Do 30 września trzeba udzielić pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych

Urlop wypoczynkowy może zostać nieudzielony w roku, w którym pracownik nabył do tego urlopu prawo, z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (np. konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy) lub z przyczyn leżących po stronie pracownika (np. jego choroba w okresie zaplanowanego urlopu). Niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy przechodzi na rok następny i od 1 stycznia następnego roku staje się urlopem zaległym.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu przynajmniej 30 września danego roku. Dotyczy to wyłącznie urlopu zaległego za 2011 r. Od 1 stycznia 2012 r. zmieniły się bowiem przepisy dotyczące terminu udzielania pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych. Do 31 grudnia 2011 r. trzeba było ich udzielać do 31 marca następnego roku za rok, za który przysługiwały. Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez PIP i Ministerstwo Pracy, nowy termin udzielania zaległych urlopów dotyczy tylko urlopów niewykorzystanych w 2011 r. Termin wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych za poprzednie lata był określony na 31 marca kolejnego roku.

Pracownik ma 15 dni zaległego urlopu za 2011 r. Pracuje od poniedziałku do piątku. Na prośbę pracodawcy zgodził się wykorzystać 7 dni urlopu do 30 września 2012 r., a pozostałe 8 dni ma wykorzystać w grudniu 2012 r. Taką sytuację należy uznać za naruszenie zasady nakazującej rozpoczęcie wykorzystywania zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku. W analizowanej sytuacji zasada ta mogłaby być uznana za zachowaną, jeżeli pracownik rozpocząłby wykorzystywanie 15 dni zaległego urlopu najpóźniej do 28 września br. (pracuje bowiem od poniedziałku do piątku, a więc 29 i 30 września ma wolne), ale bez dzielenia tego urlopu na części.

WAŻNE!

Pracownik nie musi wykorzystać całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, wystarczy, że rozpocznie korzystanie z tego urlopu 30 września.

Należy również pamiętać, że niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku nie powoduje utraty przez pracownika prawa do zaległego urlopu.

Udzielanie urlopu zaległego

Urlopu zaległego należy udzielać tak samo, jak zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli wyłącznie na dni pracy pracownika (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Urlop wypoczynkowy przeliczamy na godziny, przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin. Zatem pracownikowi, któremu udzielono zaległego urlopu wypoczynkowego, należy odpisać z puli urlopowej tyle godzin urlopu, ile miał do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy jest najczęściej udzielany w pełnych dniach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pozostała pracownikowi do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym ma być udzielony urlop wypoczynkowy. W takim przypadku można udzielić pracownikowi urlopu na część dnia pracy (art. 154² § 4 Kodeksu pracy). Jeżeli więc pracownikowi pozostały np. 4 godziny urlopu wypoczynkowego, a pracuje np. po 6 godzin na dobę, to wówczas można mu udzielić urlopu jedynie na część dnia pracy, a na pozostałe 2 godziny pracownik przyjdzie do pracy.

Jednak pracownikowi nie można udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego na część dnia pracy, jeżeli nabył on prawo do urlopu za kolejny rok.

Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, 3 dni w tygodniu po 10 godzin i 2 dni w tygodniu po 5 godzin. Pracownikowi pozostały 3 godziny zaległego urlopu za 2011 r. i chciałby wykorzystać go w dniu, w którym zgodnie z rozkładem czasu pracy ma pracować 10 godzin. Pracownik nabył prawo do 20 dni (160 godzin) urlopu wypoczynkowego za 2012 r. W takiej sytuacji nie jest możliwe udzielenie pracownikowi zaległego urlopu na część dnia pracy, skoro nabył prawo do 160 godzin urlopu za 2012 r. Jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w dniu, w którym miał on przepracować 10 godzin, powinien udzielić pracownikowi urlopu na cały dzień i odpisać z puli urlopowej 3 godziny zaległego urlopu oraz 7 godzin ze 160 godzin urlopu za 2012 r.

Zaległy urlop bez zgody pracownika

Pracownicy często nie chcą wykorzystywać zaległego urlopu w ostatecznym terminie. Powstaje wówczas pytanie, czy w takim przypadku pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w terminie, w którym zaległy urlop powinien być wykorzystany.

Więcej w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>