| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Rola sekretarki podczas zebrań

Rola sekretarki podczas zebrań

Sekretarka ciągle jeszcze kojarzy się z „panią Krysią”, która przed gabinetem szefa pije kawę i plotkuje z koleżankami. Jej rola sprowadza się do niedopuszczania interesantów i „ochrona” przełożonego. Raczej nikt nie spodziewa się, że taka osoba mogłaby wnieść jakikolwiek merytoryczny wkład w jakąkolwiek dyskusję.

Mimo, że czasy się zmieniły i „sekretarkę” coraz częściej zastępuje „asystentka” stereotyp pozostał. No może z tą różnicą, że asystentka, w przeciwieństwie do sekretarki, powinna ładnie wyglądać i być swojego rodzaju wizytówką firmy.

Mało kto zdaje sobie jednak sprawę, że dzisiejsza sekretarka/asystentka jest zazwyczaj prawą ręką szefa, a tym bardziej prowadzącego zebranie. To na jej głowie spoczywają wszelkie kwestie organizacyjne, począwszy od zorganizowania sali na spotkanie, po pilnowanie, aby zebranie przebiegało wedle wcześniej ustalonego porządku obrad.

Porównaj: Zarządzanie dokumentacją

Dzisiejsza sekretarka/asystentka musi posiadać cechy i umiejętności, jakimi w zasadzie powinien charakteryzować się przewodniczący zebrania. Są to, między innymi:
- umiejętność słuchania innych,
- zdolność precyzyjnego i logicznego myślenia,
- panowanie nad emocjami uczestników,
- wiedza, ale nie ekspercka,
- obiektywizm

Do obowiązków sekretarki/asystentki należy przede wszystkim zawiadomienie wszystkich o terminie zebrania i rozesłanie porządku obrad. To z nią, a nie z prowadzącym, kontaktują się pozostali uczestnicy zebrania w sprawie ewentualnych nieobecności, przesunięcia terminu spotkania, ale także w sprawie wywiązania się z poprzednio przydzielonych zadań.

To ona, jako osoba najbardziej zorientowana w rozkładzie zajęć uczestników może zasugerować prowadzącemu kolejność tematów obrad. Może także przekazywać mu wszelkie tego typu sugestie od poszczególnych uczestników. Znając lepiej od szefa nastroje w firmie, może mu także zasugerować tematy, które powinny znaleźć w porządku obrad, albo na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Sekretarka dba również o wszystkie aspekty organizacyjne zebrania – poczynając od wynajęcia odpowiednio dużej sali dla uczestników, po zapewnienie im ciepłych lub zimnych napojów. Przy dużej liczbie osób lub paru zebraniach w ciągu tygodniach nie jest to proste zadanie.

Sekretarka zajmuje się również przygotowywaniem i rozsyłaniem protokołów z obrad. Pewnie z tego względu, że podczas zebrań jest przede wszystkim biernym słuchaczem i zajmuje się głównie robieniem notatek, często uważana jest za zupełnie niepotrzebnego uczestnika spotkania. Mało kto pamięta, że protokoły, które dostaje są przygotowywane właśnie przez nią. Sporządzenie syntetycznego dokumentu z przebiegu zebrania, które nierzadko ma bardzo burzliwy przebieg nie jest łatwym zadaniem.

Polecamy serwis Korespondencja w biznesie

Każda asystentka musi też mieć dużo lepszą „pamięć”, niż przewodniczący – powinna między innymi znać wszelkie panujące w firmie reguły i procedury. To do niej należy przypomnienie wszystkim uczestnikom o poufności obrad, czy też sprawdzenie, czy osoby, które zobowiązały się do wykonania jakiegoś zadania zobowiązały się z niego.

Karolina Zaborska

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Buszan Augustyniak Suchecka Adwokat Radcowie Prawni Spółka partnerska

Ekspert w zakresie nieruchomości, własności intelektualnej, podatków oraz praw przedsiębiorców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »