Jak wypełnić świadectwo pracy po zmianie przepisów

Zmiany w zakresie wystawiania świadectw pracy zostały wprowadzone do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Dostosowanie przepisów do nowych terminów wydawania świadectwa pracy

Nowe zasady wydawania świadectw pracy obowiązują od 21 marca 2011 r. Zgodnie z nimi, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie terminowych umów o pracę, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy). Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu upływu 24-miesięcznego terminu. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę (art. 97 § 1² Kodeksu pracy).

Niezależnie od tego, pracownik zatrudniony w ramach terminowych umów o pracę może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej takiej umowy o pracę lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy).

W związku z nowymi regulacjami, które precyzyjnie określają terminy wydawania świadectw pracy w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniany na podstawie terminowych umów o pracę, powstała konieczność dostosowania do nich przepisów rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Świadectwo pracy za okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony należy wydać na dotychczasowych zasadach, tj. niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W wyniku nowelizacji omawianego rozporządzenia pozostawiono zasadę, zgodnie z którą za okres pracy wyłącznie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy (§ 1a rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy...). W stanie prawnym obowiązującym przed nowelizacją rozporządzenia regulacja ta odnosiła się do wszystkich rodzajów umów o pracę.

W związku z uregulowaniem wprost w Kodeksie pracy kwestii terminu zgłoszenia przez pracownika żądania wydania świadectwa pracy w związku z ustaniem stosunku pracy na podstawie terminowej umowy o pracę dokonano zmiany porządkowej polegającej na uchyleniu § 2a rozporządzenia, który stał się niepotrzebny, gdyż regulował tę samą sprawę.

Utrzymana została natomiast reguła, zgodnie z którą pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie.

WAŻNE!

Pracodawca nadal wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi lub osobie posiadającej pisemne upoważnienie do odbioru tego dokumentu.

Jeżeli jednak wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w terminie wynikającym z przepisów nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób.

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony 1 kwietnia br. na 1-miesięczny okres próbny, a następnie od 1 maja na umowę o pracę na czas nieokreślony. Pracownik rozwiązał za wypowiedzeniem umowę z dniem 30 listopada 2011 r. W takim przypadku pracodawca był zobowiązany wydać pracownikowi niezwłocznie (tj. nie później niż w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy) świadectwo pracy. Pracownik nie zgłosił się osobiście do zakładu pracy po świadectwo, bo wyjechał za granicę, ale do odbioru świadectwa upoważnił pisemnie swoją żonę. Żona pracownika zgłosiła się po odbiór dokumentu i jednocześnie zażądała w imieniu męża wydania świadectwa za okres jego zatrudnienia na podstawie umowy na czas próbny. Jeżeli żądanie wydania takiego świadectwa obejmuje pisemne upoważnienie sporządzone przez pracownika, nie ma przeszkód, aby pracodawca oprócz świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia na czas nieokreślony wydał także drugie świadectwo obejmujące zatrudnienie na okres próbny. Gdyby ani pracownik, ani osoba upoważniona do odbioru świadectwa pracy nie zgłosili się po jego odbiór, pracodawca wysłałby pocztą świadectwo pracy obejmujące zatrudnienie na czas nieokreślony. Świadectwo pracy za okres próbny pracownik otrzymałby natomiast z upływem 24 miesięcy od dnia zawarcia umowy na czas próbny.

Wystawianie zbiorczego świadectwa pracy

Wskutek zmian w przepisach Kodeksu pracy oraz w treści rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... wprowadzono także zmiany w załączniku do tego rozporządzenia - w części zawierającej objaśnienie dotyczące sposobu jego wypełniania.

Konieczne stało się uregulowanie sytuacji, gdy pracodawca - na żądanie pracownika - wydał świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Z upływem 24-miesięcznego terminu pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi zbiorcze świadectwo pracy za wszystkie okresy zatrudnienia, obejmujące także okres, za który już wcześniej wydał pracownikowi świadectwo pracy (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy).

Zgodnie z nowymi wytycznymi dotyczącymi sposobu wypełniania świadectwa pracy, pracodawca będzie wykazywał okresy poprzedniego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy tylko w przypadku, gdy wcześniej nie wydał świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniej umowy lub poprzednich umów (art. 97 § 1³ Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy na umowę na okres próbny, następnie na dwie umowy na czas określony (obie na okres 1 roku), a następnie na umowę na czas nieokreślony. Pracownik po rozwiązaniu pierwszej umowy na czas określony wystąpił do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy obejmującego zatrudnienie na okres próbny i na podstawie pierwszej umowy na czas określony. Pracownik nie spodziewał się, że pracodawca będzie go dalej zatrudniał i potrzebował świadectw pracy, aby potwierdzić swoje doświadczenie na zajmowanym stanowisku w czasie poszukiwania nowego zatrudnienia. Pracownik, w ciągu 7 dni od zgłoszenia pisemnego wniosku, otrzymał świadectwo pracy obejmujące okresy zatrudnienia objęte jego żądaniem. Jednocześnie pracodawca po upływie 24 miesięcy od dnia zawarcia umowy na okres próbny będzie zobowiązany do wystawienia pracownikowi świadectwa pracy za okres pracy w ramach drugiej umowy na czas określony (jeśli nie wystawi pracownikowi takiego świadectwa bezpośrednio po zakończeniu tej umowy). W zbiorczym świadectwie pracy pracodawca nie będzie miał obowiązku wykazywania okresów pracy, za które świadectwa pracy zostały już wystawione.

Nie pociągnie za sobą negatywnych skutków prawnych działanie pracodawcy polegające na wystawieniu pracownikowi zbiorczego świadectwa pracy uwzględniającego (choć nie ma takiego obowiązku) także okresy zatrudnienia, za które pracownik otrzymał już świadectwo pracy.

• art. 97 Kodeksu pracy,

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 listopada 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 251, poz. 1509),

• § 2, § 2a i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.).

Małgorzata Podgórska

specjalista w zakresie prawa pracy