Jak prawidłowo rozliczyć używanie prywatnego samochodu osobowego

Zasady używania samochodu osobowego, wykorzystywanego w działalności gospodarczej, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych regulują zapisy art. 23 ust. 1 pkt 46 oraz ust. 6. ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 Nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Prowadzący działalność gospodarczą i wykorzystujący w tej działalności będący prywatną własnością samochód osobowy zobowiązany jest do udokumentowania przebiegu pojazdu dla celów prowadzonej działalności w ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
● nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
● jej adres zamieszkania,
● numer rejestracyjny pojazdu,
● pojemność silnika,
● kolejny numer wpisu,
● datę,
● cel wyjazdu,
● opis trasy,
● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
● stawkę za 1 km przebiegu,
● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
● podpis podatnika.

Polecamy: Jak założyć firmę

Stawki za 1 km wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

W 2010 roku dla samochodów o pojemności skokowej do 900 cm3 stawka za 1 km przebiegu wynosi 0,5214 zł, a dla samochodów o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 stawka za 1 km przebiegu wynosi 0,8358 zł.

Poniesione koszty, udokumentowane fakturami bądź rachunkami na których widnieje numer rejestracyjny pojazdu zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości ustalonego na podstawie ewidencji pojazdu limitu. Koszty te są rozliczane w trakcie roku narastająco. Jeżeli w danym miesiącu faktycznie poniesione koszty przekroczą limit wynikający z ewidencji przebiegu to nadwyżka nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Koszty te mogą być rozliczone w następnych miesiącach, do końca roku, jeżeli pozwoli na to limit wynikający z ewidencji przebiegu. 

Polecamy: serwis Leasing