Kategorie

System kadrowo-płacowy i wybór instytucji finansowej

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK oraz wybór instytucji finansowej to nowe zadania, które postawiła przed pracodawcami ustawa o PPK. Nie jedyne, ale niezwykle istotne dla prawidłowego wdrożenia PPK i obsługi programu. Jak wybrać właściwy system ERP, który - zaopatrzony w moduł do obsługi PPK - usprawni pracę działów kadrowo-płacowych? Czym się kierować przy ocenie ofert instytucji finansowych?

shutterstock

Oto kilka porad, które pomogą pracodawcy dokonać wyboru.

Firmy zatrudniające z sektora małych i średnich przedsiębiorstw  działają na różnych systemach kadrowo-płacowych (ERP). W kontekście PPK to wyzwanie – należy sprawdzić czy dane oprogramowanie jest gotowe na PPK – system musi  między innymi poprawnie naliczać wpłaty na PPK w odniesieniu do innych składników płacowych oraz podatku.

- Dodatkowe pola w systemie i dodatkowe reguły zaszyte w systemie są nieodzowne, by poprawnie naliczać całość płac w firmie. To bardzo duży obszar i trzeba o nim myśleć już teraz, przed datami ostatecznymi, za które należy uznać datę zawarcia umowy o zarządzanie. Dla średnich firm (50 -249 zatrudnionych) jest to 24 kwietnia, dla małych (20-49 zatrudnionych) - 25 października – przypomina Małgorzata Madej, dyrektor ds. procesów i obsługi klienta PPK w Nationale-Nederlanden PTE. Radzi, by pracodawcy upewnili się u swojego dostawcy ERP, czy taki moduł i na jakich warunkach mogą kupić, a jeśli korzystają z outsourcingu, by zasięgnęli takiej wiedzy u dostawcy.

Najważniejsze obowiązki pracodawców w związku z PPK

  • Określenie liczby zatrudnionych wg. stanu na 30 czerwca 2019 r. – na tej podstawie Pracodawca określa czy wdraża PPK w ramach II fali
  • Określenie liczby pracowników, którzy automatycznie zostaną zapisani do PPK
  • Oszacowanie ilu z zapisanych pozostanie w PPK
  • Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK (decyzję podejmuje się w porozumieniu z reprezentacją pracowników)
  • Aktualizacja systemu ERP – dostosowanie do PPK
  • Zawarcie umowy o zarządzanie pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową
  • Zawarcie umowy o prowadzenie (przez pracodawcę z instytucją finansową, ale w imieniu i na rzecz pracowników)
  • Obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej

Uwaga: System musi generować poprawnie plik ze zgłoszonymi pracownikami, a następnie poprawnie naliczać i potrącać z wynagrodzenia wpłaty na PPK. Następnym krokiem będzie poprawne przekazanie pliku z wpłatami oraz dokonanie przelewu do instytucji finansowej. Przelew ma charakter zbiorczy - wpłaty zostaną rozksięgowane na poszczególne rachunki PPK w oparciu o dane z pliku.

  • Dokonywanie korekt

Uwaga: Deklaracje rezygnacji można złożyć w dowolnym terminie, a pracodawca musi ją uwzględnić ze skutkiem na miesiącu, w którym została ona złożona, jeśli wpłata na PPK nie została jeszcze przekazana do instytucji finansowej.

  • Archiwizacja dokumentacji w zakresie PPK
  • Poprawne poinformowanie pracowników czym są PPK i z jakimi warunkami wiąże się uczestnictwo w nich (tu odeślemy do tekstu 1)
  • Zrealizowanie obowiązku informacyjnego:

- informacja o ponownym zapisie co 4 lata (informacja musi być przekazana do końca lutego danej „czterolatki”

- zmiana wysokości wpłat, w tym możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% w przypadku osób, których łączne wynagrodzenie z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności pensji minimalnej

- możliwość przystąpienia do PPK osób w wieku 55-70 lat

- dyspozycja transferu na rachunek PPK nowej instytucji finansowej, gdy Pracodawca zmienia instytucję finansową, która zarządza PPK w danej firmie

Uwaga: Komunikacja do pracowników wymaga zastosowania adekwatnych dla danej firmy ścieżek. Forma nie jest odgórnie określona, ale musi być skuteczna, pamiętając też o pracownikach na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych, długotrwałych zwolnieniach.

Wdrożenie zmian systemowych – by uwzględnić wpłaty na PPK

Największe firmy w Polsce, które działają na bardzo różnych systemach kadrowo-płacowych, praktycznie i operacyjnie mają już wdrożone PPK, a zatem dostawcy są już do tego programu przygotowani. – Korzystamy z ponad półrocznego doświadczenia dużych firm. Odsyłamy też do efektów prac grupy projektowej, działającej pod egidą PFR, która wypracowała zakres i format plików przesyłanych do instytucji finansowej – tłumaczy Małgorzata Madej z Nationale-Nederlanden.  - Ten zakres to bardzo szczegółowa analiza techniczna systemu kadrowo-płacowego, by w efekcie ostatecznym mógł on wygenerować plik, który będzie dostosowany do wymogów każdej instytucji finansowej. Taki zbiór informacji o zakresie i formie komunikacji znajduje się na stronie mojeppk.pl – dodaje Małgorzata Madej.

Testy ERP

Czy można doradzić przedsiębiorcom, na co zwracać uwagę, wybierając system kadrowo-płacowy z myślą o PPK? Małgorzata Madej podpowiada, że w Polsce funkcjonuje ponad 100  systemów kadrowo-płacowych.  Ale jest wspólny mianownik dla wszystkich. Każdy dostawca ERP powinien przetestować swoje rozwiązania z agentami transferowymi pod kątem tego, czy moduł PPK realizuje poprawnie konkretne  rodzaje plików.

A są to:

  • rejestracja uczestnika,
  • wpłata PPK,
  • korekta wpłat,
  • rezygnacja,
  • wznowienie,
  • wznowienie automatyczne (autozapis co 4 lata),
  • zmiana wpłaty podstawowej i dodatkowej,
  • zmiana danych do kontaktu elektronicznego,
  • zmiana danych identyfikacyjnych,
  • zakończenie zatrudnienia,
  • nadanie uczestnikowi numeru.

- Jeżeli nasz dostawca systemu kadrowo-płacowego jest gotowy na PPK, a ta gotowość  zgodna jest z tym standardem, to możemy być spokojni – zapewnia ekspertka z Nationale-Nederlanden.

Uwaga: Docelową formą wymiany jest generowanie plików w formie XML/CSV i przekazywanie ich do portalu pracodawcy (proces znany choćby z obsługi składek odprowadzanych do ZUS). Ale są też pracodawcy, którzy nie są tak bardzo zaawansowani i pliki generują w Excelu. Co w takiej sytuacji?

- Musimy i możemy z nimi współpracować – zapewnia Małgorzata Madej i tłumaczy, że Nationale-Nederlanden PTE dostarcza wtedy konwerter, który pozwoli plik w Excelu zamienić na poprawny format XML/CSV i zaimportować do instytucji finansowej.

I jeszcze o API

- Na rynku funkcjonują dwa rodzaje komunikacji pomiędzy systemem kadrowo-płacowym a instytucją finansową. My rekomendujemy analogiczny do wymiany informacji np. z ZUS, czyli bazujący na plikach – tłumaczy Małgorzata Madej. Ale jest też drugi sposób - za pośrednictwem łącza API czyli bezpośredniego przesyłu danych. – W naszym mniemaniu stawianie tak skomplikowanej infrastruktury, jaką jest API, pomiędzy systemem kadrowo-płacowym pracodawcy a instytucją finansową nie powinno być rekomendowane – mówi ekspertka. I wyjaśnia, że zarówno z powodu dodatkowych kosztów, które trzeba będzie ponieść, jak i ze względów bezpieczeństwa, bo za każdym razem kiedy system ERP będzie aktualizowany, trzeba będzie też rekonfigurować łącze API (gdy będzie to sformatowany plik, nie będzie to konieczne).

Jak wybrać instytucję finansową

- Pracodawcy często nie wiedzą, na jakie kryteria zwracać uwagę wybierając instytucję finansową a są takie elementy, na które warto zwracać uwagę – mówi Małgorzata Madej.

I wylicza najważniejsze:

1. Historia obecności na rynku i doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami emerytalnymi.

2. Efektywność zarządzania, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Ekspertka podpowiada, że warto sprawdzić na uniwersalnych narzędziach, np. w serwisie analizy.pl, dotyczącym funduszy emerytalnych i inwestycyjnych, wyniki funduszy PPK. Jedne mają już teraz kilkanaście procent zysku, inne kilka. To konkretna wskazówka.

3. Warunki zarządzania, czyli koszt zarządzania aktywami emerytalnymi

4. Najpełniej pojęty interes pracownika

5. Intuicyjne narzędzia dla pracodawców w Nationale-Nederlanden PTE

=> System kadrowo-płacowy u danego przedsiębiorcy – „serce” PPK. Nie ma innej możliwości, by poprawnie naliczyć ten składnik płacowy, jakim jest wpłata na PPK

=> Manual obsługowy – przygotowany dla działów personalnych; kilkadziesiąt stron praktycznej wiedzy

=> Wsparcie zespołu ekspertów, którzy zajmują się tylko tematyką PPK i są dostępni pod konkretnym adresem mailowym i numerem telefonu 

=> Bramka testowa – która pozwala klientowi wygenerować pliki robocze i  wgrać bez konsekwencji do bramki testowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: Artykuł partnerski
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    25 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Mój Prąd 3.0 - kończy się budżet, trzeba się spieszyć ze składaniem wniosku

    Mój Prąd 3.0. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej informuje, że kończy się budżet tegorocznej, trzeciej już edycji programu „Mój Prąd”, który wynosi 534 mln zł. Ta kwota alokacji wystarczy na dofinansowanie maksymalnie 178 tys. mikroinstalacji fotowoltaicznych, a zostało już złożonych ponad 162 tys. wniosków. Osoby chcące skorzystać z dotacji powinny spieszyć się ze złożeniem dokumentów. Już pod koniec września br. nabór może zostać zamknięty z powodu braku środków.

    Gaz SF6 tysiące razy bardziej szkodliwy niż CO2 wciąż stosowany w przemyśle

    Gaz fluorowy (sześciofluorek siarki, SF6) znajduje się na szczycie listy najbardziej szkodliwych gazów o globalnym potencjale cieplarnianym, z wynikiem 23,5 tys. razy wyższym niż CO2. Siedem lat temu Unia Europejska zakazała jego stosowania w produkcji m.in. butów sportowych czy opon samochodowych. Wciąż jednak jest wykorzystywany na dużą skalę w przemyśle. W efekcie jego stężenie w atmosferze w ciągu ostatnich dwudziestu lat wzrosło ponad dwukrotnie (w tym samym czasie ilość CO2 wzrosła o 11%). Komisja Europejska dokonuje obecnie przeglądu rozporządzenia – decyzję o całkowitym zakazie stosowania SF6 odroczyła do września br. Eksperci Eaton ostrzegają, że UE nie osiągnie neutralności klimatycznej bez rozwiązania tego problemu.

    Prototypy samochodów PRL: rewolucyjne i nieodżałowane

    Prototypy samochodów PRL, czyli historia opowiadająca o tym, jak kreatywni byli inżynierowie w czasach Polsku Ludowej. Oto 5 ciekawych konstrukcji.

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW

    Wypłata zaliczek płatności bezpośrednich i niektórych działań obszarowych PROW. W tym roku, podobnie jak w poprzednich latach, rolnicy mogą liczyć na wcześniejsze otrzymanie środków w ramach zaliczek na poczet corocznych dopłat bezpośrednich oraz działań obszarowych PROW - informuje Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

    Cyfrowa odporność firmy - skąd wziąć szczepionkę?

    Cyfrowa odporność firmy - jak ją uzyskać? Skąd wziąć "szczepionkę"? Oto 7 najważniejszych warunków odporności cyfrowej firmy.

    Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS? [Webinarium 29 września]

    29 września 2021 r. odbędzie się bezpłatne webinarium „Jak przygotować firmę na rewolucyjną transformację ZUS?”, podczas którego eksperci Fiabilis Consulting Group kompleksowo przedstawią nowe regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych i rozliczeń z ZUS. W trakcie webinarium omówione zostaną m.in. obecne i nadchodzące regulacje w kwestiach takich jak: nowe istotne terminy rozliczeń dla płatników składek, zasiłek chorobowy, składka wypadkowa czy postępowania kontrolne prowadzone przez ZUS. Portal infor.pl jest patronem medialnym tego wydarzenia.

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in: test Outlandera coupe na prąd

    Mitsubishi Eclipse Cross plug-in pożycza świetnie znany napęd hybrydowy w Outlandera i łączy go z dużo ciekawszą stylizacją. Co z tego wyszło?

    Ładowarka USB-C standardem w całej UE

    Ładowarka USB-C standardem w UE. 23 września 2021 r. Komisja Europejska zaproponowała przepisy, które mają ustalić jeden standard portu ładowania i technologii szybkiego ładowania. USB-C ma być standardowym portem wszystkich smartfonów, tabletów, aparatów fotograficznych, słuchawek, przenośnych głośników i konsoli do gier wideo. Ponadto Komisja proponuje rozdzielenie sprzedaży ładowarek od sprzedaży urządzeń elektronicznych.

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy?

    Kto ma pierwszeństwo przy zmianie pasa na środkowy? To jedna z wątpliwości, którą mogą mieć kierowcy na drogach wielopasmowych. Rozwiejmy ją.

    Używane pickupy do 50 tys. Oto nasza lista

    Używane pickupy do 50 tys. zł? Na naszej liście pojawia się trzech mocnych graczy. I co ciekawe, jeden z nich nie pochodzi ze Stanów!

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu?

    Jak używać sprzęgła przy hamowaniu? To pytanie, które często zadają sobie nie tylko kursanci... Właśnie dlatego warto poznać odpowiedź na nie.

    Kredyty mieszkaniowe - ponad 8 mld udzielonych kredytów w sierpniu

    Wartość udzielonych kredytów mieszkaniowych w sierpniu była rekordowa, przekroczyła 8,1 mld zł, a miesiąc przyniósł kontynuację hossy w kredytach wysokokwotowych. Jakość portfela kredytów mieszkaniowych w pandemii poprawiła się - wynika z danych Biura Informacji Kredytowej przekazanej PAP Biznes.

    Finansowanie programów mieszkaniowych - projekt zmian

    Finansowanie programów mieszkaniowych. Ułatwienie procesu wydatkowania środków publicznych i planowania inwestycji – to tylko niektóre zmiany, które zakłada projekt skierowany 16 września 2021 r. do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Wśród proponowanych zmian jest także likwidacja barier dotyczących angażowania wkładu własnego przez inwestora oraz wymogu całościowego udziału gminy w TBS lub SIM w przypadku remontu pustostanów w rządowym programie wsparcia budownictwa socjalnego i komunalnego, finansowanego z Funduszu Dopłat.

    Jakie auto używane kupić? Te sprzedają się najszybciej i najdłużej

    Jakie auto używane kupić? To ważne pytanie. Dziś przygotowaliśmy listę tych modeli, które najdłużej i najkrócej czekają na nowego właściciela.

    Nowy SUV Lexusa, czyli marka sklonuje Yarisa Cross

    Nowy SUV Lexusa? Tak, wszystko wskazuje na to, że Japończycy rozbudują gamę aut ze zwiększonym prześwitem. Auto ma bazować na Yarisie Cross.

    Z jakim zyskiem można zainwestować 1 mln zł na rynku nieruchomości

    Rynek nieruchomości. Inwestowanie w działki pod budowę mieszkań daje wyższą stopę zwrotu z inwestycji niż kupowanie mieszkania na wynajem.

    Projekty domów do 70 m2 - konkurs architektoniczny (wnioski do 29 września)

    Projekty domów do 70 m2. Ministerstwo Rozwoju i Technologii wraz z Głównym Urzędem Nadzoru Budowlanego zapraszają do wzięcia udziału w konkursie architektonicznym na projekty domów do 70 m2 (powierzchni zabudowy), które będą udostępnione wszystkim zainteresowanym do wykorzystania przy zaspokajaniu własnych potrzeb mieszkaniowych. Wnioski o dopuszczenie do udziału w konkursie można składać 29 września 2021 r. 17 września 2021 r. Sejm uchwalił ustawę nowelizującą Prawo budowlane i ustawę o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym wprowadzającą ułatwienia administracyjne w budowaniu małych domów jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2.

    Gdzie nie wolno budować domów?

    Gdzie nie wolno budować domów? Polacy chcą budować domy. Jednym przepisy to umożliwiają, a innym utrudniają.

    Audi e-tron GT RS: Batman ma nowe auto. Przetestowałem je i ja!

    Audi e-tron GT RS wygląda jak samochód Batmana, jest szybki jak myśliwiec i lubi ciasne zakręty jak francuski pociąg TGV. Coś tu jednak nie pasuje.

    Konwent Ochrony Danych i Informacji – 6-7 października. RODO – naruszenia, decyzje, kary

    W tym roku czeka nas jubileuszowa 10. edycja Konwentu Ochrony Danych i Informacji. Obejmie aż dwa dni spotkań: 6 i 7 października. Jak co roku uczestnicy wydarzenia spotkają się z ekspertami ze świata nauki, administracji i biznesu, którzy są specjalistami w dziedzinie ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Tegoroczna edycja Konwentu skupiona będzie wokół tematu naruszeń ochrony danych osobowych, decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i kar. Poza prelekcjami i znanymi już warsztatami #DataProtectionMixer, uczestnicy wydarzenia będą świadkami debaty komentatorskiej, w której wezmą udział zaproszeni eksperci. Portal infor.pl objął patronat medialny nad tym wydarzeniem.

    Kara za brak OC 2022 rok. Od stycznia nawet 6020 zł!

    Kara za brak OC 2022 rok, czyli od stycznia kierujący, który nie wykupi polisy zapłaci aż o 420 zł więcej. Skąd taka kwota? Winne rosnące wynagrodzenia.

    O ile wzrosną ceny energii?

    Ceny energii. Nie możemy nie widzieć rzeczywistości; trzeba liczyć się ze wzrostami cen energii – przyznała 21 września 2021 r. szefowa departamentu rozwoju rynków i spraw konsumenckich URE Małgorzata Kozak. Oceniła przy tym, iż „podgrzewanie atmosfery” perspektywą wzrostu cen np. o 40 proc. jest obecnie niezasadne.

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku. Ile będą wynosić?

    Stawki za odholowanie pojazdu w 2022 roku po raz kolejny wzrosną. Ile będą wynosić? Za odholowanie auta osobowego zapłacimy... 588 zł!

    Kupowanie opon samochodowych: o czym pamiętać?

    Kupowanie opon samochodowych to zadanie odpowiedzialne. Ogumienie gwarantuje bowiem bezpieczeństwo. O czym pamiętać w czasie wyboru opon?

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania

    Kredyt hipoteczny a spadek wartości mieszkania. Czym grozi sytuacja, kiedy po wzięciu kredytu mieszkaniowego (hipotecznego) wartość rynkowa mieszkania spadnie? Czy można się zabezpieczyć przed nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą utrudnić spłatę rat kredytu? Wyjaśnia Prezes UOKiK w ramach kampanii „Policz i nie przelicz się”.