Sposoby wdrażania nowej technologii

Wstępna selekcja pojawiających się w firmie pomysłów musi odbywać się przez pryzmat celów oraz aktualnych potrzeb - zarówno przedsiębiorstwa, jak i rynku. W efekcie koncepcje, które nie pasują do strategii firmy, powinny być odrzucone, a te, które spełniają przyjęte ogólne (ramowe) założenia, powinny przejść do następnego etapu.

Kolejne etaty oceny zasadności prowadzenia projektu muszą odbywać się z uwzględnieniem kryteriów technicznych i rynkowych. Wstępne oceny przebiegają w krótkim czasie, przy ograniczonym nakładzie środków i mają charakter orientacyjny. Bazują m.in. na wywiadach z ekspertami technicznymi oraz osobami, które zajmują się zbliżonymi przedsięwzięciami. Takie oceny powinny pomóc w identyfikacji podstawowych przeszkód technicznych i rynkowych, na jakie może natrafić rozważana technologia. Po zebraniu informacji przychodzi czas na:

• wstępny opis produktu, który ma powstać w wyniku wdrożenia nowej technologii,

• szacowanie przybliżonej wielkości potencjalnego rynku,

• założenia na temat prawdopodobnej wielkości sprzedaży,

• określenie spodziewanego poziomu nakładów kapitałowych,

• określenie terminów, czyli czasu niezbędnego do osiągnięcia zakładanych celów.

Kolejne oceny, powstające na bazie zgromadzonych danych, pozwalają uszczegółowić cały proces, aż do stworzenia kompletnego biznesplanu związanego z wprowadzeniem produktu na rynek, jeżeli taki ma być końcowy efekt wdrożenia nowej technologii.

Różne źródła

Wdrażanie nowej technologii polega w rzeczywistości na jej dokładnym poznawaniu oraz przygotowaniu do zastosowania w warunkach danego przedsiębiorstwa. W zależności od źródła pozyskania technologii (wewnętrznego, zewnętrznego lub kombinowanego) proces wygląda nieco inaczej.

Źródła wewnętrzne obejmują te projekty i technologie, które powstają w ramach firmy i na jej potrzeby. Niosą więc stosunkowo niewielkie wyzwania, jeśli chodzi o wdrażanie.

Natomiast w pozostałych dwóch przypadkach sytuacja wygląda następująco:

• źródła kombinowane - proces wdrożenia wymaga końcowego dopracowania rozwiązania poprzez pracowników firmy z działu badawczo-rozwojowego; podczas szlifowania projektu „na własnym podwórku” pracownicy komórki B + R powinni ściśle współpracować z tymi osobami/jednostkami, które po wdrożeniu będą daną technologię wykorzystywać w ramach swojej codziennej pracy; w praktyce powinno wyglądać to tak: pracownicy działu B + R wskazują użytkownikom, jakie cechy posiada dana technologia, a użytkownicy informują projektantów o wrażeniach po zastosowaniu i oceniają jej użyteczność;

• źródła zewnętrzne - wdrażanie wiąże się z wprowadzaniem do użycia gotowych technologii (maszyn, urządzeń czy linii produkcyjnych); tu głównym zadaniem osób odpowiedzialnych za wdrożenie jest przygotowanie firmy do pełnego wykorzystania potencjału danego rozwiązania.

Bramki etapowe

Jeżeli menedżerowie firmy zdecydują się na wdrożenie technologii, która znajduje się w fazie opracowywania, muszą liczyć się ze znacznym stopniem niepewności co do powodzenia przedsięwzięcia. Żeby uniknąć zbędnego ryzyka, nie wolno podejmować przypadkowych decyzji.

Jednym ze sposobów, które pomagają w racjonalnym podejmowaniu decyzji, jest stosowanie tzw. bramek etapowych. Projekt dzieli się na etapy, a po zakończeniu każdego z nich trzeba podjąć decyzję na „tak” lub na „nie” („iść/nie iść” dalej).

Przechodzenie każdego kolejnego etapu powinno sukcesywnie zmniejszać niepewność i dostarczać decydentom niezbędnych informacji o szansach powodzenia projektu.

Zastosowanie tej metody wymusza dokonywanie systematycznej analizy i oceny, na ile opracowywana technologia (a w konsekwencji powstający na jej bazie produkt) spełni założone kryteria techniczne i ekonomiczne.

Rozkładając projekt na czynniki pierwsze, można się posiłkować gotowym układem, który dzieli wszystkie przedsięwzięcia na siedem etapów:

1. Idea

2. Wstępna ocena

3. Koncepcja

4. Rozwój

5. Testowanie

6. Próby

7. Uruchomienie

Koncepcja bramek etapowych, co przedstawia rysunek (tzw. model Coopera), ukazuje momenty, w których robi się ocenę na „tak” lub na „nie”. Są one wynikiem analiz rynkowych (lewa strona wykresu) oraz technicznych (prawa strona). Razem z postępem prac etapy stają się bardziej szczegółowe, dzięki czemu zapewniają udzielanie precyzyjnych odpowiedzi na pytanie, czy warto iść dalej.

Wdrażanie gotowych technologii

Jeżeli wdrażana w firmie technologia jest już gotowa (opracowana i przetestowana), największa trudność sprowadza się do jak najlepszego zastosowania jej w warunkach konkretnej jednostki gospodarczej. Proces ten można zaplanować bardzo dokładnie, znane są bowiem podstawowe parametry techniczne i rynkowe:

1) wiadomo, jaki powinien być efekt procesu technicznego,

2) znane jest przeznaczenie i parametry użytkowe produktu, który będzie efektem zastosowania nowej technologii.

Jednym z głównych czynników sukcesu przy tego typu projektach jest trafny dobór zespołu projektowego. Powinny się w nim znaleźć osoby orientujące się zarówno w technicznych aspektach wdrażanej technologii, jak i w dotychczasowych metodach pracy w przedsiębiorstwie.

Do pozostałych, istotnych czynników należy zaliczyć:

• dobre planowanie,

• skuteczną komunikację - wewnątrz zespołu oraz w ramach kontaktów zespołu z otoczeniem (przedsiębiorstwem),

• odpowiednie przygotowanie pracowników (szkolenia i przyuczanie).

Podstawowe etapy projektu oraz działania z nimi związane tworzą swego rodzaju listę kontrolną dla prowadzących projekt.

Wsparcie planowania

Do podstawowych technik wspierających planowanie realizacji wszelkiego typu projektów można zaliczyć następujące narzędzia:

• schemat blokowy,

• wyznaczanie kamieni milowych projektu,

• wykres Gantta,

• wykresy sieciowe.

Przykładem schematu blokowego jest zamieszczony rysunek - za pomocą graficznych elementów ilustruje kolejność wykonywania działań od etapu rozpoczęcia projektu do jego zakończenia. Składa się z ramek, które zawierają hasła symbolizujące poszczególne kroki w danym procesie, połączone strzałkami wskazującymi kierunek następnych ruchów.

Za pomocą strzałek ukazywane są konsekwencje podejmowanych decyzji. Schemat blokowy może być wykorzystany do ilustrowania procesów przebiegających równolegle.

Kamienie milowe projektu służą do tworzenia systemu kontroli/monitoringu przedsięwzięcia wdrożeniowego. Są wyznaczane w obszarach o największym znaczeniu dla powodzenia projektu: planu dotyczącego rozwoju produktów/technologii, planu finansowego, planu marketingowego, planu produkcyjnego. Wśród listy kamieni milowych można uwzględnić:

1) identyfikację kluczowych założeń,

2) określenie punktu, w którym założenia będą sprawdzane,

3) określenie, w jaki sposób założenia będą sprawdzane,

4) zebranie rezultatów testów,

5) określenie, w jaki sposób rezultaty testów wpłyną na wyjściowe założenia - czy mogą być poczynione zmiany,

6) pytanie o konsekwencje zmiany w odniesieniu do kosztów, harmonogramu, inwestycji, zasobów, ścieżki krytycznej,

7) zmianę kierunku działalności, strategii, likwidację przedsięwzięcia.

Wymienione kroki pozwalają stworzyć system monitoringu, z uwzględnieniem: źródeł ryzyka projektu, efektywności pracowników/członków zespołu projektowego oraz kultury organizacyjnej zespołu projektowego/realizującego przedsięwzięcie.

Na bazie kamieni milowych projektu można generować raporty informujące o zaawansowaniu prac. Będą cenną informację dla kierownictwa zespołu projektowego i firmy na temat rzeczywistych terminów w stosunku do przewidzianego harmonogramu.

Wykres Gantta to metoda przedstawiania informacji w formie graficznej - ilustruje etapy projektu i ich terminy (przypomina wykres słupkowy). Określa harmonogram czasowy, kolejność oraz czas trwania poszczególnych działań w ramach projektu. Wykres może być wykorzystany również do określenia kamieni milowych oraz wyznaczenia ludzi odpowiedzialnych za ich realizację. Nie pokazuje jednak wzajemnych powiązań między poszczególnymi etapami projektu.

Aby pokazać, że czynność pierwsza musi być zakończona, zanim czynność druga będzie mogła się rozpocząć, stosuje się wykres blokowy lub diagram sieciowy.

Istnieją dwa podstawowe rodzaje diagramów sieciowych:

• CPM (Critical Path Method - metoda ścieżki krytycznej) - w której ustalone zależności poszczególnych czynności przedstawia się w postaci sieci czynności,

• PERT (Program Evaluation and Review Technique - technika oceny i kontroli programu działania) - czynności przedstawione są w postaci sieci wzajemnych zależności poszczególnych zdarzeń w czasie.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Honorata Zakrzewska-Krzyś

na podst.: Transfer technologii w małych i średnich przedsiębiorstwach, P. Głodek, M. Gołębiowski, tom I, Warszawa 2006