności od pory dnia funkcjonuje lepiej lub gorzej, bardziej lub mniej wydajnie. Sprawność psychofizyczna ulega naturalnym wahaniom, które są zgodne z indywidualnym rytmem danej osoby. Niektórzy lepiej funkcjonują rano (tzw. ranne ptaszki), a inni po południu i wieczorem (tzw. nocne marki). Podczas planowania warto uwzględnić własne predyspozycje i działać zgodnie z ich rozkładem.

Statystycznie poziom najwyższej sprawności przypada przed południem (do tego czasu warto załatwić najważniejsze i najpilniejsze sprawy). Po obiedzie aktywność znacznie spada (wówczas należy zająć się kwestiami pilnymi, ale niezbyt istotnymi). Późnym popołudniem znów wzrasta poziom wydajności, ale nie osiąga poziomu wcześniejszego (to najlepsza pora na uporanie się z zadaniami ważnymi, ale nie pilnymi).

Krok 3 – decyzja

Wiele osób zostaje w pracy „po godzinach”. Jednak rzadko kiedy czas spędzony w niej jest proporcjonalny do osiąganych efektów. Doskonale odzwierciedla to zasada Pareto (zwana też zasadą 80/20). Zgodnie z nią zainwestowanie 80% wysiłku w niewłaściwe działania przynosi zaledwie 20% realizacji najważniejszych efektów i odwrotnie – 20% wysiłku dobrze ukierunkowanego daje 80% realizacji zamierzonych celów.

Zasada Pareto (80:20)

- 80% czasu daje 20% wyników

- 20% czasu daje 80% wyników

Efektywność własnych działań można także zmierzyć za pomocą tzw. analizy ABC.

Inną znaną metodą, która pomaga właściwie lokować wysiłek, jest Zasada Eisenhovera:

Zasada Eisenhovera

Zgodnie z Zasadą Eisenhovera zadania z kategorii A są pilne i pierwszoplanowe (należy je wykonać natychmiast), zadania z kategorii B są pilne, ale nie pierwszoplanowe (ich niewykonanie może mieć niemiłe konsekwencje), zadania C są pierwszoplanowe, lecz nie są pilne (ich zrealizowanie przybliża do wyznaczonego celu), natomiast zadania z kategorii D nie są ani pilne, ani pierwszoplanowe (powinno się ich zaniechać).

Podejmując decyzję, czy wykonać dane zadanie, czy też zlecić je komuś innemu (lub nie wykonać), warto zadać sobie następujące pytania:

- Czy to konieczne? (jeśli nie – wyeliminować zadanie)

- Dlaczego mam to zrobić? (jeśli zadanie nie należy do mnie – wydelegować)

- Dlaczego teraz? (ustalić możliwy termin realizacji zadania)

- Dlaczego w takiej formie? (zoptymalizować ustalenia dotyczące zadania)

Krok 4 – organizacja i realizacja zadań

Podczas etapu realizacji zadań należy w miarę możliwości ściśle trzymać się ustalonego wcześniej planu, starać się eliminować wszelkie zakłócenia i tzw. pożeracze czasu. Warto też uwzględnić wspomniany wcześniej indywidualny biorytm dnia i nie zapominać o wadze planowania i inwestowania czasu w najważniejsze zadania.

Krok 5 – kontrola

Kontrola realizacji zadań sprowadza się do porównania aktualnego stanu prac z założeniami. Polega na ciągłym sprawdzaniu (przy każdym etapie) osiąganych wyników. Pod koniec dnia należy dokonać analizy wykonanych czynności oraz wydajności (własnej pracy, a także zespołu) i zaplanować ewentualną korektę dnia następnego.

Ciągłe samodoskonalenie

Aby mieć satysfakcję zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, należy stale wyznaczać sobie nowe cele, opracowywać plan ich realizacji, podejmować odpowiednie decyzje, realizować wyznaczone zadania, kontrolować postęp działań i na podstawie analizy wprowadzać niezbędne korekty, które będą skutkować kolejnym wyznaczeniem nowych celów. Podczas realizacji każdego z powyższych etapów trzeba dbać o właściwą komunikację oraz przepływ informacji.

Harmonia to efektywność

Złe gospodarowanie czasem, pozostawianie trudnych czy nielubianych zadań na ostatnią chwilę wzmaga stres, wywołuje przemęczenie, dezorganizuje prywatne życie. Aby odnosić sukcesy zawodowe, należy dbać o równowagę wszystkich siedmiu obszarów życia:

- zdrowia,

- rodziny,

- finansów,

- intelektu,

- obszaru społecznego,

- spraw zawodowych,

- ducha.

Zaniedbanie któregokolwiek z nich odbija się na stanie pozostałych. Gospodarowanie czasem z zastosowaniem wspomnianych zasad, jak przekonuje Izabela Kielczyk, da nam poczucie wewnętrznego spokoju, większą swobodę działania, pewność siebie, więcej czasu na realizację zadań oraz umożliwi osiągnięcie wyznaczonych celów – mądrzej i spokojniej, a szybciej.

Honorata Zakrzewska-Krzyś