REKLAMA

REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych w zatrudnieniu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, przekazując dane osobowe pracownika, musi pamiętać, że tylko niektóre z nich może udostępnić bez jego zgody, np. dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS.

Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić nie tylko bezpośrednio, ale i pośrednio, m.in. przez powołanie się na numer identyfikacyjny danej osoby albo jeden lub kilka specyficznych czynników, które określają cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacja nie będzie uznana za dane osobowe, jeżeli identyfikacja konkretnej osoby wymagałaby nadmiernych kosztów lub działań (art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej ustawą o o.d.o.).

REKLAMA

Co to są dane osobowe i na czym polega ich przetwarzanie

Dane osobowe to informacje, które:

• dotyczą zidentyfikowanego pracownika (informacje występują wprost razem z imieniem i nazwiskiem, np. dane zawarte w aktach osobowych i na liście płac) lub

REKLAMA

• umożliwiają identyfikację danego pracownika, mimo że jego imię i nazwisko nie jest wymienione (np. zestawienia o zarobkach z wyszczególnieniem działu i wysokości dodatku stażowego umożliwią zatrudnionym w danym zakładzie osobom zidentyfikowanie konkretnego pracownika i pozyskanie informacji o jego wynagrodzeniu).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek należytego zabezpieczenia danych osobowych ciąży na pracodawcy, który jest administratorem tych danych. Osoby przetwarzające dane muszą dokładać należytej staranności, aby chronione dane nie dostały się do rąk osób nieuprawnionych.

Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie operacje wykonywane na danych, tj. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 pkt 2 ustawy o o.d.o.).

Zbieranie informacji

REKLAMA

W trakcie trwania stosunku pracy na pracodawcy ciąży wiele obowiązków m.in. związanych ze zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń społecznych, odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy itp. Podanie przez pracownika tego typu informacji jest obowiązkowe, oparte na odpowiednich ustawach i nie wymaga uzyskania zgody pracownika na ich przetwarzanie i dalsze przekazywanie odpowiednim urzędom. Zakres informacji pozyskiwanych przez pracodawcę wskazują konkretne ustawy.

Pracodawcy tworzący fundusz świadczeń socjalnych, przyznając określone świadczenia w nim przewidziane, muszą pozyskiwać od pracownika informacje dotyczące jego sytuacji osobistej i majątkowej. W tym wypadku pracownik, który chce skorzystać z konkretnych świadczeń przewidzianych w regulaminie świadczeń socjalnych obowiązującym u pracodawcy, musi udostępnić pracodawcy niezbędne dane. Odmowa udzielenia tych informacji może skutkować odmową przyznania przez pracodawcę świadczenia.

Zakres informacji, których pracodawca może żądać od pracownika, należy wskazać w samym regulaminie świadczeń socjalnych. Dane umożliwiające określenie sytuacji majątkowej i osobistej danego pracownika mogą być zawarte w PIT, zaświadczeniach o zarobkach uzyskiwanych u innego pracodawcy, w przypadku osób chorujących mogą to być informacje o poniesionych kosztach leczenia. Sąd Najwyższy stwierdził, że nie będzie naruszeniem dóbr osobistych pracownika zobowiązanie go na podstawie obowiązującego regulaminu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01). Podobne stanowisko w kwestii pozyskiwania informacji o stanie majątkowym pracownika do celów świadczeń socjalnych zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, podkreślając jednocześnie, że zakres i rodzaj informacji, które są niezbędne pracodawcy do prawidłowego realizowania ustawy o zfśs, powinien być zawarty w regulaminie świadczeń socjalnych.

 

Przekazywanie informacji

Dane osobowe pracowników mogą być przekazywane innym podmiotom, trzeba jednak pamiętać, że powinno odbywać się to według zasad określonych w ustawie o o.d.o.

Zakres informacji, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS i urzędu skarbowego, oparty jest na przepisach odpowiednich ustaw, a zatem pracownik nie musi wyrażać zgody na ich udostępnianie tym instytucjom.

Czasem jednak zdarza się, że o konkretne dane dotyczące poszczególnych pracowników (w tym wysokość zarobków) występują do pracodawcy organizacje związkowe, wskazując jako podstawę prawo do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy. Ta kwestia została już rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy, który stwierdził, że udostępnienie informacji o wysokości wynagrodzenia danego pracownika organizacjom związkowym może nastąpić tylko za zgodą tego pracownika (wyrok z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93).

Podobnie będzie kształtowało się uprawnienie organów nadzorczych do pozyskiwania danych o osobach zatrudnianych u pracodawcy. Organy te będą miały prawo uzyskania danych tylko o osobach, wobec których realizują obowiązki pracodawcy (np. członków zarządu). Dane innych pracowników mogą być przekazane tylko za zgodą osób, których one dotyczą.

Niejednokrotnie banki, prowadząc procedurę przyznawania kredytu, dzwonią do pracodawcy w celu potwierdzenia danych zawartych w zaświadczeniu o zatrudnieniu i uzyskiwanych zarobkach. Jednak przekazywanie informacji o zatrudnieniu i zarobkach przez telefon jest dość ryzykowne. Nie ma bowiem 100% pewności, że osoba, która dzwoni, jest rzeczywiście przedstawicielem banku. W takich przypadkach najlepiej zabezpieczyć się, prosząc o imię, nazwisko i stanowisko dzwoniącej osoby oraz nazwę banku, z którego dzwoni i umówić się na kolejny telefon w terminie późniejszym, a następnie skontaktować się z pracownikiem i ustalić, czy rzeczywiście występował o określone świadczenia i czy wyraża zgodę na telefoniczne potwierdzenie jego danych wskazanej osobie.

Upoważnienie do przetwarzania danych

Osoby przetwarzające dane osobowe, w tym również pracownicy działów kadr i płac, muszą posiadać upoważnienie do przetwarzania tych danych wydane przez administratora danych (czyli przez pracodawcę).

Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych upoważnień zawierającej:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej,

• datę nadania i ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

• identyfikator osoby upoważnionej do przetwarzania danych, w przypadku gdy dane przetwarzane są w systemie informatycznym.

Pracodawca, ustalając krąg osób upoważnionych do przetwarzania danych, nie powinien ograniczać się tylko do pracowników wykonujących prace typowo administracyjne. Do informacji o podległych pracownikach będą mieli również prawo ich bezpośredni przełożeni. Bez podstawowych informacji o kwalifikacjach i wysokości zarobków swoich podwładnych kierownicy komórek lub dyrektorzy pionów nie będą mogli prowadzić racjonalnej polityki wynagrodzeń ani w pełni wykorzystać umiejętności i wiedzy pracowników.

Beata Naróg 

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926),

• wyroki Sądu Najwyższego:

- z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99),

- z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA