Zgodność z prawem i standardami. Przykłady dobrych praktyk w compliance

Compliance jest pojęciem bardzo szerokim, dlatego też obejmuje wiele obszarów organizacji, niemniej jednak najważniejsze z nich to:

• Compliance prawny – dotyczy przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Przedsiębiorcy muszą ściśle przestrzegać regulacji dotyczących m.in.: ochrony danych osobowych, prawa pracy, zasad antykorupcyjnych, praw własności intelektualnej, a także regulacji branżowych specyficznych dla danej działalności (np. w sektorze finansowym).
• Compliance etyczny – to przestrzeganie wewnętrznych standardów i zasad, które wykraczają poza to, co nakazuje prawo. Etyka w compliance dotyczy m.in.: uczciwego traktowania pracowników, zapobiegania dyskryminacji, dbania o środowisko, a także przeciwdziałania korupcji i łapownictwu. Etyczne podejście do compliance nie tylko zapewnia zgodność z prawem, ale także buduje pozytywny wizerunek organizacji w oczach pracowników, klientów i społeczeństwa.

Aspekt ludzki

W każdym programie compliance to aspekt ludzki – postawy, zachowania i zaangażowanie pracowników – odgrywają decydującą rolę. W końcu to właśnie oni są najważniejszym ogniwem w skutecznym wdrażaniu polityk zgodności. Jak zatem zbudować kulturę compliantną w organizacji? Oto kilka kluczowych kroków, które mogą pomóc w tym procesie.

Szkolenia i świadomość – klucz do edukacji i zrozumienia

Aby compliance stało się częścią codziennego życia organizacji, niezbędne jest zbudowanie świadomości wśród pracowników. Regularne szkolenia z zakresu przepisów prawnych, etyki zawodowej oraz wewnętrznych polityk są podstawą. Wiedza na temat obowiązujących regulacji i najlepszych praktyk branżowych pomaga pracownikom podejmować świadome decyzje i unikać nieetycznych lub niezgodnych z prawem działań. Przykładem może być wprowadzenie corocznych szkoleń dotyczących przeciwdziałania korupcji, zapobiegania nadużyciom w miejscu pracy czy polityki przeciwdziałania dyskryminacji. Tego typu programy edukacyjne nie tylko pomagają pracownikom w codziennej pracy, lecz także wzmacniają poczucie odpowiedzialności za przestrzeganie standardów organizacji.

Wzmacnianie transparentności i zaufania

Ważnym elementem skutecznego programu compliance jest stworzenie atmosfery zaufania, w której pracownicy czują się komfortowo, zgłaszając wszelkie nieprawidłowości lub nieetyczne zachowania. Umożliwienie anonimowego zgłaszania problemów, tzw. whistleblowing, może znacząco zwiększyć szanse na wykrycie i eliminację nieuczciwych praktyk. Kluczowym elementem takiego systemu jest opracowanie jasnych i przejrzystych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Pracownicy powinni mieć łatwy dostęp do narzędzi umożliwiających zgłoszenie nieetycznego zachowania, takich jak korupcja, mobbing, nepotyzm czy inne formy nadużyć. Ważne jest, aby te procedury były nie tylko dostępne, lecz także zrozumiałe i dostosowane do specyfiki organizacji.

Polityka whistleblowing powinna gwarantować, że osoby zgłaszające przypadki nieprawidłowości będą chronione przed wszelkimi reperkusjami. W ten sposób organizacja tworzy bezpieczne środowisko, w którym pracownicy nie boją się ujawniać nieetycznych działań. Ochrona sygnalistów, czyli osób ujawniających nadużycia, jest szczególnie istotna, aby zapobiec ich zastraszaniu lub dyskryminacji w miejscu pracy.

Z kolei wdrożenie przepisów zgodnych z ustawą o sygnalistach – regulacjami, które gwarantują ochronę osób zgłaszających nieetyczne zachowania – może okazać się kluczowe w budowaniu zaufania w organizacji. Tego typu przepisy zapewniają, że osoby ujawniające nadużycia, takie jak korupcja, łamanie przepisów prawa czy działania na szkodę organizacji, będą chronione przed negatywnymi konsekwencjami, a ich zgłoszenie nie spotka się z żadnymi karami ani dyskryminacją.

Integracja z codziennymi procesami

Compliance nie może być traktowane jako coś oddzielnego od codziennych działań organizacji. Aby było skuteczne, musi być wplecione w strukturę i procesy biznesowe na każdym poziomie. Warto angażować pracowników w procesy podejmowania decyzji, aby czuli się odpowiedzialni za przestrzeganie regulacji i standardów. Integracja compliance z codziennymi działaniami organizacji oznacza, że pracownicy nie traktują przestrzegania przepisów jako dodatkowego obowiązku, ale jako część swojej roli zawodowej. Regularne konsultacje z pracownikami w kwestiach związanych z przestrzeganiem polityk wewnętrznych, a także angażowanie ich w opracowywanie nowych rozwiązań zwiększa ich zaangażowanie i odpowiedzialność. W ten sposób organizacja może zbudować silną kulturę zgodności, w której compliance staje się naturalnym elementem każdej decyzji biznesowej.

Dobre praktyki

Compliance to nie tylko obowiązek, lecz także element strategii biznesowej, który pozwala firmom funkcjonować w sposób odpowiedzialny, transparentny i zgodny z prawem. Poniżej znajdują się wybrane przykłady dobrych praktyk z tego zakresu.

Zarządzanie ryzykiem prawnym – sektor finansowy

W branży finansowej przestrzeganie regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CFT) jest absolutnie kluczowe. Dobrą praktyką w tym zakresie jest:

• Stworzenie specjalnego zespołu compliance, który monitoruje i weryfikuje transakcje finansowe pod kątem nielegalnych działań, takich jak pranie brudnych pieniędzy czy korupcja.
• Wprowadzenie systemów do analizy transakcji – banki i instytucje finansowe stosują zaawansowane algorytmy i narzędzia analityczne, które automatycznie wykrywają podejrzane transakcje i raportują je do odpowiednich organów.
• Szkolenia dla pracowników – regularne szkolenia dla pracowników z zakresu wykrywania podejrzanych działań finansowych oraz obowiązujących regulacji prawnych.

JPMorgan Chase

Wiele dużych banków, np. JPMorgan Chase, wdrożyło systemy automatycznego monitorowania transakcji, a także zapewnia specjalistyczne szkolenia dla pracowników, aby na bieżąco reagować na potencjalne naruszenia prawa.

Ochrona danych osobowych

Zgodność z RODO stała się jednym z kluczowych elementów compliance w Europie. Firmy, które przetwarzają dane osobowe swoich klientów lub pracowników, muszą wdrożyć wiele działań, aby zapewnić ich bezpieczeństwo. Dobre praktyki to:

• Powołanie inspektora ochrony danych (IOD), który nadzoruje przestrzeganie zasad ochrony danych w organizacji oraz doradza w kwestiach związanych z RODO.
• Przeprowadzanie audytów zgodności z RODO – regularne audyty mające na celu ocenę sposobu, w jaki firma przetwarza dane osobowe i czy są spełniane wszystkie wymogi bezpieczeństwa.
• Transparentność w zarządzaniu danymi – organizacje muszą informować swoich klientów, jakie dane zbierają, w jakim celu oraz jak je przetwarzają. Powinna istnieć również możliwość łatwego dostępu do tych danych (np. prawo do bycia zapomnianym).

Microsoft

Firma Microsoft wdrożyła wiele mechanizmów zgodnych z RODO, oferując klientom pełną przejrzystość dotyczącą przetwarzania ich danych oraz zapewniając narzędzia do samodzielnej kontroli nad swoimi danymi.

Etyka i przeciwdziałanie korupcji

W kontekście compliance etyka i przeciwdziałanie korupcji to elementy, które są niezbędne w wielu branżach, szczególnie w przypadku międzynarodowych organizacji. Dobre praktyki w tej dziedzinie to:

• Kultura zero tolerancji dla korupcji – stworzenie polityki, która jasno określa, że wszelkie próby łamania zasad etycznych i korupcji są absolutnie niedopuszczalne.
• Wdrożenie anonimowych kanałów zgłaszania nieprawidłowości – organizacje powinny oferować pracownikom i partnerom zewnętrznym możliwość zgłaszania podejrzeń o korupcję lub inne nieetyczne zachowania bez obawy o reperkusje.
• Szkolenia z zakresu etyki i przeciwdziałania korupcji – regularne szkolenia dla pracowników pomagają uświadamiać im ryzyka związane z korupcją i nieetycznym zachowaniem.

Siemens

Siemens jest przykładem firmy, która wdrożyła kompleksowy program przeciwdziałania korupcji, obejmujący m.in.: audyty, szkolenia, jasne zasady wynagradzania i system zgłaszania nieprawidłowości. W 2008 r. firma zmagała się z zarzutami korupcyjnymi, ale dzięki wdrożeniu programu compliance zdołała odbudować swoją reputację.

Compliance w zakresie ochrony środowiska

Zgodność z przepisami ochrony środowiska staje się coraz ważniejsza, zwłaszcza w branżach, takich jak przemysł, energetyka czy transport. Dobre praktyki to:

• Zarządzanie zgodnością z regulacjami ekologicznymi – organizacje powinny regularnie monitorować i aktualizować swoje procedury w zakresie ochrony środowiska, aby upewnić się, że są zgodne z obowiązującymi normami.
• Redukcja śladu węglowego – wprowadzanie strategii ograniczających emisję CO2 oraz promowanie energii odnawialnej.
• Przestrzeganie norm dotyczących odpadów – zarządzanie odpadami, recykling, dbanie o minimalizację negatywnego wpływu na środowisko.

Tesla

Tesla jest firmą, która aktywnie promuje ochronę środowiska w ramach swoich działań compliance. Produkty tej firmy, takie jak samochody elektryczne, mają na celu zmniejszenie emisji spalin, a sama firma dąży do zrównoważonego rozwoju poprzez stosowanie energii odnawialnej i dbanie o minimalizowanie odpadów.

Zgodność z regulacjami dotyczącymi pracy

Compliance w zakresie prawa pracy obejmuje przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń, czasu pracy, zatrudnienia, dyskryminacji i innych aspektów związanych z pracownikami. Dobre praktyki to:

• Transparentne procesy rekrutacyjne i wynagradzania – firma powinna zapewnić równe szanse wszystkim kandydatom i pracownikom, a także unikać dyskryminacji.
• Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników – przestrzeganie przepisów BHP, zapewnianie odpowiednich warunków pracy oraz dbałość o dobrostan pracowników.
• Promowanie równości i inkluzywności – organizacje powinny dążyć do stworzenia środowiska pracy, które jest przyjazne dla wszystkich, niezależnie od płci, wieku, rasy czy orientacji seksualnej.

Google

Google znane jest z wdrażania polityk promujących równość w pracy, tworzenia inkluzywnego środowiska i oferowania benefitów zdrowotnych oraz programów wsparcia dla pracowników. Firma angażuje się również w walkę z dyskryminacją, prowadząc liczne inicjatywy na rzecz równości w miejscu pracy.

Ryzyka związane z brakiem wdrożonej procedury compliance

Organizacje, które ignorują kwestie zgodności, narażają się na wszelakie ryzyka. Po pierwsze, na ryzyko prawne – brak zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi może prowadzić do nałożenia na organizację wysokich kar finansowych, często poprzedzonych długotrwałymi, skomplikowanymi postępowaniami sądowymi. Po drugie, na ryzyko naruszenia renomy i reputacji środowiskowej – działania niezgodne z etyką mogą znacząco wpłynąć na postrzeganie firmy przez klientów i partnerów biznesowych. Negatywne informacje mogą szybko obiegać media społecznościowe, co prowadzi do utraty zaufania i klientów. Po trzecie, na ryzyko finansowe – oprócz kar nieprzestrzeganie zasad compliance może skutkować kosztami związanych z naprawą reputacji, audytami i przeszkoleniem pracowników. Wdrożenie skutecznego systemu compliance to inwestycja, która w dłuższym czasie przyczynia się do sukcesu organizacji, pomagając uniknąć ryzyk i budować reputację firmy godnej zaufania.

Paulina Kwiatkowska Adwokat w kancelarii prawnej Aliant® Krzyżowska