Potencjał ukryty w zapasach

Utrzymywanie prawidłowiej wielkości zapasów wymaga znajomości logistyki i finansów w tym obszarze. Można więc powiedzieć, że zarządzanie zapasami to nadzór nad finansowym aspektem zachodzących w przedsiębiorstwie procesów operacyjnych. Nadzór ten powinien być wpisany w kompetencje działu finansów.

Czy faktycznie potrzebujesz zapasów?

Na początek warto się zastanowić, po co firmie potrzebne są zapasy? Coraz częściej nie brakuje opinii, że zarządzanie zapasami to relikt przeszłości w czasach, gdy wszystko jest dostępne na rynku, i to u wielu dostawców. Nic bardziej mylnego. Posiadanie zapasów determinuje kilka czynników, jak choćby:

• systematyczne zamawianie zapasów umożliwia osiągnięcie dyskonta ilościowego,

• brak zapasów powoduje koszty utraconej sprzedaży,

• utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów umożliwia zachowanie płynności produkcji oraz jej stabilizację.

W celu ukształtowania sprawnego zarządzania zapasami na samym początku firma powinna wyodrębnić jednolite grupy zapasów, do których zaliczać będzie poszczególne składniki majątku. Zgodnie ze standardami obowiązującymi w przedsiębiorstwach międzynarodowych wyodrębnia się cztery grupy zapasów: materiały (raw materials), produkcja niezakończona (work in progress), produkty gotowe (finished goods) oraz pozostałe (other stocks). Przeanalizujmy szczegółowo każdy z nich.

Co masz w swoich magazynach?

Pierwsza grupa to materiały. Są one składnikami majątku, które się zużywają w jednym cyklu produkcyjnym, przenosząc swoją wartość na wytworzone produkty i usługi. Część materiałów, tzw. materiały pomocnicze, nie wpływa na postać wyrobu, umożliwia jedynie ich wytworzenie, służy do obsługi procesu produkcyjnego. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa do materiałów można zaliczyć wszelkiego rodzaju surowce, paliwa, opakowania, części zamienne do maszyn oraz urządzeń. Co przemawia za utrzymywaniem materiałów? Materiały pomagają firmie usprawnić proces produkcji oraz zmniejszyć ryzyko zmian cen surowców.

Kolejny element w trzystopniowej drabinie zapasów to produkcja w toku, czyli składniki majątku, których proces produkcyjny nie został jeszcze zakończony, zatem nie można ich sprzedawać. Co przemawia za utrzymywaniem produkcji w toku? Stanowią pewnego rodzaju bufor dla produktów gotowych, zapewniając płynność produkcji.

Trzystopniowy proces produkcji zamykają produkty gotowe, w których skład wchodzą wyroby gotowe i towary. Wyroby gotowe są to rzeczowe produkty pracy, powstałe w wyniku procesu produkcyjnego, przeznaczone do sprzedaży. Można je zakwalifikować do najbardziej płynnej kategorii zapasów. Towary z kolei to wyroby gotowe bądź usługi przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Co przemawia za utrzymywaniem materiałów? Zapewnienie ciągłości sprzedaży i minimalizowanie kosztów utraconej sprzedaży.

Taka klasyfikacja zapasów i zdefiniowanie szczegółowe na poziomie firmy - dlaczego utrzymujemy konkretny zapas na tym poziomie - to wstęp do ogólniej pojętej optymalizacji zapasów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

ABC, XYZ - trzy znaki, dwie metody, jeden cel

Przedsiębiorstwa utrzymują zapasy przede wszystkim z powodu sezonowości dostaw surowców i materiałów bądź sezonowości występowania zapotrzebowania na dane wyroby. Zbyt niski poziom zapasów w negatywny sposób oddziałuje na wielkość przychodów ze sprzedaży. Zakłóca proces produkcji oraz może pojawić się zwyczajny brak wyrobów gotowych w chwili, gdy jest na nie popyt. Jednak posiadanie zapasów nieodłącznie wiąże się z zamrożeniem kapitału, co negatywnie wpływa na poziom przepływów i tym samym zmniejsza wartość firmy. W celu utrzymania zapasów na optymalnym poziomie warto stosować odpowiednie metody zarządzania nimi. Przedsiębiorstwa mogą wybrać proste metody monitorowania, jak również trochę bardziej złożone modele. Do pierwszej z tych grup można zakwalifikować metodę ABC oraz metodę XYZ.

Metoda ABC to prosty sposób monitorowania zapasów, który pomaga minimalizować koszty tego procesu. Idea sprowadza się do podziału zapasów, które są utrzymywane w przedsiębiorstwie w trzech grupach, oznaczone jako A, B, C. W grupie A znajdują się zapasy, które mają największą wartość. Do grupy tej warto zaliczyć zapasy, które stanowią 75%-80% wartości ogółem. Grupa ta pod względem ilości zapasów nie jest najliczniejsza. Do grupy B zalicza się zapasy stanowiące kolejne 10%-15% wartości zapasów, natomiast grupa C to zapasy o małej wartości (czyli brakującą część do 100%), ale często dużym wolumenie. Podział zapasów na grupy A, B i C wzmacnia aspekt finansowy. Natomiast w przedsiębiorstwie obok aspektu finansowego należy uwzględniać argumenty produkcyjne. Do tego stosuje się metodę XYZ

W metodzie XYZ zapasy dzieli się również na trzy grupy, jednak kluczem jest tu regularność ich zużywania oraz dokładność prognozowania zużycia. I tak grupa X to zapasy zużywane regularnie, prognozowane dokładnie. Y to zapasy charakteryzujące się wahaniami sezonowymi o średnim stopniu dokładności prognozy. Z kolei grupa Z to zapasy zużywane nieregularnie o niskiej jakości prognozy.

Oba podejścia można ze sobą połączyć tak, aby uzyskać model umożliwiający zarządzanie zapasami uwzględniający aspekt finansowy i logistyczny.

Poziom zapasów pod kontrolą CFO

Przedsiębiorstwo powinno również monitorować proces zużycia zapasów. Pozwoli to wyeliminować zapasy nadmierne, a jednocześnie tak zarządzać produkcją i sprzedażą, aby nie napotkać na ograniczenia w postaci braku zapasów. Prostą metodą, możliwą do wykorzystania również w małych przedsiębiorstwach, jest metoda czerwonej linii. Polega na wyznaczeniu odpowiedniego momentu złożenia zamówienia. W miarę zużywania się zapasów obniża się ich poziom. W momencie, gdy zapasy osiągną poziom „czerwonej linii”, firma powinna przystąpić do złożenia zamówienia. Zapas znajdujący się poniżej „czerwonej linii” można wyznaczyć za pomocą średniego dziennego zużycia zapasu oraz czasu potrzebnego na dostarczenie nowej partii.

Przykład 2:

Przedsiębiorstwo Y zużywa rocznie 200 000 sztuk zapasu. Na dostawę nowego czeka 6 dni. Poziom „czerwonej linii”: 7 dni/365 dni * 200 000 = 3 288 sztuk

W celu monitoringu zapasów firma może zastosować również strukturę wiekową zapasów, która prezentuje czas ich utrzymywania w magazynie, w podziale na rodzaje. Jest to pomocne narzędzie, ponieważ często okazuje się, że firma magazynuje znaczne ilości zapasów, które jednak nie są jej potrzebne. Struktura wiekowa zapasów bazuje na założeniach struktury wiekowej należności. Nie dzieli ona jednak zapasów na te w terminie i przeterminowane, ale wyznacza kluczowe dla firmy przedziały dni utrzymywania zapasów i do nich przypisuje wartości i rodzaje zapasów.

W celu monitoringu zapasów firma może zastosować również strukturę wiekową zapasów, która prezentuje czas ich utrzymywania w magazynie, w podziale na rodzaje. Jest to pomocne narzędzie, ponieważ często okazuje się, że firma magazynuje znaczne ilości zapasów, które jednak nie są jej potrzebne. Struktura wiekowa zapasów bazuje na założeniach struktury wiekowej należności. Nie dzieli ona jednak zapasów na te w terminie i przeterminowane, ale wyznacza kluczowe dla firmy przedziały dni utrzymywania zapasów i do nich przypisuje wartości i rodzaje zapasów.

Po co to wszystko?

Dobrą praktyką jest pytać. Warto więc zadać sobie pytanie: ale po co mam stosować te rozwiązania lub inne, które służą do zarządzania zapasami?

Podstawowym celem zarządzania zapasami jest zapewnienie niezbędnej ich wielkości do prowadzenia działalności przy jednoczesnych jak najmniejszych kosztach. Takie twierdzenia można spotkać w literaturze i są w praktyce prawdziwe. Po prostu zapasy to nie tylko składnik bilansu, to również czynniki, które w istotny sposób generują koszty. Dlatego należy uważnie monitorować koszty związane z nabyciem oraz utrzymaniem zapasów. Wykaz podstawowych kosztów związanych z zapasami przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Obok kosztów wymienionych w tabeli powyżej trzeba jeszcze wspomnieć o kosztach pojawienia się niedoborów, które przede wszystkim powodują utratę sprzedaży i wstrzymanie produkcji. Analizując poziom kosztów związanych z zapasami, przedsiębiorstwo powinno również wziąć pod uwagę nie tylko standardowe koszty. Dużą rolę odgrywają koszty ukryte, które powstają w wyniku rozbieżności między popytem a podażą. Zaliczyć do nich można:

• koszty dewaluacji komponentów, wywołane starzeniem ekonomicznym elementów magazynowanych. Są to przede wszystkim części powiązane z wysoką technologią;

• koszty ochrony ceny, które wiążą się z przeceną towarów w przypadku zapasów zgromadzonych w punktach detalicznych;

• koszty starzenia się produktów, czyli koszty obniżki cen, niszczenia produktów.

Zarządzając należnościami, firma powinna także monitorować rotację poszczególnych grup zapasów. Poniższa tabela przedstawia metodę obliczania rotacji zapasów dla zdefiniowanych wcześniej grup.

Analiza wskaźnikowa rotacji zapasów dostarcza informacji dla firmy na temat liczby dni, po jakich przedsiębiorstwo odnawia swoje zapasy dla zrealizowania określonej sprzedaży.

Skuteczne zarządzanie zapasami musi uwzględniać specyfikę zapasów wchodzących w skład linii bilansowej oraz pamiętać o tym, że utrzymywanie wysokich zapasów powoduje powstawanie kosztów. Wysoki poziom zapasów wpływa niekorzystnie na poziom kapitału obrotowego netto, przekładając się tym samym na wartość EBIT czy innych miar efektywności. Dlatego też ważne jest monitorowanie zapasów według linii bilansowych i wyeliminowanie niepotrzebnego nadmiaru. Pomiar kosztów związanych z zapasami umożliwi powiązanie decyzji operacyjnych z tworzeniem wartości dla akcjonariuszy.

Utrzymywanie zapasów to istotny atut w grze konkurencyjnej na rynku. Brak zapasów, a w konsekwencji niezrealizowane zamówienia mogą okazać się bardzo kosztowne, ponieważ wybór klientów skieruje się na dostępne, konkurencyjne towary.

Uwzględniając powyższe firma powinna dążyć do znalezienia balansu pomiędzy kosztami zapasów a ich dostępnością do produkcji oraz sprzedaży. W tym celu oczywiście opracowano modele optymalizujące stan zapasów, na przykład model EOQ. Bazują one jednak na dużej liczbie założeń. Obecnie coraz więcej firm w zarządzaniu zapasami koncentruje się na doskonaleniu metod planowania sprzedaży i produkcji. Dobrze zaplanowana sprzedaż gwarantuje dopasowanie planu produkcji, a to jest kluczem do ograniczenia nadmiernych stanów zapasów i jednocześnie zaspokojenia potrzeb konsumentów.

A może sprzedać zapasy?

Potrzebę doskonalenia metody zarządzania zapasami i wynikającą z tego chęć odciążenia bilansu zauważyły instytucje finansowe. W związku z tym można spotkać się z rozwiązaniami polegającymi na wykupie przez nie zapasów.

Stosując to rozwiązanie, firma mająca zapasy sprzedaje je firmie zewnętrznej, którą zazwyczaj jest instytucja finansowa. W zamian za to otrzymuje wpływy gotówkowe. Następnie w miarę zużycia do produkcji lub sprzedaży firma odkupuje zapasy od nowego właściciela za cenę powiększoną o wynagrodzenie skupującego zapas na początku. Takie rozwiązanie pozwala firmie poprawić płynność, ale może być również traktowane jako chęć poprawy wyników memoriałowych. Sprzedający otrzyma wymierną korzyść w momencie, gdy zapasy w kolejnych okresach zyskują na wartości. Wówczas może je odkupić według określonej ceny i sprzedać drożej po cenie akceptowanej przez rynek, poprawiając jednocześnie swoją płynność finansową. Sprzedaż zapasów firma odzwierciedli w rachunku zysków i strat oraz bilansie. Poprawią się w szczególności wskaźniki płynności i rentowności, tuż po sprzedaży. Dlatego bardzo ważne jest, aby to rozwiązanie było traktowane jako nowe źródło poprawy płynności, a nie kreowania sprawozdania finansowego, co może przynieść firmie katastrofalne skutki.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po prostu zacznij działać

Sam pomiar i kontrola zapasów to tylko część zarządzania zapasami. Jeśli firma ma zidentyfikowane główne obszary wymagające poprawy, powinna opracować inicjatywy usprawniające gospodarkę zapasami. Poniżej zaprezentowana została lista inicjatyw możliwych do wdrożenia nawet w małych przedsiębiorstwach.

1) Przegląd materiałów remontowych:

• selekcja materiałów;

• analiza zasadności ich utrzymywania;

• uporządkowanie magazynu części zamiennych, aby nie zamawiać części, które są już dostępne;

• ustalenie wskaźników poziomu stanów magazynowych dla kierowników magazynów;

• opracowanie listy części priorytetowych, które można zamówić, i listę części, do których zamówienia potrzebna jest zgoda dyrektora.

2) Kontrola materiałów reklamowych:

• sprawdzenie, czy na magazynach nie zalegają materiały reklamowe już nieaktualne. Jeśli tak, należy dokonać ich złomowania w MPK osoby odpowiedzialnej za te materiały;

• kontrola czasu utrzymywania materiałów reklamowych, czy nie są one zamawiane z dużym wyprzedzeniem;

• kontrola jak są wykorzystywane materiały, czy na pewno nie ma problemu z 'bogactwem gadżetów'?

3) Zarządzanie stanami wyrobów gotowych:

• wdrożenie umowy handlowej, która skłoni do równomiernego zamawiania przez odbiorców wyrobów gotowych. Dzięki temu uniknie się kumulacji zamówień w końcówce okresu realizacji planu i nie będzie trzeba gromadzić zapasów na okres zwiększonych zakupów;

• usprawnienie procesu planowania sprzedaży;

• optymalizacja zapasu bezpieczeństwa, czy na pewno zapas bezpieczeństwa nie jest zbyt asekuracyjny.

Powyżej zaprezentowano tylko trzy obszary inicjatyw. W praktyce jest ich dużo więcej. Na tym właśnie polega głębszy sens procesem zarządzania zapasami - cyfry, które liczymy, można później dotknąć, niedaleko, tuż za biurem zarządu.

Katarzyna Pruska