Kategorie

Rozliczenie dotacji

Gródek-Szostak Zofia
Po euforii związanej z udziałem w konkursie i zajęciem pozycji na liście wniosków rekomendowanych do otrzymania wsparcia w ramach programów operacyjnych przedsiębiorcy wkraczają na ziemię nieznaną. Muszą rozliczyć dotację. Jakie niebezpieczeństwa na nich czyhają?

Na początek uwaga: wydatki muszą być celowe, rzetelne, racjonalne i oszczędne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach programu operacyjnego. Muszą też być ponoszone w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu.

Kiedy można zacząć inwestycję?

Reklama

Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej (RPO, POIG) termin rozpoczęcia inwestycji odgrywa kluczową rolę w zakresie uznania poniesionych wydatków za kwalifikowane. Przed rozpoczęciem prac związanych z zaplanowaniem inwestycji każdorazowo należy odnieść się do zapisów dokumentacji konkursowej, która precyzuje termin „rozpoczęcie projektu”.

Z kolei „zakończenie realizacji projektu” to termin zakończenia rzeczowego i finansowego przedsięwzięcia, tj. data poniesienia (zapłaty) ostatniego wydatku związanego z realizacją projektu. Oznacza to, że wydatki poniesione po tej dacie, a przed złożeniem wniosku o płatność końcową nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowane. W związku z tym koszty muszą być przemyślane i zaplanowane w harmonogramie, który jest integralną częścią dokumentacji aplikacyjnej, tj. wniosku i/lub biznesplanu.

Jednak - mimo starań - opracowany na etapie aplikacji harmonogram rzeczowo-finansowy w zderzeniu z faktyczną realizacją inwestycji często się zmienia, np. wydłużają się terminy związane z zakupem robót budowlanych, dostawą zamówionych środków trwałych, towarów i usług. To powoduje zaburzenie przyjętych wcześniej założeń terminowych. O takiej sytuacji przedsiębiorca zobligowany jest powiadomić instytucję organizującą konkurs, może również wnioskować o wydłużenie bądź skrócenie okresu realizacji projektu przewidzianego w umowie. Musi wówczas uaktualnić harmonogram oraz zadeklarowane na etapie aplikowania o wsparcie wskaźniki, które powinny być osiągnięte.

Jeśli zmiana jest istotna i stanowi tzw. znaczącą modyfikację projektu, a przedsiębiorca zaniedba poinformować o tym instytucję organizującą konkurs, może być nawet poproszony o zwrot dotacji razem z odsetkami.

Trwałość projektu - utrzymanie efektów inwestycji

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r., ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz zapisami umowy o dofinansowanie, beneficjent jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu przez 5 lat od jego zakończenia.

Beneficjenci z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw zobowiązani są do utrzymania trwałości projektu przez 3 lata od jego zakończenia.

Obowiązek utrzymania trwałości projektu zostanie zrealizowany, jeżeli inwestycja nie zostanie poddana zasadniczym modyfikacjom, tzn.:

1. mającym wpływ na jej charakter lub warunki jej realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo oraz

2. wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i innych.

Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 1 i co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 2.

W związku z powyższym, przedsiębiorca jest zobowiązany do składania corocznie przez 3 lata (lub przez 5 lat, jeśli nie należy do sektora MSP) odpowiednich sprawozdań.

Przejrzystość dokumentacji

Poprawne złożenie wniosku o płatność i rozliczenie uzyskanego wsparcia wymaga skoordynowania prac zarówno ze strony księgowości, jak i podmiotów będących dostawcami robót budowlanych i środków trwałych.

Każdorazowo otrzymana faktura, rachunek czy równorzędny dowód księgowy (nota księgowa) wymaga potwierdzenia wydatkowania pieniędzy, w postaci np. wyciągu z rachunku bankowego czy potwierdzenia zapłaty gotówką. Istotny jest poprawny opis faktury, który umożliwia prawidłowe zakwalifikowanie poniesionego kosztu. Elementem obligatoryjnym, zamieszczanym w opisie, jest informacja, z jakiego programu operacyjnego realizowany projekt jest finansowany oraz podanie numeru umowy, na której podstawie nastąpiła realizacja inwestycji. Fakultatywnie, w opisie faktury podawane są następujące informacje:

• wartość wydatków kwalifikowanych - jeżeli nie wszystkie pozycje wymienione na fakturze są kwalifikowane w ramach umowy;

• numer ewidencyjny (księgowy) - jeżeli nie znajduje się na pierwszej stronie faktury;

• numer kategorii wydatków zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym - jeżeli wyszczególnionej na fakturze pozycji nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo-finansowego;

• wartość wydatków kwalifikowanych w ramach cross-financing - w przypadku projektów dopuszczających finansowanie krzyżowe;

Reklama

• wykonawca wyłoniony w trybie (tryb wyboru wykonawcy) zgodnie z art. Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.) - w sytuacji, jeżeli beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Do rozliczenia projektu przedsiębiorca wraz z wnioskiem o płatność składa kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) faktur/dokumentów równoważnych, opisanych zgodnie z przedstawionym powyżej sposobem.

W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawianych w walutach obcych za wydatek kwalifikowany uznaje się wydatek faktycznie poniesiony (kurs z dnia dokonania płatności). W przypadku płatności z konta złotówkowego jest to kurs banku zastosowany do przewalutowania, a w przypadku płatności z konta walutowego jest to średni kurs NBP na dzień dokonania płatności.

Częstym problemem przedsiębiorców jest sytuacja, w której w ramach realizowanego projektu nabywają używane środki trwałe. Informacja o takowym zakupie przedstawiana jest przez przedsiębiorcę już na etapie opracowania dokumentacji konkursowej. Aby uznać wydatek poniesiony na zakup używanych środków trwałych za kwalifikowany, trzeba spełnić następujące warunki:

• cena używanych aktywów nie przekracza ich wartości rynkowej określonej na dzień ich nabycia i jest niższa od ceny podobnych nowych aktywów;

• sprzedający złoży oświadczenie określające zbywcę aktywów, miejsce i datę ich zakupu;

• beneficjent złoży oświadczenie, że zakupiony przez niego środek spełnia (zgodnie z obowiązującymi przepisami) wymogi bezpieczeństwa, środowiskowe, techniczne;

• środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania jego zakupu przez beneficjenta.

W przypadku niespełnienia którejkolwiek z przesłanek wymienionych powyżej wydatek nie będzie mógł być uznany za kwalifikowany.

W celu ułatwienia rozliczenia zakupu używanych środków trwałych do wniosku o płatność, poza dokumentami potwierdzającymi jego nabycie (np. faktura i wyciąg bankowy), należy złożyć stosowne oświadczenia sporządzone przez beneficjenta i zbywcę. Wzory oświadczeń zamieszczane są na stronie internetowej instytucji organizującej konkurs. W przypadku braku możliwości uzyskania oświadczenia od zbywcy beneficjent jest zobowiązany przedstawić inne dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych przesłanek.

Ponieważ obowiązkiem przedsiębiorcy jest realizowanie projektu z należytą starannością, zakup używanych środków trwałych trzeba traktować jako sytuację wyjątkową. Dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na wysokość ceny oferowanego przedmiotu oraz możliwość zaistnienia podwójnego finansowania.

Upowszechnianie informacji o projekcie

Przedsiębiorcy często zapominają o obowiązku promocji projektu zgodnie z zapisami art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji /WE/ nr 1828/2006. Odpowiednie oznaczenie pełni funkcję informacyjną w zakresie wykorzystania środków publicznych. Upowszechnienie informacji sprowadza się m.in. do oznaczenia właściwymi logotypami zakupionych środków trwałych, miejsca realizacji projektu, przygotowywanych dokumentów, materiałów promocyjnych (ulotki, oferty), strony internetowej beneficjenta, zwłaszcza jeżeli wydatek na jej aktualizację był kosztem kwalifikowanym, itp.

Oznaczenia należy stosować w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Obowiązki w zakresie informacji i promocji beneficjent realizuje poprzez:

• Umieszczenie na wszystkich zakupionych środkach trwałych naklejek z logotypami. Dopuszczalne jest również oznakowanie środków trwałych za pomocą graweru, który uwidacznia wszystkie wymagane logotypy i informacje zawarte na naklejkach.

• Umieszczenie tablicy informacyjnej od pierwszego dnia realizacji projektu w miejscu jego realizacji, jeżeli przedmiotem projektu są prace infrastrukturalne lub budowlane, a wielkość otrzymanej dotacji przekracza 500 tys. euro. Po zakończeniu realizacji projektu tablica informacyjna zostaje zastąpiona stałą tablicą pamiątkową.

• Umieszczenie na stałe tablicy pamiątkowej w widocznym miejscu najpóźniej do 6 miesięcy od zakończenia projektu.

Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, beneficjent zostanie wezwany do usunięcia uchybień.

Kontrola realizacji projektu

Beneficjenci po otrzymaniu pisma informującego o terminie kontroli powinni przygotować komplet dokumentów w oryginale oraz zapisanych w systemie komputerowym, które są związane z finansową i rzeczową realizacją projektu. Ponadto muszą zapewnić kontrolującym pełen dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, szczególnie tych, w których znajdują się zakupione środki trwałe bądź tych, gdzie były wykonywane roboty budowlane. O terminie kontroli przedsiębiorca zostaje poinformowany w formie pisemnej. Wyznaczony termin kontroli może być przesunięty na jego uzasadniony wniosek.

Współpraca

Poprawne rozliczenie dotacji to wyzwanie dla przedsiębiorcy, wymagające znajomości ciążących na nim obowiązków i umiejętności koordynacji działań w trakcie realizacji inwestycji. Ułatwieniem płynnej realizacji projektu może być wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prawidłowość dokumentacji projektowej i kontakty z instytucją organizującą konkurs. Przedsiębiorca musi również pamiętać o obowiązku gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej przez okres trwałości projektu, tak aby uniknąć nieprzyjemności związanych z kontrolami i wizytami monitorującymi.

Zofia Gródek-Szostak

konsultant KSU z Centrum Transferu Technologii Politechnika Krakowska

 

Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    12 maja 2021
    Zakres dat:

    Zdrowy dom, czyli jaki?

    Zdrowy dom. Polacy spędzają w domach i mieszkaniach nawet 90 proc. swojego czasu. Pandemia COVID-19, lockdowny oraz konieczność zdalnej pracy i nauki pokazały, jak ważne są odpowiednie warunki mieszkaniowe dla funkcjonowania rodziny, zdrowia i dobrego samopoczucia. Dla 75 proc. Polaków zdrowie i chęć poprawy komfortu życia okazały się głównym motywatorem do rozpoczęcia remontu. Z kolei dla 80 proc. spośród tych, którzy szukali ostatnio nowego lokum, najważniejsze okazały się takie cechy zdrowego domu jak jakość powietrza i ilość światła dziennego – wynika z VI edycji raportu „Barometr zdrowych domów”. Zmiana podejścia Polaków może być nie tylko drogowskazem dla nowych inwestycji deweloperskich, lecz także impulsem do przyspieszenia renowacji istniejących budynków. Tym bardziej że 40 proc. badanych planuje remont lub przeprowadzkę w ciągu następnych dwóch lat.

    Inwestorzy coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania

    Wynajem mieszkań - inwestorzy stają się coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania. Nie przejmują się spowolnieniem na rynku najmu, które wywołała pandemia koronawirusa.

    Ponad 500 mieszkań w ramach SIM SMS

    Społeczna inicjatywa mieszkaniowa (SIM). Ponad 500 mieszkań ma wybudować SIM SMS – społeczna inicjatywa mieszkaniowa powołana przez gminy z trzech województw – śląskiego, małopolskiego i świętokrzyskiego. Kolejna SIM powstała przy współpracy KZN i siedmiu gmin – Zawiercia, Klucz, Staszowa, Jędrzejowa, Końskich, Sędziszowa i Małogoszcza.

    Test: Opel Insignia kombi po liftingu. Królowa flot ciągle w formie?

    Opel Insignia po liftingu: Niemcy reanimowali staruszka czy jedynie usprawnili kilka drobiazgów w aucie, które jest nadal godne uwagi? Sprawdziliśmy to.

    Top 7: Jak podróżować z dziećmi?

    Jak podróżować z dziećmi? Jeżeli dziecko jest naprawdę małe, wyjazd może się stać wyzwaniem. Oto porady jak przygotować się do wyjazdu.

    Czy wzrosła szara strefa w rolnictwie?

    Dane KRUS wskazują na spadek liczby osób objętych ubezpieczeniem społecznym o 27 tys. Może to oznaczać potencjalny wzrost szarej strefy w sektorze rolniczym.

    Nowelizacja ustawy o efektywności energetycznej

    Efektywność energetyczna. Ukazała się nowela ustawy o efektywności energetycznej. Jednym z elementów zmian jest wprowadzenie obowiązku montażu do 1 stycznia 2027 r. inteligentnych ciepłomierzy i wodomierzy przez właścicieli lub zarządców budynków wielolokalowych.

    Uzyskanie ochrony prawnej wynalazków i znaków towarowych będzie szybsze i tańsze

    Znaki towarowe – m.in. ze względu na pandemię – zmieniły swój charakter. Coraz częściej dokonywane są zgłoszenia znaków dźwiękowych, multimedialnych i ruchomych, które marki stosują w internecie i innych mediach.

    Profesjonalna rejestracja pojazdów

    Profesjonalna rejestracja pojazdów: czym jest, na czym polega i dopełnienia jakich formalności wymaga? Sprawdziliśmy to.

    Empowerment, czyli jak szukać nowych sposobów dotarcia do klientów?

    Pandemia koronowirusa pokazała jak ważna jest w organizacji kultura upełnomocnienia (empowerment). To do lidera zależy to, czy kultura empowermentowa spełni swoją funkcję.

    Dlaczego polskie firmy nie inwestują w nowoczesne technologie?

    Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana przez zaledwie 4% polskich przedsiębiorstw. Eksperci nie mają jednak złudzeń – tylko te firmy, które postawią w najbliższej przyszłości m.in. na przemysłowy internet rzeczy będą odnosiły na rynku sukcesy.

    Jak pracownicy oceniają wsparcie pracodawców na home office? [SONDA]

    Ponad 50% pracowników zdalnych została pozytywnie zaskoczona przez swoją firmę na home office. Co czwarty deklaruje, że podczas pracy zdalnej otrzymał benefit od pracodawcy więcej niż raz.

    Magda Kubit, Planton: W Polsce żywność bio jest nadal dodatkiem [PODCAST]

    Magda Kubit: Jak zmienić firmę produkującą żywność bazującą na mleku krowim na firmę roślinną? Ile to kosztuje? Dlaczego dla Polaków jedzenie bio to tylko dodatek, a nie podstawa? Zapraszamy do słuchania podcastu

    Mieszkańcy wsi remontują mieszkania podczas pandemii

    Remonty mieszkań a koronawirus. Na duże wydatki na remont mieszkania w czasach pandemii decydowali się przede wszystkim mieszkańcy wsi. Najmniej chętni do podejmowania takich inwestycji byli mieszkańcy największych miast.

    Wymiana karty motorowerowej na prawo jazdy kategorii AM

    Wymiana karty motorowerowej na prawo jazdy kategorii AM powinna zostać wykonana niezwłocznie. Na czym polega i jakich dokumentów wymaga?

    Od kiedy otwarte restauracje? [DATA]

    Restauracje czekają na otwarcie. Działają już hotele, a do otwarcia przygotowują się restauratorzy. Na początek otwarte zostaną jedynie ogródki.

    Wyrejestrowanie pojazdu po złomowaniu

    Wyrejestrowanie pojazdu po złomowaniu jest konieczne do tego, aby kierowca nie musiał np. płacić za polisę OC. Jak dochować obowiązku?

    Zmiana ustawy o charakterystyce energetycznej budynków

    Charakterystyka energetyczna budynków. Projekt zmiany ustawy o charakterystyce energetycznej budynków Rada Ministrów planuje przyjąć jeszcze w II kwartale 2021 r. Tak wynika z informacji dostępnych w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Nowelizacja ta ma w szczególności wdrożyć regulacje dot. świadectw charakterystyki energetycznej.

    Wnioski w programie „Moja Woda” do 10 czerwca 2021 r.

    Program „Moja Woda”. To już ostatnie tygodnie na składanie wniosków w ramach drugiej edycji programu „Moja Woda”. Można je składać do 10 czerwca 2021 r. Na co można otrzymać dofinansowanie?

    Mercedes EQT - niewielki van z napędem elektrycznym

    Mercedes EQT jest przestronny, rodzinny, nowoczesny i... elektryczny. Niewielki van być może już wkrótce uzupełni ofertę marki.

    Leasing w firmie - BGK wdraża nowe parametry leasingu

    Nowe gwarancje BGK zabezpieczą do 80 proc. kwoty leasingu lub pożyczki leasingowej bez odsetek oraz kosztów związanych z ich udzieleniem. Jakie będą nowe parametry gwarancji?

    Hubert Woźniak: Polskie jabłko nie boi się pandemii [PODCAST]

    Pandemia weryfikuje rynek producentów owoców – są upadłości i przejęcia – mówi Hubert Woźniak. Mimo to, polskie jabłko stoi mocno zarówno w kraju jak i za granicą. Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Odholowanie samochodu przez policję

    Odholowanie samochodu przez policję: w jakich przypadkach jest możliwe? Jak wygląda procedura odbioru samochodu z parkingu policyjnego?

    Szczepienia w zakładach pracy - rusza pilotaż

    Pilotaż szczepień w zakładach pracy jest już na finiszu. Pierwsze pilotażowe szczepienia ruszą od 17 maja. Kiedy rozpoczną się kolejne szczepienia już w formule regularnej? Ile firm zgłosiło się do programu?

    Dlaczego sprzedawcy nie chcą się reklamować?

    Nieuczciwa konkurencja w internecie to codzienność. Problem urósł do takiej skali, że niektórzy wytwórcy nie reklamują swoich produktów w obawie przed naśladowcami. Jak się przed tym się bronić?