Zasady wystawiania duplikatu faktury VAT

W każdym przypadku podatnik powinien postarać się odtworzyć zniszczoną lub zagubioną dokumentację podatkową, np. poprzez uzyskanie duplikatów faktur.

Przepisy dot. VAT stanowią, że jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Dotyczy to również faktur korygujących.

Ponownie wystawione faktury muszą zawierać słowo "Duplikat" oraz datę ich wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zobacz: Czy warto obniżać stawki amortyzacji?

Co ważne, podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Duplikat faktury jest bardzo ważnym dokumentem, zwłaszcza jeśli chodzi o odliczanie podatku naliczonego. Podatnik jest bowiem zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających prawo do odliczenia określonych kwot podatku naliczonego nie tylko w momencie dokonywania samego odliczenia i składania deklaracji VAT za dany okres, lecz przez cały okres po odliczeniu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ten okres.

Kwoty podatku naliczonego wynikają z otrzymanych od sprzedawców faktur VAT lub ich duplikatów. W przypadku braku faktur VAT lub ich duplikatów, podatnik jest więc zobowiązany do skorygowania odliczonego podatku naliczonego przez złożenie korekt deklaracji, w których podatek odliczono.

Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, stanowiąc na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Zobacz: Jak założyć skład podatkowy?