Umowa czy kontrakt? Różnice, o których powinni wiedzieć HR-owcy i menedżerowie

• Umowa o pracę
• Kontrakt menedżerski (umowa zlecenie)
• Zdalne wykonywanie zadań
• Odpowiedzialność za niewykonanie umowy
• Czas trwania umowy
• Konsekwencje podatkowe
• Składki ZUS
• Co wybrać, żeby zapewnić efektywną współpracę
• Obowiązki menedżera zatrudnionego na kontrakcie
• Przyczyny wypowiedzenia umowy 

Zawieranie umowy z menedżerem to dla działu HR prawdziwy taniec na linie – trzeba zadbać o mnóstwo detali, a jednocześnie upewnić się, że menedżer nie poczuje się jak w klatce pełnej paragrafów. Przede wszystkim dział personalny musi pamiętać o zgodności umowy z przepisami prawa cywilnego i prawa pracy. Jeśli wybieramy umowę o pracę, warto mieć na uwadze Kodeks pracy, który chroni pracownika. Bez względu na rodzaj umowy należy precyzyjnie określić obowiązki menedżera, czas pracy, wynagrodzenie, prawo do urlopów i inne świadczenia. Pamiętajmy też o okresie wypowiedzenia – nie możemy przecież pozwolić, żeby nasz menedżer z dnia na dzień wyparował jak kamfora! 

Umowa o pracę nie jest jedynym sposobem formalnego nawiązania współpracy. Może to być również umowa B2B w ramach prowadzonej działalności, jak również kontrakt menedżerski (umowa zlecenie), który daje więcej elastyczności, ale podobnie jak umowa o pracę – wymaga precyzyjnego ustalenia zakresu zadań i celów do osiągnięcia. Tutaj prawo cywilne wskazuje, że zleceniobiorca odpowiada za efekt swoich działań, co może być bardziej motywujące niż kubek kawy z napisem „Najlepszy Szef”. Warto zadbać o klauzule dotyczące odpowiedzialności, warunków realizacji zlecenia oraz możliwości jego rozwiązania. W przypadku kontraktu zleceniobiorca sam opłaca składki ZUS, co może być dla niego mniej atrakcyjne niż służbowe auto z pełnym bakiem. 

Umowa o pracę

Jest regulowana przez Kodeks pracy i charakteryzuje się wysokim poziomem ochrony pracownika. Zawiera ona szczegółowe zapisy dotyczące obowiązków zatrudnionego, czasu pracy, wynagrodzenia, a także prawa do urlopów i innych świadczeń. Menedżer zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma określone godziny pracy, a pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy oraz wynagrodzenia za nadgodziny. W przypadku umowy o pracę obowiązki menedżera są ściśle określone i związane z pracą w określonych godzinach. Menedżer musi przestrzegać regulaminu pracy oraz wytycznych pracodawcy. W kontrakcie menedżerskim obowiązki są bardziej elastyczne i skupiają się na osiągnięciu określonych celów. Menedżer ma większą swobodę w wyborze metod i sposobów realizacji zadań. 

Kontrakt menedżerski (umowa zlecenie)

Kontrakt menedżerski, inaczej umowa zlecenie, jest regulowany przez Kodeks cywilny. Jest to bardziej elastyczna forma zatrudnienia, która daje większą swobodę w kształtowaniu warunków umowy. Kontrakt menedżerski skupia się na realizacji określonych zadań i celów, a nie na świadczeniu pracy w określonym czasie. Menedżer zatrudniony na podstawie kontraktu menedżerskiego ma większą swobodę w organizowaniu swojego czasu pracy, jednak ponosi większą odpowiedzialność za efekty swojej pracy. Obowiązki menedżera, które można szczegółowo określić w umowie, zależą od specyfiki działalności przedsiębiorstwa, stanowiska oraz celów, jakie ma realizować menedżer w organizacji (zobacz obok). Poza tym zawarte w umowie obowiązki powinny być precyzyjnie określone, aby uniknąć nieporozumień oraz niejasności co do oczekiwań i odpowiedzialności. Szczegółowe określenie obowiązków pozwala na lepsze zarządzanie pracą menedżera oraz umożliwia ocenę jego wyników. 

Zdalne wykonywanie zadań

Menedżer zatrudniony na podstawie różnych umów może wykonywać pracę zdanie, dlatego warto zapoznać się, co na ten temat wskazują przepisy. 

Umowa o pracę 

Menedżer może teoretycznie wykonywać swoje zadania zdalnie (również z zagranicy), jednak zależy to od kilku czynników: 

1. Zgoda pracodawcy

Pracodawca musi wyrazić zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, a także na wykonywanie pracy z zagranicy. Wymaga to ustalenia szczegółowych warunków dotyczących takich kwestii, jak: 

• czas pracy i jego rozliczanie, 
• sposób komunikacji i raportowania wyników, 
• bezpieczeństwo danych i dostęp do systemów informatycznych firmy. 

2. Przepisy prawa pracy

Polskie prawo pracy dopuszcza pracę zdalną, jednak pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków pracy. W przypadku pracy z zagranicy mogą pojawić się dodatkowe kwestie prawne związane z przepisami pracy danego kraju, w którym menedżer będzie przebywał. Szczegółowo pisałam o workation w artykule pt. „Zaplanuj pracowakacje” w poprzednim wydaniu „Personelu i Zarządzania”. 

3. Obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe

Praca z zagranicy może wpłynąć na obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Pracodawca musi upewnić się, że przestrzega przepisów dotyczących odprowadzania podatków i składek na ubezpieczenia społeczne w kraju, w którym menedżer będzie pracował. 

4. Charakter obowiązków menedżera

Niektóre obowiązki menedżera mogą jednak wymagać obecności w siedzibie firmy, takie jak nadzór nad zespołem, udział w spotkaniach czy negocjacje z klientami. W takim przypadku praca zdalna może być ograniczona do pewnych zakresów obowiązków.

Umowa B2B lub umowa zlecenie 

W przypadku menedżera świadczącego usługi na podstawie umowy B2B lub umowy zlecenie możliwości wykonywania zadań zdalnie i z zagranicy są zazwyczaj bardziej elastyczne.

1. Umowa B2B 

Menedżer prowadzący własną działalność gospodarczą i świadczący usługi na rzecz firmy może wykonywać swoje zadania z dowolnego miejsca, w tym z zagranicy, o ile umowa między stronami na to pozwala. Tego typu umowy zazwyczaj dają większą swobodę w zakresie organizacji pracy, co umożliwia pracę zdalną. Ważne jest jednak, aby w umowie jasno określić: 

• zakres usług i sposób ich realizacji, 
• warunki dotyczące komunikacji i raportowania, 
• zasady ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. 

2. Umowa zlecenie 

W ramach umowy zlecenie menedżer również może wykonywać swoje zadania zdalnie i z zagranicy, pod warunkiem, że jest to zgodne z warunkami umowy zawartej ze zleceniodawcą. Umowa zlecenie daje dużą elastyczność co do miejsca i czasu realizacji zlecenia, co czyni ją odpowiednią formą zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej. Kluczowe jest ustalenie podobnie jak w przypadku umowy B2B: 

• konkretnych zadań do wykonania oraz terminów realizacji, 
• zasad współpracy i komunikacji z zleceniodawcą, 
• warunków dotyczących bezpieczeństwa danych, narzędzi i metod pracy, zwłaszcza w kontekście zdalnym.

Odpowiedzialność za niewykonanie umowy

Podczas gdy w umowie o pracę odpowiedzialność menedżera za niewykonanie obowiązków jest regulowana przez Kodeks pracy, co często wiąże się z mniej rygorystycznymi sankcjami, w kontrakcie menedżerskim odpowiedzialność jest oparta na przepisach Kodeksu cywilnego. Może to oznaczać surowsze sankcje, w tym kary umowne oraz większą odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone zleceniodawcy. Strony mogą tę odpowiedzialność określić indywidualnie i znacznie ją rozszerzyć w stosunku do postanowień standardowej umowy o pracę z menedżerem. 

Czas trwania umowy

Umowa o pracę zazwyczaj przewiduje zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, ze wskazanym zgodnie z Kodeksem pracy okresem wypowiedzenia. Kontrakt menedżerski jest z kolei zazwyczaj zawierany na czas określony, związany z realizacją konkretnego projektu lub zadania. Czas trwania umowy zależy od ustaleń między stronami i jest bardziej elastyczny niż w przypadku umowy o pracę. Jednak w przypadku umowy na czas określony możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia strony mogą ograniczyć do konkretnych zdarzeń leżących po obu stronach lub od stron niezależnych. 

Ograniczenie możliwości wcześniejszego wypowiedzenia do określonych zdarzeń pozwala zabezpieczyć interesy obu stron i uniknąć nieporozumień i ewentualnych sporów (przyczyny wypowiedzenia umowy zobacz obok). Pozwala także na większą stabilność współpracy oraz zapewnia, że umowa będzie realizowana zgodnie z oczekiwaniami obu stron.

Konsekwencje podatkowe

W przypadku umowy o pracę wynagrodzenie menedżera jest opodatkowane zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Pracodawca jest zobowiązany do pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przypadku kontraktu menedżerskiego wynagrodzenie zleceniobiorcy jest opodatkowane jako przychód z działalności wykonywanej osobiście, co może wiązać się z różnymi stawkami podatkowymi w zależności od formy rozliczenia. 

Składki ZUS

Przy umowie o pracę pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika, co zapewnia mu pełną ochronę ubezpieczeniową. W kontrakcie menedżerskim zleceniobiorca samodzielnie opłaca składki na ubezpieczenie społeczne, co może wiązać się z mniejszą ochroną w porównaniu z pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę. 

Co wybrać, żeby zapewnić efektywną współpracę

Wybór między umową o pracę a kontraktem menedżerskim zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz oczekiwań wobec menedżera. Umowa o pracę zapewnia większą stabilność i ochronę pracownika, ale wiąże się z większymi kosztami i mniejszą elastycznością dla pracodawcy. Kontrakt menedżerski oferuje większą elastyczność i może być bardziej opłacalny, ale wiąże się z mniejszą ochroną ubezpieczeniową i większą odpowiedzialnością menedżera. Analiza powyższych aspektów powinna pomóc przedsiębiorcom w podjęciu odpowiedniej decyzji dotyczącej formy zatrudnienia menedżera. Z kolei praktyczne aspekty współpracy to przede wszystkim komunikacja i jasność oczekiwań. Menedżer powinien dokładnie wiedzieć, co ma robić i jakie są cele do osiągnięcia. Ważne jest też określenie sposobu raportowania i monitorowania postępów – może to być regularny cotygodniowy raport lub spotkanie przy kawie. Warto także zadbać o dobrą atmosferę i motywację – pamiętajmy, że szczęśliwy menedżer to efektywny menedżer. Nie zaszkodzi więc wpleść w umowę klauzule dotyczące szkoleń i rozwoju zawodowego, które pokażą, że firmie zależy na jego rozwoju. Dział HR, zawierając umowę z menedżerem, musi być jak Sherlock Holmes – precyzyjny, przewidujący i gotowy na wszystko. A do tego odrobina poczucia humoru i otwartości sprawi, że współpraca będzie nie tylko efektywna, ale też przyjemna dla obu stron.

***

Obowiązki menedżera zatrudnionego na kontrakcie

1. Strategiczne planowanie i zarządzanie 

• Opracowywanie i wdrażanie strategii rozwoju firmy, w tym krótkoterminowych i długoterminowych celów. 
• Analiza rynków i konkurencji, identyfikacja nowych możliwości biznesowych oraz ryzyk. 
• Tworzenie planów operacyjnych i budżetowych oraz monitorowanie ich realizacji. 
• Zarządzanie portfelem projektów, priorytetyzacja działań oraz alokacja zasobów. 

2. Zarządzanie zespołem 

• Rekrutacja, szkolenie i rozwój pracowników, w tym ocena ich wyników i planowanie ścieżek kariery. 
• Motywowanie zespołu, budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej oraz dbanie o komunikację wewnętrzną. 
• Rozwiązywanie konfliktów i problemów interpersonalnych w zespole. 
• Określanie celów indywidualnych i zespołowych oraz monitorowanie ich realizacji. 

3. Finanse i kontroling 

• Nadzór nad finansami firmy, w tym kontrola kosztów, przychodów oraz przepływów pieniężnych. 
• Sporządzanie raportów finansowych i analiz oraz prezentowanie ich zarządowi i właścicielom firmy. 
• Współpraca z działem księgowości oraz zewnętrznymi audytorami. 
• Optymalizacja procesów finansowych oraz poszukiwanie możliwości redukcji kosztów. 

4. Marketing i sprzedaż 

• Opracowywanie strategii marketingowej i sprzedażowej oraz nadzór nad jej realizacją. 
• Analiza potrzeb klientów oraz identyfikacja nowych segmentów rynku. 
• Współpraca z działem marketingu w zakresie kampanii reklamowych, działań promocyjnych oraz PR. 
• Budowanie i utrzymywanie relacji z kluczowymi klientami oraz partnerami biznesowymi. 

5. Zarządzanie operacyjne 

• Nadzór nad codziennymi operacjami firmy, w tym logistyką, produkcją oraz dostawami. 
• Optymalizacja procesów operacyjnych, w tym wdrażanie narzędzi i technologii wspierających efektywność. 
• Zapewnienie zgodności działań operacyjnych z przepisami prawa oraz standardami jakościowymi. 
• Zarządzanie relacjami z dostawcami i podwykonawcami. 

6. Zarządzanie ryzykiem i zgodność z regulacjami 

• Identyfikacja i ocena ryzyk związanych z działalnością firmy oraz opracowywanie planów zarządzania ryzykiem. 
• Monitorowanie zmian w przepisach prawnych oraz zapewnienie zgodności działań firmy z obowiązującymi regulacjami. 
• Wdrażanie polityk i procedur wewnętrznych w zakresie zgodności z regulacjami oraz etyki biznesowej. 
• Zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz ochroną danych osobowych. 

7. Innowacje i rozwój 

• Inicjowanie i prowadzenie projektów badawczo- -rozwojowych mających na celu wprowadzenie innowacji produktowych lub procesowych.
• Współpraca z ośrodkami naukowymi, uczelniami oraz instytutami badawczymi w celu transferu wiedzy i technologii. 
• Śledzenie trendów rynkowych oraz technologicznych, a także ich implementacja w strategii firmy. 
• Wspieranie kultury innowacyjności w organizacji oraz promowanie kreatywności wśród pracowników. 

8. Reprezentowanie firmy 

Reprezentowanie firmy na zewnątrz, w tym w kontaktach z klientami, partnerami biznesowymi, mediami oraz organami administracji publicznej. 

Udział w konferencjach, seminariach oraz targach branżowych. 

Prowadzenie negocjacji handlowych oraz zawieranie umów i porozumień w imieniu firmy. 

Budowanie i utrzymywanie pozytywnego wizerunku firmy na rynku. 

9. Zarządzanie zasobami 

• Nadzór nad wykorzystaniem zasobów firmy, w tym ludzkich, finansowych oraz materialnych. 
• Optymalizacja procesów związanych z zarządzaniem zasobami, w tym wdrażanie systemów ERP. 
• Monitorowanie efektywności wykorzystania zasobów oraz podejmowanie działań korygujących w przypadku odchyleń. 
• Planowanie inwestycji oraz rozwój infrastruktury firmy. 

10. Zarządzanie zmianą 

• Planowanie i wdrażanie procesów zmiany w organizacji, w tym restrukturyzacji, fuzji i przejęć. 
• Zarządzanie komunikacją w procesach zmian i minimalizowanie oporu ze strony pracowników. 
• Ocena skutków wprowadzanych zmian oraz monitorowanie ich wpływu na działalność firmy. 
• Wsparcie pracowników w adaptacji do nowych warunków pracy oraz procesów.

***

Przyczyny wypowiedzenia umowy 

1. Naruszenie warunków umowy przez zleceniobiorcę: 

• brak terminowego wykonania zleconych zadań, 
• niewłaściwa jakość wykonywanej pracy, 
• niezachowanie poufności informacji firmowych. 
• używanie środków pracy do celów prywatnych bez zgody zleceniodawcy. 

2. Naruszenie warunków umowy przez zleceniodawcę: 

• nieterminowe wypłacanie wynagrodzenia; w tym przypadku można też zastrzec prawo do naliczania odsetek za opóźnienie w płatności,
• nieprzestrzeganie ustalonych warunków współpracy, takich jak zapewnienie niezbędnych narzędzi lub dostępu do informacji, 
• utrudnianie zleceniobiorcy realizacji zadań poprzez brak komunikacji lub odpowiedzi na pytania. 

3. Zmiana sytuacji finansowej lub organizacyjnej zleceniodawcy: 

• upadłość lub likwidacja firmy, 
• zmiany strukturalne w firmie, które uniemożliwiają dalszą realizację zlecenia, 
• redukcja budżetu na realizację projektu, którego dotyczy umowa. 

4. Nieprzewidziane zdarzenia losowe: 

• ciężka choroba lub śmierć zleceniobiorcy lub kluczowego pracownika zleceniodawcy, którego obecność jest niezbędna do realizacji zlecenia,
• klęski żywiołowe (np. pożar, powódź) uniemożliwiające realizację zlecenia, 
• długotrwała przerwa w dostawie prądu lub innych niezbędnych mediów, które uniemożliwiają pracę. 

5. Zmiana przepisów prawnych: 

• wprowadzenie nowych regulacji prawnych, które uniemożliwiają realizację umowy na dotychczasowych warunkach, 
• nałożenie sankcji na przedsiębiorstwo zleceniodawcy przez organy regulacyjne, które uniemożliwiają dalszą współpracę. 

6. Zasady etyki i zgodności: 

• ujawnienie, że zleceniobiorca działa w sprzeczności z zasadami etyki zawodowej lub prawem (np. prowadzenie działalności konkurencyjnej w sposób nieuczciwy), 
• stwierdzenie przez zleceniodawcę, że zleceniobiorca działa na szkodę firmy, np. poprzez angażowanie się w działalność konkurencyjną lub działanie sprzeczne z interesami zleceniodawcy.

Małgorzata Krzyżowska Adwokat, partner w kancelarii prawnej Aliant Krzyżowska