Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Przepisy k.s.h. (a często także postanowienia umowy spółki) przewidują dla „organu właścicielskiego” w spółce z o.o., jakim jest zgromadzenie wspólników, kompetencję do podejmowania uchwał w szczególnie istotnych sprawach spółki. Co do zasady, zgromadzenie wspólników zwoływane jest przez zarząd. Jednak w określonych przypadkach może być ono zwołane także przez radę nadzorczą, komisję rewizyjną, wspólnika (ów), a nawet osobę trzecią. Dopuszczalne jest także odbycie zgromadzenia w trybie nieformalnym, to jest bez uprzedniego zwołania.

Odbycie zgromadzenia wspólników bez jego uprzedniego zwołania

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane (art. 238 § 1 k.s.h.). Pomiędzy terminem nadania zaproszenia a datą zgromadzenia powinny upłynąć co najmniej dwa tygodnie. Może się jednak zdarzyć, że zajdą okoliczności wymagające natychmiastowego działania organu założycielskiego, bądź sytuacje, w których skonfliktowany z niektórymi wspólnikami zarząd będzie celowo zwlekał ze zwołaniem zgromadzenia. Z tych względów ustawodawca przewidział również możliwość odbycia nieformalnego zgromadzenia wspólników.

W myśl art. 240 k.s.h. uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Dla ważnego odbycia zgromadzenia w trybie art. 240 k.s.h. niezbędne jest zatem kumulatywne spełnienie następujących warunków:

1) w posiedzeniu muszą uczestniczyć wspólnicy (lub ich pełnomocnicy) reprezentujący cały kapitał zakładowy spółki,

2) nikt z uczestników zgromadzenia nie sprzeciwił się jego odbyciu,

3) nikt z obecnych nie wniósł sprzeciwu co do postawienia poszczególnych spraw na porządku obrad.

W odniesieniu do wskazanego wyżej warunku trzeciego należy jednak zwrócić uwagę, że sprzeciw któregoś ze wspólników w zakresie wniesienia określonej sprawy na porządek obrad nie powoduje automatycznego zniesienia możliwości podejmowania jakichkolwiek uchwał w trybie nieformalnym, a jedynie wyklucza dopuszczalność podejmowania uchwały w sprawie, którą na skutek sprzeciwu wspólnika pozostawiono poza porządkiem obrad.

Dowodem spełnienia przesłanek ważności nieformalnego zgromadzenia wspólników będzie protokół, zawierający powołanie się na przepis art. 240 k.s.h. oraz stwierdzający zachowanie warunków odbycia takiego zgromadzenia - wraz z dołączoną listą obecności, podpisaną przez wszystkich uczestników zgromadzenia. Protokół powinien odpowiadać wymogom określonym w art. 248 § 1 i 2 k.s.h., gdyż uchwały podjęte w trybie nieformalnym są jednak uważane za wyrażone w ramach zgromadzenia wspólników (art. 227 § 1 k.s.h.).

Tryb nieformalny nie wyklucza, iż wspólnicy głosując nad określoną sprawą wyrażą odmienne stanowiska (np. część wspólników będzie przeciwna jej podjęciu). Artykuł 240 k.s.h. nie ustanawia bowiem wymogu jednomyślnego głosowania, lecz jedynie jednomyślność wszystkich wspólników w kwestii odbycia takiego zgromadzenia.

W przypadku, gdy pomimo obecności w danym miejscu wszystkich wspólników niektórzy z nich (chociażby jeden) opowiedzą się przeciwko odbyciu zgromadzenia (sprzeciw powinien zostać wniesiony do protokołu jeszcze przed głosowaniem nad poszczególnymi punktami porządku obrad), zastosowanie trybu nieformalnego nie będzie dopuszczalne. Jeżeli - pomimo zgłoszonego sprzeciwu - pozostali wspólnicy podejmą uchwałę, to wspólnikowi sprzeciwiającemu się przysługuje prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności tej uchwały - jako sprzecznej z ustawą (art. 252 § 1 k.s.h. w zw. z art. 250 pkt 4 k.s.h.). Nie wpływa natomiast na skuteczność uchwał podjętych na nieformalnym zgromadzeniu ewentualny sprzeciw członka zarządu bądź rady nadzorczej co do odbycia takiego zgromadzenia (chyba że członek zarządu/rady nadzorczej jest jednocześnie wspólnikiem spółki).

W trybie określonym w art. 240 k.s.h. może się odbyć zarówno zwyczajne, jak i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie nieformalne (odbywające się np. na wspólnie spędzanych przez wspólników wakacjach) nie jest objęte wymogiem art. 234 § 1 k.s.h., to jest obowiązkiem przeprowadzenia zgromadzenia w siedzibie spółki (lub innym miejscu określonym w umowie spółki). Należy bowiem uznać, że w przypadku zastosowania trybu nieformalnego zachodzą jednocześnie okoliczności z art. 234 § 2 k.s.h., gdyż zgoda wszystkich wspólników na odbycie zgromadzenia może być uznana za zgodę na przeprowadzenie zgromadzenia poza siedzibą spółki. Natomiast wątpliwe jest, aby w świetle art. 234 § 2 k.s.h. zgromadzenie nieformalne mogło odbyć się poza granicami Polski.

Zastrzeżenie w umowie spółki prawa wspólnika do zwołania zgromadzenia

Jak zaznaczono powyżej, może zaistnieć sytuacja, gdy nie dojdzie do zwołania zgromadzenia przez zarząd, a jednocześnie - z uwagi na sprzeciw niektórych wspólników - nie będzie możliwe zastosowanie trybu nieformalnego. Trzeba mieć przy tym na uwadze, że zdaniem wielu komentatorów (choć nie jest to stanowisko jednolite), decyzja o zwołaniu zgromadzenia wymaga uchwały zarządu. Zgodnie z tym poglądem, nie może zwołać zgromadzenia samodzielnie prezes zarządu, a w przypadku konfliktu w zarządzie, zwołanie zgromadzenia może okazać się utrudnione. Jeżeli w spółce nie ustanowiono dodatkowo rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej, wówczas zajdzie potrzeba zwołania zgromadzenia na zasadzie art. 236 § 1 k.s.h. w zw. z art. 237 § 1 k.s.h. (to jest przez wspólników upoważnionych przez sąd rejestrowy). Jednak zwołanie zgromadzenia przez wspólników za upoważnieniem sądu rejestrowego jest czasochłonne i w przypadku pilnych spraw będzie nieefektywne.

Przewidując takie sytuacje, wspólnicy mogą zatem wprowadzić do umowy spółki postanowienie przyznające przywilej zwołania zgromadzenia jednemu bądź kilku z nich (a także osobie trzeciej) - zgodnie z art. 235 § 2 i 3 k.s.h.

Uprawnienie do zwołania zgromadzenia może być przyznane także kilku wspólnikom łącznie (w takim przypadku zwołanie zgromadzenia wymagałoby łącznego działania upoważnionych wspólników, przy czym uprawnienie wspólników do zwołania zgromadzenia będzie im przysługiwać dopiero wówczas, jeżeli zarząd zignoruje przedłożone przez nich żądanie jego zwołania).

Sposób zwołania zgromadzenia powinien odpowiadać wymogom art. 238 § 1 k.s.h. Zgodnie zaś z § 2 tego artykułu w zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki, w zaproszeniu należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Podjęcie uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad

Rozwiązaniem zbliżonym do nieformalnego trybu zwołania zgromadzenia wspólników, o którym była mowa powyżej, jest podejmowanie przez formalnie zwołane zgromadzenie uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad.

Zgodnie z art. 239 § 1 k.s.h. w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

Zasadą jest zatem, że przedmiotem zgromadzenia wspólników mogą być tylko te sprawy, które zostały objęte porządkiem obrad (to jest, co do zasady, tylko sprawy wymienione w zaproszeniu na zgromadzenie).

Jednak w sytuacji gdy na zgromadzeniu obecni są wszyscy wspólnicy (lub ich reprezentanci), a zatem podobnie jak w przypadku opisanym w art. 240 k.s.h. reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, wówczas - jeśli żaden ze wspólników się temu nie sprzeciwi - dopuszczalne jest podjęcie uchwał w sprawach nieobjętych porządkiem obrad.

Podobnie jak w przypadku opisanym w art. 240 k.s.h., sprzeciw wobec podejmowania uchwały nieobjętej porządkiem obrad powinien zostać wniesiony do protokołu jeszcze przed głosowaniem nad tą sprawą. Nie będzie natomiast uznane za taki sprzeciw dopiero głosowanie przeciwko określonej uchwale, albowiem przepis art. 239 § 1 k.s.h. nie uzależnia powzięcia takiej „nieformalnej” uchwały od jednomyślnego głosowania, lecz zawiera wymóg jednomyślności w zakresie postawienia jej na porządku obrad.

Analogicznie jak w przypadku, o którym mowa art. 240 k.s.h., jeżeli - pomimo zgłoszonego sprzeciwu - pozostali wspólnicy podejmą uchwałę tym sprzeciwem objętą, to wspólnikowi sprzeciwiającemu się przysługuje prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności tej uchwały - jako sprzecznej z ustawą (art. 252 § 1 k.s.h. w zw. z art. 250 pkt 4 lub 2 k.s.h.). Nie wpływa natomiast na skuteczność takich „nieformalnych” uchwał sprzeciw członka zarządu bądź rady nadzorczej co do ich rozpatrzenia (chyba że członek zarządu/rady nadzorczej jest jednocześnie wspólnikiem spółki).

Niezależnie od powyższego, z uwagi na przepis art. 239 § 2 k.s.h., pomimo nieumieszczenia w porządku obrad uchwalony może być wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym.

W literaturze przedmiotu przyjmuje się, że wnioskami o charakterze porządkowym są wnioski dotyczące techniki obradowania, takie jak wybór przewodniczącego zgromadzenia, zmiana kolejności podejmowania uchwał itp. Natomiast trudno uznać za wniosek o charakterze porządkowym wniosek o odwołanie/powołanie członka zarządu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 17 grudnia 1997 r., sygn. akt I ACa 869/97, jeżeli wniosek o zmianę składu organu spółki nie został ujęty w porządku obrad, to z uwagi na fakt, że nie ma on charakteru porządkowego, nie może być przedmiotem uchwały wspólników.

Nieformalne zgromadzenie wspólników a tryb pozazgromadzeniowy

Nieformalne zgromadzenie odbyte w trybie art. 240 k.s.h., czy też nieformalne uchwały podejmowane na zasadzie art. 239 § 1 k.s.h. należy odróżnić od uchwał podejmowanych przez wspólników w trybie pozazgromadzeniowym, o którym mowa w art. 227 § 2 k.s.h. Zgodnie z treścią tego artykułu bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

Uchwały podejmowane na zasadzie art. 240 k.s.h. i art. 239 § 1 k.s.h. są uchwałami podejmowanymi na zgromadzeniu wspólników i mogą dotyczyć wszelkich spraw zastrzeżonych dla kompetencji organu właścicielskiego, podczas gdy uchwały podejmowane w trybie art. 227 § 2 k.s.h. nie są uchwałami zgromadzenia wspólników, lecz uchwałami wspólników i z uwagi na niektóre przepisy k.s.h. nie mogą dotyczyć wszystkich spraw przewidzianych dla organu właścicielskiego. Moim zdaniem (choć w literaturze przedmiotu można także znaleźć odmienne poglądy), w przypadkach gdy k.s.h. wyraźnie stanowi, iż dana kwestia powinna być rozpatrzona na zgromadzeniu wspólników, zastosowanie trybu pozazgromadzeniowego nie będzie dopuszczalne. Dotyczy to np. wyrażania zgody na zawarcie umowy kredytu/pożyczki/poręczenia z członkiem zarządu (art. 15 § 1 k.s.h.), uchwał zwyczajnego zgromadzenia określonych w § 2 i 3 art. 231 k.s.h. (zob. § 4 art. 231 k.s.h.), ustanowienia pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu (art. 210 § 1 k.s.h.), a także - ze względów praktycznych - uchwał o zmianie umowy spółki (z uwagi na wymóg notarialnego zaprotokołowania), uchwały o połączeniu (art. 506 § 1 k.s.h.) oraz uchwały o podziale spółki (art. 541 § 1 k.s.h.).

Podobieństwo pomiędzy trybem nieformalnym a trybem pozazgromadzeniowym polega na istniejącej w obydwu tych przypadkach możliwości podejmowania uchwał bez formalnego zwołania oraz na wymogu jednomyślności co do zastosowania danego trybu. Tryb pozazgromadzeniowy może być jednak realizowany na dwa sposoby: poprzez jednomyślną zgodę wszystkich wspólników na głosowanie pisemne (wówczas, podobnie jak przy trybie nieformalnym, uchwały nie muszą być już podejmowane jednomyślnie), bądź poprzez jednomyślną, pisemną zgodę wszystkich wspólników na postanowienie, które ma być powzięte (w tym przypadku wszyscy wspólnicy muszą opowiedzieć się za uchwałą). Ponadto w przypadku trybu pozazgromadzeniowego (w przeciwieństwie do trybu nieformalnego) nie zachodzi konieczność zachowania wymogów protokolarnych, określonych w art. 248 § 1 i 2 k.s.h.

Podstawa prawna: ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Maciej Bielecki,

radca prawny,

Prawo Przedsiębiorcy