Kategorie

Rozliczenie dotacji

Gródek-Szostak Zofia
Po euforii związanej z udziałem w konkursie i zajęciem pozycji na liście wniosków rekomendowanych do otrzymania wsparcia w ramach programów operacyjnych przedsiębiorcy wkraczają na ziemię nieznaną. Muszą rozliczyć dotację. Jakie niebezpieczeństwa na nich czyhają?

Na początek uwaga: wydatki muszą być celowe, rzetelne, racjonalne i oszczędne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach programu operacyjnego. Muszą też być ponoszone w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów i wskaźników zakładanych we wniosku o dofinansowanie projektu.

Kiedy można zacząć inwestycję?

Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej (RPO, POIG) termin rozpoczęcia inwestycji odgrywa kluczową rolę w zakresie uznania poniesionych wydatków za kwalifikowane. Przed rozpoczęciem prac związanych z zaplanowaniem inwestycji każdorazowo należy odnieść się do zapisów dokumentacji konkursowej, która precyzuje termin „rozpoczęcie projektu”.

Z kolei „zakończenie realizacji projektu” to termin zakończenia rzeczowego i finansowego przedsięwzięcia, tj. data poniesienia (zapłaty) ostatniego wydatku związanego z realizacją projektu. Oznacza to, że wydatki poniesione po tej dacie, a przed złożeniem wniosku o płatność końcową nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowane. W związku z tym koszty muszą być przemyślane i zaplanowane w harmonogramie, który jest integralną częścią dokumentacji aplikacyjnej, tj. wniosku i/lub biznesplanu.

Jednak - mimo starań - opracowany na etapie aplikacji harmonogram rzeczowo-finansowy w zderzeniu z faktyczną realizacją inwestycji często się zmienia, np. wydłużają się terminy związane z zakupem robót budowlanych, dostawą zamówionych środków trwałych, towarów i usług. To powoduje zaburzenie przyjętych wcześniej założeń terminowych. O takiej sytuacji przedsiębiorca zobligowany jest powiadomić instytucję organizującą konkurs, może również wnioskować o wydłużenie bądź skrócenie okresu realizacji projektu przewidzianego w umowie. Musi wówczas uaktualnić harmonogram oraz zadeklarowane na etapie aplikowania o wsparcie wskaźniki, które powinny być osiągnięte.

Jeśli zmiana jest istotna i stanowi tzw. znaczącą modyfikację projektu, a przedsiębiorca zaniedba poinformować o tym instytucję organizującą konkurs, może być nawet poproszony o zwrot dotacji razem z odsetkami.

Trwałość projektu - utrzymanie efektów inwestycji

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r., ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz zapisami umowy o dofinansowanie, beneficjent jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu przez 5 lat od jego zakończenia.

Beneficjenci z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw zobowiązani są do utrzymania trwałości projektu przez 3 lata od jego zakończenia.

Obowiązek utrzymania trwałości projektu zostanie zrealizowany, jeżeli inwestycja nie zostanie poddana zasadniczym modyfikacjom, tzn.:

1. mającym wpływ na jej charakter lub warunki jej realizacji lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo oraz

2. wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i innych.

Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 1 i co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 2.

W związku z powyższym, przedsiębiorca jest zobowiązany do składania corocznie przez 3 lata (lub przez 5 lat, jeśli nie należy do sektora MSP) odpowiednich sprawozdań.

Przejrzystość dokumentacji

Poprawne złożenie wniosku o płatność i rozliczenie uzyskanego wsparcia wymaga skoordynowania prac zarówno ze strony księgowości, jak i podmiotów będących dostawcami robót budowlanych i środków trwałych.

Każdorazowo otrzymana faktura, rachunek czy równorzędny dowód księgowy (nota księgowa) wymaga potwierdzenia wydatkowania pieniędzy, w postaci np. wyciągu z rachunku bankowego czy potwierdzenia zapłaty gotówką. Istotny jest poprawny opis faktury, który umożliwia prawidłowe zakwalifikowanie poniesionego kosztu. Elementem obligatoryjnym, zamieszczanym w opisie, jest informacja, z jakiego programu operacyjnego realizowany projekt jest finansowany oraz podanie numeru umowy, na której podstawie nastąpiła realizacja inwestycji. Fakultatywnie, w opisie faktury podawane są następujące informacje:

• wartość wydatków kwalifikowanych - jeżeli nie wszystkie pozycje wymienione na fakturze są kwalifikowane w ramach umowy;

• numer ewidencyjny (księgowy) - jeżeli nie znajduje się na pierwszej stronie faktury;

• numer kategorii wydatków zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym - jeżeli wyszczególnionej na fakturze pozycji nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo-finansowego;

• wartość wydatków kwalifikowanych w ramach cross-financing - w przypadku projektów dopuszczających finansowanie krzyżowe;

• wykonawca wyłoniony w trybie (tryb wyboru wykonawcy) zgodnie z art. Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655 z późn. zm.) - w sytuacji, jeżeli beneficjent jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Do rozliczenia projektu przedsiębiorca wraz z wnioskiem o płatność składa kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) faktur/dokumentów równoważnych, opisanych zgodnie z przedstawionym powyżej sposobem.

W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawianych w walutach obcych za wydatek kwalifikowany uznaje się wydatek faktycznie poniesiony (kurs z dnia dokonania płatności). W przypadku płatności z konta złotówkowego jest to kurs banku zastosowany do przewalutowania, a w przypadku płatności z konta walutowego jest to średni kurs NBP na dzień dokonania płatności.

Częstym problemem przedsiębiorców jest sytuacja, w której w ramach realizowanego projektu nabywają używane środki trwałe. Informacja o takowym zakupie przedstawiana jest przez przedsiębiorcę już na etapie opracowania dokumentacji konkursowej. Aby uznać wydatek poniesiony na zakup używanych środków trwałych za kwalifikowany, trzeba spełnić następujące warunki:

• cena używanych aktywów nie przekracza ich wartości rynkowej określonej na dzień ich nabycia i jest niższa od ceny podobnych nowych aktywów;

• sprzedający złoży oświadczenie określające zbywcę aktywów, miejsce i datę ich zakupu;

• beneficjent złoży oświadczenie, że zakupiony przez niego środek spełnia (zgodnie z obowiązującymi przepisami) wymogi bezpieczeństwa, środowiskowe, techniczne;

• środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania jego zakupu przez beneficjenta.

W przypadku niespełnienia którejkolwiek z przesłanek wymienionych powyżej wydatek nie będzie mógł być uznany za kwalifikowany.

W celu ułatwienia rozliczenia zakupu używanych środków trwałych do wniosku o płatność, poza dokumentami potwierdzającymi jego nabycie (np. faktura i wyciąg bankowy), należy złożyć stosowne oświadczenia sporządzone przez beneficjenta i zbywcę. Wzory oświadczeń zamieszczane są na stronie internetowej instytucji organizującej konkurs. W przypadku braku możliwości uzyskania oświadczenia od zbywcy beneficjent jest zobowiązany przedstawić inne dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych przesłanek.

Ponieważ obowiązkiem przedsiębiorcy jest realizowanie projektu z należytą starannością, zakup używanych środków trwałych trzeba traktować jako sytuację wyjątkową. Dlatego szczególną uwagę należy zwrócić na wysokość ceny oferowanego przedmiotu oraz możliwość zaistnienia podwójnego finansowania.

Upowszechnianie informacji o projekcie

Przedsiębiorcy często zapominają o obowiązku promocji projektu zgodnie z zapisami art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji /WE/ nr 1828/2006. Odpowiednie oznaczenie pełni funkcję informacyjną w zakresie wykorzystania środków publicznych. Upowszechnienie informacji sprowadza się m.in. do oznaczenia właściwymi logotypami zakupionych środków trwałych, miejsca realizacji projektu, przygotowywanych dokumentów, materiałów promocyjnych (ulotki, oferty), strony internetowej beneficjenta, zwłaszcza jeżeli wydatek na jej aktualizację był kosztem kwalifikowanym, itp.

Oznaczenia należy stosować w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Obowiązki w zakresie informacji i promocji beneficjent realizuje poprzez:

• Umieszczenie na wszystkich zakupionych środkach trwałych naklejek z logotypami. Dopuszczalne jest również oznakowanie środków trwałych za pomocą graweru, który uwidacznia wszystkie wymagane logotypy i informacje zawarte na naklejkach.

• Umieszczenie tablicy informacyjnej od pierwszego dnia realizacji projektu w miejscu jego realizacji, jeżeli przedmiotem projektu są prace infrastrukturalne lub budowlane, a wielkość otrzymanej dotacji przekracza 500 tys. euro. Po zakończeniu realizacji projektu tablica informacyjna zostaje zastąpiona stałą tablicą pamiątkową.

• Umieszczenie na stałe tablicy pamiątkowej w widocznym miejscu najpóźniej do 6 miesięcy od zakończenia projektu.

Jeżeli obowiązek ten nie zostanie dopełniony, beneficjent zostanie wezwany do usunięcia uchybień.

Kontrola realizacji projektu

Beneficjenci po otrzymaniu pisma informującego o terminie kontroli powinni przygotować komplet dokumentów w oryginale oraz zapisanych w systemie komputerowym, które są związane z finansową i rzeczową realizacją projektu. Ponadto muszą zapewnić kontrolującym pełen dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, szczególnie tych, w których znajdują się zakupione środki trwałe bądź tych, gdzie były wykonywane roboty budowlane. O terminie kontroli przedsiębiorca zostaje poinformowany w formie pisemnej. Wyznaczony termin kontroli może być przesunięty na jego uzasadniony wniosek.

Współpraca

Poprawne rozliczenie dotacji to wyzwanie dla przedsiębiorcy, wymagające znajomości ciążących na nim obowiązków i umiejętności koordynacji działań w trakcie realizacji inwestycji. Ułatwieniem płynnej realizacji projektu może być wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prawidłowość dokumentacji projektowej i kontakty z instytucją organizującą konkurs. Przedsiębiorca musi również pamiętać o obowiązku gromadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej przez okres trwałości projektu, tak aby uniknąć nieprzyjemności związanych z kontrolami i wizytami monitorującymi.

Zofia Gródek-Szostak

konsultant KSU z Centrum Transferu Technologii Politechnika Krakowska

 

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    18 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Opel Vectra B: gdzie się podziały tamte pryw… auta?

    Opel Vactra B: w zeszłym roku minęło 25 lat od premiery tego modelu, w przyszłym minie 20 lat od zakończenia jego produkcji. Co warto wiedzieć o nim?

    Pozytywne tendencje w eksporcie artykułów rolno-spożywczych

    Eksport artykułów rolno-spożywczych. Od stycznia do lipca 2021 r. wartość eksportu ogółem polskich towarów rolno-spożywczych wzrosła o 5,2%, do 20,5 mld EUR, w porównaniu z tym samym okresem roku 2020 - poinformowało Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

    Dotacje na wymianę pieców w budynkach wielorodzinnych i Mój Prąd 4.0. - w 2022 roku

    Dotacje na wymianę pieców i Mój Prąd 4.0. Trzecia edycja programu Mój Prąd, z budżetem przekraczającym 530 mln zł, wciąż cieszy się rekordową popularnością. Do tej pory do NFOŚiGW wpłynęło już ok. 150 tys. wniosków o dofinansowanie przydomowej fotowoltaiki. Fundusz szacuje, że budżet programu wystarczy w sumie na sfinansowanie ok. 178 tys. wniosków i przy obecnym tempie za chwilę się wyczerpie. NFOŚiGW pracuje już jednak nad uruchomieniem kolejnej, czwartej edycji, która ma zachęcić prosumentów do autokonsumpcji energii wytwarzanej w gospodarstwach domowych. Trwają też prace nad poszerzeniem kolejnego, popularnego programu Czyste Powietrze o dotacje na wymianę kopciuchów w budynkach wielolokalowych.

    Duży popyt na mieszkania. Problemem deficyt gruntów

    Popyt na rynku mieszkaniowym nie słabnie, gdyż Polacy chcą kupować nowe mieszkania, a rynek jest chłonny. Powodem jest wysoki deficyt mieszkań, jeden z najniższych, na tle krajów UE, wskaźników liczby mieszkań na tysiąc mieszkańców, a także sprzyjająca sytuacja makro – ocenia członek zarządu Grupy Murapol Iwona Sroka.

    Gaz dla gospodarstw domowych droższy o 7,4% od 1 października

    Cena gazu dla gospodarstw domowych. Od 1 października 2021 r. gospodarstwa domowe korzystające z taryfy PGNiG Obrót Detaliczny zapłacą za gaz więcej o 7,4 proc. PGNiG poinformowało w czwartek 16 września 2021 r., że Prezes URE zaakceptował wniosek o podwyżkę cen w taryfie. Zmiana będzie obowiązywać od października do końca 2021 roku. Stawki opłat abonamentowych oraz stawki za dystrybucję paliw gazowych pozostały bez zmian.

    Continental SportContact 7: sportowa nowość na rynku

    Continental SportContact 7 to opona przeznaczona do sportowych kompaktów, aut sportowych, supersportowych i tuningowanych.

    Branża transportowa... przeżywa renesans

    Branża transportowa jak i mechanicy przeżywają renesans. Usługi w tych dwóch sektorach są obecnie trudniej dostępne i przede wszystkim poszukiwane.

    Roczny koszt utrzymania samochodu? Policz go z... Yanosikiem

    Roczny koszt utrzymania samochodu – ile może wynosić? Yanosik postanowił odpowiedzieć na to pytanie i udostępnił właśnie nową funkcję w aplikacji.

    Ford Mondeo Mk4: Budżetowe auto Bonda

    Ford Mondeo MK4: jeździł nim James Bond, a Top Gear okrzyknął go samochodem roku 2007. W skrócie jest lepszy niż... Ferrari.

    Nieważność decyzji administracyjnych - co się zmienia od 16 września 2021 r.

    Nieważność decyzji administracyjnych. Jeśli od decyzji administracyjnej minęło 30 lat nie wszczyna się postępowania w sprawie jej zakwestionowania - stanowią przepisy, które weszły w życie w czwartek 16 września 2021 r. Niezakończone postępowania ws. nieważności decyzji, wszczęte po 30 latach od ich ogłoszenia, zostają umorzone.

    Katowice. Kolejna edycja programu „Mieszkanie za remont”

    Program „Mieszkanie za remont”. 50 lokali w różnych częściach Katowic znalazło się w tegorocznej edycji miejskiego programu "Mieszkanie za remont", umożliwiającego wynajęcie od miasta mieszkania na preferencyjnych warunkach w zamian za jego odnowienie.

    Zakup uszkodzonego samochodu: 1/3 używek po szkodzie

    Zakup uszkodzonego samochodu? W 2019 roku 1/3 aut na rynku wtórnym miała odnotowaną szkodę. Obecnie odsetek ten zbliża się do połowy.

    Ford Kuga I 2.0 TDCI: Super Użytkowy Vóz

    Dobry SUV musi ładnie wyglądać, być przestronny i oferować poprawne osiągi połączone z niskim spalaniem. To wszystko oferuje Ford Kuga I.

    Toyota RAV4 Adventure: czarne akcenty i napęd 4x4 w standardzie

    Toyota RAV4 Adventure - japoński SUV doczekał się nowej wersji specjalnej. Auto wyróżniają czarne akcenty, srebrny dach i napęd AWD-i w standardzie.

    Większość studentów mieszka u rodziny lub znajomych

    Studenci na rynku nieruchomości. Rynek wynajmu nieruchomości zmienił się istotnie w czasie pandemii. Wzrosła liczba studentów mieszkających u rodziny lub znajomych i nieponoszących opłaty za najem – z poziomu 27% w 2020 r. do 52% w 2021 r. Jednocześnie, spadł odsetek wynajmujących nieruchomości (z 51% do 33%). Centrum AMRON, we współpracy z Warszawskim Instytutem Bankowości i koordynatorami Programu Edukacyjnego „Nowoczesne Zarządzanie Biznesem”, opublikowało raport „Studenci na rynku nieruchomości 2021”. Jednocześnie zapowiedziano, że już w drugiej połowie września 2021 r. zostanie opublikowana kolejna edycja raportu „Portfel studenta” nt. sytuacji finansowej polskich studentów.

    UOKiK zaleca rozwagę przy kupnie nieruchomości na kredyt

    Kupno mieszkania na kredyt. Przy braniu długoletniego kredytu na kupno nieruchomości trzeba liczyć się z ryzykiem, że w tym czasie istotnie wyrosną raty, spadnie cena i wartość nieruchomości, a także nastąpią zmiany na rynku pracy powodujące obniżkę dochodów - przestrzega UOKiK.

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową - zmiany od 9 września

    Nabywanie gruntu przez wspólnotę mieszkaniową. W dniu 9 września 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o gospodarce nieruchomościami, dzięki której wspólnoty mieszkaniowe będą mogły łatwiej nabywać grunty na poprawę warunków zagospodarowania nieruchomości budynkowych.

    W sektorze hotelowym nadal duża niepewność

    Działalność obiektów hotelowych. Mimo, iż sytuację branży nieco poprawiły wakacje, w sektorze hotelowym nadal widoczna jest duża niepewność. Branża, która jest jednym z segmentów najbardziej dotkniętych skutkami lockdownów, obawia się ponownego zamknięcia.

    Niedobór gruntów i drogie materiały budowlane zwiększają ceny mieszkań

    Wzrost cen materiałów budowlanych i kurcząca się podaż gruntów inwestycyjnych to obecnie dwie największe bolączki deweloperów mieszkaniowych. – Dziś widzimy na rynku takie sytuacje, że na niektórych inwestycjach generalny wykonawca schodzi z budowy, bo wie, że nie jest w stanie jej udźwignąć w cenie, na którą podpisał kontrakt. To oczywiście przekłada się później na inwestorów i na kupujących nieruchomości – mówi Przemysław Andrzejak, prezes Royal Sail Investment Group. Jak szacuje, średnia cena 1 mkw. mieszkania w Polsce jest dziś o około 1–1,5 tys. zł netto wyższa w stosunku do ubiegłego roku, a w przyszłym trzeba się spodziewać kolejnej, około 15-proc. podwyżki.

    GUS: w Polsce na koniec 2020 r. było ponad 15 mln mieszkań

    Zasoby mieszkaniowe. W Polsce według stanu na koniec 2020 r. odnotowano ponad 15 mln mieszkań (wzrost o 1,4 proc. w porównaniu do stanu na koniec 2019 r.), o łącznej powierzchni użytkowej 1 118,8 mln mkw., w których znajdowało się 57,4 mln izb – poinformował GUS.

    Wywołany pandemią boom mieszkaniowy trwa

    Ceny nieruchomości mieszkaniowych biją rekordy na całym świecie. W czerwcu 2021 roku został zanotowany wzrost cen nieruchomości średnio o 9,2 proc. w 55 krajach i regionach w ujęciu rok do roku – wynika z raportu kwartalnego Global House Price Index Q2 2021.

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego - co warto wiedzieć?

    Ubezpieczenie kredytu hipotecznego. Właśnie postanowiłeś, że złożysz wniosek o kredyt hipoteczny i zrealizujesz swoje marzenie o posiadaniu „czterech kątów” na własność. Jednak zanim bank przyzna Ci środki, powinieneś uzbroić się w wiedzę, która jest potrzebna przyszłemu kredytobiorcy. Wiesz już wszystko na temat parametrów oferty, która Cię zainteresowała, wiesz jakie czynnik wpływają na całkowity koszt kredytu, itp.? A co z ubezpieczeniem? Na jego temat istnieje wiele mitów.

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek. Czy to dobry pomysł?

    Zakaz wyprzedzania się dla ciężarówek - to nowy postulat kierowców. Tylko czy odebranie tej możliwości kierowcom TIR-ów to dobry pomysł?

    Toyota Avensis II: japoński dziadkowóz

    Stereotypowy emeryt wybiera Mercedesa. Właśnie. Stereotypowy. Starsi ludzie wbrew stereotypom równie chętnie sięgają po Toyotę.

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego - jak to zrobić?

    Strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego. Jak wskazuje GUS - w Polsce mamy ponad 2 miliony firm rodzinnych. Generują ok. 8 milionów miejsc pracy, a ok. 60% z nich wysyła swoje produkty za granicę. Na rynku postrzegane mogą być przez pryzmat tradycji, stabilności, czy rzetelności. Czy na te aspekty warto jednak kłaść nacisk? W jaki sposób powinna być zbudowana strategia marketingowa przedsiębiorstwa rodzinnego?