Komunikacja z pracownikami - cztery drogi, by uniknąć problemu, który może zabić Twój biznes

Prof. Heras podpowiada, jak zwalczyć milczenie, ten kłopotliwy objaw braku motywacji w zespole. Metody proponowane przez prof. Heras polegają na zmianie struktury organizacyjnej firmy i poprawie atmosfery w miejscu pracy, które mają zaowocować skuteczną dwustronną komunikacją między pracownikami wszystkich szczebli oraz zapewnią swobodną wymianę pomysłów i informacji:

1. Komunikacja z pracownikami niższego szczebla. Menedżerom wyższego szczebla trzeba zapewnić zarówno oficjalne, jak i nieformalne kanały komunikacji z podwładnymi. Dobrym pomysłem jest założenie sprawnego i dynamicznego intranetu. Dzięki wewnętrznej sieci wszyscy pracownicy będą otrzymywać istotne informacje w uporządkowany sposób. Poza tym personel powinien odbierać menedżerów jako osoby otwarte i wykazujące zrozumienie dla problemów i potrzeb swoich podwładnych. Stała obecność menedżera oraz konsekwentna polityka „otwartych drzwi” zachęca pracowników do zabierania głosu.
2. Prawdziwa różnorodność. Grupa menedżerów wyższego szczebla powinna odzwierciedlać zróżnicowanie pracowników pod względem kultury, płci i wykształcenia. Taką strukturę kadr można uzyskać poprzez utworzenie multidyscyplinarnych grup roboczych oraz zapewnieniu sprawiedliwej rekrutacji.
3. Skoordynowane cele. Cele pracowników i menedżerów wyższego szczebla powinny się pokrywać. Ponadto osoba, która przyczyniła się do realizacji danego celu, zasługuje na wyrazy uznania ze strony firmy oraz nagrodę, także finansową.
4. Zespoły ds. poprawy jakości pracy. Zadaniem grup ochotników i liderów zespołów, oprócz samego monitorowania jakości pracy, powinno być wspólne wykrywanie, omawianie i rozwiązywanie problemów związanych z pracą podczas regularnych spotkań. Kolejnym obowiązkiem jest przedstawienie opracowanych rozwiązań ukierunkowanych na zwiększenie wydajności firmy.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Skąd ta cisza?

Pracownicy, którzy zamykają się w sobie zamiast otwarcie mówić o swoich problemach, zazwyczaj podejrzewają, że straty będą większe niż zyski. Boją się łatki „jątrzycieli” albo odwetu ze strony przełożonych. Oto czynniki sprawiające, że pracownicy wolą zachowywać swoje opinie dla siebie:

1. Niewłaściwe zachowanie i podejście menedżerów: zakładanie, że pracownicy są zmotywowani wyłącznie wtedy, gdy chodzi o ich dobro; przekonanie, że proszenie podwładnych o informację zwrotną to zbędne ryzyko; przyjmowanie, że wystarczy rozmowa z bezpośrednim przełożonym; wyobrażenie, że odgórna komunikacja ze strony np. związków zawodowych jest wystarczająca; przyjmowanie, że brak skarg to oznaka jedności i utożsamiania się z misją firmy; zachowywanie się tak, jakby nie było żadnych problemów.
2. Inne bariery to m.in.: skomplikowana i wielopoziomowa hierarchia organizacyjna; znaczące różnice kulturowe, etniczne lub płci między menedżerami najwyższego szczebla i pracownikami lub silne skoncentrowanie strategii firmy na kontrolowaniu kosztów.

Jak stereotypy wpływają na relacje w pracy?

Cena ignorowania milczenia:

• Utrata wielu kreatywnych i innowacyjnych pomysłów i rozwiązań, wynikająca z tego, że pracownicy wolą zachowywać milczenie niż zgłaszać pomysły w dziedzinach, w których mogliby coś wnieść swoją wiedzą.
• Marnowanie istotnych informacji, które mają osoby bezpośrednio zaangażowane w pracę i lepiej orientujące się w codziennych problemach.
• Stres, nieobecności, rezygnacja, a nawet strajki lub sabotaż mogą być konsekwencją braku motywacji, gdyż „milczący” pracownicy rzadziej identyfikują się z celami pracodawcy. Jeśli menedżer wyższego szczebla odczyta ciszę ze strony podwładnego jako zwykły brak zainteresowania lub postawę oportunistyczną, to tylko utwierdzi pracownika w przekonaniu, że lepiej wycofać się z aktywnej komunikacji z przełożonym. Doprowadzi to do stworzenia błędnego koła.

Autor: Prof. Mireia Las Heras

Organizacja dnia sprzyjająca efektywności