Spotkania biznesowe, czyli jak to jest z powitaniami

Sposób, w jaki się witamy, jest swego rodzaju historią, którą opowiadamy o sobie. Historią, która zawiera rozdziały dotyczące pewności siebie, elegancji, taktu, elastyczności, a także poczucia humoru i wiedzy. Jednak, jak to z historiami bywa, raz mamy pilnych i zaangażowanych słuchaczy, a w innym przypadku osoby, które w ogóle nie zwracają uwagi na to, czy dobrze podamy rękę, czy się ukłonimy i dobrze zaprezentujemy. Wyznając jedną z zasad etykiety, dotyczącej szacunku dla drugiej osoby, zawsze staram się przedstawiać swoją historię z pasją i zaangażowaniem.

Jak się witamy

Na bardzo wiele sposobów. Poczynając od lekkiego skinienia głowy, poprzez głębszy ukłon, uścisk dłoni, specjalnie dobrane słowa, czy wreszcie na pocałunku, czasem nie jednym, kończąc. Jednak, co niezwykle istotne, realia zawodowe, przynajmniej na początku znajomości, wymagają od nas powściągliwości. Nawet jeżeli osoba, z którą się witamy, znana jest z familiarności, szeroko rozumianego luzu czy bezpretensjonalnego podejścia do życia.

Wyznając zasadę, że lepiej na początku podejść z lekkim dystansem do pierwszego kontaktu, niż „dostać po rękach” od drugiej osoby za zbyt szybkie wejście do krainy zażyłości. To wszechobecne „Panie Adamie, Pani Mariolko”. Dlaczego tak szybko przechodzimy na „ty”? Dajmy czas naszemu klientowi, a tym samym osobie wyższej rangą — ważniejsze, by sama zadecydowała, czy chce być z nami po imieniu. O tym jednak za chwilę.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Kto pierwszy powinien powiedzieć „dzień dobry”?

Etykieta biznesowa zakłada, że osoba niższa rangą pierwsza powinna okazać szacunek osobie zajmującej wyższe miejsce w hierarchii. Dokładnie tak jak w wojsku, a zatem:

• Specjalista powie pierwszy „dzień dobry” dyrektorowi — nawet jeżeli specjalista jest kobietą i do tego o wiele starszą od przełożonego. Etykieta biznesowa nie uznaje płci ani wieku — liczy się tylko ranga. Oczywiście nie będzie gafą, jak szef będzie się pierwszy kłaniał, uznając tym samym zasady zaczerpnięte z etykiety towarzyskiej, jednak to on o tym decyduje.
• Pracownik firmy pierwszy powinien okazać szacunek klientowi, gdyż klient jest wyższy rangą. Rozwiewając wszelkie wątpliwości, należy pamiętać, że w końcu nawet szef wszystkich szefów zależy właśnie od klienta. A jeżeli stawia się ponad nim, jest to nie tylko nietaktowne, ale krótkowzroczne. Dziś już żaden wysoki rangą przedstawiciel firmy nie pozwoliłby sobie na słowa sławnego kapitalisty Williama Vanderbilta „Społeczeństwo, a niech je szlag!”.
• Dyrektor wchodzący do pomieszczenia, w którym znajdują się jego podwładni, pierwszy powinien pozdrowić pracowników (nie tyczy się to sytuacji oczywistych, gdy wchodzimy do pokoju, co chwila. Stosując się ślepo do zasad etykiety, możemy narazić się na śmieszność i osiągnąć zgoła inny efekt od zamierzonego. Jedno powitanie w ciągu dnia w zupełności wystarczy).
• Będąc klientem, jeżeli wchodzimy np. do banku, pierwsi powinniśmy powiedzieć „dzień dobry”. Zawsze osoba wchodząca do pomieszczenia powinna pozdrowić innych już się tam znajdujących. Zarówno pracowników, jak i pozostałych klientów.
• Wygłaszając referat czy prowadząc konferencję prasową jako np. moderatorzy, zawsze witamy się pierwsi z audytorium, nawet jeżeli wcześniej na korytarzu już przywitaliśmy się z większą częścią publiczności.
• W sytuacjach towarzyskich młodszy oddaje pierwszy szacunek starszemu, a mężczyzna kobiecie. Co prawda i tu pojawiają się wyjątki, gdy np. mężczyzna jest obdarzany bardzo dużym szacunkiem albo jest zdecydowanie starszy. Wtedy może być przyjęte, iż kobieta powinna pierwsza oddać mu honory, niemniej prawdziwy Dżentelmen nigdy nie powinien na to pozwolić. Póki ma siły.

Wielu pracowników recepcji narzeka, iż osoby, które ich mijają, wchodząc do dalszych części budynku, w ogóle nie mówią „dzień dobry”. Co więcej, poszukując informacji związanych z firmą, nawet ich nie powitają, tylko od razu przechodzą do meritum — „gdzie jest biuro obsługi klienta?”. Jest to duża gafa.

To, że ktoś pracuje na innym stanowisku niż my, nie oznacza, iż jesteśmy uprawnieni do ignorowania go tylko dlatego, iż my jesteśmy account menedżerem, a recepcjonistka office menedżerem.

Przeczytaj również: Jaka jest różnica między przyjęciem prywatnym i służbowym?

Czy może być coś bardziej przyjemnego niż dobre słowo na początek dnia? Osobom, które mimo wszystko unikają kontaktu ze wspomnianymi pracownikami niższego szczebla, pomnę jedynie, iż często z panią Barbarą z recepcji czy panem Mirosławem z ochrony można o wiele więcej „załatwić” niż z niejednym dyrektorem. Jednak to nie chęć zysku czy interesowność powinna nami kierować.

Artykuł jest fragmentem książki Etykieta w biznesie. Autorem jest Adam Jarczyński. Wydawnictwo Onepress.pl