Głosowanie na walnym zgromadzeniu przez pełnomocnika

Ustawą z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi wdrożono do polskiego porządku prawnego zapisy Dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11 lipca 2007 r. w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym (dalej: dyrektywa). Głównym celem implementacji dyrektywy było ułatwienie akcjonariuszom spółek publicznych wykonywania ich praw korporacyjnych. Większość zmian wprowadzonych ww. nowelizacją weszła w życie 3 sierpnia br.

Zakres pełnomocnictwa

Nowelizacja utrzymała dotychczasową zasadę, zgodnie z którą akcjonariusze mogą uczestniczyć w walnym zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Jednocześnie nowelizacja - w celu usunięcia dotychczasowych wątpliwości - wprowadziła wyraźny zakaz ograniczania prawa akcjonariuszy do ustanawiania pełnomocników na walnym zgromadzeniu oraz zakaz ograniczania liczby tych pełnomocników (art. 412 § 2 k.s.h.). W dotychczasowej praktyce stosowania przepisów kodeksu spółek handlowych dotyczących głosowania przez pełnomocnika istniały bowiem wątpliwości dotyczące dopuszczalności wprowadzenia statutowych ograniczeń ustanawiania pełnomocników na walnym zgromadzeniu. Opisywany przepis rozstrzygnął tę kontrowersję. Warto przy tym zauważyć, że opisywana norma prawna znajduje zastosowanie do wszystkich spółek akcyjnych (nie tylko do spółek publicznych). Dzieje się tak, ponieważ w ocenie polskiego ustawodawcy posługiwanie się pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu stanowi zrozumiałą praktykę i odpowiada oczekiwaniom akcjonariuszy. Statut nie powinien zatem utrudniać akcjonariuszom korzystania z tego prawa.

Nowelizacja zawiera również regulacje dotyczące zakresu umocowania pełnomocnika. W myśl nowych przepisów pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na walnym zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa (art. 412 § 3 k.s.h.). Takie rozwiązanie oznacza przyznanie pełnomocnikowi szerokich możliwości działania, gdyż pełnomocnik jest uprawniony do wykonywania na walnym zgromadzeniu wszystkich uprawnień przysługujących akcjonariuszowi, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie wyłączone. Jedyny wyjątek od powyższej reguły dotyczy możliwości udzielenia przez pełnomocnika dalszego pełnomocnictwa (substytucji).

Nowe zasady ograniczania prawa głosu akcjonariuszy

PRZYKŁAD

Akcjonariusz A udzielił B pełnomocnictwa do wykonywania uprawnień akcjonariusza na walnym zgromadzeniu. W treści pełnomocnictwa nie wyłączono możliwości udzielenia przez B dalszego pełnomocnictwa. W opisywanym przypadku B nie może jednak udzielić nikomu dalszego pełnomocnictwa. Dzieje się tak, ponieważ zgodnie z art. 412 § 4 k.s.h. pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa wyłącznie wtedy, gdy wynika to z treści pełnomocnictwa.

Ponadto nowelizacja wprowadziła zasadę, zgodnie z którą akcjonariusz spółki publicznej, który posiada akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z tych rachunków. W związku z tym zapisem należy przyjąć, że każdy z ustanowionych przez akcjonariusza pełnomocników może głosować odmiennie (tzw. split voting). Jest to bezpośrednia konsekwencja obowiązywania zasady, zgodnie z którą sam akcjonariusz może głosować odmiennie z każdej posiadanej akcji (art. 411³ k.s.h.).

Forma pełnomocnictwa

Nowelizacja wprowadziła szczegółowe przepisy dotyczące formy, w której pełnomocnictwo jest udzielane. Zasadą jest, iż pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 412¹ § 1 k.s.h.). Reguła ta nie dotyczy jednak spółek publicznych. W odniesieniu do spółek publicznych nowela wprowadza rozwiązanie, zgodnie z którym pełnomocnictwo do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Warto przy tym podkreślić, że udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jednocześnie nowelizacja wprowadziła zakaz wprowadzania w statucie dalej idących ograniczeń dotyczących formy udzielenia pełnomocnictwa. Rozwiązania powyższe mają na celu maksymalne odformalizowanie czynności udzielenia pełnomocnictwa do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania głosu w spółce publicznej.

Jakie zmiany w Kodeksie spółek handlowych obowiązują od 3 sierpnia

Opisywana nowelizacja nakłada ponadto na spółki publiczne obowiązek wskazania akcjonariuszom co najmniej jednego sposobu zawiadamiana spółki - przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej - o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej. O wybranym przez spółkę publiczną sposobie zawiadamiania rozstrzyga regulamin walnego zgromadzenia, a w przypadku braku takiego regulamin - zarząd spółki.

PRZYKŁAD

Regulamin walnego zgromadzenia spółki publicznej przewiduje, że akcjonariusze zawiadamiają o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej przez wysłanie spółce informacji pocztą elektroniczną na wskazany adres. Takie rozwiązanie jest prawidłowe, gdyż spełnia wymogi określone w art. 412 1 k.s.h. Wystarczające jest bowiem wskazanie akcjonariuszom jednego sposobu zawiadamiania spółki drogą elektroniczną o fakcie udzielenia pełnomocnictwa w postaci elektronicznej.

Powyższe zasady mają odpowiednie zastosowanie do oświadczenia o odwołaniu pełnomocnictwa (art. 412¹ § 6 k.s.h.). Rozwiązanie to oznacza, że oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu w spółce publicznej wymaga złożenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Spółka publiczna ma ponadto obowiązek wskazania akcjonariuszom co najmniej jednego sposobu zawiadamiana spółki - przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej - o fakcie odwołania pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej.

Konflikt interesów

Kodeks spółek handlowych w swoim poprzednim brzmieniu wykluczał członków zarządu i pracowników spółki z kręgu pełnomocników akcjonariuszy (art. 412 § 3 k.s.h.). Dyrektywa nie zezwala jednak na utrzymanie takiego zakazu w spółkach publicznych. Zakaz ustanawiania członków organów czy pracowników spółki pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu jest bowiem uznawany za niepożądane ograniczenie praw akcjonariuszy. Tym samym ustawodawca europejski przyznaje pierwszeństwo postulatowi zapewnienia akcjonariuszom nieskrępowanego dostępu do instytucji pełnomocnictwa. W związku z powyższym nowelizacja utrzymuje co prawda zakaz ustanawiania członków zarządu i pracowników spółek pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu, ale wyłącza spod jego zakresu obowiązywania spółki publiczne. Tym samym w spółkach publicznych członkowie zarządu i pracownicy spółki mogą być pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu. Jednocześnie nowelizacja wprowadza w odniesieniu do spółek publicznych pewne ograniczenia dotyczące możliwości działania pełnomocników znajdujących się w konflikcie interesów. W myśl nowych przepisów, jeśli pełnomocnikiem na walnym zgromadzeniu spółki publicznej jest:

1) członek zarządu, członek rady nadzorczej, likwidator lub pracownik spółki publicznej lub

2) członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od tej spółki,

- to aktualizują się cztery rodzaje ograniczeń dotyczących możliwości działania takiego pełnomocnika (art. 412² § 3 i 4 k.s.h.). Po pierwsze, pełnomocnictwo udzielone takiemu pełnomocnikowi może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu. Po drugie, pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Po trzecie, udzielenie dalszego pełnomocnictwa (substytucji) przez tę kategorię pełnomocników jest wyłączone. Po czwarte, pełnomocnik należący do omawianej kategorii ma obowiązek głosować zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.

Dyrektywa wymusiła także zmiany w art. 413 k.s.h. Przepis ten zakazywał bowiem akcjonariuszowi głosować w charakterze pełnomocnika przy podejmowaniu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, w tym dotyczących udzielenia mu absolutorium, zwolnienia go ze zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Zakaz ten był jednak niedopuszczalny w świetle dyrektywy, ponieważ prowadził do ograniczenia kręgu osób, które mogły być pełnomocnikami na walnym zgromadzeniu spółki publicznej. W związku z tym nowelizacja zwolniła akcjonariuszy spółek publicznych spod zakazu występowania w charakterze pełnomocników (art. 413 § 2 k.s.h.). Akcjonariusze ci podlegają jednak analogicznym restrykcjom co członkowie organów i pracownicy spółki (art. 412² § 3 i 4 k.s.h.).

Mikołaj Barczak

adwokat, ORA w Bydgoszczy

Podstawa prawna:

• ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.),

• ustawa z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi (Dz.U. z 2009 r. Nr 13, poz. 69).