Czy na fakturze VAT można podawać skróconą nazwę sprzedawcy i nabywcy

rada

Tak. Przy wystawianiu i otrzymywaniu faktur można posługiwać się nazwą skróconą przyjętą w prowadzonej działalności. Gdy firmę prowadzi osoba fizyczna, oprócz nazwy skróconej musi być podane również jej imię i nazwisko.

uzasadnienie

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in.: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz ich numery identyfikacji podatkowej (NIP).

Podstawowym celem wprowadzonych regulacji jest jednoznaczna identyfikacja stron transakcji udokumentowanych fakturą na potrzeby VAT. Z tego względu nazwa sprzedawcy i nabywcy, które są wpisane na fakturze VAT, muszą być przede wszystkim zgodne z danymi identyfikacyjnymi podatnika podanymi na drukach zgłoszeniowych NIP i VAT-R, złożonych w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce rozliczania VAT. Jeżeli przedsiębiorca (osoba fizyczna, spółka nieposiadająca osobowości prawnej, osoba prawna) działa pod firmą (nazwą), może posługiwać się również skrótem tej firmy (nazwy). Firma i jej skrót (nazwa i nazwa skrócona) powinny być wówczas określone we właściwym rejestrze, np. ewidencji działalności gospodarczej, Krajowym Rejestrze Sądowym. Stanowią one indywidualne oznaczenie przedsiębiorcy. Na fakturze VAT firma może posługiwać się wówczas wyłącznie określoną nazwą skróconą. Dotyczy to również otrzymywanych (jako nabywca) przez nią faktur.

Natomiast firmą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest jej imię, nazwisko i ewentualne dodatkowe oznaczenia (np. nazwa firmy, nazwa skrócona). Osoba fizyczna musi być zarejestrowana pod swoim nazwiskiem. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu. W tym przypadku podatnikiem jest osoba fizyczna jako przedsiębiorca. Jej dane (nazwa) to imię i nazwisko, które dodatkowo mogą być rozszerzone o przyjętą nazwę. Taką zatem nazwą firma powinna się posługiwać w dokumentach potwierdzających dokonywaną sprzedaż dokumentowaną fakturami VAT. Skrócona nazwa może dotyczyć wyłącznie jej przyjętej dodatkowej nazwy. Takie same zasady dotyczą wykazywanej na fakturze nazwy nabywcy transakcji.

Stanowisko takie potwierdził m.in. Urząd Skarbowy Warszawa-Ursynów w piśmie z 25 maja 2006 r. (nr 1438/443/92-40/2006/AO), w którym stwierdził: Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobowo jako osoba fizyczna winien podawać na fakturach imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Powyżej wymienione dane zawarte są bowiem w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług ww. podmiotów (VAT-R) i obok numeru identyfikacji podatkowej (NIP) stanowią podstawowe elementy identyfikacji podatnika zarejestrowanego dla potrzeb tego podatku.

Skrócone nazwy sprzedawcy i nabywcy na fakturze muszą zatem jednoznacznie identyfikować te podmioty według ich nazw lub nazw skróconych, pod którymi dokonali rejestracji jako przedsiębiorcy. Ponadto muszą być podane również ich adresy i numery NIP.

Przykład

Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe „Alfa”, działające pod adresem 02-555 Warszawa, ul. Mała 24, określiło nazwę skróconą PH-U „Alfa”.

Jeżeli posiada ono osobowość prawną, na fakturze (jako sprzedawca lub nabywca) może posługiwać się następującą nazwą skróconą:

PH-U „Alfa” sp. z o.o

02-555 Warszawa, ul. Mała 24

Jeżeli nazwę taką przyjął pan Jan Nowak działający jako indywidualny przedsiębiorca, jego nazwa skrócona, którą może się posługiwać na fakturach, będzie wyglądała tak:

Jan Nowak

PH-U „Alfa”

02-555 Warszawa, ul. Mała 24

WAŻNE!

Firmą (nazwą) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest jej imię, nazwisko i ewentualne dodatkowe oznaczenia (tj. nazwa firmy, nazwa skrócona). Taka nazwa powinna być podawana w wystawianych fakturach dokumentujących sprzedaż. Natomiast pozostali przedsiębiorcy mogą posługiwać się na fakturach nazwami skróconymi (sprzedawcy i nabywcy) podanymi przy rejestracji.

• § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT