Głosowanie korespondencyjne na walnym zgromadzeniu

Ustawa z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych wdrożyła do polskiego porządku prawnego rozwiązania Dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11 lipca 2007 r. w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym (dalej: „dyrektywa”). Podstawowym celem wprowadzenia w życie nowych przepisów było doprowadzenie do ułatwienia akcjonariuszom spółek publicznych wykonywania ich praw korporacyjnych. Przepisy te weszły w życie 3 sierpnia br.

Głosowanie korespondencyjne

Jedną z istotnych nowości legislacyjnych wiążących się z opisywaną nowelizacją jest wprowadzenie możliwości głosowania korespondencyjnego przez akcjonariuszy spółek publicznych.

Zgodnie z art. 12 dyrektywy, państwa członkowskie zezwalają spółkom na oferowanie swoim akcjonariuszom możliwości głosowania korespondencyjnego przed walnym zgromadzeniem. Głosowanie to może podlegać tylko takim wymogom i ograniczeniom, które są konieczne do identyfikacji akcjonariusza i tylko w takim zakresie, w jakim są one proporcjonalne do osiągnięcia tego celu.

W celu realizacji powyższych wymagań polski ustawodawca wprowadził zasadę, w myśl której akcjonariusz spółki publicznej może oddać głos na walnym zgromadzeniu drogą korespondencyjną (art. 411¹ § 1 k.s.h.). Jednocześnie ustawodawca zdawał sobie sprawę, że w formie spółek publicznych działają w Polsce nie tylko podmioty prowadzące przedsięwzięcia gospodarcze na dużą skalę, ale także spółki średniej wielkości, zainteresowane pozyskiwaniem funduszy na inwestycje za pośrednictwem publicznego rynku akcji. Nałożenie na te ostatnie spółki obowiązku zapewnienia akcjonariuszom głosowania korespondencyjnego byłoby dla tego rodzaju podmiotów nadmiernym obciążeniem. Ustawodawca ograniczył się zatem do umożliwienia akcjonariuszom wykonywania prawa głosu korespondencyjnie, natomiast decyzja dotycząca faktycznego wprowadzenia stosownych procedur pozostawiona została zainteresowanym spółkom. W związku z tym, w warunkach polskich o dopuszczalności oddania głosu drogą korespondencyjną rozstrzyga regulamin walnego zgromadzenia (art. 411¹ § 1 k.s.h.). Co godne odnotowania, takie rozwiązanie legislacyjne oznacza, że statut spółki nie musi zawierać szczegółowych rozwiązań w tym zakresie. Polski ustawodawca wyszedł bowiem z założenia, że problematyka sposobu wykonywania kompetencji wewnątrz organu powinna stanowić materię zarezerwowaną dla regulaminów. W rezultacie, umożliwienie akcjonariuszom głosowania drogą korespondencyjną nie wymaga zmiany statutu, gdyż wystarczające jest podjęcie „zwykłej” uchwały walnego zgromadzenia (chyba że statut wprowadza surowsze wymagania dla zmiany regulaminu walnego zgromadzenia). Należy jednak podkreślić, że nowelizacja nie wprowadza domniemania dopuszczalności głosowania korespondencyjnego.

PRZYKŁAD

Regulamin walnego zgromadzenia spółki publicznej nie zawiera postanowień dopuszczających ani zabraniających głosowania korespondencyjnego. Należy przyjąć, że w takim przypadku głosowanie korespondencyjne jest niedopuszczalne. Dzieje się tak, ponieważ regulamin walnego zgromadzenia musi wyraźnie przewidywać możliwość głosowania korespondencyjnego.

Formularze

Nowelizacja przesądziła, że głosowanie korespondencyjne może odbywać się wyłącznie na formularzach. Zgodnie z art. 402³ § 1, spółka publiczna ma obowiązek prowadzić stronę internetową i udostępnić na niej najpóźniej w dniu zwołania walnego zgromadzenia formularze pozwalające na wykonywanie głosu korespondencyjnie. Jeżeli z przyczyn technicznych spółka nie jest w stanie tego uczynić, wówczas ma obowiązek wysłać formularze pocztą każdemu akcjonariuszowi na jego żądanie.

Dyrektywa nie określa formy ani treści formularzy. Polskie przepisy nakładają natomiast na spółki publiczne obowiązek podejmowania działań służących identyfikacji akcjonariuszy głosujących drogą korespondencyjną (art. 411¹ § 4 k.s.h.). Przepis ten zastrzega, że działania spółki w tym zakresie powinny być proporcjonalne do celu. Zgodnie zaś z art. 402³ § 3 k.s.h., formularze powinny zawierać proponowaną treść uchwały walnego zgromadzenia i umożliwiać:

1) identyfikację akcjonariusza oddającego głos oraz jego pełnomocnika, jeżeli akcjonariusz wykonuje prawo głosu przez pełnomocnika,

2) oddanie głosu (tj. oddanie głosu „za”, „przeciw” lub „wstrzymującego się”),

3) złożenie sprzeciwu przez akcjonariuszy głosujących przeciwko uchwale,

4) zamieszczenie instrukcji dotyczących sposobu głosowania w odniesieniu do każdej z uchwał, nad którą głosować ma pełnomocnik.

Statut lub regulamin walnego zgromadzenia może przewidywać również dodatkowe elementy, które powinny znaleźć się w treści formularza.

Należy jednocześnie podkreślić konieczność ścisłego przestrzegania wymogów formalnych związanych ze stosowaniem formularzy przeznaczonych do głosowania korespondencyjnego.

PRZYKŁAD

Akcjonariusz spółki publicznej oddał głos w formie korespondencyjnej, ale nie skorzystał z wzoru formularza udostępnionego przez spółkę na stronie internetowej. Głos oddany w taki sposób jest bezwzględnie nieważny, gdyż art. 411¹ § 3 k.s.h. wskazuje, że głos oddany w innej formie niż na formularzu, a także głos oddany na formularzu niespełniającym minimalnych wymagań ustawowych lub dodatkowych wymagań przewidzianych statutem lub regulaminem walnego zgromadzenia jest nieważny.

Tak surowa sankcja ma ograniczać spory co do ważności głosowania korespondencyjnego, a tym samym zwiększyć stabilność uchwał podejmowanych przy udziale głosów oddanych korespondencyjnie. W ocenie ustawodawcy, opisywane rozwiązanie powinno skłaniać spółki do starannego przygotowywania formularzy.

 

Zagadnienia proceduralne

Wprowadzenie możliwości głosowania korespondencyjnego wymusiło równoczesne wprowadzenie kilku nowych rozwiązań dotyczących procedury głosowania oraz ustalania wyników głosowania. Podstawowe znaczenie w tym zakresie ma art. 411² § 1 k.s.h., w myśl którego przy obliczaniu kworum oraz wyników głosowania uwzględnia się głosy oddane korespondencyjnie, które spółka otrzymała nie później niż chwili zarządzenia głosowania na walnym zgromadzeniu. Przepis ten pełni dwojaką funkcję. Po pierwsze, zakreśla końcowy termin na skorzystanie z możliwości głosowania korespondencyjnego. Termin ten wyznacza chwila zarządzenia głosowania na walnym zgromadzeniu co do określonego punktu porządku obrad. Spółka ma obowiązek uwzględnić wszystkie głosy, które otrzymała do tej chwili. Spóźnione głosy należy pominąć. Niedopuszczalna byłaby bowiem sytuacja, w której po przeprowadzeniu głosowania nad określonym projektem uchwały, przewodniczący walnego zgromadzenia nie byłby w stanie stwierdzić jednoznacznie i ostatecznie, czy podjęto uchwałę, ponieważ byłby zmuszony następczo uwzględnić głosy oddane korespondencyjnie, które nie dotarły jeszcze do spółki. W związku z tym, przewodniczący ma obowiązek pominąć wszystkie głosy spóźnione. Po drugie, art. 411² § 1 k.s.h. przyjmuje fikcję prawną obecności na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, którzy oddali głosy drogą korespondencyjną. Głosy oddane korespondencyjnie są zatem uwzględniane na potrzeby ustalenia kworum na walnym zgromadzeniu. Innymi słowy, głosowanie korespondencyjne jest zrównywane z głosowaniem przez akcjonariusza osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Zrównanie sytuacji prawnej akcjonariuszy głosujących osobiście i głosujących korespondencyjnie jest wyraźne również w zakresie możliwości złożenia sprzeciwu. Zgodnie z art. 411² § 3 k.s.h., złożenie sprzeciwu drogą korespondencyjną jest równoznaczne ze zgłoszeniem żądania zaprotokołowania sprzeciwu przez akcjonariusza obecnego na walnym zgromadzeniu. Tym samym, zarówno akcjonariusze głosujący osobiście, jak i głosujący korespondencyjnie mają prawa zaskarżenia uchwały walnego zgromadzenia, z którą się nie zgadzają (złożenie sprzeciwu jest warunkiem dopuszczalności powództwa o uchylenie uchwały albo o stwierdzenie nieważności uchwały walnego zgromadzenia).

Kolejna ważna nowość polega na wprowadzeniu zasady, zgodnie z którą głosy oddane korespondencyjnie są jawne od chwili ogłoszenia wyników głosowania (art. 411² § 2 k.s.h.). Przepis ten pełni funkcję porządkową i jest adresowany do zarządu spółki, przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz podległego tym osobom personelu. Głosy oddane korespondencyjne nie powinny być ujawniane przed głosowaniem na walnym zgromadzeniu. Informacje o sposobie głosowania korespondencyjnego mogłyby bowiem być wykorzystywane do wpływania na zachowania innych akcjonariuszy. Głosowanie korespondencyjne nie powinno umożliwiać uzyskania przewagi informacyjnej przez niektórych akcjonariuszy, członków zarządu czy przewodniczącego walnego zgromadzenia. Natomiast już po ogłoszeniu wyników głosowania, akcjonariusze obecni na walnym zgromadzeniu powinni mieć możliwość zapoznania się ze sposobem głosowania akcjonariuszy, którzy skorzystali z trybu korespondencyjnego. Głosowanie na walnym zgromadzeniu, niezależnie od przyjętej metody oddawania głosów, jest bowiem zasadniczo jawne (art. 420 § 1 k.s.h.).

Odwołanie głosu

Cechą charakterystyczną głosowania korespondencyjnego jest to, że pomiędzy chwilą oddania głosu a chwilą głosowania upływa zawsze określony czas. W tym czasie mogą wystąpić nowe okoliczności, które mogą skłonić akcjonariusza do zmiany pierwotnie oddanego głosu. Z tego powodu w pkt 9 motywów dyrektywy wskazuje się, iż wprowadzenie głosowania korespondencyjnego nie powinno uniemożliwiać państwom członkowskim przyjęcia przepisów mających zapewnić, że wyniki głosowania we wszystkich przypadkach będą odzwierciedlać intencje akcjonariuszy, w tym przepisów dotyczących sytuacji, w których po oddaniu głosu przez akcjonariusza drogą korespondencyjną zaistniały lub zostały ujawnione nowe okoliczności. Mając te wytyczne na uwadze, polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do k.s.h. zasady, zgodnie z którą akcjonariusz może, aż do chwili zarządzenia głosowania na walnym zgromadzeniu, odwołać swoje oświadczenie (tj. pierwotnie oddany głos) i oddać nowy głos korespondencyjnie, względnie głosować osobiście lub przez pełnomocnika podczas walnego zgromadzenia (art. 411² § 4 k.s.h.).

PRZYKŁAD

Akcjonariusz spółki publicznej głosował korespondencyjnie. Już po wysłaniu swojego oświadczenia do spółki, akcjonariusz uzyskał dodatkowe informacje dotyczące proponowanej uchwały, co skłoniło go do zmiany sposobu głosowania. Dzień przed walnym zgromadzeniem akcjonariusz wysłał oświadczenie o odwołaniu swojego pierwotnie oddanego głosu. Oświadczenie to dotarło do spółki następnego dnia po walnym zgromadzeniu. Przy ustalaniu wyników głosowania na walnym zgromadzeniu został uwzględniony wyłącznie pierwszy z nadesłanych głosów. Ostatnim momentem, w którym możliwe jest odwołanie pierwotnie oddanego głosu, jest bowiem chwila zarządzenia głosowania na walnym zgromadzeniu. Oświadczenie akcjonariusza, które dotrze do spółki po tej chwili, będzie bezskuteczne.

Mikołaj Barczak

adwokat, ORA w Bydgoszczy

 

Podstawa prawna:

• ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.),

• ustawa z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi (Dz.U. z 2009 r. Nr 13, poz. 69).