Kategorie

System kadrowo-płacowy i wybór instytucji finansowej

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK oraz wybór instytucji finansowej to nowe zadania, które postawiła przed pracodawcami ustawa o PPK. Nie jedyne, ale niezwykle istotne dla prawidłowego wdrożenia PPK i obsługi programu. Jak wybrać właściwy system ERP, który - zaopatrzony w moduł do obsługi PPK - usprawni pracę działów kadrowo-płacowych? Czym się kierować przy ocenie ofert instytucji finansowych?

shutterstock

Oto kilka porad, które pomogą pracodawcy dokonać wyboru.

Reklama

Firmy zatrudniające z sektora małych i średnich przedsiębiorstw  działają na różnych systemach kadrowo-płacowych (ERP). W kontekście PPK to wyzwanie – należy sprawdzić czy dane oprogramowanie jest gotowe na PPK – system musi  między innymi poprawnie naliczać wpłaty na PPK w odniesieniu do innych składników płacowych oraz podatku.

- Dodatkowe pola w systemie i dodatkowe reguły zaszyte w systemie są nieodzowne, by poprawnie naliczać całość płac w firmie. To bardzo duży obszar i trzeba o nim myśleć już teraz, przed datami ostatecznymi, za które należy uznać datę zawarcia umowy o zarządzanie. Dla średnich firm (50 -249 zatrudnionych) jest to 24 kwietnia, dla małych (20-49 zatrudnionych) - 25 października – przypomina Małgorzata Madej, dyrektor ds. procesów i obsługi klienta PPK w Nationale-Nederlanden PTE. Radzi, by pracodawcy upewnili się u swojego dostawcy ERP, czy taki moduł i na jakich warunkach mogą kupić, a jeśli korzystają z outsourcingu, by zasięgnęli takiej wiedzy u dostawcy.

Najważniejsze obowiązki pracodawców w związku z PPK

  • Określenie liczby zatrudnionych wg. stanu na 30 czerwca 2019 r. – na tej podstawie Pracodawca określa czy wdraża PPK w ramach II fali
  • Określenie liczby pracowników, którzy automatycznie zostaną zapisani do PPK
  • Oszacowanie ilu z zapisanych pozostanie w PPK
  • Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK (decyzję podejmuje się w porozumieniu z reprezentacją pracowników)
  • Aktualizacja systemu ERP – dostosowanie do PPK
  • Zawarcie umowy o zarządzanie pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową
  • Zawarcie umowy o prowadzenie (przez pracodawcę z instytucją finansową, ale w imieniu i na rzecz pracowników)
  • Obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej

Uwaga: System musi generować poprawnie plik ze zgłoszonymi pracownikami, a następnie poprawnie naliczać i potrącać z wynagrodzenia wpłaty na PPK. Następnym krokiem będzie poprawne przekazanie pliku z wpłatami oraz dokonanie przelewu do instytucji finansowej. Przelew ma charakter zbiorczy - wpłaty zostaną rozksięgowane na poszczególne rachunki PPK w oparciu o dane z pliku.

  • Dokonywanie korekt

Uwaga: Deklaracje rezygnacji można złożyć w dowolnym terminie, a pracodawca musi ją uwzględnić ze skutkiem na miesiącu, w którym została ona złożona, jeśli wpłata na PPK nie została jeszcze przekazana do instytucji finansowej.

  • Archiwizacja dokumentacji w zakresie PPK
  • Poprawne poinformowanie pracowników czym są PPK i z jakimi warunkami wiąże się uczestnictwo w nich (tu odeślemy do tekstu 1)
  • Zrealizowanie obowiązku informacyjnego:

- informacja o ponownym zapisie co 4 lata (informacja musi być przekazana do końca lutego danej „czterolatki”

- zmiana wysokości wpłat, w tym możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% w przypadku osób, których łączne wynagrodzenie z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności pensji minimalnej

- możliwość przystąpienia do PPK osób w wieku 55-70 lat

- dyspozycja transferu na rachunek PPK nowej instytucji finansowej, gdy Pracodawca zmienia instytucję finansową, która zarządza PPK w danej firmie

Uwaga: Komunikacja do pracowników wymaga zastosowania adekwatnych dla danej firmy ścieżek. Forma nie jest odgórnie określona, ale musi być skuteczna, pamiętając też o pracownikach na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych, długotrwałych zwolnieniach.

Wdrożenie zmian systemowych – by uwzględnić wpłaty na PPK

Największe firmy w Polsce, które działają na bardzo różnych systemach kadrowo-płacowych, praktycznie i operacyjnie mają już wdrożone PPK, a zatem dostawcy są już do tego programu przygotowani. – Korzystamy z ponad półrocznego doświadczenia dużych firm. Odsyłamy też do efektów prac grupy projektowej, działającej pod egidą PFR, która wypracowała zakres i format plików przesyłanych do instytucji finansowej – tłumaczy Małgorzata Madej z Nationale-Nederlanden.  - Ten zakres to bardzo szczegółowa analiza techniczna systemu kadrowo-płacowego, by w efekcie ostatecznym mógł on wygenerować plik, który będzie dostosowany do wymogów każdej instytucji finansowej. Taki zbiór informacji o zakresie i formie komunikacji znajduje się na stronie mojeppk.pl – dodaje Małgorzata Madej.

Testy ERP

Czy można doradzić przedsiębiorcom, na co zwracać uwagę, wybierając system kadrowo-płacowy z myślą o PPK? Małgorzata Madej podpowiada, że w Polsce funkcjonuje ponad 100  systemów kadrowo-płacowych.  Ale jest wspólny mianownik dla wszystkich. Każdy dostawca ERP powinien przetestować swoje rozwiązania z agentami transferowymi pod kątem tego, czy moduł PPK realizuje poprawnie konkretne  rodzaje plików.

A są to:

  • rejestracja uczestnika,
  • wpłata PPK,
  • korekta wpłat,
  • rezygnacja,
  • wznowienie,
  • wznowienie automatyczne (autozapis co 4 lata),
  • zmiana wpłaty podstawowej i dodatkowej,
  • zmiana danych do kontaktu elektronicznego,
  • zmiana danych identyfikacyjnych,
  • zakończenie zatrudnienia,
  • nadanie uczestnikowi numeru.

- Jeżeli nasz dostawca systemu kadrowo-płacowego jest gotowy na PPK, a ta gotowość  zgodna jest z tym standardem, to możemy być spokojni – zapewnia ekspertka z Nationale-Nederlanden.

Reklama

Uwaga: Docelową formą wymiany jest generowanie plików w formie XML/CSV i przekazywanie ich do portalu pracodawcy (proces znany choćby z obsługi składek odprowadzanych do ZUS). Ale są też pracodawcy, którzy nie są tak bardzo zaawansowani i pliki generują w Excelu. Co w takiej sytuacji?

- Musimy i możemy z nimi współpracować – zapewnia Małgorzata Madej i tłumaczy, że Nationale-Nederlanden PTE dostarcza wtedy konwerter, który pozwoli plik w Excelu zamienić na poprawny format XML/CSV i zaimportować do instytucji finansowej.

I jeszcze o API

- Na rynku funkcjonują dwa rodzaje komunikacji pomiędzy systemem kadrowo-płacowym a instytucją finansową. My rekomendujemy analogiczny do wymiany informacji np. z ZUS, czyli bazujący na plikach – tłumaczy Małgorzata Madej. Ale jest też drugi sposób - za pośrednictwem łącza API czyli bezpośredniego przesyłu danych. – W naszym mniemaniu stawianie tak skomplikowanej infrastruktury, jaką jest API, pomiędzy systemem kadrowo-płacowym pracodawcy a instytucją finansową nie powinno być rekomendowane – mówi ekspertka. I wyjaśnia, że zarówno z powodu dodatkowych kosztów, które trzeba będzie ponieść, jak i ze względów bezpieczeństwa, bo za każdym razem kiedy system ERP będzie aktualizowany, trzeba będzie też rekonfigurować łącze API (gdy będzie to sformatowany plik, nie będzie to konieczne).

Jak wybrać instytucję finansową

- Pracodawcy często nie wiedzą, na jakie kryteria zwracać uwagę wybierając instytucję finansową a są takie elementy, na które warto zwracać uwagę – mówi Małgorzata Madej.

I wylicza najważniejsze:

1. Historia obecności na rynku i doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami emerytalnymi.

2. Efektywność zarządzania, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Ekspertka podpowiada, że warto sprawdzić na uniwersalnych narzędziach, np. w serwisie analizy.pl, dotyczącym funduszy emerytalnych i inwestycyjnych, wyniki funduszy PPK. Jedne mają już teraz kilkanaście procent zysku, inne kilka. To konkretna wskazówka.

3. Warunki zarządzania, czyli koszt zarządzania aktywami emerytalnymi

4. Najpełniej pojęty interes pracownika

5. Intuicyjne narzędzia dla pracodawców w Nationale-Nederlanden PTE

=> System kadrowo-płacowy u danego przedsiębiorcy – „serce” PPK. Nie ma innej możliwości, by poprawnie naliczyć ten składnik płacowy, jakim jest wpłata na PPK

=> Manual obsługowy – przygotowany dla działów personalnych; kilkadziesiąt stron praktycznej wiedzy

=> Wsparcie zespołu ekspertów, którzy zajmują się tylko tematyką PPK i są dostępni pod konkretnym adresem mailowym i numerem telefonu 

=> Bramka testowa – która pozwala klientowi wygenerować pliki robocze i  wgrać bez konsekwencji do bramki testowej.

Źródło: Artykuł partnerski
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Zdjęcie samochodu z rejestracją nie narusza RODO

    Zdjęcie samochodu z rejestracją spokojnie można publikować. Powód? Numer rejestracyjny pojazdu nie stanowi danych osobowych.

    Cupra Ateca [TEST]: w 4,9 sek. do setki w... rodzinnym SUV-ie

    Cupra Ateca choć ma typowo rodzinne ubranie, oferuje kierowcy aż 300 koni. Czy takie połączenie sprawdza się na drodze?

    Jak sprawdzić numer PKK? Kierowcę czeka wizyta w urzędzie...

    Jak sprawdzić numer PKK? Niestety, ale ustawodawca nie przewidział możliwości sprawdzenia online. To oznacza, że kierowca musi zawitać w urzędzie.

    Co zawiera pakiet dla zagranicznych inwestorów?

    Proponowany pakiet dla zagranicznych inwestorów to m.in.: "jedno okienko", w którym firma będzie mogła ustalić wszystkie podatkowe aspekty inwestycji, czy możliwość odliczania VAT od usług finansowych.

    Rynek nieruchomości biurowych w Europie

    Rynek nieruchomości biurowych. Z powodu pandemii Covid-19 spadło zapotrzebowanie na biura w Europie i inwestycje w nowe nieruchomości. W Londynie ten trend zaczyna się odwracać. We Francji wzrasta zapotrzebowanie na zielone dachy i tarasy. W Szwecji myśli się o "biurach przyszłości". Nadal puste pozostają biura we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.

    Kasa fiskalna 2021 - rejestracja i zwolnienie

    Bez względu na rodzaj kasy przedsiębiorca ma obowiązek dokonania jej fiskalizacji i uzyskać numer ewidencyjny. Jak zarejestrować kasę fiskalną? Kto może to zrobić? Ile to kosztuje?

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym

    Wniosek o dokonanie adnotacji w dowodzie rejestracyjnym: jak wygląda, jakie dokumenty do niego dołączyć i ile kosztuje załatwienie sprawy?

    Dlaczego pracownicy wolą model hybrydowy?

    Aż 61 proc. pracowników chce pracować w modelu hybrydowym, pracę wyłącznie z domu chciałoby świadczyć zaledwie 15 proc. Jak ten trend wpływa na rynek nieruchomości biurowych?

    Dlaczego ciągłość IT jest numerem 1 dla firm?

    Zdolność firm do szybkiego odtworzenia środowiska pracy w wyniku awarii lub cyberataku jest dziś wystawiana na bardzo trudną próbę. Bardzo wiele biznes „zawdzięcza” tutaj pandemii i powszechnemu przejściu na pracę zdalną.

    Ile czasu jest ważny numer PKK?

    Ile czasu jest ważny numer PKK? To pytanie, które mogą zadać kandydaci na kierowców. A więc? Postaramy się odpowiedzieć na nie w naszym materiale.

    Backup w firmie - dlaczego jest taki ważny?

    Backup w firmie powinien być obowiązkowy. Przypadkowo usunięty dokument, złośliwe oprogramowanie lub uszkodzenie sprzętu – przyczyn utraty danych może być co najmniej kilka. W każdym przypadku konsekwencje są jednak takie same. Jak można ich uniknąć?

    Wakacje 2021 - jakie są trendy turystyczne?

    Gdzie wyjedziemy na tegoroczne wakacje? Wybierzemy urlop w kraju czy za granicą? Jakie kierunki są popularne? Czy biura podróży mają szansę w tym sezonie na odrobienie strat?

    Dotacja na założenie firmy - zabezpieczenie środków [VIDEO]

    Jedną z najpopularniejszych form wsparcia z urzędu pracy, dostępną dla zarejestrowanych osób bezrobotnych, jest dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej. Jak zabezpieczyć zwrot dofinansowania?

    Bitcon i kryptomilionerzy - gdzie zapłacą swoje podatki?

    Na świecie ujawniają się pierwsi miliarderzy, którzy dorobili się tylko na bitconie, a w Polsce jest coraz więcej krypto-milionerów. Czy odprowadzają podatki do polskiej kasy?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód. Co to oznacza?

    Fabryczny gaz nie wbity w dowód tworzy poważny problem dla kierowcy. Powód? Samochód nie przejdzie przeglądu technicznego!

    Koniec systemu opustów od przyszłego roku - co to oznacza dla przedsiębiorców?

    Zapowiedź końca systemu opustów od początku przyszłego roku ogłoszona w projekcie nowelizacji ustawy - Prawo energetyczne i ustawy o odnawialnych źródłach energii zatrzęsła branżą PV i wywołała burzę wśród osób planujących w najbliższym czasie inwestycję w fotowoltaikę.

    Ponad 6,5 tys. spraw w wydziale dla frankowiczów

    W ostatnich dwóch miesiącach do nowo utworzonego wydziału dla frankowiczów wpłynęło ponad 6,4 tys. pozwów. Z tego prawie 3 tys. przesunięto z innych wydziałów. Z czego wynika wzrost liczby pozwów?

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku

    Wynajem mieszkania - wysokość czynszu w 2021 roku. Wynajem 50-metrowego mieszkania bez liczników i opłat dodatkowych to wydatek od 800 zł miesięcznie. W drogich zazwyczaj Wrocławiu czy Krakowie można znaleźć oferty oscylujące wokół 1000 zł. Aż 5890 zł to najwyższa stawka w Warszawie. Za tak duże różnice odpowiada m.in. lokalizacja i standard wykończenia.

    Nowy Lexus NX. Wygląda jak stary, ale jest nowy i ma plug-ina

    Nowy Lexus NX został oficjalnie zaprezentowany. Druga odsłona SUV-a segmentu D zdaniem producenta otrzymała aż 95 proc. nowych komponentów.

    Dynamiczny wzrost aktywności deweloperów

    Rynek nowych nieruchomości mieszkaniowych. Obserwujemy dynamiczny wzrost aktywności deweloperów. Znacznie więcej wydanych pozwoleń na budowę i rozpoczętych inwestycji.

    Rzecznik MŚP wnioskuje o rekompensatę za ostatnie miesiące lockdownu

    Jest wniosek rzecznika MŚP o przedłużenie o miesiąc wypłaty rekompensat z tarczy branżowej dla branż, które nie mogły osiągać przychodów w maju, m.in. klubów nocnych i dyskotek.

    Program „Ciepła woda bez piecyka” - do 200 tys. zł dofinansowania

    Program „Ciepła woda bez piecyka”. Do 200 tys. zł dofinansowania mogą otrzymać zarządcy budynków wielorodzinnych, w tym wspólnot mieszkaniowych w Krakowie, którzy przystąpią do programu „Ciepła woda bez piecyka”. Zakłada on zastępowanie piecyków łazienkowych centralną instalacją ciepłej wody.

    Czy pracownik na home office naraża firmę na cyberataki?

    Blisko 80% organizacji doświadczyło cyberataków z powodu zwiększonej liczby pracowników pracujących z domu podczas pandemii. Niestety specjaliści ds. bezpieczeństwa bagatelizują prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych incydentów.

    Od czego zależy bezpieczeństwo IT w firmie?

    Bezpieczeństwo IT to podstawa w firmie. Bez odpowiednich regulacji i polityk w tym zakresie, organizacje same narażają się na szereg zagrożeń związanych z bezpieczeństwem wrażliwych danych, ciągłością działania, utratą reputacji a co za tym idzie stratami finansowymi.

    Bieżąca prognoza ekonomiczna - bezrobocie, inflacja, PKB

    Spowolnienie gospodarcze w 2020 roku w Polsce okazało się łagodniejsze niż to na poziomie średniej unijnej. PKB Polski w 2020 roku spadło o zaledwie o 2,8%, podczas gdy PKB strefy euro skurczyło się o 6.6%. Jak wyglądają pozostałe wskaźniki ekonomiczne?