Wdrożenie PPK w 7 dni – czy to możliwe?

Wdrożeniem PPK w mniejszych firmach zwykle zajmuje się dział kadr lub księgowość. Wiele firm zleca temat swoim biurom rachunkowym. Temat wydaje się trudny, ale jeśli trafi na dobrego partnera, okazuje się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Z naszego doświadczenia wynika, że w mniejszej firmie wdrożenie można zamknąć w 7 dni – dzięki wsparciu ekspertów Avivy i daleko idącej automatyzacji pracy przy wykorzystaniu systemu kadrowo-płacowego.

Od czego zacząć?

Termin zbliża się wielkimi krokami, więc nie ma na co czekać i trzeba po prostu wybrać instytucję finansową, która poprowadzi nasze PPK. Dobrym wyborem będzie Aviva Investors TFI – wiarygodna i doświadczona instytucja finansowa, która zapewnia duże wsparcie kadrowym, księgowym i biurom rachunkowym.

Kolejnym krokiem jest zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Określa ona warunki prowadzenia planu, ale nie zawiera jeszcze danych pracowników ani nie uruchamia obowiązku przekazywania wpłat do PPK. Umowę z Aviva Investors TFI można zawrzeć całkowicie online dosłownie w kilka minut. Koniecznie trzeba to zrobić do 27 października.

Co zapewni Aviva?

Na początek indywidualnego opiekuna klienta, który ma praktyczne doświadczenie przy wdrażaniu PPK w kilkudziesięciu firmach. Specjalista znany z imienia i nazwiska, do którego można zadzwonić pod konkretny numer telefonu lub napisać maila, aby otrzymać potrzebne na danym etapie wsparcie techniczne i prawne.

Skontaktuj się ze specjalistą od PPK: https://www.aviva.pl/pracownicze-plany-kapitalowe/zapytaj-eksperta/

Aviva udostępnia instruktaże i materiały wspierające pracodawcę, w tym wzorce wszystkich formularzy potrzebnych pracodawcy do prowadzenia PPK. Dzięki gotowym materiałom przygotowanym przez Avivę poinformowanie pracowników o PPK jest naprawdę łatwe. Udostępniamy też instrukcje dla księgowych i kadrowych.

Eksperci Avivy organizują też bezpłatne szkolenia online dla pracowników działów kadrowo-płacowych oraz webinaria wdrożeniowe dla pracowników. 

Dołącz do bezpłatnych webinariów o PPK: https://www.aviva.pl/pracownicze-plany-kapitalowe/webinaria-ppk/

System kadrowo-płacowy to podstawa

Sednem sprawy jest przygotowanie systemu kadrowo-płacowego, aby ograniczyć żmudną pracę.

Najlepiej, żeby stosowany system umożliwiał bezpośredni (bezplikowy) transfer danych i wpłat do systemu stosowanego przez instytucję finansową. Aviva zintegrowała swoje systemy do PPK z systemami Sage i Comarch. Jeśli firma posługuje się jednym z nich – będzie naprawdę łatwo. Można wręcz mówić o automatyzacji, co ułatwia też obsługę biurom rachunkowym. To oszczędność czasu, szybka i bezpieczna wymiana informacji oraz zmniejszenie kosztów.

Jeśli firma ma inny system, też nie ma co załamywać rąk, bo przygotowaliśmy bezpłatną aplikację Serwis PPK do przekazywania plików z danymi i listami składek. Pracując na każdym innym systemie płacowo-kadrowym można go przetestować w Avivie – udostępniamy wersję demo PPK Serwis.

Potem sprawdźmy szybko, czy mamy aktualne i kompletne dane o pracownikach. W małej firmie nie zajmie to dużo czasu, a pozwoli uniknąć błędów i korekt.

Następnie zawieramy umowę o prowadzeniu PPK (do 10 listopada 2020 r.), do której załącznikiem jest lista pracowników-uczestników PPK. Pozostaje zebranie deklaracji w sprawie PPK i comiesięczne przekazywanie wpłat pracowników i pracodawcy do instytucji finansowej.

To nie koniec wsparcia

Aviva przejmuje też na siebie obowiązki związane z informowaniem pracowników na temat stanu ich indywidualnych rachunków PPK. Najwygodniejszy jest serwis online MojaAviva, który umożliwia pełny wgląd 24/7 w rachunek, a więc możliwość śledzenia wpłat pracownika i pracodawcy oraz bonusów od państwa, a także aktualną wartość zebranych środków. Są też dostępne zniżki dla uczestników PPK na inne produkty Avivy oraz platforma benefitowa. W obecnej sytuacji epidemiologicznej pełny, zdalny dostęp do PPK jest bardzo istotny – poprzez MojąAvivę dostępna jest też opcja zwrot-wypłata z PPK.

Raz w roku Aviva wysyła do klientów pełną informację o ich wpłatach i stanie konta (tzw. list rocznicowy), a raz na kwartał newsletter inwestycyjny z informacją o wynikach i prostym opisem wydarzeń na rynku finansowym w danym kwartale.