Kontrola PIP u przedsiębiorcy

Rozmowa z Wojciechem Gonciarzem - dyrektorem Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy.

• W jaki sposób możemy zidentyfikować inspektora? Czy inspektor PIP powinien posiadać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli?

- Zakres działania i organizację Państwowej Inspekcji Pracy określa ustawa z 13 kwietnia 2008 r.

W ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy jest także uregulowany tryb przeprowadzania przez inspektorów pracy kontroli, jak również ich obowiązki i uprawnienia. Jedynie w kwestiach nieokreślonych w ustawie stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Dokumentem uprawniającym do podjęcia kontroli u pracodawcy jest legitymacja służbowa. Jej wzór został ustalony przez Marszałka Sejmu. Inspektor pracy nie musi - w celu przeprowadzenia kontroli - uzyskiwać przepustki, nawet jeżeli obowiązek taki nakładają na pracowników kontrolowanego pracodawcy przepisy wewnątrzzakładowe.

Drugim dokumentem - obok legitymacji służbowej - uprawniającym do przeprowadzenia kontroli jest upoważnienie. Ma ono jednak zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do kontrolowanych przedsiębiorców, a więc do podmiotów działających na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jeżeli okoliczności faktycznie uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej, a kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, okazać upoważnienie do jej przeprowadzenia.

W kontroli mogą brać również udział - na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Głównego lub okręgowego inspektora pracy - biegli i specjaliści.

• Jakie uprawnienia posiada inspektor w trakcie kontroli?

- Kontrolę przeprowadza się z reguły w obecności osoby reprezentującej podmiot kontrolowany (pracodawcę), która powinna mieć kompetencje do udzielania stosownych informacji i wydawania poleceń w imieniu pracodawcy. Zazwyczaj taką osobą jest pracownik kadr, kierownik wydziału lub mistrz. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby uprawnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, a szczególnie w czasie jego nieobecności. Niewykonanie powyższego obowiązku (zaniechanie lub odmowa pisemnego wskazania osoby uprawnionej do reprezentowania kontrolowanego) jest wykroczeniem.

Czynności kontrolne polegają w szczególności na dokonaniu oględzin stanowisk i miejsc pracy oraz terenu zakładu lub innych miejsc wykonywania pracy. Poza tym polegają na badaniu dokumentów źródłowych, zarządzeń wewnątrzzakładowych, zapoznaniu się z analizami, ocenami, ekspertyzami, księgami itp. dokumentacją będącą w posiadaniu zakładu pracy. Czynności kontrolne mogą również polegać na wykonywaniu fotografii dla udokumentowania stanu faktycznego, przesłuchaniu świadków, żądaniu od pracowników lub byłych pracowników kontrolowanego zakładu składania pisemnych i ustnych informacji, zapoznaniu się z decyzjami (i ich realizacją) wydanymi przez PIP i inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, ocenie przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy i chorób zawodowych, ocenie stopnia realizacji obowiązków z zakresu bhp przez pracodawcę oraz inne osoby kierujące zespołami pracowników.

Kontrolę przeprowadza się w zakładzie pracy, w innych miejscach wykonywania pracy przez pracowników lub w siedzibie inspektora pracy (np. badanie dokumentów, przesłuchiwanie świadków).

Przed podjęciem czynności kontrolnych inspektor pracy zgłasza swoją obecność pracodawcy lub jego przedstawicielowi, chyba że uzna, że takie zawiadomienie może wpłynąć na obiektywny wynik kontroli.

W trakcie kontroli inspektor pracy ma prawo do swobodnego poruszania się po terenie zakładu pracy (nie potrzebuje przepustki), przeprowadzania oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych.

Inspektor pracy na terenie kontrolowanego podmiotu nie podlega rewizji osobistej.

Inspektor pracy może także żądać od kontrolowanego podmiotu oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na rzecz kontrolowanego podmiotu, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywać i przesłuchiwać te osoby w związku z przeprowadzaną kontrolą dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności zakładu. Ma prawo żądać próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzoną kontrolą. Może domagać się przedłożenia akt osobowych oraz dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników lub innych osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło), sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę.

Inspektor pracy ma prawo wzywać do złożenia wyjaśnień i przesłuchać świadków, jeśli jest to niezbędne dla prowadzonej kontroli.

Odmowa udzielenia inspektorowi żądanej informacji lub uniemożliwienie wglądu do dokumentacji może być potraktowane jako utrudnienie w działalności organów inspekcji pracy zagrożone odpowiedzialnością karną (art. 225 § 2 k.k.).

Prowadząc kontrolę, inspektor może utrwalać przebieg i wyniki oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu i dźwięku (aparatów fotograficznych, kamer wideo, magnetofonów itp.).

Inspektor może ponadto sporządzać odpisy lub wyciągi z dokumentów, robić zestawienia i obliczenia na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądać tego od podmiotu kontrolowanego, jeśli jest to niezbędne dla kontroli.

Przy wykonywaniu czynności kontrolnych inspektor pracy ma prawo do korzystania z pomieszczenia do pracy w kontrolowanym zakładzie i do innych udogodnień niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

• Jak długo może trwać kontrola?

- Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadza ograniczenia w możliwości prowadzenia kontroli przedsiębiorcy (ale nie wszystkich pracodawców), polegające na: dokonywaniu czynności kontrolnych w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, zakazie równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli, ograniczeniu czasu trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym.

Ograniczenia te nie odnoszą się jednak do organów inspekcji pracy na mocy ratyfikowanej przez Polskę Konwencji nr 81, dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu.

• Co należy zrobić, jeśli podejrzewamy, że np. kontrola może być nieobiektywna? Czy w trakcie kontroli można wnioskować o zmianę osoby inspektora?

- Inspektor pracy, przeprowadzając kontrolę, powinien przestrzegać ogólnych zasad postępowania administracyjnego, a więc działać na podstawie i w zgodzie z przepisami prawa. Powinien także wszechstronnie informować strony postępowania o wszelkich okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na podejmowane rozstrzygnięcia, a także umożliwić stronom czynny udział w prowadzonym postępowaniu. Podstawową powinnością inspektora jest także dokładne wyjaśnienie stanu faktycznego. Inspektor pracy jako funkcjonariusz publiczny powinien swoim postępowaniem pogłębiać zaufanie obywateli do organów państwa. Jeżeli pracodawca ma wątpliwości co do bezstronności inspektora pracy, może wnioskować do okręgowego inspektora pracy o wyłączenie go z udziału w postępowaniu. Przesłanki wyłączenia inspektora pracy z udziału w postępowaniu kontrolnym są takie same jak w odniesieniu do innych organów i pracowników administracji publicznej i zostały określone w Kodeksie postępowania administracyjnego.

• W jakich okolicznościach wyniki kontroli mogą, a w jakich nie mogą być dowodem w ewentualnym postępowaniu? W jakich sytuacjach można się odwołać od środka prawnego wydanego przez inspektora?

- Postępowanie dowodowe inspektor pracy zobowiązany jest prowadzić w taki sposób, aby zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Materiał dowodowy sprawy to łącznie wszystkie dowody zebrane w sprawie, które mają służyć do prawidłowej oceny stanu faktycznego sprawy. Na podstawie zebranego materiału dowodowego inspektor pracy sporządza protokół pokontrolny, który później stanowi podstawę do zastosowania środków prawnych, a więc w szczególności do wydania decyzji administracyjnych (nakazów) i wszczęcia postępowania w sprawie o wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Protokół pokontrolny może być - przed jego podpisaniem - kwestionowany. Służy temu prawo kontrolowanego do zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Przesłanki do kwestionowania zastosowanych przez inspektora pracy środków prawnych mogą być różne. Począwszy od zarzutu wadliwego ustalenia stanu faktycznego, niewłaściwego zastosowania przepisów, naruszenia procedury, po zwyczajne niezadowolenie z rozstrzygnięcia.

Istotne jest, aby środek zaskarżenia od zastosowanego środka prawnego został wniesiony w terminie, zgodnie ze stosownym pouczeniem. Tylko formalne wniesienie odwołania powoduje, że sprawa trafia do rozstrzygnięcia do wyższej instancji (zazwyczaj okręgowego inspektora pracy) i ewentualnie umożliwia skorzystanie z drogi sądowej (skarga do sądu administracyjnego w przypadku decyzji administracyjnych).

• Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Paweł Łukaszuk