| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > Mała firma > Pracownik i ZUS > Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Przechowywanie dokumentacji kadrowej - czy można w chmurze?

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo dokumentacja oraz akta powinny być przechowywane w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy w równym stopniu jednoosobową działalność gospodarczą zatrudniającą jednego pracownika, jak i korporację zatrudniającą setki pracowników etatowych. Za naruszenie powyższego obowiązku grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.

Odbyły się trzy spotkania. W trakcie pierwszego spotkania omówione zostały zagadnienia dotyczące:

  • digitalizacji dokumentacji już wytworzonej, dokumentacji wytworzonej w formie elektronicznej, skrócenia terminów przechowywania dokumentacji, likwidacji obowiązku przechowywania niektórych dokumentów,
  • ważności podpisu elektronicznego i odtwarzalności dokumentu po bardzo długim okresie przechowywania,
  • zabezpieczenia interesu obywateli, którym należy zapewnić możliwość udowodnienia okresów składkowych,
  • możliwości poświadczenia prawdziwości dokumentów zdigitalizowanych,
  • możliwości podziału dokumentacji pracowniczej na dokumentację o krótkim terminie przechowania i o długim terminie przechowania.

Drugie spotkanie dotyczyło nowej definicji dokumentu w świetle projektu ustawy o zmianie ustawy Kodeks cywilny, ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, funkcjonowania systemu teleinformatycznego ZUS oraz odtwarzalności dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym po długim okresie przechowywania.

Czy pracodawca może wymagać prywatnego maila od pracownika?

Natomiast na trzecim spotkaniu poruszono kwestie możliwości rezygnacji z przechowywania części dokumentów pracowniczych oraz skrócenia okresu przechowywania, a także nałożenia na ZUS zadań związanych z ewentualnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

W kolejnym etapie zespół skupi się na ustaleniu rodzajów dokumentów podlegających długookresowemu przechowywaniu, wyboru opcji wytwarzania dokumentów - w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej - a także wskazaniu dokumentów, które będą mogły być poddane digitalizacji bez konieczności udziału notariusza. Wzięte zostaną również pod uwagę rozwiązania w zakresie dokumentacji pracowniczej stosowane przez inne państwa członkowskie. Kluczowe znaczenie dla działań dotyczących ułatwień w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej mają również prowadzone przez Ministerstwo Sprawiedliwości prace nad zmianą przepisów kodeksów cywilnego i postępowania cywilnego, w szczególności w zakresie nowej definicji dokumentu.

Złożoność materii nie pozwala na wyznaczenie przewidywanego terminu ukończenia prac, co podkreślone zostało na zakończenie odpowiedzi podsekretarza stanu.

Na jak długo można delegować pracownika?

reklama

Ekspert:

wfirma.pl

wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

dokumentacja kadrowa
dokumentacja kadrowa

E-urząd Cyfrowe usługi publiczne. Poradnik dla administracji i przedsiębiorców (książka)79.00 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Prawna ARKANA

Profesjonalna obsługa prawna firm i porady prawne dla biznesu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »