REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

System kadrowo-płacowy i wybór instytucji finansowej

REKLAMA

Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK oraz wybór instytucji finansowej to nowe zadania, które postawiła przed pracodawcami ustawa o PPK. Nie jedyne, ale niezwykle istotne dla prawidłowego wdrożenia PPK i obsługi programu. Jak wybrać właściwy system ERP, który - zaopatrzony w moduł do obsługi PPK - usprawni pracę działów kadrowo-płacowych? Czym się kierować przy ocenie ofert instytucji finansowych?

shutterstock

shutterstock

Oto kilka porad, które pomogą pracodawcy dokonać wyboru.

REKLAMA

REKLAMA

Firmy zatrudniające z sektora małych i średnich przedsiębiorstw  działają na różnych systemach kadrowo-płacowych (ERP). W kontekście PPK to wyzwanie – należy sprawdzić czy dane oprogramowanie jest gotowe na PPK – system musi  między innymi poprawnie naliczać wpłaty na PPK w odniesieniu do innych składników płacowych oraz podatku.

- Dodatkowe pola w systemie i dodatkowe reguły zaszyte w systemie są nieodzowne, by poprawnie naliczać całość płac w firmie. To bardzo duży obszar i trzeba o nim myśleć już teraz, przed datami ostatecznymi, za które należy uznać datę zawarcia umowy o zarządzanie. Dla średnich firm (50 -249 zatrudnionych) jest to 24 kwietnia, dla małych (20-49 zatrudnionych) - 25 października – przypomina Małgorzata Madej, dyrektor ds. procesów i obsługi klienta PPK w Nationale-Nederlanden PTE. Radzi, by pracodawcy upewnili się u swojego dostawcy ERP, czy taki moduł i na jakich warunkach mogą kupić, a jeśli korzystają z outsourcingu, by zasięgnęli takiej wiedzy u dostawcy.

Najważniejsze obowiązki pracodawców w związku z PPK

  • Określenie liczby zatrudnionych wg. stanu na 30 czerwca 2019 r. – na tej podstawie Pracodawca określa czy wdraża PPK w ramach II fali
  • Określenie liczby pracowników, którzy automatycznie zostaną zapisani do PPK
  • Oszacowanie ilu z zapisanych pozostanie w PPK
  • Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK (decyzję podejmuje się w porozumieniu z reprezentacją pracowników)
  • Aktualizacja systemu ERP – dostosowanie do PPK
  • Zawarcie umowy o zarządzanie pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową
  • Zawarcie umowy o prowadzenie (przez pracodawcę z instytucją finansową, ale w imieniu i na rzecz pracowników)
  • Obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej

Uwaga: System musi generować poprawnie plik ze zgłoszonymi pracownikami, a następnie poprawnie naliczać i potrącać z wynagrodzenia wpłaty na PPK. Następnym krokiem będzie poprawne przekazanie pliku z wpłatami oraz dokonanie przelewu do instytucji finansowej. Przelew ma charakter zbiorczy - wpłaty zostaną rozksięgowane na poszczególne rachunki PPK w oparciu o dane z pliku.

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • Dokonywanie korekt

Uwaga: Deklaracje rezygnacji można złożyć w dowolnym terminie, a pracodawca musi ją uwzględnić ze skutkiem na miesiącu, w którym została ona złożona, jeśli wpłata na PPK nie została jeszcze przekazana do instytucji finansowej.

  • Archiwizacja dokumentacji w zakresie PPK
  • Poprawne poinformowanie pracowników czym są PPK i z jakimi warunkami wiąże się uczestnictwo w nich (tu odeślemy do tekstu 1)
  • Zrealizowanie obowiązku informacyjnego:

- informacja o ponownym zapisie co 4 lata (informacja musi być przekazana do końca lutego danej „czterolatki”

- zmiana wysokości wpłat, w tym możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5% w przypadku osób, których łączne wynagrodzenie z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza 1,2-krotności pensji minimalnej

- możliwość przystąpienia do PPK osób w wieku 55-70 lat

- dyspozycja transferu na rachunek PPK nowej instytucji finansowej, gdy Pracodawca zmienia instytucję finansową, która zarządza PPK w danej firmie

Uwaga: Komunikacja do pracowników wymaga zastosowania adekwatnych dla danej firmy ścieżek. Forma nie jest odgórnie określona, ale musi być skuteczna, pamiętając też o pracownikach na urlopach bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych, długotrwałych zwolnieniach.

Wdrożenie zmian systemowych – by uwzględnić wpłaty na PPK

Największe firmy w Polsce, które działają na bardzo różnych systemach kadrowo-płacowych, praktycznie i operacyjnie mają już wdrożone PPK, a zatem dostawcy są już do tego programu przygotowani. – Korzystamy z ponad półrocznego doświadczenia dużych firm. Odsyłamy też do efektów prac grupy projektowej, działającej pod egidą PFR, która wypracowała zakres i format plików przesyłanych do instytucji finansowej – tłumaczy Małgorzata Madej z Nationale-Nederlanden.  - Ten zakres to bardzo szczegółowa analiza techniczna systemu kadrowo-płacowego, by w efekcie ostatecznym mógł on wygenerować plik, który będzie dostosowany do wymogów każdej instytucji finansowej. Taki zbiór informacji o zakresie i formie komunikacji znajduje się na stronie mojeppk.pl – dodaje Małgorzata Madej.

Testy ERP

Czy można doradzić przedsiębiorcom, na co zwracać uwagę, wybierając system kadrowo-płacowy z myślą o PPK? Małgorzata Madej podpowiada, że w Polsce funkcjonuje ponad 100  systemów kadrowo-płacowych.  Ale jest wspólny mianownik dla wszystkich. Każdy dostawca ERP powinien przetestować swoje rozwiązania z agentami transferowymi pod kątem tego, czy moduł PPK realizuje poprawnie konkretne  rodzaje plików.

A są to:

  • rejestracja uczestnika,
  • wpłata PPK,
  • korekta wpłat,
  • rezygnacja,
  • wznowienie,
  • wznowienie automatyczne (autozapis co 4 lata),
  • zmiana wpłaty podstawowej i dodatkowej,
  • zmiana danych do kontaktu elektronicznego,
  • zmiana danych identyfikacyjnych,
  • zakończenie zatrudnienia,
  • nadanie uczestnikowi numeru.

- Jeżeli nasz dostawca systemu kadrowo-płacowego jest gotowy na PPK, a ta gotowość  zgodna jest z tym standardem, to możemy być spokojni – zapewnia ekspertka z Nationale-Nederlanden.

REKLAMA

Uwaga: Docelową formą wymiany jest generowanie plików w formie XML/CSV i przekazywanie ich do portalu pracodawcy (proces znany choćby z obsługi składek odprowadzanych do ZUS). Ale są też pracodawcy, którzy nie są tak bardzo zaawansowani i pliki generują w Excelu. Co w takiej sytuacji?

- Musimy i możemy z nimi współpracować – zapewnia Małgorzata Madej i tłumaczy, że Nationale-Nederlanden PTE dostarcza wtedy konwerter, który pozwoli plik w Excelu zamienić na poprawny format XML/CSV i zaimportować do instytucji finansowej.

I jeszcze o API

- Na rynku funkcjonują dwa rodzaje komunikacji pomiędzy systemem kadrowo-płacowym a instytucją finansową. My rekomendujemy analogiczny do wymiany informacji np. z ZUS, czyli bazujący na plikach – tłumaczy Małgorzata Madej. Ale jest też drugi sposób - za pośrednictwem łącza API czyli bezpośredniego przesyłu danych. – W naszym mniemaniu stawianie tak skomplikowanej infrastruktury, jaką jest API, pomiędzy systemem kadrowo-płacowym pracodawcy a instytucją finansową nie powinno być rekomendowane – mówi ekspertka. I wyjaśnia, że zarówno z powodu dodatkowych kosztów, które trzeba będzie ponieść, jak i ze względów bezpieczeństwa, bo za każdym razem kiedy system ERP będzie aktualizowany, trzeba będzie też rekonfigurować łącze API (gdy będzie to sformatowany plik, nie będzie to konieczne).

Jak wybrać instytucję finansową

- Pracodawcy często nie wiedzą, na jakie kryteria zwracać uwagę wybierając instytucję finansową a są takie elementy, na które warto zwracać uwagę – mówi Małgorzata Madej.

I wylicza najważniejsze:

1. Historia obecności na rynku i doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami emerytalnymi.

2. Efektywność zarządzania, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej. Ekspertka podpowiada, że warto sprawdzić na uniwersalnych narzędziach, np. w serwisie analizy.pl, dotyczącym funduszy emerytalnych i inwestycyjnych, wyniki funduszy PPK. Jedne mają już teraz kilkanaście procent zysku, inne kilka. To konkretna wskazówka.

3. Warunki zarządzania, czyli koszt zarządzania aktywami emerytalnymi

4. Najpełniej pojęty interes pracownika

5. Intuicyjne narzędzia dla pracodawców w Nationale-Nederlanden PTE

=> System kadrowo-płacowy u danego przedsiębiorcy – „serce” PPK. Nie ma innej możliwości, by poprawnie naliczyć ten składnik płacowy, jakim jest wpłata na PPK

=> Manual obsługowy – przygotowany dla działów personalnych; kilkadziesiąt stron praktycznej wiedzy

=> Wsparcie zespołu ekspertów, którzy zajmują się tylko tematyką PPK i są dostępni pod konkretnym adresem mailowym i numerem telefonu 

=> Bramka testowa – która pozwala klientowi wygenerować pliki robocze i  wgrać bez konsekwencji do bramki testowej.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Handel w dwie niedziele w każdym miesiącu - jest wniosek o odrzucenia projektu nowelizacji

Polska Izba Handlu wnioskuje o odrzucenie w całości poselskiego projektu przywracającego handel w 2 niedziele w miesiącu - wynika z opinii PIH złożonego w trakcie procesu legislacyjnego.

Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

REKLAMA

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

REKLAMA

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych dostaną tantiemy za udostępnianie ich dzieł w Internecie. Czy coś się zmieni dla osób korzystających z internetu?

Rada Ministrów 14 maja 2024 r. przyjęła projekt nowelizacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Na mocy tych przepisów twórcy i wykonawcy utworów audiowizualnych oraz wykonawcy utworów muzycznych (i słowno-muzycznych) będą mieli prawo do tantiem z tytułu eksploatacji ich dzieł w internecie.

REKLAMA