Jak obliczyć i wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Czy wymiar etatu ma znaczenie

Zatrudniamy pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, po cztery godziny dziennie od poniedziałku do piątku. W przyszłym tygodniu wygaśnie zawarta z tym pracownikiem umowa na czas określony i będziemy zobowiązani do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Czy dla obliczenia ekwiwalentu istotne jest, w jakim wymiarze czasu pracownik pracuje?

Obliczając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy mieć na uwadze konieczność modyfikacji ogólnych zasad ustalania jego wysokości. Według ogólnego schematu, aby obliczyć kwotę należnego pracownikowi ekwiwalentu, należy ustalić jego podstawę wymiaru, następnie dzieli się ją przez współczynnik, a otrzymany wynik przez osiem godzin. Na koniec otrzymaną stawkę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Licząc ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, trzeba jednak przyjąć założenie, iż przeciętna liczba dni roboczych w miesiącu, czyli wartość współczynnika, powinna być ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, określonego w umowie o pracę (stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Gospodarki i Pracy z maja 2004 r. nr PP III/79-338/JR/04). A zatem przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu należy zastosować współczynnik wynoszący 1/2 współczynnika przyjętego dla pełnego wymiaru czasu pracy.

Natomiast bez względu na to, przez ile godzin na dobę niepełnoetatowiec świadczy pracę, kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu zawsze należy dzielić przez 8. Wyjątkiem są jedynie pracownicy niepełnosprawni i osoby wykonujące zawody medyczne, ich bowiem na podstawie przepisów szczególnych obowiązują inne dobowe normy czasu pracy (np. 7 godzin czy 7 godzin i 35 minut).

PODSTAWA PRAWNA

• Par. 18, par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Czy ma znaczenie data wypłaty premii

Z końcem września zostanie rozwiązana z pracownikiem umowa o pracę. Z tego tytułu będziemy musieli wypłacić mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe oraz zmienne premie miesięczne. Pensje płatne są do 10 dnia następnego po miesiącu, którego dotyczą. Czy w podstawie ekwiwalentu zmienne elementy pensji powinny być uwzględnione w wysokości wypłaconej w czerwcu, lipcu i sierpniu?

W podstawie ekwiwalentu zmienne składniki pensji przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne uwzględnia się z trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu. Jednak pod uwagę bierze się nie datę ich wypłaty, a okres, którego dotyczą. Tak więc w przypadku opisanym w pytaniu, licząc ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, oprócz stałej pensji miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. we wrześniu, należy uwzględnić również zmienne premie miesięczne przysługujące za trzy miesiące poprzedzające wrzesień, tj. za czerwiec, lipiec i sierpień, a wypłacone odpowiednio w lipcu, sierpniu i we wrześniu.

PODSTAWA PRAWNA

• Par. 14-16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Czy uwzględnia się koszty uzyskania przychodów

Z pracownikiem 29 sierpnia 2008 r. rozwiązaliśmy umowę o pracę. W tym też terminie pracownik otrzymał należną mu pensję za sierpień, natomiast 1 września wypłaciliśmy mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Czy przy wypłacie ekwiwalentu powinniśmy byli zastosować koszty uzyskania przychodów?

Tak. Koszty uzyskania przychodu z tytułu stosunku pracy uwzględnia się, jeśli pracownikowi wypłacany jest jakikolwiek składnik wynagrodzenia. O tym, czy świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, że jest ono związane z zatrudnieniem pracownika. Bez znaczenia natomiast pozostaje fakt, że uzyskujący to świadczenie w momencie jego otrzymania nie jest już zatrudniony u pracodawcy.

A zatem mimo że ekwiwalent za urlop wypłacony został pracownikowi już po ustaniu stosunku pracy, przysługiwał one właśnie z racji wcześniejszego statusu pracownika, w związku z czym był przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla wynagrodzenia. I dlatego też przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłaconego we wrześniu, należało uwzględnić koszty uzyskania przychodów.

Gdyby jednak wypłata ekwiwalentu miała miejsce w tym samym miesiącu, co wypłata wynagrodzenia za pracę, ale nie razem z tym wynagrodzeniem, tylko np. w innym terminie, wówczas przy obliczaniu zaliczki na podatek nie należałoby stosować kosztów uzyskania przychodów. W przypadku bowiem dokonywania kilku różnych wypłat świadczeń ze stosunku pracy w jednym miesiącu koszty potrąca się tylko raz.

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 12, art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (Dz.U. z 2000r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy pracownik może domagać się odsetek

Z pracownikiem 30 czerwca 2008 r. rozwiązaliśmy umowę o pracę. Pensję za czerwiec wypłaciliśmy mu zgodnie z przepisami zakładowymi o wynagradzaniu 28 czerwca, natomiast ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy - 31 lipca. Pracownik wystąpił do nas z żądaniem wypłaty odsetek za 31 dni. Czy ma on do tego podstawę prawną?

Pracodawca powinien rozliczyć się z odchodzącym pracownikiem w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy stają się wymagalne wszystkie należności ze stosunku pracy, takie jak: wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.

Z dniem ustania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się bowiem w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany w naturze, a nieprzedawniony urlop wypoczynkowy. Późniejsza wypłata ekwiwalentu uprawnia pracownika do żądania od pracodawcy wypłaty odsetek ustawowych za opóźnienie. Niezależnie od odsetek za zwłokę pracownik może również żądać od pracodawcy odszkodowania, wykazując rozmiar szkody i związek przyczynowy między opóźnieniem wypłaty a poniesioną szkodą.

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 94 pkt 5, art. 282 par. 1 pkt 1, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

• Art. 471, art. 481 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Czy od ekwiwalentu trzeba zapłacić składki

Z pracownikiem rozwiązaliśmy umowę o pracę. W związku z niewykorzystaniem przez niego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego zobowiązani jesteśmy do wypłaty mu z tego tytułu ekwiwalentu. Czy kwotę ekwiwalentu należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz opodatkować?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, jako przychód ze stosunku pracy, stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należy uwzględnić go również w podstawie opodatkowania.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z tytułu stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności jest to wynagrodzenie zasadnicze, płaca za godziny nadliczbowe, nagrody, różnego rodzaju dodatki, ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Ponieważ żadne przepisy nie zwalniają ze składek ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, podlega on uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jako przychód ze stosunku pracy nie wyłączony z podatku na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlega też uwzględnieniu w podstawie opodatkowania.

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 12, art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z poźn. zm.).

• Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

• Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr 210, poz. 2135 z późn. zm.).

DOROTA TWARDO