REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych w zatrudnieniu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca, przekazując dane osobowe pracownika, musi pamiętać, że tylko niektóre z nich może udostępnić bez jego zgody, np. dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS.

Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić nie tylko bezpośrednio, ale i pośrednio, m.in. przez powołanie się na numer identyfikacyjny danej osoby albo jeden lub kilka specyficznych czynników, które określają cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacja nie będzie uznana za dane osobowe, jeżeli identyfikacja konkretnej osoby wymagałaby nadmiernych kosztów lub działań (art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej ustawą o o.d.o.).

REKLAMA

Co to są dane osobowe i na czym polega ich przetwarzanie

Dane osobowe to informacje, które:

• dotyczą zidentyfikowanego pracownika (informacje występują wprost razem z imieniem i nazwiskiem, np. dane zawarte w aktach osobowych i na liście płac) lub

REKLAMA

• umożliwiają identyfikację danego pracownika, mimo że jego imię i nazwisko nie jest wymienione (np. zestawienia o zarobkach z wyszczególnieniem działu i wysokości dodatku stażowego umożliwią zatrudnionym w danym zakładzie osobom zidentyfikowanie konkretnego pracownika i pozyskanie informacji o jego wynagrodzeniu).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek należytego zabezpieczenia danych osobowych ciąży na pracodawcy, który jest administratorem tych danych. Osoby przetwarzające dane muszą dokładać należytej staranności, aby chronione dane nie dostały się do rąk osób nieuprawnionych.

Przetwarzanie danych osobowych to wszelkie operacje wykonywane na danych, tj. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie (art. 7 pkt 2 ustawy o o.d.o.).

Zbieranie informacji

REKLAMA

W trakcie trwania stosunku pracy na pracodawcy ciąży wiele obowiązków m.in. związanych ze zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń społecznych, odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy itp. Podanie przez pracownika tego typu informacji jest obowiązkowe, oparte na odpowiednich ustawach i nie wymaga uzyskania zgody pracownika na ich przetwarzanie i dalsze przekazywanie odpowiednim urzędom. Zakres informacji pozyskiwanych przez pracodawcę wskazują konkretne ustawy.

Pracodawcy tworzący fundusz świadczeń socjalnych, przyznając określone świadczenia w nim przewidziane, muszą pozyskiwać od pracownika informacje dotyczące jego sytuacji osobistej i majątkowej. W tym wypadku pracownik, który chce skorzystać z konkretnych świadczeń przewidzianych w regulaminie świadczeń socjalnych obowiązującym u pracodawcy, musi udostępnić pracodawcy niezbędne dane. Odmowa udzielenia tych informacji może skutkować odmową przyznania przez pracodawcę świadczenia.

Zakres informacji, których pracodawca może żądać od pracownika, należy wskazać w samym regulaminie świadczeń socjalnych. Dane umożliwiające określenie sytuacji majątkowej i osobistej danego pracownika mogą być zawarte w PIT, zaświadczeniach o zarobkach uzyskiwanych u innego pracodawcy, w przypadku osób chorujących mogą to być informacje o poniesionych kosztach leczenia. Sąd Najwyższy stwierdził, że nie będzie naruszeniem dóbr osobistych pracownika zobowiązanie go na podstawie obowiązującego regulaminu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01). Podobne stanowisko w kwestii pozyskiwania informacji o stanie majątkowym pracownika do celów świadczeń socjalnych zajął Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, podkreślając jednocześnie, że zakres i rodzaj informacji, które są niezbędne pracodawcy do prawidłowego realizowania ustawy o zfśs, powinien być zawarty w regulaminie świadczeń socjalnych.

 

Przekazywanie informacji

Dane osobowe pracowników mogą być przekazywane innym podmiotom, trzeba jednak pamiętać, że powinno odbywać się to według zasad określonych w ustawie o o.d.o.

Zakres informacji, który pracodawca ma obowiązek przekazać do ZUS i urzędu skarbowego, oparty jest na przepisach odpowiednich ustaw, a zatem pracownik nie musi wyrażać zgody na ich udostępnianie tym instytucjom.

Czasem jednak zdarza się, że o konkretne dane dotyczące poszczególnych pracowników (w tym wysokość zarobków) występują do pracodawcy organizacje związkowe, wskazując jako podstawę prawo do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy. Ta kwestia została już rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy, który stwierdził, że udostępnienie informacji o wysokości wynagrodzenia danego pracownika organizacjom związkowym może nastąpić tylko za zgodą tego pracownika (wyrok z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93).

Podobnie będzie kształtowało się uprawnienie organów nadzorczych do pozyskiwania danych o osobach zatrudnianych u pracodawcy. Organy te będą miały prawo uzyskania danych tylko o osobach, wobec których realizują obowiązki pracodawcy (np. członków zarządu). Dane innych pracowników mogą być przekazane tylko za zgodą osób, których one dotyczą.

Niejednokrotnie banki, prowadząc procedurę przyznawania kredytu, dzwonią do pracodawcy w celu potwierdzenia danych zawartych w zaświadczeniu o zatrudnieniu i uzyskiwanych zarobkach. Jednak przekazywanie informacji o zatrudnieniu i zarobkach przez telefon jest dość ryzykowne. Nie ma bowiem 100% pewności, że osoba, która dzwoni, jest rzeczywiście przedstawicielem banku. W takich przypadkach najlepiej zabezpieczyć się, prosząc o imię, nazwisko i stanowisko dzwoniącej osoby oraz nazwę banku, z którego dzwoni i umówić się na kolejny telefon w terminie późniejszym, a następnie skontaktować się z pracownikiem i ustalić, czy rzeczywiście występował o określone świadczenia i czy wyraża zgodę na telefoniczne potwierdzenie jego danych wskazanej osobie.

Upoważnienie do przetwarzania danych

Osoby przetwarzające dane osobowe, w tym również pracownicy działów kadr i płac, muszą posiadać upoważnienie do przetwarzania tych danych wydane przez administratora danych (czyli przez pracodawcę).

Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych upoważnień zawierającej:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej,

• datę nadania i ustania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

• identyfikator osoby upoważnionej do przetwarzania danych, w przypadku gdy dane przetwarzane są w systemie informatycznym.

Pracodawca, ustalając krąg osób upoważnionych do przetwarzania danych, nie powinien ograniczać się tylko do pracowników wykonujących prace typowo administracyjne. Do informacji o podległych pracownikach będą mieli również prawo ich bezpośredni przełożeni. Bez podstawowych informacji o kwalifikacjach i wysokości zarobków swoich podwładnych kierownicy komórek lub dyrektorzy pionów nie będą mogli prowadzić racjonalnej polityki wynagrodzeń ani w pełni wykorzystać umiejętności i wiedzy pracowników.

Beata Naróg 

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926),

• wyroki Sądu Najwyższego:

- z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99),

- z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Windykacja należności krok po kroku [3 etapy]

Niezapłacone faktury to codzienność, z jaką muszą się mierzyć w swej działalności przedsiębiorcy. Postępowanie windykacyjne obejmuje szereg działań mających na celu ich odzyskanie. Kluczową rolę odgrywa w nim czas. Sprawne rozpoczęcie czynności windykacyjnych zwiększa szanse na skuteczne odzyskanie należności. Windykację możemy podzielić na trzy etapy: przedsądowy, sądowy i egzekucyjny.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. 20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców

20 maja 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o rozliczenie składki zdrowotnej. Kto musi złożyć dokumenty dotyczące rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r.? Co w przypadku nadpłaty składki zdrowotnej?

Klienci nie płacą za komórki i Internet, operatorzy telekomunikacyjni sami popadają w długi

Na koniec marca w rejestrze widniało niemal 300 tys. osób i firm z przeterminowanymi zobowiązaniami wynikającymi z umów telekomunikacyjnych - zapłata za komórki i Internet. Łączna wartość tych zaległości przekroczyła 1,4 mld zł. Największe obciążenia koncentrują się w stolicy – mieszkańcy Warszawy zalegają z płatnościami na blisko 130 mln zł, w czołówce jest też Kraków, Poznań i Łódź.

Leasing: szykowana jest zmiana przepisów, która dodatkowo ułatwi korzystanie z tej formy finansowania

Branża leasingowa znajduje się obecnie w przededniu zmian legislacyjnych, które jeszcze bardziej ułatwią zawieranie umów. Dziś, by umowa leasingu była ważna, wymagana jest forma pisemna, a więc klient musi złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpisać dokument fizycznie. To jednak już niebawem może się zmienić.

REKLAMA

Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

REKLAMA

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA