Świąteczne prezenty dla pracowników

Nie oznacza to jednak, że wszystkie świąteczne wydatki poniesione przez pracodawcę mogą stanowić dla niego koszty uzyskania przychodu (kup).

W zakładach pracy przyjęło się także organizowanie różnego rodzaju imprez świątecznych, takich jak mikołajki czy tradycyjna firmowa wigilia. Organizacja tych imprez powoduje powstanie dodatkowych obowiązków podatkowo-składkowych zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Świadczenia rzeczowe i bony towarowe

Rozważając zakres obciążeń podatkowo-składkowych wręczanych pracownikowi świadczeń rzeczowych, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• z jakiego źródła będą finansowane prezenty,

• jaki rodzaj świadczenia chcemy podarować (np. czy będzie to paczka, czy bon towarowy),

• jaka będzie wartość prezentu.

Od tych kwestii zależy, czy prezent świąteczny będzie obciążony podatkiem dochodowym od osób fizycznych i czy od jego wartości trzeba będzie potrącić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Świadczenia rzeczowe dla pracowników mogą być finansowane z różnych źródeł, tj.:

• zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

• funduszy związków zawodowych,

• funduszu socjalno-bytowego,

• bezpośrednio ze środków obrotowych firmy.

Świadczenia rzeczowe finansowane z zfśs i funduszy związkowych

Fundusz socjalny jest tworzony w celu spełniania przez pracodawcę obowiązków w zakresie działalności socjalnej wobec pracowników. Uprawnieni do korzystania ze środków zfśs są pracownicy i ich rodziny oraz byli pracownicy - emeryci, renciści i ich rodziny.

Pracodawca w regulaminie zfśs może rozszerzyć krąg uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu socjalnego np. o:

• zleceniobiorców,

• wykonawców dzieła,

• byłych pracowników niebędących emerytami lub rencistami.

Świadczenia finansowane z zfśs nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli otrzymywali je pracownicy, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Część z tych świadczeń jest również zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych. Ze składek są zwolnione również świadczenia rzeczowe, które członek związku zawodowego otrzymał z funduszy związkowych.

W przypadku zwolnienia składkowego nie ma znaczenia wartość darowanego pracownikowi świadczenia (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy podkreślić, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). W całości więc będą podlegać opodatkowaniu wręczone pracownikowi prezenty w postaci bonu, talonu lub innego znaku uprawniające do ich wymiany na towary i usługi, bez względu na ich wartość i źródło finansowania. Wolne od podatku będą natomiast różnego rodzaju paczki, koszyki prezentowe do kwoty 380 zł, sfinansowane z zfśs. Ponadto, jak wynika z pisma Izby Skarbowej z 1 kwietnia 2004 r. (nr PD-3/005/2113) i z pisma Izby Skarbowej w Rzeszowie z 26 kwietnia 2004 r. (nr I/2-415/44/04) wolne od podatku są bilety na imprezę kulturalną czy sportową (do kwoty 380 zł, sfinansowane z zfśs).

W przypadku finansowania prezentów dla swoich pracowników z zfśs kosztem dla pracodawcy są jedynie odpisy na zfśs, a nie bezpośrednio wydatki finansowane z tego funduszu. Pracodawca, który zdecyduje się na podarunki z zfśs, musi zwrócić uwagę na to, aby nie były one tej samej wartości. Przyznając świadczenie z zfśś należy bowiem uwzględnić sytuację materialną, życiową i rodzinną każdego pracownika.

WAŻNE!

Zwolniona z podatku jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika z zfśs lub funduszy związkowych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

PRZYKŁAD

Janina K. wychowuje samotnie dwoje dzieci. W grudniu br. otrzymała w prezencie świątecznym od pracodawcy paczki dla dzieci finansowane z zfśs o łącznej wartości 400 zł i bon na zakupy w hipermarkecie o wartości 300 zł. Wynagrodzenie zasadnicze Janiny K. wynosi 1500 zł miesięcznie.

Janinie K. należy doliczyć do podstawy opodatkowania kwotę 320 zł, tj. wartość paczki prezentowej 400 zł - 380 zł = 20 zł + wartość bonu 300 zł, czyli:

• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1500 zł,

• suma składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika 1500 zł × 13,71%* = 205,65 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1500 zł - 205,65 zł = 1294,35 zł,

• koszt uzyskania przychodu 111,25 zł,

• podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu) (1500 zł + 320 zł) - (205,65 zł + 111,25 zł) = 1503 zł,

• podatek naliczony 19%, czyli 1503 zł × 19% - 48,90 zł (ulga podatkowa) = 236,67 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku 7,75%, czyli 1294,35 zł × 7,75% = 100,31 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%, czyli 1294,35 zł × 9% = 116,49 zł,

• podatek do odprowadzenia do US

236,67 zł - 100,31 zł = 136,36 zł, po zaokrągleniu 136 zł,

• razem potrącenia 205,65 zł + 116,49 zł + 136 zł = 458,14 zł,

• kwota netto (do wypłaty) 1500 zł - 458,14 zł = 1041,86 zł.

Każdego miesiąca Janina K. dostawała do ręki kwotę 1101,86 zł. Obciążenia podatkowe sprawiły, że w grudniu br. otrzyma mniejsze wynagrodzenie niż w pozostałych miesiącach o kwotę 60 zł.

* składki na ubezpieczenia społeczne są liczone łącznie w celu ułatwienia obliczeń.

Tabela 1. Świadczenia z zfśs lub funduszy związkowych z okazji świąt

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

WAŻNE!

W przypadku finansowania prezentów dla pracowników z zfśs, kosztem dla pracodawcy są jedynie odpisy na zfśs, a nie bezpośrednio wydatki finansowane z tego funduszu.

Fundusz socjalno-bytowy

Fundusz socjalno-bytowy może zostać utworzony w zakładzie pracy, w którym nie ma obowiązku tworzenia zfśs. Świadczenia wypłacane z funduszu socjalno-bytowego na podstawie układu zbiorowego pracy pracownikom mogą korzystać z preferencji zwolnienia z oskładkowania. W przeciwieństwie do zfśs, takie zwolnienie z oskładkowania jest ograniczone do kwoty rocznego odpisu podstawowego, który w 2008 r. wynosi 906,61 zł.

Odmiennie wygląda także kwestia opodatkowania. Zwolnienie z podatku nie dotyczy świadczeń przyznawanych z funduszu socjalno-bytowego, jak to ma miejsce w przypadku zfśs. Kosztem dla pracodawcy analogicznie do zfśs są odpisy na fundusz.

WAŻNE!

Świadczenia wypłacane pracownikom z funduszu socjalno-bytowego są zwolnione ze składek do kwoty 906,61 zł rocznie.

Świadczenia rzeczowe finansowane ze środków obrotowych firmy

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku tworzenia zfśs i nie tworzą innych funduszy socjalnych, wydatki na prezenty świąteczne dla pracowników pokrywają ze środków obrotowych firmy. Pracodawcy mogą także bez względu na istnienie takich funduszy sami zdecydować, że prezenty będą finansowane właśnie ze środków obrotowych firmy. W takiej sytuacji wartość podarku (bez znaczenia, czy będzie to paczka, czy bon towarowy) należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika i potrącić zaliczkę na podatek.

Tak samo postępujemy w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wartość takiego prezentu stanowi w całości podstawę do obliczenia i potrącenia składek.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na finansowanie świątecznych prezentów dla swoich pracowników z bieżących środków finansowych firmy, wówczas wydatki poniesione na zakup paczek lub bonów będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W tej sytuacji może jednak ufundować prezenty równej wartości dla wszystkich pracowników, bez oceny sytuacji materialnej, życiowej lub rodzinnej pracowników.

Tabela 2. Świadczenia świąteczne finansowane z funduszu socjalno-bytowego (pracodawcy, którzy zrezygnowali z zfśs)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

W zakładzie pracy nie ma utworzonego zfśs. Pracownik otrzymał prezenty dla dzieci i świąteczny bon towarowy ze środków obrotowych firmy o łącznej wartości 700 zł. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 1500 zł.

Pracownikowi należy uwzględnić zarówno w podstawie opodatkowania, jak i podstawie obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne całą wartość otrzymanych świadczeń (700 zł), czyli:

• podstawa składek na ubezpieczenia społeczne 1500 zł (wynagrodzenie zasadnicze) + 700 zł (łączna wartość paczek i bonu) = 2200 zł,

• suma składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika 2200 zł × 13,71%* = 301,62 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 2200 zł - 301,62 zł = 1898,38 zł,

• kup 111,25 zł,

• podstawa opodatkowania 2200 zł - 301,62 zł - 111,25 zł = 1787,13 zł, po zaokrągleniu 1787 zł,

• podatek naliczony 19%, czyli (1787 zł × 19%) - 48,90 zł (ulga podatkowa) = 290,63 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku 7,75%, czyli (1898,38 zł × 7,75%) = 147,12 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%, czyli 1898,38 zł × 9% = 170,85 zł,

• podatek do odprowadzenia do US 290,63 zł - 147,12 zł = 143,51, po zaokrągleniu 144 zł,

• razem potrącenia 301,62 zł + 170,85 zł + 144 zł = 616,47 zł,

• kwota netto do wypłaty 1500 zł - 616,47 zł = 883,53 zł.

1101,86 zł netto to kwota wynagrodzenia pracownika, jaką otrzymywał bez bonu towarowego.

Z bonem towarowym pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 883,53 zł, tj. mniejsze niż w pozostałych miesiącach aż o 218,33 zł, ponieważ wyszła wyższa zaliczka na podatek, czyli 1101,86 zł - 883,53 zł = 218,33 zł.

* składki na ubezpieczenia społeczne są liczone łącznie w celu ułatwienia obliczeń.

Tabela 3. Świadczenia świąteczne finansowane ze środków obrotowych firmy

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Byli pracownicy - emeryci i renciści

Prezenty świąteczne dla byłych pracowników - emerytów i rencistów podlegają odmiennym zasadom i przepisom podatkowym oraz ubezpieczeniowym niż bony towarowe i świadczenia rzeczowe.

Pracodawca lub związek zawodowy z dowolnie wybranego źródła finansowania mogą ufundować prezent świąteczny swojemu byłemu pracownikowi będącemu emerytem lub rencistą. Wartość podarowanego prezentu, jeżeli nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 2280 zł, jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof). Z podatku dochodowego są także zwolnione świadczenia rzeczowe (w naturze) lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń, przysługujące na podstawie odrębnych przepisów członkom rodzin zmarłych pracowników oraz zmarłych emerytów i rencistów - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 92 updof). W obu przypadkach także bony towarowe są zwolnione z opodatkowania. Od nadwyżki ponad zastrzeżoną w ustawie kwotę były pracodawca ma obowiązek potrącić i odprowadzić do urzędu skarbowego zryczałtowany podatek w wysokości 10%. Prezenty dla byłych pracowników, a obecnych emerytów lub rencistów nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ponieważ osoby te otrzymują świadczenia ze źródła, które nie stanowi tytułu do ubezpieczeń.

Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieła

Znacznie mniej korzystna jest sytuacja obdarowanego zleceniobiorcy, osoby wykonującej dzieło lub osoby współpracującej. Wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych (prezentów, bonów) w całości stanowi ich przychód z tzw. innych źródeł i podlega opodatkowaniu. Zakład pracy ma więc obowiązek, po zakończeniu roku podatkowego, wystawić informację do urzędu skarbowego na druku PIT-8C dotyczącą wartości wręczonych świadczeń rzeczowych. Na tej podstawie obdarowany samodzielnie oblicza i odprowadza podatek dochodowy. Od wartości podarowanego zleceniobiorcy prezentu potrącane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na zasadach ogólnych, a nie są potrącane w przypadku umowy o dzieło.

Świadczenia pieniężne zamiast prezentów

Pracodawcy coraz chętniej wybierają świadczenia pieniężne jako formę prezentu świątecznego dla swojego pracownika, np. premię świąteczną lub premię noworoczną. Zamiast bonów towarowych pracownicy otrzymują od pracodawcy również gotówkę lub karty prezentowe uprawniające do wymiany uzbieranych na tych kartach punktów na towary lub usługi.

Wszystkie te formy prezentów mają charakter pieniężny. Powoduje to, że nie podlegają zwolnieniu podatkowemu tak jak świadczenia rzeczowe, choćby były finansowane z zfśs lub funduszy związków zawodowych. Wszelkie wypłaty pieniężne, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika stanowią jego przychód ze stosunku pracy.

Do świadczeń pieniężnych wręczanych byłym pracownikom - emerytom i rencistom oraz zleceniobiorcom zastosowanie mają analogicznie zasady opodatkowania, jak opisane przy świadczeniach rzeczowych. Od świadczeń pieniężnych wypłacanych emerytom i rencistom - byłym pracownikom nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Osoby te nie mają tytułu do ubezpieczeń. Natomiast do przychodu zleceniobiorców płatnik składek ma obowiązek doliczyć kwotę świadczenia pieniężnego i naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Impreza mikołajkowa, przyjęcie wigilijne

Imprezy dla pracowników organizowane z okazji świąt nie powinny być finansowane z zfśs, gdyż nie spełniają celu, dla jakiego fundusz ten został utworzony, czyli wsparcia pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej. Wydatki poniesione w związku z organizacją wigilii lub zabawy mikołajkowej powinny zatem zostać pokryte ze środków obrotowych firmy.

Wydatki poniesione na organizację imprezy wigilijnej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostały poniesione w celu jego osiągnięcia. Interpretacja tego przepisu wielokrotnie stawała się przyczyną dyskusji i sprzecznych rozstrzygnięć urzędów skarbowych, które nie akceptowały jako kup wydatków poniesionych przez pracodawcę na cele organizacji imprez świątecznych, integracyjnych lub innych rekreacyjno-sportowych. Urzędy Skarbowe argumentowały swój pogląd tym, że takie wydatki nie mają związku z osiąganiem przychodu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (sygn. akt III SA/Wa 4283/06) orzekł, że wydatki na organizację imprez firmowych można zaliczyć do kup, ale należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby taka impreza miała charakter integracyjny, tzn. służyła polepszeniu atmosfery w pracy, miała na celu zmotywowanie i pogłębienie więzi pracowników z firmą. W tym samym orzeczeniu sąd uznał, że organizacja spotkań wigilijnych niezwiązanych z imprezą integracyjną nie ma związku z przychodem i dlatego nie są one kosztem dla pracodawcy.

Aby znaleźć rozwiązanie tego problemu wielu pracodawców łączy spotkania wigilijne lub imprezy mikołajkowe z imprezą integracyjną. Na takich spotkaniach oprócz upominków świątecznych wręczane są nagrody za szczególne osiągnięcia pracownicze lub organizowane są konkursy i zabawy mające na celu zintegrować pracowników.

Dla pracownika udział w takiej imprezie świątecznej może wiązać się z powstaniem po jego stronie przychodu do opodatkowania. Niektóre urzędy skarbowe stoją na stanowisku lub wręcz wymagają od pracodawcy, aby wyliczył wartość świadczenia, jakie dany pracownik otrzymał w wyniku udziału w imprezie. Aby wyliczyć tę wartość świadczenia, US Poznań Grunwald (interpretacja z 4 sierpnia 2006 r., nr AD-III/415-40/2006) radzi, aby sporządzić listę uczestników takiego spotkania, a kwotę wydatków poniesionych na jego organizację podzielić równo między tych uczestników. Należy uznać, że nie jest to dobre rozwiązanie.

PRZYKŁAD

 Pracownik Jan K. zjadł i wypił na firmowej imprezie świątecznej znacznie więcej niż sekretarka Janina Z. W związku z tym Jan K. otrzyma od pracodawcy świadczenie o wyższej wartości. Postępując zgodnie z interpretacją urzędu skarbowego pracodawca podzielił koszty organizacji imprezy świątecznej po równo między wszystkich obecnych pracowników biorących udział w imprezie. W związku z tym Janina Z. zapłaciła część podatku za Jana K.

Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku (pismo z 30 sierpnia 1995 r.), że jeżeli wydatki na imprezy o charakterze integracyjnym nie są imiennie adresowane do podatnika (niezindywidualizowane), nie mogą stanowić dla pracownika przychodu i nie podlegają opodatkowaniu. Skoro takie wydatki nie są przychodem, to również nie może być mowy o składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Należy zatem przyjąć, że istnieje możliwość wyliczenia kwoty wydatków poniesionych na konkretnego pracownika, wówczas kwota ta stanowi przychód pracownika oraz jest opodatkowana i oskładkowana.

Natomiast co do emeryta lub rencisty wartość świadczenia otrzymanego od byłego pracodawcy nie podlega składkom i jest zwolniona z podatku od osób fizycznych do kwoty nieprzekraczającej w roku podatkowym 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

• art. 3, art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),

• art. 21 ust. 1 pkt 38, pkt 67, pkt 92 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 19, pkt 20 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2008 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r. (MP nr 16, poz. 181).

Dorota Brzeszczak-Zagrodzka

specjalista ds. kadr i płac